http://exilem.com/case-business-processes-optimization/ Как превратить свой бизнес в самостоятельно работающую, самовоспроизводящую систему, приносящую запланированную прибыль и готовую для масштабирования. Реальный пример, как применив наши рекомендации компания добилась следующих результатов: * Рост продаж без дополнительных расходов на рекламу,как следствие значительно возросшего качество сервиса, что повысило удовлетворенность имеющихся клиентов и количество повторных заказов. * Расширение рынка продаж по России за счёт более оптимально организованного процесса поиска представительств, и контроля за их работой. * В два раза сократился срок доставки товаров, и появилась возможность обработки большего количества заказов тем же количеством сотрудников. * В три раза увеличилась скорость реагирования на «проседания» в системах продаж и сервиса. Соответственно, это повысило скорость принятия управленческих решений и нивелирования негативных последствий ещё в «зародыше».

1. Маркетинговое агентство “Exilem”
http://exilem.com
(843) 224-39-59, 8-927-405-93-69
m@exilem.com
Заказчик: Группа компаний “РЕНН-ГРУПП”
Исполнитель: Маркетинговое агентство “EXILEM”
“РЕНН-ГРУПП”
Резюме проекта по
"настройке" 100%-ной
управляемости бизнеса
группы компаний

2. Маркетинговое агентство “Exilem”
http://exilem.com
(843) 224-39-59, 8-927-405-93-69
m@exilem.com
Информация о заказчике
ООО «РЕНН-ГРУПП» — группа компаний, занимающихся оптово-розничной торговлей и
оказанием услуг в несвязанных друг с другом направлениях и под разными брендами.
Основные из этих направлений:
1. Продажа детских товаров – http://sanki-kolyaski.ru
2. Продажа товаров для сада и огорода
http://sadvolga.ru/
3. Оказание услуг в строительстве http://tatangar.ru/
Основная стратегия компании – это продвижение уникальных продуктов,
направленных на сегмент покупателей-«новаторов», ищущих для себя инновационные,
лучшие решения в различных областях жизни. Это является и конкурентным
преимуществом компании, и отражением идеологии её владельцев.
Владельцы бизнеса — команда 4-х молодых людей, стремящихся построить стабильно
растущую компанию с качественными продуктами, приносящими реальную пользу
людям, а также выстроить систему предприятия, которая смогла бы выполнить
финансовые планы владельцев и сотрудников компании.
Ситуация клиента и поставленная задача
Соучредители создавали совместный бизнес с нуля, не имея при этом предыдущего
управленческого опыта или опыта создания бизнеса. Их стратегия открытия бизнесов
заключается в поиске интересной, нестандартной идеи или продукта, «прощупывании»
спроса путём тестовых продаж и – в случае хорошего спроса – полноценного запуска
направления (бизнеса).
Таким образом были созданы первые два направления, которые довольно хорошо
развивались: увеличивалось количество сотрудников, росло количество региональных
представительств и объёмы товаров на складах. Со временем бизнес из малого стал
средним.
И если на начальных этапах у владельцев практически все аспекты бизнеса –
развитие, финансы, сотрудники, продажи и т.д. – находились под прямым
контролем, то по мере его роста уследить за всем и управлять всем и вся им
становилось всё труднее.
Это приводило к таким негативным последствиям как:
 Постоянное снижение управляемости
 Снижение уровня сервиса
 Падение продаж
 Снижение мотивации некоторых сотрудников
 И т.д.

