DOCFLOW TEAMTABLE: lavorare per commessa nell'era digitale

DocFlow e Microsoft
Milano, 19 maggio 2010
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DOCFLOW TEAMTABLE
LAVORARE PER COMMESSA NELL'ERA DIGITALE

Giuseppe Di Dio – Partner

www.docflow.com 2010
19 MAGGIO
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI
SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
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Il passaggio all’era digitale 2.0
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Il superamento dell’era industriale introduce alcune discontinuità

• Produzione in serie e per commessa
• Valore nel Prodotto o nel Servizio
• Filiera Cliente/Fornitore o Azienda Rete
• Sostenibilità dei Processi gestionali labour intensive
• Economia dell’Ordine o del Caos

La lavorazione per commessa si sta diffondendo e
obbliga ad asciugare i processi
da quelle attività di scarso valore aggiunto e meramente burocratiche

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I motivi dell’insoddisfazione
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• Registrare il passato non basta
Ordini e fatture, Stanziamenti, Entrate e uscite di Magazzino, Risorse allocate,
Costi e Spese sostenute …
• C’è bisogno di allineamenti continui
Ogni attore presidia il suo contesto e verifica regolarmente se c’è qualcosa che
deve fare (approccio push)
• Ripetizione e Burocrazia
troppe attività di scarso valore aggiunto, eseguite sotto “dettatura” o solo per fini
burocratici. Es.: entrata merci, autorizzazione trasferte, allocazione risorse,
circolarizzazione della documentazione di progetto e delle sue varianti, controllo
costi e tempi, raccolta della documentazione a fine commessa, ecc.
• Invecchiamento dell’informazione
per loro natura, le lavorazioni per commessa si svolgono in contesti ad elevata
volatilità. Es.: varianti di specifiche, sostituzione delle risorse, ripianificazioni di
attività, non conformità, ecc.

Eccesso di fatica per mantenere il “Sistema”

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Perché DocFlow TeamTable
Numerosi attori coinvolti: www.docflow.com

1. Responsabile di Commessa
2. Project Manager
3. Committente
4. Responsabile delle Risorse Umane/payroll
5. Amministrazione Clienti
6. Amministrazione Fornitori
7. Squadre di lavoro
8. Responsabili operativi delle Società Fornitrici
9. Responsabile del progetto della Sicurezza
10. Responsabile della Sicurezza
11. Quality Assurance
12. …

Ciascuno vuole un proprio contesto operativo

Tutti vogliono la garanzia di lavorare sulle “ultime informazioni”
Tutti chiedono di essere informati “se cambia qualcosa”
Prima di TeamTable?
• Telefonate di sollecito, conferme, segnalazioni, anticipazioni
• Riunioni di allineamento
• Email per circolarizzare le varianti, trasmettere documenti ufficiali e non
• Cassetti e scrivanie pieni di versioni diverse e “parallele” dei documenti di commessa
• Post-it per ricordare chi informare di cosa
• Report di fine periodo per l’avanzamento lavori ai fini patrimoniali
• Interviste di audit interno
• Ritardi nella contabilizzazione delle spese di trasferta
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TeamTable – Tutti allo stesso Tavolo
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• Orchestra le attività di tutti gli attori, ricordando per loro (PULL instead of PUSH)
• Luogo unificato e integrato a SAP lungo tutto il ciclo di vita della commessa:
fasi di progetto, documentazione, corrispondenza, team di progetto, calendari, incident, non
conformità, consuntivi, distinte base, disegni, varianti, ecc.
• Cruscotto per il SAL in tempo reale: ogni utente, in fuzione del profilo di utenza, ha evidenza di
“come sta andando”.
• Adozione degli strumenti di social computing di Microsoft SharePoint come il co-authoring
• Comunicazioni unattended per email, SMS e Fax per sincronizzare, informare e circolarizzare

Persone libere di lavorare

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Gli “ingredienti di base”
Un luogo unificato per gestire le informazioni di ogni forma, a “zero latenza “ www.docflow.com

Flussi di lavoro preimpostati e
opportunamente orchestrati sul
principio PULL (anziché PUSH)

Automatizzazione delle attività a
scarso margine di contribuzione
del Valore

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Come aprire una nuova commessa
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3 semplici step:
1. Scegli il Template (es: Capitalizz. Interna, Sviluppo Custom, System Integration,
Esplorativa, Anticipata, ecc.)
2. Identifica il Committente: accesso all’anagrafica SAP o per data entry diretto
3. Nomina i Referenti: selezione dei nominativi per i Ruoli previsti dal Template

I Referenti ricevono una notifica email con l’invito a contribuire per completare le
ulteriori operazioni di set-up:

• Capitolato e specifiche
• Certificati e Dichiarazioni
• Piano di lavoro e impegni
• Skill richiesti
• Prodotti di terze parti
• Piano di rilascio
• Ecc.

