• Like
Pengendalian
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

Published

 

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
No Downloads

Views

Total Views
6,053
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
72
Comments
0
Likes
1

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. PENGENDALIAN: SALAH SATU FUNGSI MANAJEMEN YANG PENTING Oleh: Darwin Kadarisman Pengendalian merupakan salah satu fungsi manajemen yang penting diantara fungsi-fungsi manajemen lain seperti perencanaan, pengarahan, pengorganisasian, staffing,koordinasi, monitoring dan evaluasi. Adakalanya istilah pengendalian ini berkonotasi negatifkarena dinilai mengandung unsur-unsur pengekangan, pemaksaan, pembatasan, pengawasanatau manipulasi. Ada banyak definisi tentang pengendalian tapi pada tulisan ini akan disampaikan duadefinisi saja. Definisi pertama: Pengendalian ialah proses untuk menjamin (memastikan)bahwa perilaku dan kinerja sesuai dengan standar-standar insititusi, termasuk peraturan,prosedur dan sasaran. Definisi kedua: Pengendalian ialah penggunaan kekuasaan (authority)untuk menjamin pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Dibandingkan dengan fungsi manajemen lainnya, pengendalian sangat berkaitanbahkan berinteraksi dengan fungsi perencanaan. Perhatikan beberapa fakta dibawah ini: Perencanaan merupakan proses formal menyusun tujuan dan sasaran, strategi, taktik, standar dan alokasi sumberdaya, pengendalian membantu memastikan bahwa keputusan, tindakan dan hasil sesuai (konsisten) dengan rencana tersebut. Perencanaan menetapkan perilaku dan dan hasil yang ingin dicapai, pengendalian membantu memelihara atau mengarahkan kembali perilaku dan pencapaian hasil. Para manajer dan karyawan tidak dapat merencanakan dengan efektif tanpa informasi yang akurat dan tepat waktu, pengendalian memberikan banyak iformasi penting tersebut pada waktu yang diperlukan. Perencanaan menunjukkan berbagai hal yang dapat dilayani oleh pengendalian, pengendalian membantu memastikan bahwa rencana dilaksanakan sesuai dengan apa yang dimaksud. Secara umum, pengendalian dikelompokkan menjadi dua yaitu pengendalianpencegahan (preventive control) dan pengendalian korektf (corrective control).Pengendalian pencegahan adalah suatu mekanisme yang dimaksudkan untuk mengurangikesalahan sehingga dapat memenimalkan kebutuhan akan tindakan koreksi. Beberapa contohperangkat (tools) yang digunakan pada pengendalian pencegahan antara lain peraturan,standar, prosedur rekrutmen dan seleksi pegawai, pelatihan dan menerapkan fungsi programpengembangan. Dalam konteks manajemen mutu, pengendalian pencegahan inidikelompokkan kedalam “perencanaan/perancangan mutu”. Menurut Juran (1988),manajemen mutu terdiri dari tiga pilar yaitu perencanaan mutu, pengendalian mutu danperbaikan mutu (Trilogi Juran). Pengendalian korektif merupakan bentuk umum yang digunakan untuk istilah“pengendalian” yang selama ini dikenal. Pengendalian merupakan mekanisme yangdimaksudkan untuk mengurangi atau menghilangkan perilaku atau hasil yang tidakdiinginkan sehingga mencapai kesesuaian dengan peraturan dan standar institusi. Beberapaperangkat yang biasa digunakan pada pengendalian korektif antara lain berbagai jenis alatpengukur (suhu, kecepatan, intensitas cahaya, intensitas suara dsb), grafik kendali, indeks 1
  • 2. biaya dan radar (biasa digunakan oleh “air traffic controler”). Dinegeri ini pada umumnyakita masih lebih menitik beratkan kegiatan pengendalian kepada pengendalian korektifpadahal pengendalian pencegahan sering lebih efisien dan efektif. Program pengendaliankorektif secara konvensional terdiri atas beberapa kegiatan sebagai berikut : Mengukur kinerja proses dalam menghasilkan produk atau jasa (bahan mentah, produk antara, kondisi proses, produk akhir) Membandingkan kinerja proses dengan tujuan/spesifikasi yang telah ditentukan sebelumnya Melakukan tindakan koreksi bila ada penyimpangan. Proses pengendalian dilakukan dengan suatu urutan sistematis yang disebut sebagaisiklus umpan balik. Dalam bentuk yang paling sederhana, siklus ini dapat dilihat padaGambar 1. 