DOCFLOW TEAMTABLE: lavorare per commessa nell'era digitale

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Presentazione di Giuseppe Di Dio durante il convegno realizzato da DocFlow e Microsoft dal titolo: Microsoft SharePoint, Sap e DocFlow - efficienza in tutte le aree aziendali.

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DOCFLOW TEAMTABLE: lavorare per commessa nell'era digitale

  1. 1. DocFlow e Microsoft Milano, 19 maggio 2010 www.docflow.com DOCFLOW TEAMTABLE LAVORARE PER COMMESSA NELL'ERA DIGITALE Giuseppe Di Dio – Partner www.docflow.com 2010 19 MAGGIO MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft www.docflow.com
  2. 2. Il passaggio all’era digitale 2.0 www.docflow.com Il superamento dell’era industriale introduce alcune discontinuità • Produzione in serie e per commessa • Valore nel Prodotto o nel Servizio • Filiera Cliente/Fornitore o Azienda Rete • Sostenibilità dei Processi gestionali labour intensive • Economia dell’Ordine o del Caos La lavorazione per commessa si sta diffondendo e obbliga ad asciugare i processi da quelle attività di scarso valore aggiunto e meramente burocratiche MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010 Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft www.docflow.com
  3. 3. I motivi dell’insoddisfazione www.docflow.com • Registrare il passato non basta Ordini e fatture, Stanziamenti, Entrate e uscite di Magazzino, Risorse allocate, Costi e Spese sostenute … • C’è bisogno di allineamenti continui Ogni attore presidia il suo contesto e verifica regolarmente se c’è qualcosa che deve fare (approccio push) • Ripetizione e Burocrazia troppe attività di scarso valore aggiunto, eseguite sotto “dettatura” o solo per fini burocratici. Es.: entrata merci, autorizzazione trasferte, allocazione risorse, circolarizzazione della documentazione di progetto e delle sue varianti, controllo costi e tempi, raccolta della documentazione a fine commessa, ecc. • Invecchiamento dell’informazione per loro natura, le lavorazioni per commessa si svolgono in contesti ad elevata volatilità. Es.: varianti di specifiche, sostituzione delle risorse, ripianificazioni di attività, non conformità, ecc. Eccesso di fatica per mantenere il “Sistema” MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010 Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft www.docflow.com
  4. 4. Perché DocFlow TeamTable Numerosi attori coinvolti: www.docflow.com 1. Responsabile di Commessa 2. Project Manager 3. Committente 4. Responsabile delle Risorse Umane/payroll 5. Amministrazione Clienti 6. Amministrazione Fornitori 7. Squadre di lavoro 8. Responsabili operativi delle Società Fornitrici 9. Responsabile del progetto della Sicurezza 10. Responsabile della Sicurezza 11. Quality Assurance 12. … Ciascuno vuole un proprio contesto operativo Tutti vogliono la garanzia di lavorare sulle “ultime informazioni” Tutti chiedono di essere informati “se cambia qualcosa” Prima di TeamTable? • Telefonate di sollecito, conferme, segnalazioni, anticipazioni • Riunioni di allineamento • Email per circolarizzare le varianti, trasmettere documenti ufficiali e non • Cassetti e scrivanie pieni di versioni diverse e “parallele” dei documenti di commessa • Post-it per ricordare chi informare di cosa • Report di fine periodo per l’avanzamento lavori ai fini patrimoniali • Interviste di audit interno • Ritardi nella contabilizzazione delle spese di trasferta MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010 Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft www.docflow.com
  5. 5. TeamTable – Tutti allo stesso Tavolo www.docflow.com • Orchestra le attività di tutti gli attori, ricordando per loro (PULL instead of PUSH) • Luogo unificato e integrato a SAP lungo tutto il ciclo di vita della commessa: fasi di progetto, documentazione, corrispondenza, team di progetto, calendari, incident, non conformità, consuntivi, distinte base, disegni, varianti, ecc. • Cruscotto per il SAL in tempo reale: ogni utente, in fuzione del profilo di utenza, ha evidenza di “come sta andando”. • Adozione degli strumenti di social computing di Microsoft SharePoint come il co-authoring • Comunicazioni unattended per email, SMS e Fax per sincronizzare, informare e circolarizzare Persone libere di lavorare MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010 Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft www.docflow.com
  6. 6. Gli “ingredienti di base” Un luogo unificato per gestire le informazioni di ogni forma, a “zero latenza “ www.docflow.com Flussi di lavoro preimpostati e opportunamente orchestrati sul principio PULL (anziché PUSH) Automatizzazione delle attività a scarso margine di contribuzione del Valore MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010 Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft www.docflow.com
  7. 7. Come aprire una nuova commessa www.docflow.com 3 semplici step: 1. Scegli il Template (es: Capitalizz. Interna, Sviluppo Custom, System Integration, Esplorativa, Anticipata, ecc.) 2. Identifica il Committente: accesso all’anagrafica SAP o per data entry diretto 3. Nomina i Referenti: selezione dei nominativi per i Ruoli previsti dal Template I Referenti ricevono una notifica email con l’invito a contribuire per completare le ulteriori operazioni di set-up: • Capitolato e specifiche • Certificati e Dichiarazioni • Piano di lavoro e impegni • Skill richiesti • Prodotti di terze parti • Piano di rilascio • Ecc. TeamTable batte il tempo e sollecita i ritardatari MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010 Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft www.docflow.com