TeamTable batte il tempo
e sollecita i ritardatari

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Esempio di Orchestrazione PULL – Entrata Merci
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1. L’ Entrata Merci in SAP è intercettata da Teamtable che manda notifica ai referenti
preposti per le fasi successive
2. Direttamente nell’email le azioni suggerite e i cross-link.
Da: TeamTable
Inviato: luned ì 17 maggio 2010 10:19
A: Mario ROSSI
Oggetto: Commessa FWB-01Ext : Fase 4 Fermo per manutenzione. Via libera

Commessa: Manutenzione ordinaria Centrale Turbigo
Capo-Commessa: TIZIO CAIO (tizio.caio@expo2015.biz)
Responsabile Sicurezza: Fortunato.Sempronio@sicurezza.biz

Buongiorno Mario Rossi,

TeamTable ti segnala che a SAP è stata registrata l’entrata merci “Spare parts Turbina n 6”.
Puoi ora avviare le operazioni della Fase 4 – Fermo per manutenzione”.

AZIONI PROPOSTE
1. Visualizza il Piano di Lavoro
2. Visualizza Entrata Merci
3. Visualizza il Progetto della Sicurezza
4. Accedi a tutta la documentazione di progetto
5. Prendi in carico e alloca le Risorse

Puoi fermare lo scheduling esplicitando la motivazione

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Notice:
this email was automatically sent by TeamTable: please do not reply to sender.
For any questions forward this email to Direzione Tecnica

please consider environment before printing this email

3. Con la presa in carico, aggiornamento automatico del SAL
Schedulazione delle Persone dal calendario e dalla Matrice delle Competenze.
Autorizzazioni alla trasferta generate in automatico, archiviate e trasmesse all’HR.
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Le Persone ricevono anch’esse notifica AREE possibilità di declinare 19 MAGGIO 2010
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Conto economico di commessa
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1. All’approssimarsi di determinati eventi (es. totalizzazione di un consuntivo eccessivo
rispetto al preventivato) il referente riceve da TeamTable una email di sintesi con le
azioni suggerite dal Template.
2. Se lo desidera, può accedere direttamente al
Da: TeamTable@docflow.it
Inviato: martedì 6 aprile 2010 14:41
cruscotto operativo , navigare nei dettagli
A: Giuseppe Di Dio
Oggetto: Commessa FWB-01ext : MESSA IN PRODUZIONE. Livello d’allarme 1. Eccessivo costo
informativi, visualizzare il Gantt di progetto
Avanzamento lavori: 50%
Consuntivi di impegno: 75% della baseline

Il consuntivo in GG/U sulla fase in oggetto ha raggiunto il 70% della baseline a fronte di un avanzamento
lavori inferiore al 50%.

AZIONI SUGGERITE:
1. Mancato allineamento SAL
L’ultimo avanzamento lavori del Responsabile di Commessa (Antonio ROSSI) risale a oltre 22 giorni
lavorativi fa, con un sostanziale allineamento rispetto alle stime.
Si suggerisce di verificare che non si tratti di un ritardo nell’avanzamento lavori.
Sollecita il responsabile di commessa

2. Ripianificazione
La velocità di avanzamento è inferiore alla stima iniziale. E’ consigliabile rilasciare le risorse già allocate
per la fase successiva
Accedi al calendario delle pianificazioni

3. Ritardi per cause impreviste
Se non si ristabilisce l’allineamento tra avanzamento ed effort consuntivato, la commessa riporterà
costi maggiori dei ricavi.
Si suggerisce di richiedere i dettagli sulle cause impreviste riscontrate dal Responsabile della commessa

Invita il responsabile di commessa a documentare le cause impreviste

4. Altro
Accedi al cruscotto operativo

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NOTIC E:
This email is automatically sent by TeamTable: please do not reply to sender.
For any questions forward this email to Direzione Tecnica 3. Lo strumento è in grado di intercettare la “non
please consider environment before printing this email
azione” e procedere con l’escalation

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Circolarizzare contenuti e varianti in corso
• Ogni ruolo può archiviare documenti ed è abbonato a un sottoinsieme di contenuti. www.docflow.com

• Lo strumento notifica agli interessati l’avvenuta archiviazione di nuovi documenti o nuove versioni,
e ne cura la presa visione
• Qualora non vi sia presa visione entro determinati tempi, TeamTable esegue opportuna escalation
• Chi archivia il documento o la nuova versione può governare la priorità della presa visione:
mandatorio, marginale, non determinante
• TeamTable si integra alla WBS di SAP e a quanto viene registrato in SAP (es. collaudo, entrata merci,
ecc.), per scatenare i trigger previsti dal template di commessa (es. avvio piano di ammortamento,
spesatura dei costi di alienazione, ecc.)

