Dokumen tersebut membahas tentang konsep dasar administrasi, kantor, dan administrasi perkantoran. Terdapat pengertian administrasi sebagai serangkaian kegiatan mulai dari mencatat, mengolah, sampai menyalurkan kembali yang dilakukan secara sistematis. Kantor didefinisikan sebagai gedung atau tempat yang digunakan oleh sekelompok orang dalam satu organisasi untuk melaksanakan administrasi. Sedangkan administrasi perkantoran adalah proses

1. KONSEP DASAR ADMINISTRASI, KANTOR, DAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN
TUGAS MATA KULIAH ADMINISTRASI PERKANTORAN
Disusun oleh :
1. Amelia Feramasari (D1513004)
2. Dwi Desiana (D1513022)
3. Fahmi Aji P. (D1513032)
4. Fitri Riana Sari (D1513038)
5. Nurul Haryanti (D1513076)
6. Yuli Nur Annisa (D1513102)
D3 MANAJEMEN ADMINISTRASI (B)
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
2014

2. I. PENGERTIAN ADMINISTRASI
Jika menarik sebuah pengertian administrasi secara teori, banyak definisi administrasi yang di
kemukakan oleh beberapa orang seperti berikut:
a) Menurut Ulbert, “Administrasi secara sempit didefinisikan sebagai penyusunan dan
pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan
maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik
sebagian maupun menyeluruh. Pengertian administrasi secara sempit ini lebih dikenal
dengan istilah Tata Usaha”
b) Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, “Administrasi adalah cabang ilmu
manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien,
kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan.”
c) menurut WH Evans “Administrasi adalah fungsi yang menyangkut manajemen dan
pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan,
komunikasi, dan ingatan organisasi.”
d) Menurut George Terry, “Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan
pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.”
Sumber: Badri Munir Sukoco. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Jakarta: Erlangga
Pada pengertian di atas, terdapat dua perbedaan pengertian administrasi yaitu :
a) Administrasi dalam arti sempit
Menurut Soewarno Handayaningrat mengatakan “Administrasi secara sempit berasal dari
kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat,
pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis
ketatausahaan” (1988:2).
b) Administrasi dalam arti yang lebih luas
Menurut The Liang Gie mengatakan “Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan
yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan
tertentu” (1980:9).
Sumber: http://blogging.co.id/pengertian-administrasi-definisi-dan-fungsinya

3. Berdasarkan definisi-definisi di atas, kelompok kami mengambil kesimpulan bahwa
pengertian dari administrasi yaitu, serangkaian kegiatan mulai dari mencatat, mengolah,
sampai menyalurkan kembali yang dilakukan secara sistematis
II. PENGERTIAN KANTOR
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung,rumah,ruang)
tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja. Pengertian lain mengenai
kantor yaitu, kantor adalah sebuah unit organisasi yang terdiri dari tempat, personil dan
operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan organisasi.
Tempat adalah ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan perlengkapannya, seperti mesin
mesin kantor dan perlengkapan lainnya. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa
kantor merupakan wadah atau tempat untuk sekelompokk orang yang melakukan kegiatan
tata usaha.
Sumber: http://artikelampuh.blogspot.com/2013/10/pengertian-tujuan-dan-fungsi-kantor.
html
Selain pengertian-pengertian tersebut, ada beberapa pengertian kantor secara statis menurut
beberapa ahli diantaranya yaitu :
a) Menurut Moekijat (1997:3) kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk
melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin
diberikan.
b) Prajudi Atmosudirjo (1982:25), kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf
personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
c) Kallaus dan Keeling (1991:2), office is a function where interdependent system of
technology, procedures, and people are at work to manage one of the firm’s most vital
resources-information.
Sumber: Ida Nuraida. 2007. Manajemen administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius
Dari definisi-definisi di atas, kelompok kami mengambil kesimpulan bahwa pengertian dari
kantor yaitu gedung atau tempat yang digunakan oleh sekelompok orang di dalam satu
organisasi dalam melaksanakan kegiatan administrasi atau tata usaha di mana terdapat
kertergantungan antara sistem sumber daya manusia, teknologi, dan prosedur untuk
menangani data dan informasi yang diperoleh mulai dari menerima, mengumpulkan,
mengolah, menyimpan, hingga menyalurkannya sehingga lebih bermanfaat.

