3. Administrasi kantor
►administrasi adalah rangkaian kegiatan
penataan terhadap pekerjaan pokok yang
dialkukan oleh sekelompok orang dalam
kerjasama mencapai tujuan tertentu.
►Kantor : tempat menangani ”Informasi ”,
mulai dari menerima, mengumpulkan,
mengolah, menyimpan sampai menyalurkan
4. Administrasi berasal dari kata Yunani AD-MINISTRARE
yang
Berarti Pengabdian atau service atau pelayanan
(Zaman Hindia Belanda kata administrasi)
❖ Prajudi administrasi dibedakan menjadi dua
pengertian :
1. Arti sempit : Tata Usaha
2. Arti Luas : - Proses .... (pemikiran,
turan, penggerakan,
san/pengendalian sampai
perencanaan, penga
pengawa
proses
merencanakan
pencapaian tujuan.
- Fungsi .... a. Ada orang yg
b. Ada orang yg memimpin
c. Ada orang yg mengawas
d. Ada orang yg
5. KANTOR
Kantoor (Belanda):
•Ruang /kamar kerja
•Markas
•Biro
•Instansi, badan, jawatan, pers.
Office (Inggris) :
•Kewajiban tugas,duty, task, function
•Jabatan( tanure of official position)
•Markas/ gedung ( Quarter )
•Jasa layanan (kind help, Service )
•Tugas pekerjaan ( duties )
TEMPAT/RUANG (statis)
PROSES
(dinamis)
SARANA
(fungsional)
Pengertian Kantor
6. PENGERTIAN KANTOR
1. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan
2. Proses penyelenggaraan kegiatan
3. Secara fungsional sebagai tempat berkumpulnya
pejabat dan staf melakukan kegiatan yang
sifatnya administratif :
7. DEFINISI KANTOR
Menurut Prajudi :
Ruangataukamar kerja, atauruangtulis
Ruang(kompleks)tempatorangmenjalankanaktivitas
Biroatautempatkedudukandarisuatuadministrasi
Instansi, badan, jawatan, perusahaan
Modern
8. Pengertian Administrasi Perkantoran
Istilah Office Administrasi dan Office Manajemen di Amerika
Serikat dan Inggris, dipakai silih berganti dengan arti yang sama.
❖
❖ Perumusan Arthur Grager.
“Office management is the function of administering the
communication and record service of an organization”
(Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan
terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi)
Perumusan George Terry
“Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan,
pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan
perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakan
nya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.
9. RUANG LINGKUP
ADMINISTRASI PERKANTORAN
1. Pekerjaan perkantoran pada umumnya
2. Sistem perkantoran
3. Organisasi Perkantoran
4. Komunikasi Perkantoran (antar instansi)
5. Pelaporan manajerial
6. Manajemen Kearsipan
7. Kontrol Perkantoran
8. Penyederhanaan pekerjaan perkantoran
9. Tata Ruang Perkantoran
10. Perlengkapan Perkantoran
11. Studi Perkantoran.
10. TUGAS KANTOR
1. Menerima Informasi
2. Merekam Informasi
3. Mengatur Informasi
4. Memberi Informasi
5. Melindungi Aset
SuratDinas
11. DATA & INFORMASI
Data:
Hal, peristiwa atau kenyataan lainnya
apapun yang mengandung suatu
pengertian untuk dijadikan dasar guna
penyusunan keterangan,pembuatan
kesimpulan atau penetapan keputusan
12. 1. Data yang mengandung arti dalam
memberikan pengetahuan yang ber
manfaat.
(menurut George R.Terry)
2. Data yang telah diolah menjadi
bentuk yang mengandung arti bagi
penerima dan mempunyai / memiliki
nilai nyata dalam keputusan, baik
sekarang maupun yang akan datang
(menurut Gordon)
Tugas Kantor
13. “Suatu proses tertentu yang terdiri atas
perencanaan, pengorganisasian, peng ge
rakan, dan pengawasan yang dilakukan
untuk menentukan dan mencapai tujuan yang
telah ditetapkan dengan mengguna
kan manusia dan sumber-sumber lainnya.
(Menurut Terry)
14. Pengertian Manajemen Kantor Modern
Manajemen
Proses pendayagunaan seluruh sumberdaya yang tersedia secara
produktif untuk mencapai tujuan ( organisasi )
Kantor
1. Tempat atau ruang penyelenggaraan kegiatan.
2. Proses penyelenggaraan kegiatan.
3. Sarana pemusatan kegiatan.
Modern
Mutakhir/ terbaru
15. Manajemen Kantor Modern
Proses pendayagunaan seluruh
sumberdaya yang tersedia secara
produktif untuk mencapai tujuan
( organisasi ) pada tempat tertentu
dengan melalui proses yang
dilengkapi dengan sarana mutakhir
19. Unsur-unsur administrasi menurut
The Liang Gie:
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
Pengorganisasian
Manajemen
Tata Hubungan
Kepegawaian
Keuangan
Perbekalan
Tata Usaha
Komunikasi
20. Tata usaha
• 1. Menghimpun: yaitu kegiatan-
kegiatan mencari data,
mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada,
sehingga siap untuk dipergunakan
bilamana diperlukan.
• 2. Mencatat: yaitu kegiatan
membubuhkan dengan pelbagai
peralatan tulis keterangan yang
diperlukan sehingga terwujud
tulisan yang dapat dibaca, dikirim
21. 3.Mengolah: bermacam kegiatan
mengerjakan keterangan-keterangan dengan
maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih
berguna.
4.Menggandakan: yaitu kegiatan
memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat.
22. ►5. Mengirim:
kegiatan menyampaikan dengan pelbagai
cara dan alat dari satu pihak kepada pihak
lain.
►6. Menyimpan:
kegiatan menaruh dengan berbagai cara
dan alat di tempat tertentu yang aman.
24. Ciri atau sifat Tata Usaha
■ Bersifat pelayanan
■ Terdapat dan diperlukan oleh semua
bagian organisasi
■ Dilaksanakan oleh semua pihak
■ Banyak menggunakan alat-alat tulis
25. Peranan TU
• 1. Melayani pelaksanaan
pekerjaan-pekerjaan operatif utuk
mencapai tujuan dari sesuatu
organisasi.
• 2. Menyediakan keterangan-
keterangan bagi pimpinan organisasi
itu unuk membuat keputusan atau
melakukan tindakan yang tepat.
• 3. Membantu kelancaran
perkembangan organisasi
