Slides used for a 2 hour crash course on organizational change for KHLeuven Advanced

1. Organiza(onal
Change
A
CRASH
COURSE
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
30-­‐Nov-­‐2010
@lucgaloppin
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
30-­‐Nov-­‐2010
1

2. PART
1:
STUFF
YOU
SHOULD
KNOW
ABOUT
CHANGE
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
2

3. Think
about
a
personal
change
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
3
Ra(onal
Emo(onal
Somewhat
predictable:
Knowledge
and
Skills
Below
the
surface:
Mo/va/on

4. McKinsey
Global
Survey
(2006)
• You
will
be
confronted
with
anxiety
and
resistance,
regardless
of
whether
the
change
is
posiXve
or
negaXve.
• You
can
channel
these
emoXons
to
the
benefit
of
your
change
in
order
to
obtain
more
clarity
and
less
confusion.
• THE
REAL
QUESTION:
How
do
we
channel
these
emo(ons
so
they
can
fuel
your
project
instead
of
blocking
it?
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
4

5. Ground
Zero
of
Change
Management
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
5
The
change
cycle
from
a
developmental
point
of
view
The
change
cycle
from
a
palliaXve
care
point
of
view
New
Ability
Stress
Relaxed
state
Denial
Depression
Acceptance
Performance
Self
Esteem
Anger
Bargaining
Time
Time

6. The
one
mistake
we
all
make
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
6
Current
State
Future
State
The
natural
cycle
of
change
Time
Performance

7. Three
ingredients
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
7

8. Three
illusions
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
8

9. Two
choices
1. Accept
the
nature
of
change
and
integrate
it
in
your
approach
(“pay
now”)
2. Deny
the
human
side
of
change
(“pay
later”)
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
9
TRANSITION
STATE
PRESENT
STATE
FUTURE
STATE
TRANSITION
STATE
PRESENT
STATE
FUTURE
STATE

10. Burning
Placorm
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
10

11. TransiXon
Approaches
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
11

12. Example:
ERP
projects…
What
you
will
be
paying
anyhow
Approach 1:
“Investment”
Approach 2:
“Damage Control”
Same amount,
Different label
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
12

13. Resistance
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
13
The emotion that
occurs when our
expectations of “the
way things are today”
are interrupted.

14. PredicXng
Resistance
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
14
Resistance
Time
Incompetent
Competent
Unconscious
Conscious
Unconscious
UNCONSCIOUS
INCOMPETENCE
CONSCIOUS
INCOMPETENCE
CONSCIOUS
COMPETENCE
UNCONSCIOUS
COMPETENCE

15. PART
2:
STUFF
YOU
CAN
DO
WITH
CHANGE
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
15

16. What
users
and
consumers
have
in
common
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
16

17. Selling
the
project
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
17

18. Project
staffing
like
military
deployment
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
18

19. UN
Peace
keeping
Troops
Site 9
Site 8
Site 7
Site 6
Site 5
Site 4
Site 3
Site 2
Site 1
Local
Responsible
SAP Coach
One face
to the customer
One plan One team
Structured and facilitated status
meeting each Friday
Transition Teams
Direct access to local
responsible for each domain
SAP Coach
site 1
SAP Coach
site 2
SAP Coach
site 3
Onechannel
SAP Coach
site 4
SAP Coach
site 5
SAP Coach
site 6
SAP Coach
site 7
SAP Coach
site 8
SAP Coach
site 9
Project central
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
19

20. 30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
20
The Organizational
Change Portfolio
According to Luc Galoppin
4 ’workstreams’ with a
distinct return on investment:
• Communication Stream:
Managing expectations and
supporting the program during
its complete lifecycle in staying in
touch with the organization.
• Learning Stream: Upgrading
the skills and knowledge of the
organization in terms of context
(why), content (what) and
actions (how).
• Organization Stream: define
and implement a new
organization structure and define
and realize new responsibilities
for working.
• Performance stream: Translate
the principles of the business
case into concrete new ways of
working.
COMMUNICATION LEARNING
ORGANIZATION PERFORMANCE
What’s
in
it
for
me?
Why
should
I
care?
What
should
I
do?
How
do
I
do
that?
Who
does
what?
What
will
this
come
down
to
in
prac(ce?

