Dokumen mutu

1. copyrightbsn2004
Dokumentasi Sistem Manajemen
{Mutu} Laboratorium
( ISO/IEC 17025:2005 )
Badan Standardisasi Nasional
http://www.bsn.go.id

2. copyrightbsn2004
PENGERTIAN
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU}
Adalah
“Sistem yang Terdokumentasi”
BUKAN
“Sistem Mendokumentasi”

3. copyrightbsn2004
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU}
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN
DOKUMENTASI
Proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan
penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan.
Proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan
penyimpanan informasi yang berhubungan dengan
sistem manajemen
Mencakup: Panduan Mutu
Prosedur
Instruksi Kerja
Form, Dokumen pendukung, Rekaman

4. copyrightbsn2004
RUANG LINGKUP DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU}
 mengumpulkan informasi;
 menata dan mengolah informasi;
 menyimpan informasi;
 mencari kembali informasi;
 mendistribusikan informasi;
 memutakhirkan informasi.

5. copyrightbsn2004
FUNGSI DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU}
 menjadi acuan dalam penerapan dan pengembangan
sistem manajemen {mutu};
 menumbuhkan kepercayaan pelanggan terhadap
konsistensi mutu produk;
 menjadi pedoman {penyediaan bahan}; pelaksanaan
sistem manajemen {mutu}
 menghindarkan pengertian ganda dan tumpang tindih.
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU}
Catatan: Secara umum pengertian produk mencakup juga
jasa

6. copyrightbsn2004
DOKUMENTASI BERGUNA BILA:
 Mudah digunakan
 Tidak berbelit-belit dan rujuk-silang tidak terlalu
banyak, sehingga mudah dimengerti dan
memungkinkan pemeliharaan dan revisi yang mudah
 Sederhana, ringkas, tidak berlebihan, dan langsung
mengenai sasaran
 Sesuai dengan tingkat keahlian dan pengalaman dari
pengguna
 Terkendali, sehingga informasi yang diminta segera
bisa dicari
 Digunakan !!

7. copyrightbsn2004
4.2 SISTEM {MUTU} MANAJEMEN
APA YANG DIPERSYARATKAN DALAM STANDAR?
 Laboratorium harus menetapkan, menerapkan dan memelihara sistem {mutu}
manajemen yang sesuai dengan lingkup kegiatannya. Laboratorium harus
mendokumentasikan kebijakan, sistem, program, prosedur, dan instruksi
sejauh yang diperlukan untuk menjamin mutu hasil pengujian dan/atau
kalibrasi. Dokumentasi sistem manajemen {mutu} harus dikomunikasikan
kepada, dimengerti oleh, tersedia bagi, dan diterapkan oleh semua personil
yang terkait;
 Kebijakan dan tujuan sistem manajemen {mutu} laboratorium , termasuk
pernyataan kebijakan mutu yang terkait dengan mutu ditetapkan dalam
panduan mutu;
 Tujuan keseluruhan organisasi didokumentasikan dalam pernyataan kebijakan
mutu yang diterbitkan di bawah kewenangan pimpinan tertinggi organisasi.

8. copyrightbsn2004
4.2 SISTEM MANAJEMEN {MUTU} (LANJUTAN)
 Pernyataan kebijakan mutu mencakup sedikitnya :
 komitmen pada praktek profesional dan pada mutu pengujian dan
kalibrasi dalam melayani pelanggan;
 pernyataan manajemen untuk standar pelayanan laboratorium;
 tujuan dari sistem manajemen{mutu};
 persyaratan yang menyatakan bahwa personil yang terlibat dalam
pengujian dan kalibrasi memahami dokumentasi mutu dan
menerapkan kebijakan serta prosedur di dalam pekerjaan mereka,
dan;
 komitmen manajemen laboratorium pada kesesuaian dengan
Standar ini dan secara terus menerus meningkatkan efisiensi sistem
manajemen {mutu}.

9. copyrightbsn2004
4.2 SISTEM MANAJEMEN MUTU (LANJUTAN)
 Panduan mutu harus mencakup atau menunjuk prosedur pendukung
termasuk juga prosedur teknisnya. Hal ini harus menggambarkan
struktur dokumentasi yang digunakan dalam sistem manajemen
{mutu};
 Peranan dan tanggung jawab manajemen teknis dan manajer mutu
termasuk tanggung jawab mereka untuk memastikan kesesuaian
dengan Standar ini harus ditetapkan dalam panduan mutu.