1 Proses Pengukur Tujuan 2 3 5 4 Penindak Penilai Gambar 1. Siklus umpan balik pengendalian. Dari Gambar 1. dapat dijelaskan urutan sistematis dari suatu proses pengendalian,yaitu:1. Pengukur disebut juga sebagai sensor (instrumen, panca indera manusia) untuk merefleksikan kinerja nyata proses.2. Penilai memperoleh hasil kinerja nyata proses dari pengukur.3. Penilai memperolah informasi tentang tujuan/spesifikasi proses yang ingin dicapai, selanjutnya penilai membandingkan kinerja nyata dengan sasaran/spesifiksi.4. Penilai memberikan masukan kepada penindak tentang kondisi yang terjadi.5. Penindak pengambil langkah-langkah terhadap kondisi penyimpangan yang terjadi dan memastikan bahwa kondisi proses kembali kekinerja yang searah dengan tujuan/spesifikasi proses. 2
  • 3. Dalam penerapan pengendalian korektif, pada umumnya digunakan contoh (sample)untuk menilai suatu lot (batch) atau produksi yang kontinyu kemudian dibuat diagram kendali(control chart) untuk menginterpretasi sejauh mana suatu proses terkendali. Akan tetapi saatini banyak sistem produksi yang telah dikendalikan secara otomatis dengan bantuan softwarekomputer mengintergrasikan pengukur (sensor), penilai dan penindak dalam suatu sistempengendalian yang andal. Dalam hal ini telah banyak digunakan sensor berbasis intensitaswarna, kadar gula, ukuran dan sebagainya yang diterapakan pada proses yang kontinyu (beltconveyer). Produk yang tidak sesuai spesifikasi akan dipisahkan dari produk yang tidaksesuai secara otomatis pula. Dengan sistem ini pemeriksaan dilakukan dengan intensitas 100% dengan waktu yang singkat karena prosesnya kontinyu dan kecepatan aliran relatif tinggi.Cara lain bisa juga dilakukan dengan dengan cara agak sederhana seperti penggunaan magnetuntuk mengikat benda asing logam pada produk serbuk atau tepung-tepungan sehinggaterkendali dari bahaya fisik logam (besi, aluminium dsb.). Demikian pula misalnya pesawatterbang yang dikendalikan dengan sistem auto pilot. Jadi banyak bentuk-bentuk pengendalianyang lain diluar cara pengendalian konvensional seperti yang telah diuraikan sebelumnya. Pada tabel 1. Disajikan bentuk-bentuk kegiatan pengendalian pencegahan danpengendalian korektif.Tabel 1. Contoh-cotoh kegiatan pengendalian pencegahan dan pengendalian korektif PENGENDALIAN PENCEGAHAN PENGENDALIAN KOREKTIF Memperbaiki cara rekrutmen untuk Menegur pegawai yang ceroboh (kurang memperoleh pegawai yang baik teliti) pada saat melakukan pekerjaan Menggunakan termostat pada oven agar Memperbesar atau mengecilkan nyala api suhu selalu terkendali pada tingkat tertentu kompor pada saat menggoreng agar suhu stabil Menyusun dan melatihkan posedur standar Melakukan pengawasan ketat terhadap (SOP) agar hasil kerja pegawai baik dan pegawai dalam melakukan kerja agar seragam hasilnya baik dan seragam Menyusun/meggunakan anggaran untuk Melakukan pengetatan pengeluaran pada memandu pengeluaran saat total pengeluaran mendekati batas yang ditetapkan Merancang kondisi proses agar tidak terjadi Memisahkan produk yang gagal atau cacat produk gagal atau cacat dari produk yang memenuhi spesifikasiEFEKTIVITAS PENGENDALIAN Efektivitas pengendalian dapat diukur dengan membandingkan biaya pengendaliandengan manfaat yang diperoleh. Untuk itu ada tiga pertanyaan yang sering diajukan, yaitu : 1. Untuk perilaku dan hasil seperti apa sistem pengendalian seharusnya disusun. 2. Berapa biaya (cost) dan manfaat (benefit) pengendalian untuk memperoleh perilaku dan hasil yang diinginkan 3
  • 4. 3. Berapa biaya dan manfaat penggunaan alternatif sistem pengendalian lain untuk mencapai perilaku dan hasil yang dinginkan yang sama. Optimalisasi kegiatan pengendalian dapat juga dijelaskan dengan menggunakanmodel biaya manfaat (cost-benefit model) yang dikembangkan oleh Hellriegel (1992) sepertiterlihat pada Gambar 1. Tinggi Zona Rugi C D Manfaat Zona (BEP 2) Optimal ManfaatBiaya/ Biaya BManfaat Pengendalian (BEP 1) Perubahan Efektivitas Pengendalian Zona Rugi A 0 Rendah Optimum Tinggi Intensitas Pengendalian Gambar 1. Model biaya-manfaat (Cost-benefit model) pengendalian (Hellriegel, 1992) Gambar 1. menunjukkan suatu model biaya-manfaat (cost-benefit model) untukmenilai efektivitas system pengendalian perusahaan. Sumbu horizontal menunjukkanintensitas pengendalian dengan selang dari intensitas rendah ke intensitas tinggi. Sumbuvertikal menunjukkan manfaat dan biaya dalam satuan rupiah dengan selang nol sampaitinggi. Seorang manajer industri pangan harus mempertimbangkan pertukaran (trade-off) jikaakan memilih tingkat intensitas pengendalian yang akan diterapkan. Jika pengendaliankurang, biaya akan melebihi manfaat (kurva A-B), sehingga pengendalian tidak efektif. Padasaat intensitas pengendalian maningkat, efektivitasnya juga terus meningkat sampai pada 4