21. PART
3:
CASE
STUDY
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
21

22. NMBS/SNCB
ERP
Change
Management
strategie
en
planning
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
22

23. Wat
zal
er
veranderen
bij
de
invoering
van
SAP?
• Transparan(e
+
verantwoordelijkheid
voor
kosten
en
opbrengsten
• Responsabilisering
–
via
invoering
van
cost
centers
en
profit
centers
• 1
Bedrijfseconomische
budgeiering
(boiom-­‐up
benadering)
• 1
standaard
managementrapportering
• Inzicht
in
de
kosten
van
de
uitgevoerde
presta(es
• PrestaXes
uitgevoerde
werkzaamheden
voor
fabricaXes,
herstellingen
modernizeringen
• PrestaXes
voor
onderhoud
en
herstellingen
aan
het
rollend
materieel
• Integra(e
van
opera(onele
en
financiële
gegevens
• Onderhoud
en
herstellingen
voor
derden
en
opbrengsten
• Standaardisa(e
in
de
werkwijzen
over
de
direc(es
heen
• 1
NMBS
procesmodel
• 1
financieel
besturingsconcept
• CentralisaXe
en
standaardisaXe
in
beheer
van
master
data
(klanten,
technische
series,…)
Transi(e
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
23

24. Wat
zal
er
veranderen
bij
de
invoering
van
SAP?
 SAP
als
geïntegreerd
pla]orm
voor
moderne
bedrijfsvoering
 Centrale
governance
voor
aansturing
NMBS
applica(e
landschap
• Bestaande/nieuwe
applicaXes
en
SAP
• Aansturing
en
validaXe
door
CFO
en
IT
strategy
board
• Transparan(e
van
wat
zich
waar
bevindt
• Bijvoorbeeld
transit
• Standaardisa(e
in
de
werkwijzen
over
de
werkplaatsen
heen
• TW,
TOP,
DPRM,
CHW,
(M)WSH,
…
Transi(e
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
24

25. Context:
Demografie
van
NMBS
•
Eigenschappen:
– 25%
van
V0
gebruikers
is
ouder
dan
55
– 50%
van
V0
gebruikers
is
ouder
dan
45
– Deze
vorm
weerspiegelt
de
algemene
demografie
van
NMBS
•
Gevolgen:
-­‐ Werving,
instroom-­‐,
uitstroom-­‐
en
mutaXebeleid
impacteren
SAP
à
rato
van
MINSTENS
90
gebruikers
per
jaar
-­‐ Dit
is
een
mutaXe
van
10%
kennis
per
jaar
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
25

26. ERP
V0
Gepresteerde
uren
• Aanbod
in
LESuren:
– 715
klassikale
sessies
=
3.342
lesuren
(557
lesdagen
met
duurXjd
6
uur)
• Aanbod
in
MANuren:
– 31.077
manuren
=
24
uren/Xtularis
=
4
lesdagen
per
Xtularis
• Gepresteerde
MANuren:
–
26.619
manuren
=
85,65%
aanwezigheidsgraad
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
26

27. 30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
27

28. • 90%
van
de
nodige
kennis
bevindt
zich
buiten
het
klaslokaal
en
buiten
de
handboeken
• Van
OPLEIDING
naar
LEERTRAJECT
(inclusief
voortraject
en
natraject)
• Van
kennis
in
BOEKEN
naar
TERREINKENNIS
• "COMMUNITIES
of
PracXce"
-­‐
we
hebben
ze
al
gemaakt
zonder
het
te
weten:
– Sleutelgebruikers
– Proceseigenaars
– Opleidingscoördinatoren
– Lokale
IT
verantwoordelijken
– De
acceptaXetesters
Van
“opleiding”
naar
“leertraject”
+
– NMBS
Oefencoördinatoren
– NMBS
communicaXe
“reporters”
– NMBS
opleiders
– NMBS
opleiding
auteurs
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
28

