In deze handleiding staat de grote lijn vermeld: hoe ongeveer?. Onderaan vind je verwijzingen naar meer gedetailleerde instructies waarin we uitleggen hoe je precies rapporteert in de Qsuite. De handleidingen en instructies vind je in de Qsuite zelf, of in onze e-learning omgeving. Zo leer je snel werken met de Qsuite en heb je altijd de benodigde naslagwerken onder de knop.

1. 1
Handleiding
Wat is registeren en hoe doe
ik dat?
Registreren

2. 2
1. Wat?
2. Waarom en waartoe?
3. Waar?
4. Wie?
5. Hoe ongeveer?
6. Hoe precies?
7. Het wordt nog mooier!
Inhoud?

3. 3
Registreren is het vastleggen van de bestede tijd door een medewerker.
Rapporteren is inhoudelijk en methodisch vastleggen wat er is gebeurd en wat de voortgang is.
Registreren is tijd verantwoorden. Registeren is ook uitgevoerde activiteiten verantwoorden.
Directe en indirecte tijd
Dit kan directe – aan de klant bestede, face-to-face – tijd zijn. Of het is indirecte tijd. Indirecte tijd wordt
besteed aan werkoverleg, reistijd, functioneringsgesprekken en scholing bijvoorbeeld.
Planning is registratie
Een hele efficiënte en effectieve manier van registreren is het werken volgens het principe ‘planning is
registratie’. Hoe beter de planning, hoe makkelijker het registreren. Bij een goede planning vink je alleen
maar af dat je ‘het hebt gedaan’. Eventuele wijzigingen in tijd voor je door en de registratie is al gereed.
Of registratie via een werkbriefje
Maar registreren zonder planning kan natuurlijk ook. Er is altijd de mogelijkheid om uren op een
werkbriefje te boeken. Dat kan wanneer je helemaal niet werkt met een planning, of wanneer je een deel
ongeplande zorg – naast de geplande zorg – nog wilt ‘bijboeken’.
Wat?

4. 4
Door registratie wordt de bestede tijd door de medewerker verantwoord. Dit is de basis van de
declaraties, maar ook van de verantwoording van de te betalen salarissen.
Registratie is noodzakelijk voor de verantwoording. Vaak is dat op basis van uitgevoerde handelingen of
contactmomenten. Het kan ook zijn op basis van het aantal uitgevoerde activiteiten of het aantal
aanwezige deelnemers. Alles wat je vastlegt wordt ook geregistreerd. Zowel richting de klant als de
medewerker.
Op basis van registraties op deze twee componenten – de klant en de medewerker – heeft de organisatie
alle stuurinformatie die zij nodig heeft. Een medewerker registreert op een klant, dus één registratie leidt
tot input op deze beiden onderdelen. Bij groepsgewijze activiteiten zijn hier aandachtspunten. Eén
medewerker op een groep van 8 klanten leidt tot 60 minuten tijd voor de medewerker, maar 60 minuten /
8 voor 1 klant.
Wat?

5. 5
Wat?

6. 6
De zorg- of dienstverlener die het contact met de klant heeft, die registreert. Hij of zij registreert directe
tijd (tijd die face-to-face bij de klant is besteed). Op basis van deze directe tijd kan er gedeclareerd
worden. Deze medewerker registreert ook indirecte tijd (100% tijdsregistratie).
De leidinggevende kan aan de hand van de registraties nagaan of er voldoende is gewerkt, of de
geboekte uren overeen komen met de geplande uren, met de contracturen van de medewerker of de
geïndiceerde uren bij de klant.
De controller in de organisatie of de administrateur gebruikt de registraties voor controles en declaraties.
Wat?

7. 7
1 Hoe voeg ik een
registratie toe vanuit
de planning?
1. Wanneer je werkt vanuit de planning, dan
zie je in tijdlijn voor het voorblad van jouw
eigen menu een actie staan. Deze actie is
gepland op de dag die je ziet.
2. Klik op het bolletje naast deze actie.
3. Er opent zich een scherm, waarmee je kan
aangeven of de actie is uitgevoerd.
4. Deze acties komen voort uit het plan en
zijn door de planning aan een tijd en
medewerker gekoppeld.
5. Een medeweker past eventueel de volgorde van de acties en de tijden
aan. Door op te slaan, is de registratie gereed. Je kunt er desgewenst
ook een rapportage aan toevoegen.
Wat?

8. 8
2 Hoe registreer ik tijd op
een werkbriefje?
1. Maak je geen gebruik van de tijdlijn, maar wil
je je uren op het werkbriefje boeken? Ga dan
met je muis over de grijze knop Mijn Menu
bovenin. Klik op de module Registratie.
2. Je ziet jouw werkbriefje.
3. Heb je de autorisatie van de controller? Dan
kan je hier een medewerker kiezen en diens
werkbriefjes inzien.
4. Registraties via de planning worden
automatisch ook op het werkbriefje geplaatst.
5. Werkbriefjes kan je per dag weergeven, maar
ook in week- en maandweergave plaatsen.
6. Kies de tijd, klant (of indirecte categorie), het
product en sla op.
Wat?

