2. DEFINISI MANAGEMENT
PERKANTORAN
Menurut Edwin Robinson
Manajemen perkantoran berkenaan dengan
pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan
perkantoran
Menurut The Liang Gie
Manajemen perkantoran merupakan rangkaian
aktivitas merencanakan, mengorganisasikan
(mengatur dan menyusun), mengarahkan,
mengawasi, mengendalikan, menyelenggarakan
secara tertib suatu kegiatan (office work)
Modern Office Administration
3. Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai
perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian
pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditentukan lebih dahulu
Manajemen perkantoran menurut George R Terry
Modern Office Administration
4. Pengertian manajemen perkantoran
menurut Littlefield & Peterson :
Istilah manajemen perkantoran akan dipakai dalam
arti luas; ini dianggap meliputi manajemen mengenai
pekerjaan perkantoran di manapun dan oleh siapapun
dilakukan
Modern Office Administration
5. manajemen perkantoran
menurut Arthur Grager
• Manajemen Perkantoran merupakan fungsi
tata-penyelenggaraan terhadap komunikasi
dan pelayanan warkat dari suatu organisasi
Modern Office Administration
6. Sumber daya kantor yang dimanfaatkan
untuk mencapai tujuan :
• Personalia kantor
• Permodalan atau uang
• Perlengkapan dan perbekalan
• Mesin-mesin kantor
• Metode kerja
• Waktu kerja
• Tempat kerja
Modern Office Administration
7. Macam pekerjaan kantor menurut
George R. Terry
1. Mengetik
2. Menghitung
3. Memeriksa
4. Menyimpan warkat
5. Menelepon
6. Menggandakan
7. Mengirim surat
8. Lain-lain
Modern Office Administration
11. Perkataan kantor berasal dari bahasa Belanda “kantoor”
yang bisa diartikan sebagai :
Menurut Prof. Prajudi Atmosudirdjo :
1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis.
2. Markas, atau ruang (kompleks) dimana seorang
pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas –
aktivitas pokoknya.
3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu
administrasi,
4. Instansi, badan, jawatan, perusahaan.
Modern Office Administration
12. Sedang pengertian kantor dalam
bahasa Inggris “Office” yang bisa
diartikan sebagai :
Menurut Prof. Prajudi Atmosudirdjo :
1. Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task, function).
2. Markas atau ruang dimana seorang pengusaha dan stafnya
menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters, or staff or
collective authority of company, government, department, etc).
3. Jasa pelayanan (service, kind help).
4. Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata
usaha (place, building, rooms, of business and clerical work).
Modern Office Administration
13. Modern Office Administration
Di Indonesia sendiri pengertian kantor
diartikan sebagai tempat, atau ruangan, dan
proses kegiatan penanganan data/ informasi.
Kantor
a. Tempat atau ruangan penyelenggaraan
kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penyimpanan, dan pendistribusian atau
penyampaian data / informasi.
b. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan
pendistribusian / penyampaian data /
informasi.
c. Sarana Pemusatan Kegiatan Bersifat
Administratif atau manajerial
Simpulan :
14. PENGUMPULAN
PENCATATAN
PENGOLAHAN
PENYIMPANAN
PENDISTRIBUSIAN
PENYAMPAIAN
DATA/INFORMASI
PEMUSATAN
KEGIATAN
ADMINISTRATIF/
MANAJERIAL/
FASILITATIF
SASARAN UTAMA
KEGIATAN
PERKANTORAN
PENANGANAN
DATA /
INFORMASI
FUNGSI 2
MANAJ.
TEMPAT
RUANGAN
(STATIS)
PROSES
KEGIATAN
(DINAMIS)
SARANA
(FUNGSIO
NAL)
K
A
N
T
O
R
Modern Office Administration
15. MACAM-MACAM PEKERJAAN KANTOR
1. Tulis Menulis
a. Surat Menyurat
b. Arsip
c. Pendiktean
d. Pelatinan
e. Pengetikan
f. Pengoreksian
g. Penandatangan
h. Penghitungan
i. Pembuatan Laporan
2. Bukan Tulis Menulis
a. Penggandaan
b. Tata Ruang Kantor
c. Tata Lingkungan Kantor
d. Pelayanan Tamu
e. Pelayanan Telepon
Modern Office Administration
16. Neitbits dlm Megatrend 2000
Kantor tidak mesti pada tempat yg tetap,
rumah bisa jadi kantor jika dilengkapi
perangkat komputer yg terhubung dalam
dunia maya (internet)
Modern Office Administration
17. Modern Office Administration
Ciri² Perkantoran Modern
1. Mempunyai bangunan dan tata ruang yang baik
2. Mengunakan alat dan perlengkapan tepat
3. Pegawai melaksanakan tugas secara profesional
dan disiplin
4. Cara berfikir pegawai modern
5. Menggunakan biaya secara efisien
6. Tata laksana demokratis dan produktif
Keuntungan Sistem Komputer
1. Kecepatan
2. Kecermatan
3. Handal
4. Keterkinian komunikasi
5. Pemrosesan data cepat dan
akurat
18. Modern Office Administration
ORGANISASI ADALAH “SETIAP BENTUK PERSEKUTUAN
DUA ORANG ATAU LEBIH YG BEKERJASAMA UTK
MENCAPAI TUJUAN YANG TELAH DITENTUKAN DAN
TERIKAT SECARA FORMAL DALAM SUATU SUSUNAN
HIERARKHIS”.
