Dokumen ini membahas monitoring dan evaluasi program komunitas dan pendidikan di Aceh. Ia menjelaskan definisi dan tujuan monitoring dan evaluasi serta jenis, manfaat, dan indikator untuk kedua kegiatan tersebut. Dokumen ini juga membandingkan evaluasi konvensional dan partisipatif serta format desain laporan yang direkomendasikan.

1. Monitoring And Evaluation Communities and Education Program in Aceh CEPA - Phase 2 Presented by Irwansya Yahya

2. Pengertian Monitoring adalah proses pengumpulan dan analisis informasi (berdasarkan indikator yg ditetapkan) secara sistematis dan kontinu tentang kegiatan program/proyek sehingga dapat dilakukan tindakan koreksi untuk penyempurnaan program/proyek itu selanjutnya. Evaluasi adalah proses penilaian pencapaian tujuan dan pengungkapan masalah kinerja program/proyek untuk memberikan umpan balik bagi peningkatan kualitas kinerja program/proyek.

3. Pertanyaan kunci monitoring Masalah - masalah apa yang timbul ?* Apakah proyek berjalan sesuai jadwal ?** Apakah proyek menghasilkan Output yang direncanakan ?*** Apakah anggarannya sesuai dengan rencana ?**** Apakah strateginya berjalan sesuai dengan rencana?***** Apakah kelompok sasaran (stakeholder) terlibat dalam aktivitas proyek ?******

4. Tujuan Monitoring Mengkaji apakah kegiatan-kegiatan yangdilaksanakan telah sesuai dengan rencana Mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung dapat diatasi Melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan proyek. Mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukurankemajuan, Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah, tanpa menyimpang dari tujuan.

5. Manfaat monitoring Bagi pihak Penanggung Jawab Program : Salah satu fungsi manajemen yaitu pengendalian atausupervisi Sebagai bentuk pertanggungjawaban (akuntabilitas) kinerja Untuk meyakinkan pihak-pihak yang berkepentingan Membantu penentuan langkah-langkah yang berkaitan dengan kegiatan proyek selanjutnya. Sebagai dasar untuk melakukan monitoring dan evaluasi selanjutnya.

7. Mengetahui kekurangan-kekurangan yang perlu diperbaikidan menjaga kinerja yang sudah baik.

8. Sebagai dasar (informasi) yang penting untuk melakukan evaluasi proyek.MamfaatBagi Pihak Pengelola Proyek, yaitu :

9. TipedanJenis Monitoring Aspek masukan(input)proyek antara lain mencakup : tenagamanusia, dana, bahan, peralatan, jam kerja, data, kebijakan, manajemen dsb. yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan proyek. Aspek proses/ aktivitas yaitu aspek dari proyek yang mencerminkan suatu proses kegiatan, seperti penelitian, pelatihan, proses produksi, pemberian bantuan dsb. Aspek keluaran (output), yaitu aspek proyek yang mencakup hasil dari proses yang terutama berkaitan dengan kuantitas (jumlah)

11. Menunjukkan di mana dan bagaimana perlu dilakukanperubahan-perubahan

12. Menentukan bagaimana kekuatan atau potensi dapatditingkatkan.

13. Memberikan informasi untuk membuat perencanaan danpengambilan keputusan.

15. Jenis evaluasi Evaluasi awal kegiatan, yaitu penilaian terhadap kesiapan proyek atau mendeteksi kelayakan proyek. Evaluasi formatif, yaitu penilaian terhadap hasil-hasil yang telah dicapai selama proses kegiatan proyek dilaksanakan. Waktu pelaksanaan dilaksanakan secara rutin (per bulan, triwulan, semester dan atau tahunan) sesuai dengan kebutuhan informasi hasil penilaian. Evaluasi sumatif, yaitu penilaian hasil-hasil yang telah dicapai secara keseluruhan dari awal kegiatan sampai akhir kegiatan. Waktu pelaksanaan pada saat akhir proyek sesuai dengan jangka waktu proyek dilaksanakan. Untuk proyek yang memiliki jangka waktu enam bulan, maka evaluasi sumatif dilaksanakan menjelang akhir bulan keenam. Untuk evaluasi yang menilai dampak proyek, dapat dilaksanakan setelah proyek berakhir dan diperhitungkan dampaknya sudah terlihat nyata.

17. Keberdayaan masyarakat (aktualisasi diri dan koaktualisasi eksistensi komunitas)

18. Kemandirian masyarakat

20. Peningkatan cakupan pelayanan (coverage rate)- Derajat penggunaan potensi dan sumber masyarakat - Peran aktif masyarakat

21. Aspek Evaluasi konvensional Evaluasi partisipatif Siapa Ahli dari luar Anggota masyarakat, staf proyek, fasilitator Apa Indikator keberhasilan, efisiensi biaya dan keluaran hasil/ produk yang telah ditentukan Masyarakat mengidentifikasi sendiri indikator keberhasilan, termasuk hasil/ produk yang akan dicapai Bagaimana Fokus pada “objektivitas ilmiah”, ada jarak antara evaluator dengan partisipan, ada pola seragam, prosedur kompleks, akses terbatas pada hasil Evaluasi sendiri, metode sederhana yang diadaptasi dengan budaya lokal, terbuka, ada diskusi hasil dengan melibatkan partisipan dalam proses evaluasi Kapan Biasanya tergantung jadwal, kadangkala juga ada evaluasi midterm Tergantung dari proses perkembangan masyarakat dan intensitas relatif sering Mengapa Pertanggungjawaban, biasanya sumatif, menentukan biaya selanjutnya Pembangunan masyarakat lokal untuk inisiasi, mengontrol, melakukan tindakan koreksi Perbandingan Evaluasi Konvensional dan Partisipatif

23. Indikator dan alat ukur (hasil LFA & PRA)

24. Sumber Data

25. Teknik pengumpulan data

26. Teknik pengolahan data Lokasi Pelaksana dan Struktur organisasi Pelaporan dan diseminasi Waktu dan tahapan Evaluasi Lampiran : - Instrumen - Dokumen proyek yang relevan

27. The End Dengan berakhirnya Workshop ini diharapakan peserta dapat menguasai: Memahami pentingnya kegiatan M&E Mengerti alasan digunakannya M&E Menguasai rotasi Monitoring & Evaluation Menguasai data pelaporan M&E Menjalankan program CEPA sebagaimana telah direncanakan