9. 9
3 Hoe registreer ik
aanwezige deelnemers?
1. Wanneer er activiteiten gepland zijn, dan worden
deze ook zichtbaar op de tijdlijn bij de medewerker
die deze activiteit verzorgt.
2. Deze medewerker ziet – door op het blauwe
bolletje te klikken – de ingeschreven deelnemers
en kan deze aanmelden of afmelden.
3. Ook kunnen niet – niet ingeschreven deelnemers –
worden toegevoegd.
Wat?

10. 10
4 Hoe registreer ik tijd
bij een rapportage of
contactverslag?
1. Wanneer je een contactverslag wilt
toevoegen aan een dossier en verder
geen gebruik maakt van de planning
of de werkbriefjes, dan wordt het
binnenkort ook mogelijk om vanuit de
rapportage toe te voegen hoeveel tijd
je met dit contact bezig bent geweest.
2. Ook met deze registratie vult zich dan
het werkbriefje.
Wat?

11. 11
Wil je meer weten?
Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.
We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het
Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje
verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken.
Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.
Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:
Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]
1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog
2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog
3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog
4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog
5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog
6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog
7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog
8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog
9. Hoe maak ik een systeemdossier? Klik hier Volgt nog
10. Waar vind ik instructies en handleidingen over de Qsuite? Klik hier Volgt nog
Hoe precies?

12. 12
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog
11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog
12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
1. Wat is meten en hoe doe ik dat in de informele zorg? Klik hier Volgt nog
2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog
6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog
9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de
informele zorg
Hoe precies?

13. 13
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog
11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog
12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
2. Wat zijn dossiers en hulpvragen en hoe beheer ik die? Klik hier Volgt nog
3. Wat is hulpvraag en hulpaanbod en hoe match ik die? Klik hier Volgt nog
4. Wat zijn activiteiten en hoe beheer en plan ik die? Klik hier Volgt nog
5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog
6. Wat is relatiemanagement en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
7. Wat is registreren en rapporteren van activiteiten en matches en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog
9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de
formele zorg
Hoe precies?

14. 14
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
9. Hoe kan ik een periodieke meting openen? Klik hier Volgt nog
10. Hoe kan ik een periodieke meting afronden? Klik hier Volgt nog
11. Hoe kan ik een periodieke meting verwijderen? Klik hier Volgt nog
12. Hoe kan ik de uitkomsten van de metingen bekijken? Klik hier Volgt nog
13. Hoe kan ik een zelfstandigheidsmeting vullen? Klik hier Volgt nog
14. Hoe kan ik een ontwikkelings-vragenlijst voor kind en jeugd invullen? Volgt nog Volgt nog
15. Hoe kan ik de kwaliteit van leven meten? Volgt nog Volgt nog
16. Hoe kan ik risico’s meten? Volgt nog Volgt nog
17. Hoe kan ik het medicatiebeheer meten? Volgt nog Volgt nog
18. Hoe kan ik de HCR-veiligheidsmeting uitvoeren? Volgt nog Volgt nog
Naam instructie [Instructie] [Video]
1. Hoe vul ik administratieve gegevens in het dossier van de klant? Klik hier Volgt nog
2. Hoe kan ik metingen en registraties invoeren, opslaan en bekijken? Klik hier Volgt nog
3. Hoe kan ik de biografie vastleggen? Klik hier Volgt nog
4. Hoe kan ik de levenslooplijn vastleggen en bekijken? Klik hier Volgt nog
5. Hoe kan ik gedragskenmerken vastleggen? Volgt nog Volgt nog
6. Hoe kan ik sociale relaties vastleggen? Volgt nog Volgt nog
7. Hoe kan ik de waarden en wensen van de klant vastleggen? Klik hier Volgt nog
8. Hoe kan ik periodieke metingen plannen? Klik hier Volgt nog
Voor de volgende andere onderwerpen zijn er instructies
beschikbaar voor het meten
Hoe precies?

15. 15
Naam instructie [Instructie] [Video]
19. Hoe kan ik de belasting bij de mantelzorger meten? Volgt nog Volgt nog
20. Hoe kan ik de kwaliteit van de zorg of begeleiding (tevredenheid) meten? Volgt nog Volgt nog
21. Hoe gebruik ik een incidentele meting, zoals de meldcode? Volgt nog Volgt nog
22. Hoe kan ik de meldcode gebruiken? Volgt nog Volgt nog
Hoe precies?

16. 16
Hoe kunnen we verder helpen?
Heb je meer vragen?
Klik op de zwarte knop links op je scherm.
Zoek daarna een vraag en antwoord in onze ‘veelgestelde
vragen-database’.
Staat jouw vraag er niet tussen?Of is het antwoord nog
niet voldoende?
Stuur dan een vraag naar onze servicedesk via deze knop.
Of neem per telefoon contact met ons op.

17. 17
De leer- en werkomgeving Qsuite worden mogelijk gemaakt en onder licentie uitgebracht door
de Novire, kenniscentrum.
Novire doet dit onder andere door middel van de Improvement Academy.
De Improvement Academy ontwikkelt en beheert opleidingen in de Qsuite-leeromgeving op
basis van het landelijk door de Raad voor Accreditatie geaccepteerde Improvement Model.