  8. 8. Esempio di Orchestrazione PULL – Entrata Merci www.docflow.com 1. L’ Entrata Merci in SAP è intercettata da Teamtable che manda notifica ai referenti preposti per le fasi successive 2. Direttamente nell’email le azioni suggerite e i cross-link. Da: TeamTable Inviato: luned ì 17 maggio 2010 10:19 A: Mario ROSSI Oggetto: Commessa FWB-01Ext : Fase 4 Fermo per manutenzione. Via libera Commessa: Manutenzione ordinaria Centrale Turbigo Capo-Commessa: TIZIO CAIO (tizio.caio@expo2015.biz) Responsabile Sicurezza: Fortunato.Sempronio@sicurezza.biz Buongiorno Mario Rossi, TeamTable ti segnala che a SAP è stata registrata l’entrata merci “Spare parts Turbina n 6”. Puoi ora avviare le operazioni della Fase 4 – Fermo per manutenzione”. AZIONI PROPOSTE 1. Visualizza il Piano di Lavoro 2. Visualizza Entrata Merci 3. Visualizza il Progetto della Sicurezza 4. Accedi a tutta la documentazione di progetto 5. Prendi in carico e alloca le Risorse Puoi fermare lo scheduling esplicitando la motivazione ------------------------------------------------------------------------- Notice: this email was automatically sent by TeamTable: please do not reply to sender. For any questions forward this email to Direzione Tecnica please consider environment before printing this email 3. Con la presa in carico, aggiornamento automatico del SAL Schedulazione delle Persone dal calendario e dalla Matrice delle Competenze. Autorizzazioni alla trasferta generate in automatico, archiviate e trasmesse all’HR. MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE con AZIENDALI Le Persone ricevono anch’esse notifica AREE possibilità di declinare 19 MAGGIO 2010 Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft www.docflow.com
  9. 9. Conto economico di commessa www.docflow.com 1. All’approssimarsi di determinati eventi (es. totalizzazione di un consuntivo eccessivo rispetto al preventivato) il referente riceve da TeamTable una email di sintesi con le azioni suggerite dal Template. 2. Se lo desidera, può accedere direttamente al Da: TeamTable@docflow.it Inviato: martedì 6 aprile 2010 14:41 cruscotto operativo , navigare nei dettagli A: Giuseppe Di Dio Oggetto: Commessa FWB-01ext : MESSA IN PRODUZIONE. Livello d’allarme 1. Eccessivo costo informativi, visualizzare il Gantt di progetto Avanzamento lavori: 50% Consuntivi di impegno: 75% della baseline Il consuntivo in GG/U sulla fase in oggetto ha raggiunto il 70% della baseline a fronte di un avanzamento lavori inferiore al 50%. AZIONI SUGGERITE: 1. Mancato allineamento SAL L’ultimo avanzamento lavori del Responsabile di Commessa (Antonio ROSSI) risale a oltre 22 giorni lavorativi fa, con un sostanziale allineamento rispetto alle stime. Si suggerisce di verificare che non si tratti di un ritardo nell’avanzamento lavori. Sollecita il responsabile di commessa 2. Ripianificazione La velocità di avanzamento è inferiore alla stima iniziale. E’ consigliabile rilasciare le risorse già allocate per la fase successiva Accedi al calendario delle pianificazioni 3. Ritardi per cause impreviste Se non si ristabilisce l’allineamento tra avanzamento ed effort consuntivato, la commessa riporterà costi maggiori dei ricavi. Si suggerisce di richiedere i dettagli sulle cause impreviste riscontrate dal Responsabile della commessa Invita il responsabile di commessa a documentare le cause impreviste 4. Altro Accedi al cruscotto operativo ------------------------------------------------------------------------- NOTIC E: This email is automatically sent by TeamTable: please do not reply to sender. For any questions forward this email to Direzione Tecnica 3. Lo strumento è in grado di intercettare la “non please consider environment before printing this email azione” e procedere con l’escalation MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010 Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft www.docflow.com
  10. 10. Circolarizzare contenuti e varianti in corso • Ogni ruolo può archiviare documenti ed è abbonato a un sottoinsieme di contenuti. www.docflow.com • Lo strumento notifica agli interessati l’avvenuta archiviazione di nuovi documenti o nuove versioni, e ne cura la presa visione • Qualora non vi sia presa visione entro determinati tempi, TeamTable esegue opportuna escalation • Chi archivia il documento o la nuova versione può governare la priorità della presa visione: mandatorio, marginale, non determinante • TeamTable si integra alla WBS di SAP e a quanto viene registrato in SAP (es. collaudo, entrata merci, ecc.), per scatenare i trigger previsti dal template di commessa (es. avvio piano di ammortamento, spesatura dei costi di alienazione, ecc.) Per qualsiasi cosa … chiamami MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010 Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft www.docflow.com
  11. 11. Help Desk & Customer Satisfaction www.docflow.com • TeamTable semplifica l’apertura di incident e ticket, e la loro assegnazione in funzione della natura • Per i richiedenti si tratta di inviare una normale email, che viene recepita ed elaborata secondo regole prestabilite, in funzione del mittente, dell’oggetto e/o di altri valori associati • Analogamente al resto delle operazioni, ogni ticket viene presidiato e governato perché sia risolto entro gli SLA MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010 Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft www.docflow.com
