Proyek manajemen untuk program investasi sosial membahas perencanaan proyek, proses manajemen proyek, dan implementasi proyek termasuk pengelolaan sumber daya manusia, pemangku kepentingan, risiko, kualitas, dan anggaran.

1. IMPLEMENTASI PROJEK
SII Learning Series
Project Management for Social Investment Program
Surabaya, 15-17 Juni 2021

2. PERENCANAAN PROJEK

3. PROSES MANAJEMEN PROJEK

4. Kitab panduan untuk eksekusi projek
Project Management Plan

5. • Project Scope (Ruang Lingkup Projek)
– Tentukan apa saja yg termasuk dan yang tidak termasuk di
dalam projek.
– Pastikan bahwa aktifitas projek sudah lengkap sesuai yang
dibutuhkan, untuk menghasilkan projek yang sukses.
• Product Scope vs Project Scope
– Product Scope
• Fungsi atau karakter yang menunjukkan sebuah produk atau hasil inti dari
suatu projek.
– Project Scope
• Lingkup pekerjaan yang diperlukan untuk bisa menghasilkan ‘Product
Scope’
Project Scope Management

6. WBS
Level 1
WBS
Level 2
WBS
Level3
WBS
Level3
WBS
Level3
WBS
Level 2
WBS
Level 2
WBS
Level3
WBS
Level3
WBS
Level3
WBS
Level3
WBS
Level3
WBS
Level3
Product Scope
Project Scope
WBS (Work Breakdown Structure)

7. DECISION TREE
RISK & IMPACT
RESOURCES
USAGE
4
3
2
1
WBS
NETWORK DIAGRAM COST FLOW
4
3
2
1
RAM
CONTRACT
WBS adalah Titik Kritis dalam Perencanaan

8. S-Curve
Method
(Metode
Kurva S)

9. Critical Path Method
Forward calculation
Backward calculation
A10
2 days
A20
3 days
A40
4 days
A30
1 day
A50
2 days
A60
5 days
3 6
9
7 9
8
3 7
5
1
8
8
4
2
2
1 2
7 8
13
9 13
6
3 6
8
7 8
5 6

10. • Nilai kontrak projek (kecil,
sedang, besar)
• Kompleksitas projek (rendah,
sedang, tinggi)
• Waktu pelaksanaan projek
(singkat, sedang, panjang)
• Pemilik projek (pemerintah,
swasta, internasional, non
kostruksi)
• Kompetensi pelaksana projek
(rendah, sedang, tinggi)
Dasar Pemilihan Metode Perencanaan

11. Contoh Gantt Chart

12. Penandatanganan Kontrak
Perencanaan Program
Finalisasi Penghitungan Material
Penandatanganan Subkontrak
Finalisasi Spesifikasi Sistem
Review Desain
Pengetesan Sub Sistem
Pengiriman Unit
Event Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep
Contoh Milestone Chart

13. IMPLEMENTASI PROJEK

14. Proses Manajemen Projek

15. • Pengelolaan Sumberdaya
Manusia
• Pengelolaan Pemangku
Kepentingan Projek
• Pengelolaan Risiko
• Pengelolaan Kualitas
• Pengelolaan Anggaran
POINT PENTING PELAKSANAAN PROJEK

16. • Perencanaan kebutuhan SDM
projek
• Rekrutmen personel tim
projek
• Membangun tim projek,
termasuk pengembangan
kapasitas
• Mengelola tim projek
o Komunikasi
o Evaluasi kinerja
o Retensi
PENGELOLAAN SDM

17. • Project Organization Charts (Organization Breakdown
Structure/OBS)
• Rencana Pengelolaan Staf (Staffing Management Plan)
• Definitif Peran dan Tanggungjawab
Perencanaan SDM