3. Маркетинговое агентство “Exilem”
http://exilem.com
(843) 224-39-59, 8-927-405-93-69
m@exilem.com
Естественно игнорирование этих проблем могло привести к снижению оборотов,
прибыльности и даже к закрытию бизнеса.
Чтобы не доводить до критического состояния владельцы предприняли
самостоятельную попытку провести определенную реорганизацию, регламентировать
и систематизировать бизнес-процессы, снизить всё возрастающие издержки.
Однако эти попытки окончились неудачей по нескольким причинам:
1. Отсутствие чёткого понимания, что и как делать в рамках такого проекта.
2. Отсутствие практического опыта для его осуществления (при наличии
теоретических знаний).
3. Недостаток самодисциплины и само-организованности в доведении этого
проекта до конца.
В связи с этим было решено найти подрядчика для выполнения проекта, который
 Имел бы опыт осуществления таких проектов;
 Был внешним «подстёгивающим» и дисциплинирующим фактором;
 Помог бы избежать ошибок, цена которых может быть довольно высокой.
Задачи, которые необходимо было решить подрядчику:
1. Повысить управляемость компании за счет преобразования организационной
структуры, изменения мотивации, внедрения специализации каждой функции,
каждого сотрудника.
2. Создать систему, которая позволит оптимально, без дополнительных затрат
развивать все направления, а также запускать новые.
3. Предприятие должно функционировать эффективно при минимально
затрачиваемом времени владельцев бизнеса.

4. Маркетинговое агентство “Exilem”
http://exilem.com
(843) 224-39-59, 8-927-405-93-69
m@exilem.com
Критерии выбора подрядчика
Заказчику нужна была компания, которая может не просто проконсультировать, но и
обеспечить необходимый результат «под ключ», внедряя собственные же
рекомендации. К тому же, теоретическое понимание того, что необходимо сделать,
имелось и у самих владельцев. Необходимы были те, кто осуществит всѐ на практике.
Поиски вариантов решений привели клиента на наш семинар, на котором мы
рассказывали про методику оптимизации бизнес-процессов. После семинара владельцы
компании поняли, что именно это им и нужно. После обсуждения условий выполнения
проекта по оптимизации и систематизации бизнес-процессов и повышению
управляемости бизнеса выбор был остановлен на нас, маркетинговом агентстве
«Exilem».
Причины, по котором мы были выбраны:
1. Наличие предыдущего опыта
Компания «Exilem» успешно осуществляла подобные проекты по систематизации и
оптимизации бизнес-процессов, в результате которых эффективность увеличивалась
минимум на 30%. Это подтверждали рекомендации от других клиентов и кейсы,
выложенные на сайте агентства: http://exilem.com/cases/
2. Чётко прописанный план проекта
До начала сотрудничества нами был предложен поэтапный план проекта со сроками и
стоимостью каждого этапа.
3. Поэтапное внедрение, максимально снижающее риски заказчика
Мы предложили удобный и безопасный способ расчёта – оплата не за весь проект сразу,
а поэтапно. По окончании этапа, если он успешно завершён, оплачивается следующий.
Каждый этап — это мини-проект, который имеет свои измеримые сроки и результаты.
Это снижает риски клиента, и позволяет лучше оценить оправданность вложений по
результатам уже выполненных этапов.
4. Работа на результат
Практически мы предложили выполнить проект «под ключ»: мы не просто
разрабатываем эффективную систему управления и контроля всех аспектов
функционирования группы компаний, но и тестируем и внедряем её. Оплата идёт не за
время или пачку документов, а за результат.
5. Лучшие и уникальные решения, внедряемые в проекте
Немаловажным фактором было то, что механизмы, которые мы внедряем,
 основаны на самых последних современных наработках в этой сфере,
 уникальны и просты в использовании,
 «самодостаточны», т.е. по окончании проекта работают без нашего активного
участия и не требуют какой-либо абонентской платы.
6. Гарантия результата

5. Маркетинговое агентство “Exilem”
http://exilem.com
(843) 224-39-59, 8-927-405-93-69
m@exilem.com
Мы дали гарантию на каждый этап. Клиент мог остановить проект на любом из этапов,
оставив полученные промежуточные результаты. (Гарантии по каждому этапу
индивидуальны и прописаны в договоре).
Дополнительным фактором было обещание, что мы поможем также решить в ходе
проекта проблемы психологического характера, которые обязательно возникнут при
внедрении. А именно поможем владельцам
 найти время в их графике на осуществление изменений,
 согласовать разнородное видение каждым из соучредителей предполагаемых
путей воплощения проекта,
 а также преодолеть неминуемое сопротивление сотрудников.