10. copyrightbsn2004
4.3 PENGENDALIAN DOKUMEN
 Laboratorium menetapkan dan memelihara prosedur untuk mengendalikan
semua dokumen, baik yang diterbitkan sendiri maupun yang diperoleh dari
sumber eksternal, seperti peraturan, standar, atau dokumen normatif lain,
metode uji/ kalibrasi, gambar, perangkat lunak, spesifikasi, instruksi dan
panduan.
 Semua dokumen yang diterbitkan harus ditinjau (reviewed) dan disetujui
(approved) untuk digunakan oleh personil yang berwenang sebelum
diterbitkan.
 Untuk menghindarkan penggunaan dokumen yang tidak sah dan/atau
kadaluwarsa harus dibuat daftar induk atau prosedur pengendalian dokumen
yang setara, yang mudah didapat, yang menunjukkan status revisi yang
terakhir dan distribusi dokumen dalam sistem manajemen {mutu}.

11. copyrightbsn2004
4.3 PENGENDALIAN DOKUMEN (LANJUTAN)
 Prosedur yang diberlakukan harus memastikan, bahwa:
 edisi resmi dokumen yang sesuai tersedia di semua lokasi tempat dilakukan
kegiatan laboratorium;
 dokumen dikaji ulang secara berkala, dan bila perlu, direvisi untuk
memastikan kesinambungan kesesuaian dan kecukupannya terhadap
persyaratan yang digunakan;
 dokumen yang tidak sah atau kadaluwarsa ditarik dari semua tempat
penerbitan atau penggunaan, atau dengan cara lain yang menjamin tidak
digunakannya dokumen tersebut;
 dokumen kadaluwarsa yang disimpan untuk keperluan legal atau untuk
maksud suaka pengetahuan diberi tanda yang jelas.

12. copyrightbsn2004
4.3 PENGENDALIAN DOKUMEN (LANJUTAN)
 Dokumen sistem manajemen {mutu} harus diidentifikasi secara
unik, mencakup tanggal penerbitan dan/atau identifikasi revisi,
penomoran halaman, jumlah keseluruhan halaman atau tanda yang
menunjukkan akhir dokumen, dan pihak berwenang yang
menerbitkan;
 Perubahan dokumen harus ditinjau dan disetujui oleh fungsi yang
sama dengan yang melakukan sebelumnya, kecuali bila ditetapkan
lain. Personil yang ditunjuk harus memiliki akses ke informasi latar
belakang yang tepat yang mendasari tinjauan dan persetujuannya;
 Apabila memungkinkan, teks yang telah diubah atau yang baru
harus diidentifikasi di dalam dokumen atau lampiran yang sesuai.

13. copyrightbsn2004
4.3 PENGENDALIAN DOKUMEN (LANJUTAN)
 Jika sistem pengendalian dokumen laboratorium membolehkan
dilakukan amandemen dokumen dengan tulisan tangan yang
menunda penerbitan kembali dokumen, maka harus ditetapkan
{penundaan penerbitan kembali dokumen,} prosedur dan kewenangan
untuk melakukan amandemen itu. Dokumen yang telah direvisi harus
secara formal diterbitkan kembali sesegera mungkin;
 Harus ada prosedur yang menjelaskan cara dilakukan dan
dikendalikannya perubahan dokumen yang disimpan dalam sistem
komputer.

14. copyrightbsn2004
PENGENDALIAN DOKUMEN
 sesuatu yang sangat penting dalam implementasi sistem manajemen {mutu};
 harus mencakup seluruh dokumen, baik internal maupun eksternal;
 harus dimulai sejak tahap preparasi, dengan pengawasan oleh orang yang
telah ditunjuk untuk itu;
 mencakup dokumen yang {jika} telah kedaluwarsa atau karena sesuatu hal
dokumen harus segera ditarik dari seluruh titik peredaran;
 jika ada usulan perubahan implikasinya harus ditinjau oleh penanggung jawab
sebelumnya;
 perubahan dan revisi harus dikendalikan seketat penerbitan sebelumnya
sesuai prosedur;
 dilakukan dengan mengidentifikasikan dokumen dengan jelas, termasuk status
revisinya.
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU}

