Agile Lean Conference 2016 - Fabrizio machella - Workshop facilitare retrospettive

1. Facilitare le retrospettive per ottenere
il massimo divertendosi
Un modo collaborativo di condurre le riunioni
Fabrizio Machella
fabrizio.machella@volagratis.com

2. Chi sono
• Agile Developer @ LastminuteGroup SPA
• Certified Scrum Master - May ’13
• Corso Certified Scrum Master PLUS - Craig Larman
• www.scrumalliance.org/community/profile/fmachella
• Carriera
• it.linkedin.com/in/fmachella

3. I Valori

4. La retrospettiva
“Una retrospettiva Agile è un incontro che si tiene, tipicamente,
alla fine di un ciclo di sviluppo software Agile. Durante la
retrospettiva, il team riflette su quanto accaduto durante
questo periodo e individua le azioni di miglioramento per il
futuro.”

5. Lo scenario disfunzionale
Errori comuni:
• Gioco della colpa
• Scarsa attenzione
• Poca partecipazione
• Parlano gli stessi
• Interminabili
Risultato:
• Demotivanti e decisioni poco efficaci

6. Lo scenario collaborativo-funzionale
Segnali positivi:
• Si utilizzano modelli
• Si utilizza materiale
• Si da spazio ad ognuno
• Si focalizza rapidamente
Risultato:
• Entusiasmo / Ingaggio
• Decisioni di maggiore qualità

7. Chaos Manifesto 2013
Retrospective
“Knowing how to execute and get value from retrospectives can
provide short- and long-term improvement.
After each steppingstone and/or microproject the team should take
a little time to look back on what things went right, what things
went wrong, and what changes need to be made for the next
iteration ormicroproject. These meetings are inward-focused
feedback versus external rapid feedback. The meeting should be
short and structured, with a facilitator.”

8. Il ruolo: facilitatore
Cosa non è:
• Un moderatore
• Lo psicologo del gruppo
• Un partecipante con ruolo decisionale
Cosa è
• Una figura neutra
• Un insegnante di processi decisionali
• Un buon ascoltatore
• Un mediatore
• Un aiuto alla conduzione della riunione

9. Cosa vedremo oggi
Un prototipo di processo decisionale collegiale fatto di
formati, attività, modelli e tecniche con lo scopo di far
emergere azioni di miglioramento nel breve e lungo
termine.

10. Come lo faremo
Fase 1: Gioco di ruolo con processo agile 35 min
• Ruoli, Product Owner - Team
• Sprint (iterazione/ciclo)
• 3 cicli da 3+2 minuti
Fase 2: Retrospettiva di progetto Agile 50 min
• Visualizzazione: Braindumping + Timeline Sprint
• Prioritizzazione: Raggruppamento e ordinamento
• Scelta azioni: Plan of Action
Fase 3: Chiusura della retrospettiva 15 min

11. Fase 1 - Sprint 0
Presentazione:
“Siamo un’azienda di aerei che vende aeroplani a differenti
compagnie. Costruiamo aeroplani basati su una profonda conoscenza
sui bisogni dei clienti. Stiamo costruendo un nuovo aereo che
trasporterà persone e merci, con un innovativo e grazioso design, ed è
per questo che vi abbiamo assunto per costruirlo. Siamo convinti
sostenitori della metodologia Agile Scrum e crediamo nel valore che
questo possa dare al nostro processo!”

12. Fase 1 - Sprint 1
Obiettivo:
“Ogni team deve costruire un aereo di carta
veloce con due ali che deve volare almeno
per 5 metri”
Durata 3 minuti + 2 di revisione

13. Fase 1 - Sprint 2
Obiettivo:
“Migliorare l’aeroplano in modo da poter
caricare passeggeri e deve continuare a
volare per almeno 5 metri”
Durata 3 minuti + 2 di revisione

14. Fase 1 - Sprint 3
Obiettivo:
“Soddisfare Tim disegnando alcune parti di
blu”
Durata 3 minuti + 2 di revisione

15. 2Fase 2 - Iniziamo la Retrospettiva
Disegnamo un grafico temporale:
Sprint 0 Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3
Cose
Positive
Cose
Negativo

16. Fase 2 - Retrospettiva, Visualizzazione
Riempire il Timeline Chart usando i postit (Braindump)
• Attività da svolgere singolarmente
• Attenzione: un’idea per postit
Domande che possono aiutare nell’esplorazione:
● Cosa è successo?
● Come vi siete sentiti?
● Cosa pensate del processo, PO, Team, Sponsor (Tim)?
● Che dire dei compiti del PO?
● Qualsiasi altra intuizione avete...
Tempo: 10 minuti

17. Fase 2 - Retrospettiva, Raccolta
• Raggruppare i concetti simili
• Se trovate una causa radice, che impatta su diversi punti,
appuntate su un nuovo post-it e collegatelo con delle linee
• Ordinate in maniera collaborativa il grafico, in caso di divergenze
prendete l’occasione per parlarne
• Usate l’asse verticale per distinguere quanto è forte/impattante il
concetto sopra descritto
Tempo 15 minuti

18. Fase 2 - Retrospettiva, Azioni
• Ognuno scrive, su un foglio, massimo 6 azioni di miglioramento che
mirano a risolvere i problemi evidenziati nel seguente formato:
“Lungo termine: avere i test di automazione a livello di acceptance criteria.
Breve termine: Nicola automatizzerà il primo test usando lo strumento xyz”
• Raggruppatevi in 3, confrontate le vostre azioni eventualmente
fondetele ma sceglietene solamente 3.
• Ripetete l’operazione con tutto il gruppo, scegliere solo 3 azioni
Tempo 5 + 10 + 15 minuti

19. Fase 3 - Chiusura della retrospettiva
Rispetto la retrospettiva (fase 2)
dare feedback secondo diagramma + / - / idea

20. Consigli pratici
• Non tentate di facilitare il vostro gruppo di lavoro, piuttosto
proponete uno scambio fra gruppi di lavoro
• Lavorate sulla neutralità
• Provate ad applicare tutti e 5 i passaggi di una retrospettiva
• Leggete molto sull’argomento
• Sperimentate, sperimentate e sperimentate!
… C’è sempre tempo per migliorare

21. Bibliografia
Teorici:
• Facilitation - an art, science, skill or all three? Build your expertise
in Facilitation
• Il facilitatore dei gruppi. Guida pratica per la facilitazione esperta
in azienda e nel sociale
Pratici:
• Agile Retrospective: Making Good Teams Great
• Facilitation: A Manual of Models, Tools and Techniques for
Effective Group Working
• Appreciative Team Building: Positive Questions To Bring Out The
Best Of Your Team

22. Per restare in contatto
Fabrizio Machella
fabrizio.machella@gmail.com
it.linkedin.com/in/fmachella