6. Маркетинговое агентство “Exilem”
http://exilem.com
(843) 224-39-59, 8-927-405-93-69
m@exilem.com
Этапы проекта
Этап первый. «Аудит»
По сути, представляет собой «диагностику» предприятия на предмет того, что и
как действует сейчас, понять сильные и слабые стороны действующей системы
бизнес-процессов компании.
Были проведены:
 Аудит внешних и внутренних бизнес-процессов
 Анализ регламентов, инструкций и прочих внутренних документов
 Анализ системы мотивации сотрудников: материальной и нематериальной
 Анализ ценностей сотрудников (так называемая «ценностная карта сотрудников
предприятия»)
 Аудит организационной структуры
 Анализ эффективности системы контроля.
 Анализ функционально-ролевой модели предприятия.
По результатам аудита были предложены модели дальнейшей оптимизации бизнес-
процессов компании. Заказчиком была выбрана модель «Структура функциональных
департаментов».
Данная модель организована как система, в которой компания – это единый механизм
тестирования, развития, получения прибыли от продажи любого продукта (товара,
услуги), который соответствует уникальности компании.

7. Маркетинговое агентство “Exilem”
http://exilem.com
(843) 224-39-59, 8-927-405-93-69
m@exilem.com
Организационная структура модели – это система департаментов, выполняющих свои
функциональные задачи, направленные на достижение результатов, поставленных
владельцами компании. Каждый департамент возглавляет руководитель, который
организовывает работу и отвечает за результат департамента в целом и каждого
сотрудника в частности.
Сильные стороны модели:
 Объединение сотрудников по функциям дает максимальную отдачу
профессиональных ресурсов. — Естественный обмен опытом. Плюс, порой,
применение методов из одной отрасли даёт неожиданно хорошие результаты в
другой отрасли, где эти методы не применялись ранее.
 Возможность безболезненной для всех взаимозамены сотрудников в случае
переориентации на другой продукт. Например, если сотрудник – менеджер по
продажам, то ему в принципе все равно, что продавать – он специалист по
продажам.
 Оптимальная модель для внедрения — Не надо выделять ресурсы,
сотрудников, время и т.д. на каждое имеющееся направление по отдельности.
 Максимальная гибкость структуры. — Возможность постепенного наполнения
департаментов отделами. Например, отдел оптовых продаж, отдел интернет-
продаж и т.д. В начале, можно обойтись без руководителей отделов, так как
директор – специалист по функции департамента и компетентен в данном
направлении.
 Более низкие издержки на персонал по сравнению с другими моделями.
В результате первого этапа проекта владельцы копании получили не только варианты
решений по увеличению эффективности системы бизнеса, но и описание существующих
слабых мест в:
 организационной структуре,
 функционально-ролевой модели,
 бизнес-процессах,
 мотивации сотрудников (материальной и нематериальной).

8. Маркетинговое агентство “Exilem”
http://exilem.com
(843) 224-39-59, 8-927-405-93-69
m@exilem.com
Этап второй. «Моделирование»
Далее было необходимо сформировать и описать новую модель (систему бизнес-
процессов) предприятия. Т.е. расписать в деталях, как всѐ будет работать, кто с
кем и каким способом взаимодействовать и т.д.
По сути, нами была проведена кропотливая работа по созданию всеобъемлющего
комплекта документов, прописывающих как всё должно работать в идеале. Были
созданы документы, описывающие следующие модели:
 Новые цепочки бизнес-процессов
 Оптимальная организационная структура
 Функционально-ролевая модель предприятия в полном объеме.
 Зоны ответственности каждого функционального отдела и каждого сотрудника.
 Критерии эффективности работы каждого отдела и каждого сотрудника.
 Система мотивации сотрудников на основе конкретных показателей
результативности данной должности.
 Оптимальная система контроля выполняемых работ.
Для владельцев компании была важна поддержка на этапе «внедрения», так как
снимаются вопросы траты дополнительного времени на проект, возможность сохранить
бывший процесс предприятия в рабочем состоянии, снять сопротивления сотрудников
и собственное владельцев предприятия.