15. copyrightbsn2004
Hierarki Dokumentasi Sistem Manajemen {Mutu)
DOKUMENTASI SISTEM Manajemen {MUTU}
Panduan Mutu/Level 1
Prosedur/Level 2
Metode/Instruksi Kerja/Level 3
Form, Rekaman Dokumen
Pendukung/Level 4

16. copyrightbsn2004
STRUKTUR DOKUMENTASI
Tingkat I (Panduan Mutu) – MENGAPA – Filosofi dan
kebijakan: Menggambarkan secara garis besar latar
belakang, kebijakan mutu, tujuan dan sasaran sistem
manajemen mutu organisasi
Tingkat II (Prosedur) – APA, BILA, DI MANA, SIAPA(dan
BAGAIMANA)– Prinsip dan strategi: menggambarkan
mengenai pelaksanaan rangkaian kegiatan untuk
menyelesaikan suatu tugas dan interaksi antara suatu
bagian dengan bagian lain
Tingkat III (Instruksi Kerja) – BAGAIMANA –
Menggambarkan mengenai bagaimana kegiatan di suatu
bagian dilaksanakan

Rekaman, Dokumen Pendukung
REKAMAN (Bukti)

17. copyrightbsn2004
PANDUAN MUTU
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU}
Suatu dokumen yang berisi kebijakan mutu, sistem manajemen {mutu}
dan pelaksanaan mutu dalam suatu organisasi (Pedoman BSN01-1991)
A document stating the quality policy and describing the quality system
of an organization(ISO 8402)
Panduan Mutu merupakan dokumen induk yang merumuskan kebijakan
dan prinsip-prinsip dasar yang digunakan dalam pengoperasian
laboratorium, dan memberikan hubungan koordinasi dengan kumpulan
prosedur {-prosedur} pengoperasian, informasi sumber daya dan rekaman
yang menentukan sistem manajemen {mutu} laboratorium

18. copyrightbsn2004
 suatu pernyataan mengenai tujuan yang ingin dicapai suatu
organisasi dan komitmennya untuk mencapai tujuan tersebut;
 suatu pernyataan kebijakan dan penjelasan sistem manajemen
{mutu} yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasi;
 merupakan suatu bukti bahwa sistem manajemen {mutu} telah
dirancang secara sistematis;
 suatu mekanisme mengkomunikasikan kebijakan dan tujuan
organisasi kepada seluruh elemen organisasi;
 merupakan syarat mutlak agar audit dan tinjauan sistem
manajemen {mutu} dapat diselenggarakan secara efektif.
PANDUAN MUTU,
merupakan:
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU}

19. copyrightbsn2004
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU}
PROSEDUR MUTU,
menjelaskan mengenai cara yang digunakan untuk melaksanakan
sistem manajemen {mutu} yang ditetapkan dalam Panduan Mutu.
Dalam prosedur mutu dijelaskan mengenai apa, siapa, bagaimana,
kapan sesuatu harus dilaksanakan, sumber daya apa yang
dibutuhkan dan sebagainya.
 prosedur pengendalian dokumen;
 prosedur kalibrasi;
 prosedur perawatan;
 prosedur pelatihan;
 prosedur audit internal, dsb.
Prosedur Mutu dapat mencakup:

20. copyrightbsn2004
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU}
METODE/INSTRUKSI KERJA,
menjelaskan mengenai cara yang digunakan untuk
melaksanakan suatu kegiatan tertentu dan merupakan dokumen
yang ditunjuk oleh dokumen yang levelnya lebih tinggi.
Metode/Instruksi Kerja dapat berupa:
 petunjuk pengoperasian alat tertentu;
 metode pengujian/kalibrasi;
 petunjuk penerimaan permintaan layanan;
 petunjuk penyampaian laporan lewat fax.;
 petunjuk pemeriksaan barang masuk, dsb.

21. copyrightbsn2004
FORM {, REKAMAN,}
adalah formulir yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan sesuai
instruksi kerja serta barang-barang bukti yang diperoleh berkaitan
dengan pelaksanaan kegiatan.
DOKUMENTASI SISTEMMANAJEMEN {MUTU}
Form {Dokumen ini} dapat berupa:
 formulir permintaan layanan;
 Formulir untuk merekam data
pengujian/kalibrasi;
 formulir perubahan dokumen mutu;
 kartu riwayat alat;
 label sampel, dsb.