29. “Deel
uitmaken
van”
is
belangrijker
dan
“weten”
• Meer
en
betere
klassikale
schermopleidingen
zullen
het
rendement
op
de
opleidingen
NIET
evenredig
verhogen!
• Het
faciliteren
van
LOKALE
KENNIS-­‐NETWERKEN
verankert
de
kennis
en
verhoogt
het
eigenaarschap
• Bijvoorbeeld:
– Oefensessies
op
oefenomgeving
– Webleren
systeemopleiding
– ProcestesXng
van
nieuwe
werkwijzen
vòòr
go-­‐live
(bijvoorbeeld:
logisXeke
dag)
– Hypercare
sessies
en
ondersteuning
op
de
werkplek
– Sleutelgebruikers
als
lesgevers
– Sleutelgebruikers
als
auteurs
voor
opleidingen
– Sleutelgebruikers
als
redacteurs
voor
de
website
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
29

30. Communica(e
Leren
Organisa(e
Transi(e
• Instroom
&
Uitstroombeleid
• Interne
mobiliteit
• Gebruikersbeheer
(in
SAP)
• Aanvragen
bevoegdheden
• Support
organisaXe
• Planningsproces
• Inschrijvingsproces
• Schrijven
• Lesgeven
• LogisXek:
lokalen,
drukkerijen
&
transport
• EvaluaXeproces
• Veranderingen
op
het
terrein
• ProcesopXmalisaXe
• ProcesmeXng
–
KPI’s
– Processen
– Systemen
– CompetenXes
• Kwaliteit
–
ISO
werkgroepen
• Interne
communicaXe
• Externe
communicaXe
• Documentbeheer
• Beheer
kennis
objecten
V0/V1/V2
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
30

31. Reikwijdte
Change
Management
:
“4
containers”
ORGANISATIE
COMMUNICATIE LEREN
TRANSITIE
Wie
doet
wat?
Wat
betekent
dit
voor
mij?
Waarom?
Context
Wat?
Inhoud
Hoe?
InstrucXes
Wat
verandert
er
in
prakXjk
/
op
het
terrein?
Hoe
word
ik
ondersteund?
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
31

32. Communica(e
–
intraweb
Lokale
contactpersonen
Hulp:
•
Contactpunten
•
Systeemstatus
Projec(nforma(e:
•
Achtergond
•
Planning
Mijn
ERP:
•
Mijn
gegevens
•
Mijn
opleidingen
•
Mijn
bevoegdheden
•
Mijn
transac(es
Documenta(e:
•
Opleidingen
•
Werkprocedures
Nieuws
en
hulpmiddelen
in
1
klik
Communica(e
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
32

33. Communica(e
–ERP
Berichten
Communica(e
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
33

34. Communica(e
–
Intraweb
Communica(e
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
34

35. Communica(e
Communica(e
–
Project
iden(teit
• Project
idenXteit
– Doel:
verbondenheid
en
betrokkenheid
sXmuleren
door
een
gemeensschappelijke
sXjl
te
delen:
‘behoren
tot’
– Type:
Boiom-­‐up,
pull-­‐gebaseerd
– Methode:
Consistent
en
gedisciplineerd
de
juiste
modellen
en
templates
gebruiken
– Doelpubliek:
Alle
projectmedewerkers
en
eindgebruikers.
– Vorm:
alle
media
– Inhoud:
vast
kleurenpatroon,
afgestemd
met
huissXjl
NMBS
– Frequen(e
:
Niet
van
toepassing
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
35

36. Communica(e
Cascade
Communica(e
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
36

37. Opleidingscyli
OPLEIDINGSCYCLUS
1:
TESTVOORBEREIDING
OPLEIDINGSCYCLUS
3B:
PROCESOPLEIDING
OPLEIDINGSCYCLUS
4:
SYSTEEM
INSTRUCTIES
MAART
2009