9. Маркетинговое агентство “Exilem”
http://exilem.com
(843) 224-39-59, 8-927-405-93-69
m@exilem.com
Этап третий. «Внедрение»
Это самый больший по времени и ответственный этап. Именно на нем
«спотыкаются» многие владельцы: нужно удерживать прежнюю
эффективность работы старой модели и параллельно выстраивать, внедрять
новую.
Это практически невозможно сделать в одиночку, находясь внутри оперативной работы.
Именно поэтому внешний консультант и «внедренец» просто необходим.
Здесь важен вклад обеих сторон:
№ Этапы внедрения “РЕНН-ГРУПП” “Exilem”
1. Поиск ключевых
сотрудников
Организация поиска,
собеседование, отбор
кандидатов
Рекомендации на этапе
собеседования (по
требованию)
2. Определение ключевых
показателей эффективности
на год
Формирование документа
с количественными
показателями
Консультирование
3. Формирование стратегии
развития предприятия на 1
год
Формирование документа Консультирование,
экспертная оценка
результата
4. Формирование плана
работы предприятия на год
(на основании проектов
Формирование документа Консультирование,
экспертная оценка
результата

10. Маркетинговое агентство “Exilem”
http://exilem.com
(843) 224-39-59, 8-927-405-93-69
m@exilem.com
планов всех Департаментов)
5. Составление штатного
расписания и Должностных
инструкций
Формирование документа Консультирование,
экспертная оценка
результата
6. Добор «недостающих»
сотрудников
Организация поиска,
собеседование, отбор
кандидатов
Рекомендации на этапе
собеседования (по
требованию)
7. Формирование основных
документов, образующих
систему предприятия
Формирование документа Консультирование,
экспертная оценка
результата
8. Формирование системы
электронного
документооборота,
соответствующего новой
модели.
Формирование
документов
Выявление критериев
документа (что там
должно содержаться,
рекомендации форматов
документа и т.п.)
9. Презентация сотрудникам
новой модели и системы
работы
Организация собрания
коллектива, презентация
Мотивационный спич,
ответы на вопросы
10. Предложение каждому из
сотрудников работы на
соответствующей
должности
Подписание с
сотрудниками
необходимых документов
Консультирование (при
необходимости)
11. Обучение сотрудников всех
функциональных уровней
новой системе работы
Обучаться, слушать, делать Обучение сотрудников в
малых группах и
индивидуально.
Контроль выполнения
рекомендаций
12. Работа с психологическим
сопротивлением
сотрудников новой модели
работы
Административное
вмешательство (при
необходимости)
Коучинговые сессии и
беседы

11. Маркетинговое агентство “Exilem”
http://exilem.com
(843) 224-39-59, 8-927-405-93-69
m@exilem.com
Результаты проекта
Самый главный результат проекта — владельцы получили компанию, которая
представляет собой не просто «чёрный ящик» с хаотическим управлением, основанным
на постоянном реагировании на возникающие обстоятельства и ситуации, а бизнес как
самостоятельно работающую, самовоспроизводящуюся систему, приносящую
запланированную прибыль и готовую для масштабирования.
Дополнительный, один из наиболее желаемых владельцами компании, результат —
сокращение В ТРИ РАЗА времени, выделяемого на постоянную оперативную
работу «в бизнесе» при полном сохранении управляемости и доходов. Появилась
возможность (при наличии желания) нанять исполнительного директора с полным
выходом владельцев из оперативной деятельности.
Помимо этого достигнуты и такие дополнительные результаты:
 Рост продаж без дополнительных расходов на рекламу как следствие
значительно возросшего качество сервиса, что повысило удовлетворенность
имеющихся клиентов и количество повторных заказов.
 Расширение рынка продаж по России за счёт более оптимально
организованного процесса поиска представительств, и контроля за их работой.
 В два раза сократился срок доставки товаров, и появилась возможность
обработки большего количества заказов тем же количеством сотрудников.
 В три раза увеличилась скорость реагирования на «проседания» в системах
продаж и сервиса. Соответственно, это повысило скорость принятия
управленческих решений и нивелирования негативных последствий ещё в
«зародыше».