22. copyrightbsn2004
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU}
{PROSEDUR } PENGENDALIAN DOKUMEN
mencakup:
a) Tanggung jawab
 penyiapan, pemeriksaan dan persetujuan;
 amandemen;
 penerbitan.
b) Identifikasi
 identifikasi unik;
 status;
 penerbitan dan revisi.

23. copyrightbsn2004
DOKUMENTASI SISTEM MUTU
 identifikasi pemegang yang berhak;
 penyampaian.
c) Distribusi
 pemutakhiran;
 penggandaan;
 dokumen yang kedaluwarsa;
 kerahasiaan;
 audit.
d) Pengendalian
 kebutuhan perubahan
e) Tinjauan

24. copyrightbsn2004
LANGKAH KERJA
MENYIAPKAN PANDUAN MUTU
 pimpinan menetapkan tujuan organisasi;
 pimpinan menyatakan kebijakan dan komitmennya untuk mencapai
tujuan organisasi;
 sebaiknya dibentuk suatu tim;
 tim melakukan:
 inventarisasi sumber daya;
 menentukan format, struktur , isi serta sistem penomoran;
 mengumpulkan dan mengolah informasi;
 menulis konsep;
 mengkomunikasikan dan menyempurnakan konsep.

25. copyrightbsn2004
INVENTARISASI SUMBER DAYA
MENYIAPKAN PANDUAN MUTU
 organisasi;
 personil;
 sarana dan kondisi lingkungan;
 peralatan;
 metode;
 rekaman.

26. copyrightbsn2004
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU}
PANDUAN MUTU,
FORMAT
lingkup kegiatan;
Kemudahan pengendalian {amandemen} ;
keunikan.
STRUKTUR
pendekatan standar;
pendekatan sistem yang ada;
pendekatan pemikiran.
disesuaikan dengan format, struktur
PENOMORAN

27. copyrightbsn2004
DOKUMENTASI SISTEM MUTU
PANDUAN MUTU,
ISI
lembar judul, pengesahan dan status pengendalian;
catatan amandemen;
penjelasan umum tentang laboratorium;
daftar isi;
kebijakan mutu dan komitmen manajemen;
organigram;
rincian tugas dan tanggung jawab;
lingkup kegiatan;
daftar kebijakan dan prosedur terkait.
lampiran (bila ada)

28. copyrightbsn2004
BUTIR-BUTIR ISI PANDUAN MUTU
Meskipun tidak ada ketentuan standar format penulisan
panduan mutu, namun diusulkan mengikuti format butir-
butir ISO/IEC 17025
1. Umum : halaman judul, pengesahan dan pengendalian;
2. Daftar Isi
3. Daftar dan status perubahan / rekaman perubahan
4. Kebijakan mutu, termasuk komitmen manajemen dan ruang
lingkup penerapan;
5. Penjelasan tentang Laboratorium: lingkup kegiatan, struktur
organisasi, rincian tugas, tanggung jawab dan wewenang
6. Daftar distribusi Panduan Mutu Terkendali;
7. Penjabaran Sistem Manajemen {Mutu}, mencakup seluruh
persyaratan standar (4.1-4.14 serta 5.2 -5.10) .

29. copyrightbsn2004
HALAMAN LUAR PANDUAN MUTU
Halaman Luar, mencakup:
• Kata “Panduan Mutu”
• Nama organisasi
• Keterangan apakah Terkendali atau Tak-Terkendali
• Nomor dokumen
• Nomor salinan/copy (terutama untuk yang terkendali)
• Nomor revisi
• Tanggal mulai berlaku
• Persetujuan /Pengesahan

30. copyrightbsn2004
TUJUAN DAFTAR DISTRIBUSI
• Mengetahui siapa saja yang memegang dokumen
terkendali
• Mengetahui di mana dokumen terkendali yang harus
dimutakhirkan

31. copyrightbsn2004
PANDUAN MUTU: PENDAHULUAN
Berisi informasi umum tentang:
• Organisasi
• Panduan mutu
Tentang organisasi (company profile)
• Nama laboratorium dan lokasi
• Ruang lingkup pengujian/kalibrasi
• Sejarah
• Ukuran
Tentang Panduan Mutu
• Tujuan
• Prosedur distribusi
• Prosedur