  12. 12. Conformità di legge e certificazione ISO www.docflow.com • L’utilizzo di DocFlow TeamTable favorisce l’impresa nell’adozione degli strumenti di controllo previsti dalle disposizioni di legge (es. 231/2001, 81/2008) • 81/2008: la redazione di un verbale di non conformità innesca le azioni di slavaguardia del committente e di diffida formale e inibizione del Fornitore • In presenza di certificazione ISO, TeamTable permette agevolmente di organizzare le operazioni secondo le procedure e le istruzioni operative certificate • Firma elettronica e marcatura temporale per l’opponibilità a termini di legge • TeamTable agevola la rivisitazione dei processi nel formato paperless MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010 Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft www.docflow.com
  13. 13. Es. D.Lgs 81/2008 (Salute e Sicurezza ambienti di lavoro) Alla commessa d’appalto viene associata la sotto-commessa “Sicurezza” di appannaggio www.docflow.com del Responsabile del Progetto della sicurezza e del Responsabile della Sicurezza Il Responsabile (e gli altri membri abilitati) consulta la pianificazione delle attività realtive alla Sicurezza (es: verifiche ispettive) Archivia e consulta la documentazione prodotta (verbali, relazioni, rapporti di non conformità...). L’archiviazione di una non conformità scatena le azioni di auto-tutela … idonei sistemi di registrazione dell’avvenuta effettuazione delle MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010 attività di vigilanza Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft www.docflow.com
  14. 14. www.docflow.com ASPETTI TECNICI MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010 Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft www.docflow.com
  15. 15. Principali Caratteristiche www.docflow.com • Ambiente di lavoro esclusivamente Web intranet / internet (https) ad altà fruibilità • SharePoint: realizzato inizialmente sulla versione 2007, TeamTable è stato recentemente adeguato a SharePoint 2010 (screen-shots in questa presentazione) • Integrazione con applicativi Office • Integrazione con SAP per mezzo di connettori certificati MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010 Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft www.docflow.com
  16. 16. Lo strumento di BPM www.docflow.com L’orchestrazione viene disegnata e governata da un motore di BPM di mercato, con mappe modellabili visivamente secondo le necessità organizzative MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010 Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft www.docflow.com
  17. 17. Document Properties Synchronization I documenti di commessa contengono numerosi attributi di classificazione (nome www.docflow.com commessa, rif. metodologico, responsabile, stima, data fine...). Questi attributi sono in collegamento "vivo" con i dati in SharePoint; la categorizzazione è conseguenza diretta dell’editing del documento SharePoint Document Library MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010 Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft www.docflow.com
  18. 18. Co-authoring Più Persone abilitate possono lavorare contemporaneamente allo stesso documento www.docflow.com Opportune etichette e simboli segnalano le aree in corso di update da altri utenti Il tasto "Updates Available" consente di recepire (quindi visualizzare) le modifiche apportate da altri utenti MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010 Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft www.docflow.com
  19. 19. Il Sistema di gestione documentale www.docflow.com La documentazione raccolta durante la lavorazione di commessa va a comporre una pratica archiviata in un sistema ECM in grado di gestire:  Versioning  Check In/Out  Protocollazione  Accessi  Ricerche full-text  Visualizzazione  Stampa  Trasmissione e-mail  Trasmissione fax  Archiviazione Storica  Conservazione sostit.  Data certa I documenti archiviati sono direttamente consultabili dalla SAP GUI Le funzionalità di archiviazione, fascicolazione automatica e dispatching favoriscono le Persone nell’uso del sistema a commessa in corso MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010 Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft www.docflow.com
  20. 20. Time to go live www.docflow.com In genere l’introduzione di DocFlow TeamTable avviene in 3 Round incrementali: – Share condividere informazioni e documenti in forma di sottoscrizione e modalità controllata – Synchro orchestrare gli attori e togliere burocrazia alle registrazioni – Care Help Desk e difesa degli SLA, audit e cruscotto Durata: 4-6 settimane per singolo round MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010 Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft www.docflow.com
  21. 21. grazie Giuseppe Di Dio – PARTNER www.docflow.com EMAIL: giuseppe.didio@docflow.it TEL: 02 57 50 33 66 www.docflow.com MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010 DocFlow Italia Spa | Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 | 20089 Rozzano MI | Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 |marketing@docflow.it Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft www.docflow.com

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