JUNI
2009
SEPT
2009

OKT
2009
NOV
2009

JAN
2010
FASE
REALISATIE
OPLEVERING
PASSIEF
•
In
staat
zijn
om
de
testen
uit
te
voeren
onder
begeleiding
van
een
SAP
expert.
•
Met
name:
SAP
concepten
BEGRIJPEN,
proceskennis
BEGRIJPEN,
SAP
transacXes
KUNNEN
uitvoeren
onder
begeleiding.
ACTIEF
•
In
staat
zijn
om
zelfstandig
het
dagelijks
werk
uit
te
voeren
in
SAP.
•
Met
Name:
SAP
concepten
BEGRIJPEN,
proceskennis
verbinden
met
SAP
transacXes
en
ze
KUNNEN
uitvoeren
ZONDER
begeleiding.
EINDGEBRUIKERS
LEERDOELEN
OPLEIDINGSCYCLUS
2:
PROJECTSPECIFIEK
JUNI
2009

SEPT
2009
AAN
WIE
OPLEIDINGS-­‐
CYCLUS
DOOR
WIE
SL.GEBR.
+
ERP-­‐OPL.
ERP
EXPERTS
en
OEFENCOÖRDINATOREN
CONFIGURATIE
ACCEPTATIETESTING
SLEUTELGEBRUIKERS
INTEGRATIE
TEST
OPLEIDING
OPLEIDINGSCYCLUS
3A:
VAKOPLEIDING
FEB
2009

SEPT
2009
BASIS
NIEUW
(UITGEZ:
ROLL-­‐OUT)
V0
OPLEIDINGSMATERIAAL
Leren
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
37

38. SAP
bevoegdheden
toewijzing
-­‐
voorbeeld
• Luc
neemt
deel
aan
de
opleiding
4B0P4,
4B0P1
en
4B0MHI11
omdat
hij
de
bevoegdheden
B-­‐ERP_149,
B-­‐ERP_116
en
B-­‐ERP_002
heey.
• Sarah
heey
als
bevoegdhedenprofiel
B-­‐ERP_002
en
B-­‐ERP_145
en
volgt
derhalve
4B0MR1,
4B0MHI11
en
4B0P1
• Beide
deelnemers
volgen
dus
4B0MHI11,
maar
elk
vanuit
een
andere
bevoegdheid!
Objec(ef:
Elke
deelnemer
krijgt
vanuit
zijn
/
haar
unieke
SAP-­‐bevoegdheden
combina(e
een
aangepaste
combina(e
van
cursussen
en
een
aangepaste
toegang
tot
het
systeem.
Organisa(e
Luc
Galoppin
Sarah
Meersman
B-­‐ERP_116
Magazijnleider
B-­‐ERP_002
Aanvrager
ATB
B-­‐E149
Goedkeurder
prijs-­‐
aanvraag,
punctuele
bestelling
en
raamcontract
B-­‐ERP_145
Aanmaker
van
reserva(es
B-­‐ERP_002
Aanvrager
ATB
Bestelling
weergeven
Bestelling
vrijgeven
Aanvragen
voor
arXkel
Goedkeurder
workflow
ArXkeloverzicht
Reservering
creëren
Goederenbeweging
ATB
CreaXe
ME23N
ME28
ME4M
ZWFAPPR
MM60
MB21
MIGO
ME51N
4B0P4
ValidaXeprocedure
aankoopdocumenten
4B0P1
CreaXe
ATB
4B0MHI11
Goederenontvangst
en
magazijninterne
acXes
4B0MR1
Uitvoeren
reservering
van
materiaal
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
38

39. ERP
bevoegdheden
catalogus
De ERP bevoegdheden catalogus beschrijft in beide
landstalen de ERP-bevoegdheid aan de hand van
volgende elementen:
• Code van de bevoegdheid
• Naam van de bevoegdheid
• Is de bevoegdheid een SAP
bevoegdheid?
• Vestiging/Maatschappij?
• Omschrijving
• Bijkomende richtlijnen
• Het opleidingenpakket voor deze
bevoegdheid
De bevoegdhedencatalogus is
beschikbaar op de ERP website (
http://erp).
Organisa(e
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
39