  • 5. titik tertentu (kurva B-C). Setelah mencapai puncak efektivitas pada titik C ini, peningkatanintensitas pengendalian akan menurunkan efektivitas pengendalian (kurva C-D). Apabilaintensitas pengendalian masih terus ditingkatkan (setelah titik D), maka akan terjadi kondisidimana biaya akan melebihi manfaat sehingga terjadi kerugian. Sebagai contoh, suatuperusahaan mungkin memperoleh manfaat dari kegiatan pemeriksaan produk akhir untukmengurangi jumlah produk cacat yang lolos dari sejumlah produk yang akan dirilis keluar kepasar. Akan tetapi jika dengan menerapkan penarikan contoh dengan jumlah berlebihan dansemua “batch” harus diperiksa secara lebih intensif, maka upaya pengendalian dengan carapemeriksaan ini akan menyebabkan biaya relatif tinggi karena meningkatnya biaya untukpemeriksaan dan biaya akibat produk reject. Gambar 1. tersebut juga memperlihatkan dua titik impas (break-even point), yaitutitik B dan titik D. Kedua titik tersebut menunjukkan bahwa intensitas pengendalian bergerakdari “zona rugi” ke “zona manfaat” dan kemudian kembali ke “zona rugi”. Pada prakteknyatitik optimal memang sulit ditentukan, tetapi manajer yang baik dan berpengalamankemungkinan dapat lebih mendekati pencapaian titik optimum tersebut dibandingkan manajeryang kurang baik. Kriteria pengendalian yang efektif mencakup kaitan dengan tujuan yang diinginkan,objektifitas, kelengkapan sistem, tingkat ketepatan waktu dan daya terima . Pengendalianberkaitan dengan tujuan yang diinginkan, artinya harus mendukung tujuan organisasi sepertiperbaikan pelayanan pelanggan, perlindungan aset perusahaan dan peningkatan mutuproduk/jasa. Objektifitas menyangkut keadilan dan kejujuran, tidak ada manipulasi.Misalnya, di USA, Financial Accounting Standard Board (FASB) menyiapkan suatu upayamenyusun dan memonitor prinsip dan praktek untuk menjamin pernyataan keuangan objektifdan cermat sesuai realitas. Kelengkapan sistem pengendalian mencakup seluruh perilaku dansasaran yang diinginkan perusahaan. Misalnya jika manajer pembelian hanya berbasis biayaper order, mutu bisa jadi akan kedodoran. Demikian pula jika penjual komputer hanyamengevaluasi volume penjualan, bisa mengabaikan pelayanan purna jual. Tingkat ketepatanwaktu pengendalian berkaitan dengan pemberian informasi pada saat yang sangatdiperlukan. Ketepatan waktu bisa dalam hitungan “detik” untuk menilai pergerakan yangaman bagi kereta api dan pesawat terbang, hitungan menit pada operasi pembedahandirumah sakit tetapi dalam hitungan “bulan” untuk menilai kinerja pegawai. Sistem informasiberbasis komputer dan web dapat berperan utama dalam peningkatan arus informasi untukmembantu proses pengendalian. Sebagai contoh, dijaringan waralaba raksasa Wal-Mart,penerapan sistem ini telah terbukti meningkatkan arus tunai perusahaan, karena para manajergerai diseluruh dunia (lebih dari 4000 gerai) difasilitasi dalam pemberian informasi datapenjualan harian dan kemampuan laba dari setiap lini digerainya langsung kekantor pusat.Suatu sistem pengendalian harus dapat diterima sebagai sesuatu yang penting dan tepat. Jikasistem pengendalian secara luas diabaikan, manajer perlu mengetahui kenapa?Kemungkinannya pengendalian harus dihilangkan, dimodifikasi, harus didukung denganhadiah atau hukuman untuk mematuhi atau harus dikaitkan lebih dekat dengan hasil yangdiharapkan. Dengan membahas peranan pengendalian, bukan berarti kita harus mengabaikanfungsi manajemen lainya seperti perencanaan, pengorganisasian dan sebagainya. Fungsiperencanaan bahkan dinilai sangat penting. Perencanaan dan perancangan yang baik diawal 5
  • 6. akan banyak mengurangi aktivitas pengendalian. Ada pakar manajemen yang mengatakanbahwa perencanaan yang baik membuat tujuan telah tercapai 50 %. Apa iya? 6