4. III. PENGERTIAN ADMINITRASI PERKANTORAN
Sebagian besar literatur menggunakan istilah administrasi perkantoran dan manajemen
perkantoran dengan pengertian yang sama. Hal ini dipertegas oleh pernyataan PBB (1969),
bahwa keduanya sama, walaupun istilah administrasi lebih banyak digunakan untuk hal-hal
yang berhubungan dengan negara, sedangkan manajemen lebih banyak berhubungan dengan
perusahaan.
Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti
intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Kata administrasi juga berasal dan
bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi: kegiatan catat mencatat, surat menyurat,
pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan
(Suwarno Handayaningrat, 1988: 2)
Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian
kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam
kerja
sama mencapai tujuan tertentu.
Sondang P. Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan
keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Adapun pengertian administrasi perkantoran menurut Dra. Suparjati “Administrasi
Perkantoran adalah proses kerja sama di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang
telah ditetapkan sebelumnya dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen”.
Sumber: http://ipdcpoa.files.wordpress.com/2011/02/pengertian-administrasi-perkantoran1.
pdf
Berdasarkan definisi di atas, kelompok kami mengambil kesimpulan bahwa pe ngertian
administrasi perkantoran yaitu proses kegiatan kerjasama sekelompok orang mulai dari
merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengawasi, hingga pelaksanaannya yang
dilakukan secara sistematis dan terus menerus mengikuti kegiatan organisasi untuk mencapai
keberhasilan organisasi.

5. IV. SASARAN KEGIATAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan
perkantoran (0ffice work) Walaupun demikian, sasaran kegiatan Administrasi Perkantoran
sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah
sebagai berikut :
1. Ruang perkantoran (Office Space)
Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran
udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang
pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan;
Pemeliharaan.
2. Komunikasi (Communication)
Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Telepon; Susunan kabel;
Sistem telepon antar kantor; Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu.
3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)
Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian; Kenaikan
pangkat; Pergantian; sistem saran; Keterlambatan; Wawancara pemberhentian; Fasilitas
ruang; Semangat kerjasama dan Disiplin.
4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)
Perabotan dan perlengkapan meliputi Meja kerja; Kursi; Meja panjang; Perlengkapan
arsip; Ruang dan peti besi; Perabotan fungsional; Perabotan gudang; Pemeliharaan dan
perbaikan; Lemari perbekalan dan penempatan rak dan Perabotan perpustakaan.
5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)
Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin hitung; Perlengkapan kirim surat; dan lain-lain
perkantoran; Perlengkapan kebersihan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian
peralatan dan mesin baru.
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)
Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat;
Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan baru.
7. Metode
Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran; Pengukuran
hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin.

6. 8. Warkat (Records)
Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan surat
menyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools);
Metode pelaporan; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan penyimpanan.
9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)
Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau
pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman
petunjuk kerja; Latihan pemindahan tugas; dan Analisis tugas pekerjaan.
Sumber: http://ipdcpoa.files.wordpress.com/2011/02/pengertian-administrasi-perkantoran1.
pdf
V. FUNGSI MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN
1. Perencanaan
Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi / kantor adalah menyusun perencanaan.
Yaitu keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan-kegiatan
yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang, dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud, perlu ditentukan
cara mana yang harus ditempuh dengan mempertimbangkan resiko yang mungkin
terjadi. Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran perlu benar-benar
dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan. Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan
dan keahlian yang diharapkan, demikian pula terhadap pengadaan dan pemeliharaan
peralatan, tata ruang kantor biaya dan sarana penunjang lainnya, agar tercipta tata
hubungan yang efisien.
2. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas,
tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat
digerakkan sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang
telah ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah satu dari berbagai tugas pimpinan,
sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses manajemen perkantoran .
3. Penggerakan
Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan motif bekerja kepada para
pegawai agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi.
Rencana yang telah dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang (para pegawai)

7. yang terkait dalam suatu kerja sama. Untuk maksud tersebut, para pegawai perlu
dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk / sistem yang telah digariskan sehingga
memerlukan penggerakkan. Dalam rangka penggerakkan tersebut, maka kegiatan yang
perlu dilakukan oleh pimpinan, antara lain:
a. Mendorong atau memberi semangat kerja
b. Memberi pengarahan dan bimbinga kepada seluruh pegawai.
c. Bertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap pelaksanaan tugas
organisasi.
4. Pengawasan
Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi
guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang
telah ditentukan objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:
a. Kualitas pekerjaan kantor
b. Waktu pekerjaan kantor
c. Meode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor
d. Biaya perkantoran
e. Alat peralatan dan perabotan kantor
f. Pelayanan kantor
g. Dokumentasi
VI. TUJUAN MANAJEMEN PERKANTORAN
a. Memberikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan, guna pelaksanaan.
Tugas organisasi secara efisien
b. Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai
c. Membantu organisasi/perusahaan, memelihara serta memenhi kebutuhannya
d. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberikan pelayanan secara efektif
kepada para langganan atau mitra kerja
e. Membuat catatan secara lengkap, relavan, up to date (tidak terlambat), akurat, dan dapat
dipertanggung jawabkan.
Sumber: Sheddy Nagara Tjandra. 2008. Kesekretarisan. Jakarta: Direktorat Pembinaan
Sekolah Menengah Kejuruan