40. Lokale
Transi(e
teams
Transi(e
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
40

41. These
are
only
slides;
Make
sure
to
check
out
the
ebooks!
• BASIC:
“20
Shortcuts
on
Organiza(onal
Change”
hip://www.slideshare.net/lucgaloppin/20-­‐
shortcuts-­‐on-­‐organizaXonal-­‐change-­‐management
• ADVANCED:
“5
Things
You
Need
To
Know
About
Resistance”
hip://www.slideshare.net/lucgaloppin/the-­‐5-­‐
things-­‐you-­‐need-­‐to-­‐know-­‐about-­‐resistance
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
41

42. OrganizaXonal
Change
101
Glossary
(parXally
based
on
Daryl
Conner’s
Glossary)
• Advocate:
Individual
(or
group)
wanXng
a
change
but
without
sufficient
power
to
sancXon
it.
• Agent:
Individual
(or
group)
facilitaXng
the
development
and
execuXon
of
implementaXon
plans.
• Black
hole:
SituaXons
that
disrupt
cascading
sponsorship,
leading
to
a
lack
of
sustaining
sponsorship,
and
therefore
a
lack
of
behavioral
change
at
local
levels.
The
term
is
borrowed
from
the
astrophysics
label
for
“spots”
in
the
universe
that
have
gravitaXonal
pulls
so
strong
that
everything,
including
light,
is
pulled
in,
and
liile
or
nothing
emerges.
• Change
management:
The
orchestraXon
of
change
in
a
way
that
idenXfies
and
addresses
the
human
risks
involved
in
implemenXng
change,
strengthening
the
individual
and
organizaXonal
ability
to
handle
change
well.
This
increases
the
chances
that
the
change
will
be
put
successfully
into
pracXce.
• Resistance:
the
emoXon
that
occurs
when
our
expectaXons
of
‘the
way
things
are’
are
interrupted.
Two
words
are
important
in
this
definiXon:
– Emo(on:
the
essence
of
resistance
is
that
it
creates
an
emoXon.
That
means:
not
logical,
not
raXonal
and
most
of
all:
not
predictable.
– Expecta(on:
resistance
does
not
only
occur
when
things
change,
but
when
our
expectaXons
are
interrupted,
regardless
of
whether
that
makes
raXonal
sense.
• Sponsor:
Individual
(or
group)
having
the
power
to
sancXon
the
change.
– Sustaining
sponsorship:
The
individuals
or
groups
legiXmizing
the
change
at
local
levels
of
the
organizaXon.
Sustaining
sponsors
cascade
legiXmizaXon,
support
for,
and
commitment
to
a
change
iniXaXve
throughout
the
organizaXon.
– Ini(a(ng
sponsor:
The
individual
or
group
that
has
the
sancXoning
power
to
drive
the
change
process
through
to
realizaXon;
those
who
have
ulXmate
control
of
the
resources—including
human,
economic,
poliXcal,
and
logisXcal—required
for
implementaXon
of
the
iniXaXve.
This
individual
or
group
does
not
have
to
gain
permission
to
iniXate
the
change;
however,
they
oyen
choose
to
keep
superiors
informed
of
the
project
and
its
implementaXon.
– Local
Sustaining
Sponsor:
The
individual
or
group
orchestraXng
the
communicaXons
and
consequences
within
the
relevant
tacXcal
areas
of
responsibility
necessary,
to
ensure
successful
change
implementaXon.
– Primary
Sustaining
Sponsor:
The
individual
or
group
formally
sancXoning
the
change
within
relevant
areas
of
responsibility,
providing
a
“united
front”
of
leadership
support
for
the
endeavor
and
coordinaXng
implementaXon
acXviXes
(across
funcXonal
or
geographical
lines
as
necessary).
• Target:
Individual
(or
group)
who
is
to
actually
change
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
30-­‐Nov-­‐2010
42

43. About
• Luc
Galoppin
Mob:
+32
497
399
880
Email:
luc.galoppin@reply-­‐mc.com
Blog:
hip://www.reply-­‐mc.com
Twiier:
hip://twiier.com/lucgaloppin
YouTube
channel:
hip://www.youtube.com/replymc
30-­‐Nov-­‐2010
BANABA
Advanced
Business
Management
Postgraduaat
Bedrijfskunde
43