18. Document Scope S A P
Review Scope A I P P P P P
Approve Scope A I P P P P P
Create Database S I A P P P
Design Application S I I A I P R
Code Application S I I I P A R
Application Testing S I I I I I R
Project
Manager
Business
Analyst
Data
Architect
Appl.
Architect
Junior
Programmer
Quality
Control
Senior
Programmer
Secara umum, hanya satu orang yang bertanggung jawab atas paket pekerjaan, tetapi mungkin lebih dari satu orang yang
bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan pada paket pekerjaan
PARIS Matrix:
P - Participant
A - Accountable
R - Reviewed
I - Input
S - Sign-Off Required
Responsibility Assignment/PARIS Matrix

19. Contoh
Responsibility
Assignment/
PARIS Matrix

20. Kondisi Normal/Baik
Kondisi Tidak Normal/Buruk
Pengenalan Karakter Tim
MELANKOLIS
Presisi-Terinci
Terencana
Bertanya
Formal
Analitis
Hati-hati
KOLERIS
Kompetitif
Menuntut
Menentukan
Kemauan Kuat
Fokus Tujuan
Mengendalikan
PLEGMATIS
Mendukung
Berbagi
Bersabar
Rileks
Toleran
Ramah
SANGUINIS
Orientasi Sosial
Dinamis-Menghibur
Demonstratif
Antusias
Persuasif
Ekspresif
MELANKOLIS
Kaku
Ragu, Tidak Tegas
Curiga
Dingin
Menarik Diri
KOLERIS
Menyerang
Mengendalikan
Mempertahankan
Tidak Toleran
Mengambil Alih
PLEGMATIS
Menyerah
Pasrah
Lamban
Percaya saja
Keras Kepala
SANGUINIS
Mudah Digugah
Gelisah
Tidak Bijak
Semarak
Tergesa-gesa

21. Minute Of Meeting (MOM)
“Rapat bukan arena untuk mencari kesalahan, tapi rapat adalah
arena untuk mencari dan memutuskan solusi terbaik”
Manajemen Rapat

22. Sumber-sumber
Konflik dalam Tim atau
dengan Mitra Kerja:
- Prioritas Projek
- Isu Teknis
- Jadwal Projek
- Personal Work Styles
Konflik biasanya merupakan fenomena gunung es karena buruknya komunikasi
dalam projek. Tindakan yang paling tepat adalah kenali sumber konflik sejak dini
dan selesaikan secepatnya.
Pengelolaan Konflik

23. • Salah satu kunci sukses projek adalah tidak banyaknya
masalah dalam pelaksanaan projek
• Pastikan setiap masalah dan progres penyelesaiannya
dicatat
• Pastikan seluruh masalah diselesaikan dengan prosedur
yang tepat (tidak melanggar hukum, norma atau etika)
• Arsipkan setiap masalah dan resolusinya untuk menjadi
pengetahuan bersama
• Laporkan setiap masalah dalam progress meeting
Pengelolaan Masalah

24. • Perubahan bisa terjadi pada aktivitas dan ruang
lingkup projek
• Pastikan dokumen dibuat untuk setiap perubahan
(terdokumentasi dengan baik/dokumentasi tertulis)
• Proses project change request (PCR)
• Pastikan perencanaan di lakukan sebaik mungkin
untuk menghindari banyak perubahan
Manajemen Perubahan (Change Management)

25. Analisis Atribut Pemangku Kepentingan
Menurut Teori Power-Interest Grid - Mendelow, 1991
PENGELOLAAN PEMANGKU KEPENTINGAN
• Kuadran I: cukup melakukan
pemantauan (monitoring).
Cth: pegawai baru.
• Kuadran II: informasi
perkembangan proyek secara
rutin. Cth: anggota proyek.
• Kuadran III: pembuatan
laporan secara berkala. Cth:
pengambil kebijakan.
• Kuadran IV: penanganan
secara intensif baik hubungan
formal maupun informal. Cth:
project owner