8. VII. STUDI KASUS
CV. Karya Kita Computama merupakan perusahaan yang berperan sebagai distributor barang-barang
elektronik seperti TV, LCD, Komputer, Printer, dll. Dalam melakukan transaksi barang
tidak sedikit perusahaan atau toko elektronik yang memesan tidak langsung membayar secara
tunai, kadang juga terdapat barang yang sudah dikirim mengalami kerusakan sehingga barang
dikembalikan. Dengan adanya permasalahan seperti ini CV. Karya Kita Computama harus
segera menyelesaikan permasalahan karena hal ini sangat berpengaruh terhadap penilaian
konsumen terhadap perusahaan sehingga konsumen tidak merasa kecewa dan tetap percaya
bahwa CV. Karya Kita Computama memberikan pelayanan yang terbaik.
Dalam hal ini diperlukan adanya kerjasama antara bagian administrasi, pengantar barang, dan
bagian gudang untuk saling berkoodinasi dalam menyelesaikan permasalahan dan dapat
memenuhi keinginan konsumen sehingga apa yang diharapakan perusahaan dalam
memberikan pelayanan yang terbaik kepada konsumen dapat terwujudkan.
VIII. PENYELESAIAN
Dari pengertian mengenai fungsi administrasi perkantoran, untuk menyelesaikan
permasalahan ini, kami menggunakan fungsi pengorganisasian, penggerakan, dan
pengawasan.
a. Pengorganisasian
Pembagian tugas antara bagian administrasi, bagian gudang dan bagian pengiriman
barang. Bagian administrasi hendaknya mencatat barang-barang yang dikirim ke
konsumen sehingga perusahaan mempunyai bukti arsip, dan konsumen yang melakukan
pembayaran juga mempunyai bukti pembayaran sehingga tidak terjadi kesalahpahaman
jika ada permasalahan. Jika terjadi permasalahan dalam hal kerusakan barang, bagian
administrasi dapat bekoordinasi dengan bagian gudang menggunakan surat keluhan
konsumen sehingga dapat mencari solusi apakah barang yang rusak tersebut akan diganti
dengan yang baru atau dikembalikan.
Bagian gudang, pegawai bagian gudang hendaknya juga mencatat stock barang yang
tersedia dan melaporkannya di bagian administrasi sehingga dapat mengetahui barang
apa saja yang harus dibeli jika stock gudang telah habis dan dengan begitu perusahaan
juga dapat mengetahui barang apa yang lebih dibutuhkan atau diminati oleh konsumen.
Selain itu bagian gudang juga harus jeli memeriksa kondisi barang sewaktu membeli dan
dapat mengatur tata letak barang di gudang agar tersusun rapi.

9. Bagian pengiriman barang, hendaknya bagian pengiriman barang juga melakukan
pengecekan barang dan menggunakan bukti pengiriman barang. Sehingga barang yang
dikirim tidak mengalami kekeliruan dan dengan adanya bukti pengiriman barang, pihak
perusahaan dapat mengetahui bahwa barang tersebut sudah dikirim dan sudah sampai
ke pihak konsumen.
b. Penggerakan
Di dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya selama bekerja, agar pegawai dapat
bekerja secara maksimal, bersemangat, kompak dan mendedikasikan dirinya untuk
memberikan yang terbaik di perusahaan. Perusahaan dapat memberikan dorongan atau
motivasi, pelatihan kepada karyawan agar lebih bersemangat dan karyawan lebih
terampil dalam bekerja. Selain itu perusahaan juga bisa mengadakan liburan bersama
atau outbond agar seluruh anggota perusahaan lebih akrab dalam bergaul dan menjalin
kekompakan dengan harapan pada saat bekerja dapat menjadi rekan kerja yang kompak
dan dapat saling membantu antar bagian perusahaan.
c. Pengawasan
Di dalam menjalankan pekerjaan diperlukannya pengawasan di seluruh aspek
perusahaan, agar perusahaan dapat mengetahui apa saja yang diperlukan oleh karyawan
atau perusahaan, apa saja keluhan dari konsumen, bagaimana kinerja pegawai dan
bagaimana kualitas pelayanan yang diberikan kepada konsumen. Dengan adanya
pengawasan dan pengontrolan tersebut perusahaan dapat segera menangani dan
mencarikan solusi yang tepat untuk permasalahan yang dihadapi.