12. Маркетинговое агентство “Exilem”
http://exilem.com
(843) 224-39-59, 8-927-405-93-69
m@exilem.com
Отзыв клиента
Поводом обращения в компанию “Exilem” было понимание, что
наша компания уже не может развиваться. Хотелось из
бессистемности и хаоса, который тогда происходил, прийти к
структуре и к такой компании, которая сможет занимать
федеральные масштабы.
Да, сейчас есть много информации – книги, семинары,
вебинары – это все хорошо, но для того, чтобы использовать
этот инструмент, зачастую должна быть очень сильная
самомотивация, которой иногда не хватает. А когда работаешь с консалтинговой
компанией и личным коучем, то эта работа и отношения не позволяют тебе не делать
или растягивать то, что сам бы ты делал гораздо дольше, чем в сотрудничестве.
Наиболее значимым в работе для меня было то, что вы болели за это дело и
продолжаете за него болеть. Это видно, когда люди полностью отдается делу и им важен
результат.
Сейчас у нас есть практически все инструменты, которые позволят компании
развиваться. Есть понимание того, что и как нужно делать, описаны все бизнес-
процессы. Теперь все зависит больше от нас, от нашей отдачи и заинтересованности,
чтобы развиваться. У нас свободны руки, и все зависит только от личной мотивации.
Наиль Хисаметдинов
Генеральный директор ООО «Ренн-групп»
8-9046-71-71-17
nail@sadvolga.ru

13. Маркетинговое агентство “Exilem”
http://exilem.com
(843) 224-39-59, 8-927-405-93-69
m@exilem.com
Вам в принципе интересно добиться
похожих результатов?
Когда вы задумывали бизнес, какие цели вы ставили, что вы хотели, что рисовали в
своём воображении? Наверняка были мысли, что будете зарабатывать приличное
количество денег и со временем тратить на это всё меньше времени, посвящая его
семье, хобби, путешествиям и т.д.
А что в реальности? Если с первым пунктом (деньги) всё хорошо, то с остальными – не
очень: на свой бизнес многие тратят более 8, а то и по 12-14 часов в день. Нередко без
выходных. Зачастую мы становимся «заложниками» своего бизнеса.
Описав этот кейс, мы хотели показать, что существует другой путь. Почему получилось у
владельцев «РЕНН-ГРУПП»? Всё просто:
 Во-первых, они преодолели внутренние страхи и собственное сопротивление
изменениям (в том числе благодаря нашей поддержке).
 Во-вторых, совершали правильные действия с нами и под нашим руководством.
Решайтесь на это и вы.
Наталья Романова
Директор по развитию “Exilem”
http://exilem.com
Только для читателей этого кейса
Если вам интересно получить похожие результаты в своей компании, то только для тех,
кто ознакомился с этим документом, мы делаем специальное предложение:
Консультация по вопросам оптимизации
бизнес-процессов и "увольнения" владельца
из бизнеса со скидкой 50%
В ходе консультации вы рассказываете нам о проблемах и задачах, которые хотели бы
решить, а также вкратце описываете текущую ситуацию в бизнесе, а мы предоставляем
конкретные рекомендации, которые вы можете внедрить самостоятельно.
Условия предоставления
 Оказывается телефону, скайпу или личной встрече.
 Длительность – 50 минут.
 Если консультация вам не понравится, мы вернём деньги.
Чтобы записаться на консультацию,
позвоните по тел. 8-927-405-93-69 или
напишите на m@exilem.com