32. copyrightbsn2004
PANDUAN MUTU: PERNYATAAN KEBIJAKAN MUTU
 Menyatakan komitmen manajemen puncak sebagai
pencerminan komitmen laboratorium secara
menyeluruh
 Memberi jaminan bahwa mutu merupakan salah
satu aspek yang sangat penting dalam kebijakan
laboratorium
 Ditandatangani oleh manajemen puncak
 Dimengerti oleh setiap karyawan
 Penerapannya merupakan tanggung jawab
manajemen

33. copyrightbsn2004
PANDUAN MUTU: CIRI-CIRI KEBIJAKAN MUTU
LABORATORIUM
• Menyatakan maksud untuk memenuhi ISO/IEC 17025,
menjalankan praktek profesional yang baik, memenuhi
kebutuhan pelanggan dalam hal mutu pengujian /
kalibrasi, memenuhi standar pelayanan lab, tujuan dari
sistem mutu,
• Menjamin kepuasan pelanggan
• Menyatakan bahwa semua personel memahami
dokumentasi mutu dan menerapkan kebijakan dan
prosedur di dalam pekerjaan mereka
• Melaksanakan penyempurnaan secara berkelanjutan

34. copyrightbsn2004
PANDUAN MUTU: ISI KEBIJAKAN MUTU
Menyatakan:
 Tujuan organisasi dalam hal mutu.
 Komitmen organisasi untuk secara konsisten memenuhi
semua persyaratan ISO/IEC 17025.
 Komitmen manajemen pada praktek profesional yang
baik dan pada mutu pengujian dan kalibrasi dalam
melayani pelanggan.
 Pernyataan manajemen untuk std pelayanan lab
 Semua personel laboratorium yang terlibat dalam
kegiatan pengujian dan kalibrasi memahami dokumentasi
mutu dan menerapkan kebijakan serta prosedur dalam
dalam melaksanakan pekerjaan.

35. copyrightbsn2004
PANDUAN MUTU: ISTILAH DAN DEFINISI
 Seluruh karyawan harus memiliki pengertian yang sama
tentang suatu istilah penting
 Istilah dan definisi harus digunakan secara konsisten dalam
semua dokumen mutu
 Menyajikan definisi dan istilah yang digunakan dlm Panduan
Mutu yang mungkin kurang dipahami, dan bila ada,
sebaiknya menggunakan definisi yang diakui secara
internasional
 Memasukkan definisi dari istilah tambahan yang digunakan
dalam Panduan Mutu, bila istilah tersebut dianggap kurang
jelas

36. copyrightbsn2004
PROSEDUR MENYEBUTKAN:
 Apa yang harus dilakukan
 Siapa yang melakukan
 Bagaimana melakukannya
 Kapan dilakukan (bila diperlukan)
 Siapa pemberi masukan dan pelanggan atas
keluarannya (internal / eksternal)
 Dokumentasi terkait dan rekaman mutu yang harus
dipelihara
 Mengapa harus dilakukan

37. copyrightbsn2004
TEKNIK PENULISAN PROSEDUR
• Ada beberapa corak prosedur yang dapat dipakai untuk
memenuhi persyaratan standar yaitu:
o Bentuk uraian
o Bentuk diagram alir
o Gabungan dari keduanya
• Organisasi dapat memilih atau menciptakan sendiri corak
yang diinginkan kemudian mempertahankan keseragaman
corak yang dipilih tersebut

38. copyrightbsn2004
PENYUSUNAN PROSEDUR
Yang perlu diperhatikan dalam penyusunan prosedur:
• Kata-kata
 Gunakanlah kata-kata yang sederhana atau dikenali pembaca
• Kalimat
 Gunakanlah kalimat pendek dan tidak rumit
• Tata Bahasa
 Bahasa yang digunakan hendaknya jelas, apakah HARUS atau
SEBAIKNYA atau DISARANKAN untuk dilakukan
• Komunikasi
 Hendaknya isinya dipahami jelas oleh karyawan lama maupun yang
baru

39. copyrightbsn2004
FORMAT PROSEDUR
• Tujuan, menyebutkan alasan diadakannya prosedur ini;
• Ruang Lingkup, menyebutkan kegunaan, untuk bidang atau personel
mana prosedur ini berlaku;
• Acuan, menyebutkan daftar dokumen yang berisi informasi yang
diperlukan untuk memahami prosedur ini sepenuhnya;
• Penanggung Jawab, menyebutkan siapa yang bertang-gung jawab
atas keseluruhan pelaksanaan prosedur ini;
• Langkah pelaksanaan, menyebutkan secara rinci (siapa, apa,
bilamana, dan di mana) segala aspek dalam prosedur yang terkait
dalam kegiatan tertentu dengan cara sistematis;
• Dokumentasi terkait
• Definisi, bila perlu, untuk istilah khusus yang ada dalam prosedur ini.