26.  Tokoh Masyarakat
 Tokoh Agama
 Babinkantibmas
 Babinsa
 Polsek
Balikpapan
Barat dan
Balikpapan
Utara
 Koramail
Balikpapan
Barat dan
Balikpapan
Utara
 Pemerintah Kecamatan
Balikpapan Barat dan
Balikpapan Utara
 Lurah Kariangau dan
Karang Joang
 DMI
 DKM
 Tokoh Pendidikan
 Sekretaris
Kelurahan
 RT
 PKK
 Puskesmas
 Karangtaruna
 LPM
 Pedagang Saprotan  LKM
 Bidan/Kader
Posyandu
 Pengepul
Ikan
 Kelompok Tani
 Kelompok Nelayan
 Komunitas Peternak
3
2
1
K
E
K
U
A
T
A
N
3
2
1
K E PENTINGAN
Analisa Kekuatan & Kepentingan Pemangku
Kepentingan

27. IFC. 2007. Stakeholder Engagement: A Good Practice Handbook for Companies Doing Business in Emerging
Market. IFC. Washington.
27
Pembinaan Hubungan Pemangku Kepentingan

28. Likelihood
Consequences
Negligible 1 Minor 2 Moderate 3 Major 4 Severe 5
5 Almost certain Moderate 5 High 10 High 15 Extreme 20 Extreme 25
4 Likely Low 4 Moderate 8 High 12 Extreme 16 Extreme 20
3 Possible Low 3 Moderate 6 Moderate 9 High 12 High 15
2 Unlikely Low 2 Low 4 Moderate 6 Moderate 8 High 10
1 Rare Low 1 Low 2 Low 3 Low 4 Moderate 5
- Low = Risk Avoidance
- Moderate = Risk Acceptance
- High = Risk Transfer
- Extreme = Risk Mitigation
PENGELOLAAN RISIKO PROJEK

29. Level Kriteria Deskripsi
Konsekuensi
Keuangan Manusia Reputasi Operasi
5
Severe
(Parah/Luar
Biasa)
Dapat menghentikan projek (projek
tidak bisa dilanjutkan)
> Rp 100 milyar Meninggal
Reputasi negatif, 5
tahun pemulihan,
coverage nasional
Semua fungsi
berhenti
4
Major
(Besar)
Dapat menghambat projek (projek
mundur waktu penyelesaiannya)
Rp 61 - 100 milyar Luka parah
Reputasi negatif, 3
tahun pemulihan,
coverage nasional
Sebagian besar fungsi
berhenti
3
Moderate
(Sedang)
Mengancam beberapa fungsi,
mengharuskan penyesuaian
beberapa bagian: ruang lingkup,
anggaran dan jadwal
Rp 31 - 60 milyar
Luka ringan (rumah
sakit)
Reputasi negatif, 1-2
tahun pemulihan,
coverage lokal
Sebagian fungsi
berhenti
2
Minor
(Kecil)
Mengancam salah satu bagian fungsi Rp 11 - 30 milyar Luka ringan (klinik)
Reputasi negatif, kurang
dari 1 tahun pemulihan,
coverage komunitas
Hanya bagian
tertentu yang
berhenti
1
Negligible
(Diabaikan)
Dampak rendah < Rp 10 milyar
Tidak ada yang
terluka
Coverage kelompok,
tidak perlu pemulihan
Berjalan normal
Contoh Penentuan Norma “Konsekuensi”

30. Level Deskripsi Frekuensi
1 Almost certain
(Hampir Selalu)
Mingguan / Bulanan
2 Likely
(Sering)
Tahunan
3 Possible
(Cukup Sering)
Setiap 5 tahun
4 Unlikely
(Jarang)
Setiap 10-15 tahun
5 Rare
(Sangat Jarang)
Lebih dari 15 tahun
Contoh Penentuan Norma “Kemungkinan”

31. INSPECTION & ACCEPTANCE CRITERIA
Project : Housing
PENGELOLAAN KUALITAS PROJEK