Per qualsiasi cosa … chiamami
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Help Desk & Customer Satisfaction
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• TeamTable semplifica l’apertura di incident e ticket, e la loro assegnazione in funzione della
natura

• Per i richiedenti si tratta di inviare una normale email, che viene recepita ed elaborata secondo
regole prestabilite, in funzione del mittente, dell’oggetto e/o di altri valori associati

• Analogamente al resto delle operazioni, ogni ticket viene presidiato e governato perché sia
risolto entro gli SLA

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Conformità di legge e certificazione ISO
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• L’utilizzo di DocFlow TeamTable favorisce l’impresa nell’adozione degli strumenti di
controllo previsti dalle disposizioni di legge (es. 231/2001, 81/2008)

• 81/2008: la redazione di un verbale di non conformità innesca le azioni di slavaguardia del
committente e di diffida formale e inibizione del Fornitore

• In presenza di certificazione ISO, TeamTable permette agevolmente di organizzare le
operazioni secondo le procedure e le istruzioni operative certificate

• Firma elettronica e marcatura temporale per l’opponibilità a termini di legge

• TeamTable agevola la rivisitazione dei processi nel formato paperless

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Es. D.Lgs 81/2008 (Salute e Sicurezza ambienti di lavoro)
Alla commessa d’appalto viene associata la sotto-commessa “Sicurezza” di appannaggio www.docflow.com

del Responsabile del Progetto della sicurezza e del Responsabile della Sicurezza

Il Responsabile (e gli altri membri abilitati) consulta la
pianificazione delle attività realtive alla Sicurezza (es: verifiche
ispettive)

Archivia e consulta la documentazione
prodotta (verbali, relazioni, rapporti di non
conformità...). L’archiviazione di una non
conformità scatena le azioni di auto-tutela

… idonei sistemi di registrazione
dell’avvenuta effettuazione delle
attività di vigilanza
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ASPETTI TECNICI

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Principali Caratteristiche
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• Ambiente di lavoro esclusivamente Web intranet /
internet (https) ad altà fruibilità

• SharePoint:
realizzato inizialmente sulla versione 2007, TeamTable
è stato recentemente adeguato a SharePoint 2010
(screen-shots in questa presentazione)

• Integrazione con applicativi Office

• Integrazione con SAP per mezzo di connettori
certificati

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Lo strumento di BPM
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L’orchestrazione viene disegnata e governata da un motore di BPM di
mercato, con mappe modellabili visivamente secondo le necessità
organizzative

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Document Properties Synchronization
I documenti di commessa contengono numerosi attributi di classificazione (nome www.docflow.com

commessa, rif. metodologico, responsabile, stima, data fine...).

Questi attributi sono in collegamento "vivo" con i dati in SharePoint; la categorizzazione è
conseguenza diretta dell’editing del documento

SharePoint Document Library

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Co-authoring
Più Persone abilitate possono lavorare contemporaneamente allo stesso documento www.docflow.com

Opportune etichette e simboli segnalano
le aree in corso di update da altri utenti

Il tasto "Updates Available" consente di recepire
(quindi visualizzare) le modifiche apportate
da altri utenti

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Il Sistema di gestione documentale
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La documentazione raccolta durante la lavorazione di commessa va a comporre
una pratica archiviata in un sistema ECM in grado di gestire:

 Versioning
 Check In/Out
 Protocollazione
 Accessi
 Ricerche full-text
 Visualizzazione
 Stampa
 Trasmissione e-mail
 Trasmissione fax
 Archiviazione Storica
 Conservazione sostit.
 Data certa

I documenti archiviati sono direttamente consultabili dalla SAP GUI

Le funzionalità di archiviazione, fascicolazione automatica e dispatching
favoriscono le Persone nell’uso del sistema a commessa in corso
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Time to go live
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In genere l’introduzione di DocFlow TeamTable avviene in 3
Round incrementali:

– Share condividere informazioni e documenti in forma di
sottoscrizione e modalità controllata

– Synchro orchestrare gli attori e togliere burocrazia alle
registrazioni

– Care Help Desk e difesa degli SLA, audit e cruscotto

Durata: 4-6 settimane per singolo round

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grazie Giuseppe Di Dio – PARTNER
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EMAIL: giuseppe.didio@docflow.it
TEL: 02 57 50 33 66

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