40. copyrightbsn2004
INSTRUKSI KERJA
Pengertian
• Suatu petunjuk rinci yang menjelaskan bagaimana suatu proses
atau prosedur diikuti/dilaksanakan
• Uraiannya lebih rinci dari Prosedur
• Tujuannya selain sebagai pelengkap Prosedur, untuk membantu
dalam proses pengendalian
Bentuk Instruksi Kerja
• Secara tertulis: dokumen tertulis atau bagan alir
• Secara visual: grafis

41. copyrightbsn2004
INSTRUKSI KERJA
 Menggambarkan mengenai “bagaimana” kegiatan di suatu bagian /
area kerja dilaksanakan
 Memberikan jawaban atas pertanyaan: “bagaimana cara
melakukannya”
 Merupakan dokumen yang ditunjuk oleh dokumen yang levelnya
lebih tinggi
 Termasuk dalam Instruksi Kerja:
- petunjuk membuat sesuatu
- petunjuk untuk memeriksa, menguji, mengkalibrasi
- metode penerbitan sertifikat
- petunjuk penerimaan permintaan layanan melindungi
- petunjuk untuk mengangkat, melindungi, menyimpan,
memperbaiki
- petunjuk pembuatan laporan evaluasi
- petunjuk untuk pengusulan revisi dokumen, dll.

42. copyrightbsn2004
CIRI INSTRUKSI KERJA YANG BAIK
• Berisi tahapan kegiatan selangkah demi selangkah
• Berisi penjelasan secara rinci tiap langkah beserta
peralatan, dokumen penunjang, dll. yang diperlukan
• Berisi patokan penilaian hasil kerja
• Sudah diuji dan diterapkan

43. copyrightbsn2004
INSTRUKSI KERJA
Format Instruksi kerja
Isi
Tujuan
Ruang lingkup
Acuan
Penanggungjawab
Isi Instruksi kerja
Daftar formulir terkait

44. copyrightbsn2004
FORMULIR
• Form
adalah formulir yang digunakan dalam melaksanakan
kegiatan sesuai instruksi kerja serta barang-barang bukti
yang diperoleh berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan.
• Fungsi formulir
mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi
dalam format

45. copyrightbsn2004
FORMULIR
• Identifikasi formulir
- nama, nomor, status revisi
- memungkinkan ketertelusuran ke kelompok proses, bagian yang mengeluarkan.
• Format formulir
- landscape atau portrait, disesuaikan dengan penggunaan.
• Cara pengisian
- ditulis tangan, diketik, atau komputer.
• Ruang isian data
- perlu dipastikan (dicoba) ruang isian mencukupi
- pertimbangkan kegunaan data, sebelum memasukkan ‘bidang’.
• Petunjuk penggunaan formulir
- sediakan petunjuk pengisian, melalui dokumen tersendiri atau dicantumkan di form
- bila form rangkap, cantumkan distribusi masing-masing di form.

46. copyrightbsn2004
DOKUMEN PENUNJANG
Termasuk dalam dokumen penunjang:
• uraian tugas
• spesifikasi tugas
• formulir
• aturan pelaksanaan (panduan acuan)
• standar

47. copyrightbsn2004
SISTEM PENOMORAN YANG BAIK
1. Sistematis
2. Menunjukkan pengelompokan
3. Menunjukkan peningkatan
4. Membedakan dokumen dengan jelas
5. Konsisten

48. copyrightbsn2004
Pengendalian dokumen
PM.06
Nomor Bab/Butir/Urut
Panduan Mutu
PR.03.111
Nomor urut
Prosedur

49. copyrightbsn2004
Tabel Amandemen/Perubahan
Penarikan yang Berubah Sisipan Perubahan
No. Tanggal No.
Bagian
Edisi/R
evisi
Halaman No.
Bagian
Edisi/R
evisi
Halaman Paraf

50. copyrightbsn2004
Tabel Daftar Dokumen Pendukung
No. Judul Dokumen Tanggal Terbit No. Dokumen

51. copyrightbsn2004
•TERIMA KASIH