3. Formulir elektronik: ruang yang ditayangkan dalam
layar komputer yang digunakan untuk menangkap
data yang akan diolah dalam pengolahan data
elektronik
4. Manfaat pengolahan data elektronik
Tidak pernah kehabisan formulir
Tidak pernah ketinggalan jaman, krn mudah
disesuaikan dg perubahan kebutuhan dan
peraturan Ketidakefisienan formlr dpt dihindari
Tdk mungkin penggunaan formlr yg salah
Kecepatan pengisian formulir
Penangkapan data dilakukan sekali
Tidak ada data yg mengambang
Kemudahan dlm pengelolaan formulir
5. PT.Star
Jl. Pemuda 117
Jombang
FAKTUR PENJUALAN TUNAI
No.Urut
Kode
Barang
Nama pramuniaga
…………………………….
Nama
Barang
Satuan
No.Kode
Harga
Satuan
No. 123456
Tgl : …………………..
Kuantitas Jumlah
Harga
Jumlah
……………………….. …………………………………………………..
Tanda Tangan
6. MANFAAT
Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi
Karena setiap transaksi terjadi krn adanya otorosasi dr pejabat yg
memiliki wewenangun melakukan transaksi, dan pelaksanaan
wewenang hrs dipertangung jwbkn secara tertulis dg memakai frmulir.
Bila ada bbrp pejbt tg bertgjwb maka formlr hrs disediakan bbrp kolom
unt tand tngnn
Merekam data transaksi
Semua data yg diperlukan un indetifikasi transaksi direkam pertama
kali dlm formulir
Mengurangi kemungkinan kesalahan
Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dlm formulir
unt mengurangi kesalahan
Menyampaikan informasi pokok
Berfungsi sbg sarana un menyampaikan infrms secara intern dlm
orgnisasi
7. A. GOLONGAN FORMULIR
Menurut sumbernya
Formulir yang dibuat digunakan dan disimpan dalam perusahaan
( misalnya : surat permintaan pembelian, memo kredit, memo debet,
kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran brg gudang )
Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak ekstern
( mis : fak.pnj tunai , fak penj kredit, surat order pemb , srt permintaan
penawaran harga, bukti kas keluar ,srt order penjualan )
Formulir yang diterima dari pihak ekstern ( mis: fak pemb, srt order dr
pembeli, pernyataan piutang dari kreitur dan rek koran bank )
8. B. Menurut tujuan penggunaannya
Formulir yang dibuat untuk meminta
dilakukannya suatu tindakan.( digunakan oleh
suatu unit orgn unt meminta unit orgn lain unt
melakukan suatu tndakan unt kepentingan orgn
peminta ) mis ; material requitation
Formulir yang digunakan untuk mencatat
dilakukannya suatu tindakan.( unt merekam
data transaksi yg telah dilakukan ) mis; faktur
penjualan
9. PRINSIP DASAR PERANCANGAN FORMULIR
Manfaat tembusan/copy formulir, unt memenuhi beberapa tujuan, perlu dibuat beberapa
formulir
Hindari duplikasi dalam pengumpulan data, data tsb direkam sedemikian rupa,shg dpt
memenuhi kebutuhan infrms bagi semua departemen
Sederhana dan ringkas
Memasukkan unsur internal check
Pencantuman nama dan alamat perusahaan, ini perlu unt formulir yg dikirim keluar
perusahaan
Nomor identifikasi formulir, unt memudahkan indentifikasi formulir
Nomor garis pada formulir besar, maksudnya un menghindari kesalahan dlm pengisian
formuir besar, maka setiap garis diberi nomer urut
Cetak garis dalam formulir, ini digunakan unt formulir yg ditulis dg tangan
Nomor urut tercetak
Pengisian yang mudah dan hemat waktu, unt mengawasi pemakaian formulir, unt
mengindentifikasi ransaksi bisnis serta memudahkan pencarian kembali
Susunan formulir ganda, yang terdiri dari formulir asli dan tembusan
Pembagian zona
10. KAPAN FORMULIR DIPERLUKAN
Suatu kejadian harus dicatat, maka diperlukan
formulir unt merekamnya
Informasi tertentu harus dicatat berulang kali
Berbagai informasi yang saling berhubungan perlu
disatukan
Penetapan tanggung jawab terjadinya transaksi
11. FAKTOR-2 YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM
MERANCANG FORMULIR
Siapa saja yang memerlukan unt mendapatkan informasi dari formulir
tsb.
Adakah formulir lain yg sdg dirancang atau digunakan berisi
informasi yg sama
Apakah unsur-2 yg dicantumkan dlm formulir telah disusun menurut
urutan yg benar
Apakah formulir akan memerlukan tulisan tangan atau pemrosesan
dg mesin, atau kedua-2nya
Apakah akan diisi dg pensil, tinta, mesin ketik, hal ini untmenentukan
jenis kertas , serta jml ruang yg disediakan
Apakah akan disimpan di dalam suatu arsip
12. Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu
ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu
tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian,
atau penghentian pemakaian formulir yang sekarang
digunakan. Untuk itu diperlukan survei guna
mengumpulkan informasi :
Yang bersangkutan dengan formulir itu sendiri,
misalnya mengenai isinya, jumlah lembar
tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
Yang bersangkutan dengan kegiatan penyediaan,
pengisian, dan pencatatan informasi dari formulir
tersebut.
13. DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN
PENDUKUNG
Dokumen Sumber: Dokumen yang dipakai sebagai
dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku
pembantu.
Dokumen pendukung: Dokumen yang melampiri
dokumen sumber sebagai bukti sahihnya transaksi
yang direkam dalam dokumen sumber.
14. Transaksi
Dokumen Sumber
Dokumen Pendukung
Penjualan Tunai
Faktur penjualan tunai
Pita register kas
Penjualan Kredit
Faktur penjualan
Surat order pengiriman
Laporan pengiriman barang
Surat muat
Retur Penjualan
Memo kredit
Laporan penerimaan barang
Pembelian
Bukti kas keluar
Surat order penerimaan
Laporan penerimaan barang
Faktur dari pemasok
Retur Pembelian
Memo debit
Laporan pengiriman barang
Penggajian dan
Pengupahan
Bukti kas keluar
Daftar gaji
Rekap daftar gaji
Pemakai barang gudang
Bukti penerimaan dan
pengeluaran barang
gudang
15. PENTINGNYA JURNAL
Sebagai petunjuk untuk menemukan sumber data
transaksi
Penyedia ringkasan data yang akan ditampung dalam
rekening buku besar.
17. Kolom Tanggal kolom ini diisi tanggal terjadinya
transaksi
Kolom Keterangan kolom ini diisi mengenai
transaksi yang terjadi serta penjelasan ringkasnya
Ex : Biaya Tenaga Kerja
Kas
xxx
xxx
Pembayaran upah minggu ke-2 bulan xxx thn xxx
Kolom Nomor Bukti kolom ini digunakan untuk
mencatat nomor formulir (dokumen sumber)
Kolom Nomor Rekening kolom ini diisi dengan
no.rek yang akan didebit dan dikredit dengan adanya
transaksi
Kolom debit dan kredit
18. Jumlah jurnal yang memadai, disesuaikan dg jenis
transaksi an frekwensi kejadiannya
Memisahkan transaksi kedalam penggolongan pokok
tertentu, sesuai dg kegiatan yang ada dlm presh
Penggunaan jurnal berkolom, unt memudahkan
pembukuan yg bersangkutan dg buku besar
Nama kolom sesuai dengan nama rekening dlm buku
besar
Kolom dalam jurnal digunakan untuk mengumpulkan
angka dalam buku besar.
Pekerjaan menyalin dari dokumen sumber minimal
Pertanggungjawaban kebenaran informasi, cat dlm jurnal
dpt diverifikasi ketelitian dan kebenarannya
19. JENIS JURNAL:
Jurnal Khusus:
Jurnal yang digunakan untuk menampung transaksi tertentu.
Jurnal penjualan, unt mencatat penj kredit maupun tunai
Jurnal pembelian,unt mencatat pemb. kredit
Jurnal penerimaan kas, unt mencatat penj tunai dan penerimaan
piutang
Jurnal pengeluaran kas, mencatat transaksi pengeluaran kas
Jurnal Umum:
Jurnal yang dapat digunakan untuk menampung semua transaksi
perusahaan selain yang ditampung dalam jurnal khusus.
21. METODE PENCATATAN DATA KE
DALAM BUKU JURNAL
Dengan pena, tulisan tangan
Dengan mesin pembukuan
Dokumen sumber sebagai jurnal
Dengan komputer
22. LANGKAH DALAM PERANCANGAN JURNAL:
Studi terhadap karakteristik transaksi
perusahaan,transaksi yg berfrekuensi tinggi
dibuatkan jurnal khusus, yng frekuensi rendah ckp
jurnal umum
Pembuatan jurnal standar, unt mencatat transaksi
yg berfrekuensi tinggi
Perancangan jurnal, kolom dlm jurnal ditentukan
dg tingginya frekuensi terkaitnya rekening tertentu
23. Hasil study terhadap transaksi yang dilaksanakan
oleh perusahaan menunjukkan bahwa transaksi
pemakaian bahan mempunyai frekuensi tinggi dalam
jangka waktu satu bulan. Karakteristik lain dari
transaksi pemakaina bahan adalah sebagai berikut :
Bahan yang dipakai oleh perusahaan terdiri dari bahan
baku, bahan penolong, dan minyak pelumas
Bahan baku dipakai untuk produksi pesanan, bahan
penolong digunakan sebagai bahan penolong dalam
proses produksi, sedangkan minyak pelumas
diigunakan untuk pemeliharaan mesin produksi dan
kendaraan serta peralatan yang dipakai oleh bagian
pemasaran dan bagian administrasi
Transaksi yang bersangkutan dengan pemakaian bahan
baku dan bahan penolong berfrekuensi tinggi dalam
24. Barang dalam proses
Biaya overhead pabrik
Biaya administrasi & umum
Biaya pemasaran
Persediaan bahan
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