19. Beberapa pengertian organisasi
Menurut para ahli
• Stoner
mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola
hubungan-hubungan yang melalui mana orang-
orang di bawah pengarahan atasan mengejar
tujuan bersama
• James D Mooney
mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk
setiap perserikatan manusia untuk mencapai
tujuan bersama
Modern Office Administration
20. • Chester I. Bernard
berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan
suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan
oleh dua orang atau lebih.
• Sthepen P Robbins
menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan
(entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar,
dengan sebuah batasan yang relatif dapat
diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang
relatif terus menerus untuk mencapai suatu
tujuan bersama atau sekelompok tujuan
Modern Office Administration
21. Modern Office Administration
1. KELOMPOK ORANG
2. KERJASAMA
3. TUJUAN
4. KETERIKATAN FORMAL
5. SUSUNAN HIERARKHI
Unsur-unsur Organisasi
22. Organisasi dapat dilihat dari
dua segi
• Organisasi sebagai wadah
• Secara sederhana, organisasi adalah suatu
kerjasama sekelompok orang untuk mencapai
tujuan bersama yang diinginkan dan mau terlibat
dengan peraturan yang ada itu sebabnya
organisasi dikatakan sebagai wadah
• Organisasi sebagai proses
• yaitu organisasi sebagai suatu sistem proses
interaksi antara orang-orang yang bekerjasama,
baik formal maupun informal.
Modern Office Administration
23. ciri organisasi yg baik
1. Terdapat tujuan yang jelas, tanpa
adanya tujuan yang jelas pelaksanaan
tugas tidak akan mempunyai arah
2. Tujuan organsiasi dipahami oleh
seluruh anggota apabila anggota tidak
atau kurang paham akan tujan organisasi,
partisipasi dari anggota akan sulit
dilaksanakan
Modern Office Administration
24. 3. Tujuan organisasi harus dapat diterima
oleh anggota, apabila tujuan orgranissi
tidak atau kurang dapat diterima anggota,
rasa keterikatan anggota akan hilang
sehingga anggota sulit untuk digerakkan
4. Pembagian tugas yang seimbang agar
tidak menumbulkan frustasi
5. Struktur organisasi disederhanakan
sesuai dengan beban tugas organisasi
Modern Office Administration
25. Tugas pokok sering juga disebut dengan
tugas substantif yaitu : tugas – tugas yang
mengenai tujuan dari organisasi itu sendiri.
Tugas penunjang adalah : tugas – tugas yang
bersifat membantu, melayani, memudahkan &
melancarkan tugas pokok, serta tugas – tugas
pimpinan.
Modern Office Administration
26. Modern Office Administration
PRINSIP KERJA EFEKTIF BY LEFFINGWELL
1. Perencanaan
What job, how, when, where, how faster finished the
job
2. Jadwal
tentukan jadwal, selaraskan dg jadwal lain,
laksanakan walau sulit
3. Pelaksanaan
scr trampil, teliti, cepat, tanpa upaya yg tak perlu,
tanpa keterlambatan yg tak perlu
4. Ukuran
kualitas, kuantitas, sesuai potensi anda, prestasi
masa lalu, prestasi organisasi lain
5. Imbalan
uang, kondisi kerja yg baik, kesehatan, kebahagiaan,
pengembangan diri
27. Modern Office Administration
DEFINISI DATA
1. Menurut The LiangGie
Dataadalah hal peristiwakenyataan yang berisi pengertian untuk dasar
menyusun keterangan pembuatan kesimpulandan keputusan
2. Menurut Gorden
Dataadalahbahanmentah/bahan bakuinformasi yakni sekelompok
lambang tidak acak yangmenunjukan jumlahtindakan sesuatudsb.)
3. Menurut Webster’s
Fakta-fakta- bisatabel, grafik, statistikdari manakesimpulan dapat
ditarik)
28. Modern Office Administration
DEFINISI INFORMASI
Informasi adalah data yang telah diproses
dan mengandung arti untuk pimpinan dalam
pengambilan keputusan
Kegunaan Informasi tergantung pada
a. Tujuan Penerima
b. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data
c. Waktu
d. Ruang dan Tempat
e. Bentuk dan bidang yg perlu perhatian
f. Semantik, hubungan kata dan arti yg diinginkan
(sudah jelaskah, sesuai tujuan, tepat sasaran?)
29. Modern Office Administration
FUNGSI KANTOR
Menurut : Mills & Standingford
1. Menerima informasi, misal : surat, telepon, laporan,
faktur
2. Merekam Informasi
a.Informasi disimpan untuk memenuhi kebutuhan
pimpinan guna perencanaan dan pengendalian
b.Hasil negosiasi, transaksi
3. Mengatur Informasi
a.Memberi informasi untuk pimpinan
b.Penyiapan laporan
4. Memberi Informasi
Misal : Instruktur, laporan perkembangan
5. Melindungi Informasi
Melindungi hasil rekaman, mengamankan uang di
bank
30. Modern Office Administration
EFISIENSI PERKANTORAN MODERN
1. FIKIRAN mencapai cara termudah: jangan
mempersulit diri
2. TENAGA mencapai cara teringan:otomatisasi
perkantoran
3. WAKTU mencapai cara tersingkat: rencanakan
kegiatan dg sebaik-baiknya
4. RUANG mencapai cara terdekat: letakkan barang
penting dekat2 & buang barang tak berguna
5. BENDA mencapai cara termurah: tetapi jangan
beli barang yang cepat rusak
