Informatie aan zee 2019

1. DEBAT
wegwijs in het landschap
van
ABS’en

2. De Debaters!

3. Voorstellingsronde

4. Digitaal Archief
Vlaanderen
Een dienstverlening van
Het Facilitair Bedrijf

5. Digitaal Archief Vlaanderen
Gemeenschappelijke dienstverlening voor het beheren en bewaren van digitale
overheidsinformatie die het administratief proces doorlopen heeft
Digitaal Archief Vlaanderen omvat o.a.
Serieregister
E-depot
Bijkomend ondersteuningsaanbod
Pre-ingest aanbod => doel begin 2020
Integratie met systeem voor analoog archief
Doel: 2021-2022
• Vlaamse overheid
• Lokale overheden
Doelgroep

6. Serieregister
Aanmaken van
series
= centraal register
zoals bedoeld in
Bestuursdecreet
Goedkeuren van
series door
selectiecommissie
Raadplegen van
series
Aanwezigheid van
sjabloonseries

7. Kernfunctionaliteiten e-depot
Controles
• Technische controles
• viruscontroles
Preservatie / transformaties
• Fase 1
• kantoordocumenten
• Audio en video
• Bepaalde imageformaten
• Geleidelijke uitbreiding
Vernietiging
• Na goedkeuring van klant
• Hard delete van representaties
• Behoud van metadata
Rapportering
• Op volume
• Op bewaartermijnen en bestemming
• …

8. Dienstenaanbod DAV
E-depot
d
Testomgeving
Documentatie
Opleiding voor platform
Helpdesk
Train-de-trainer pakketten
Functionele ondersteuning
Serieregister
Testomgeving
Documentatie
Opleiding voor platform
Helpdesk
Functionele ondersteuning

9. Voorstellingsronde

10. scopeArchiv
ABS van Lias
Informatie aan Zee 2019
Katrien Weyns – consulent digitaal erfgoed KADOC

11. Voorstellingsronde
11
• LIAS is een modulair systeem samengesteld en geconfigureerd
door LIBIS in overleg met archivarissen
• scopeArchiv is ABS van LIAS
• Conform internationale (archief)standaarden
• Ontwikkeld voor en door Zwitserse overheidsarchieven

12. Voorstellingsronde
12
• Verschillende varianten beschikbaar met meer of minder
functionaliteiten/modules
• Full client
• scopeBusiness small
• scopeBusiness medium
• Geconnecteerde online versie scopeGO!
• Datamodel gebaseerd op ISAD(G) en ISAAR(CPF)
• Instellingseigen data elementen toevoegen mogelijk
(beheersmodules)

13. Voorstellingsronde
13
Full client
scopeBusiness
Medium
scopeBusiness
Small
Geconnecteerde
scopeGO!
Beheersmodules
Forms, data elements, codes, reports, system users
X
X
X
Units of description
Beheer beschrijvingseenheden
X
X
X
X
Descriptors
Beheer archiefvormers en trefwoorden
X
X
X
Loans
X
X
Partners
X
X
scopeQuery
Web access
X
X
Containers
Depotbeheer
X
Dossiers, Events, Activities
Extra info bij loans
X
Locations, Accessions, Mandates, Reproductions,
Filing plans, Ingest

14. scopeArchiv voorgesteld
14

15. Voorstellingsronde
15
Beschrijving en ontsluiting veelsoortige collecties
(analoog en digitaal)
Documenten, foto’s, audio, bewegend beeld,
affiches, prenten, voorwerpen, publicaties

16. Voorstellingsronde

17. Steven Staelens – GIAS – 20 september 2019
Wegwijs in ABS-land
•GIAS
•Gemeenschappelijk
Informatie en
Archief
Systeem

18. Ontstaan en achtergrond van GIAS
Ontstaan vanuit de noden van verschillende
lokale besturen
Vanaf 2016 samenwerking tussen eGov van de
provincie Oost-Vlaanderen en Groep Gent
samen met:
Beveren
Dendermonde
Ninove
Halle
Londerzeel

19. Nood om alle archiefprocessen en archiefprocedures beter te
beheren
Poortwachter voor alle informatie
Zowel digitaal als analoog en niet beperkt tot ‘documenten’
Kortom: sluitstuk voor archiefwerking

22. Voorstellingsronde

23. Roeland Verhaert

24. AtoM
open source en open by design
 beschrijvingsysteem → archiefbeheerssysteem
gedragen door internationale community
gebaseerd op standaarden
flexibel & modulair
AtoM= gratis

25. Atomis - motor
AtoM - website
Excel-
Beschrijvingen

26. Excel Atomis AtoM
ABS X
ISAD(G)
ISAAR(CPF)
Trefwoorden
Nadere toegangen
EAD
EAC
Skos
CSV

27. Creëer je eigen
beschrijvingsmodel
Voer elke beschrijvings-
standaard in
NADERE TOEGANG
Bouw-
dossiers
Personeel-
dossiers
Indexen
Plannen
….

28. Vaste invoerwaarden
voor uniforme beschrijvingen

29. Bulkinvoer van foto’s
en
pdf-bestanden

30. Beheer van ingevoerde gegevens

31. Module depotbeheer

32. Eigen beheer van alle data
Uitstap zonder kosten
of moeite

33. Basic
Geen toeters en bellen
Doet wat het moet doen
Zeer flexibel
Goedkoop

34. http://www.inzake.be/Atomis/

35. Vraag 1
Welke mogelijkheden
biedt het ABS om
gegevens in en uit te
voeren?

36. 1. Import & export?

37. scopeArchiv - gegevens in- en uitvoeren
37
• Invoer
• Manueel in formulieren (creatie in bulk mogelijk)
• Geautomatiseerd (XLS, CSV, XML met gerelateerde objecten)
• Uitvoer (bulk of gefilterd)
• Standaard rapporten (print-functie of loan lists)
• Zoekresultaat
(export van configureerbaar resultaat naar TXT of CSV of kopie naar XLS)
• EAD v.2 (XML en PDF)
• Zelf gedefinieerd rapporten (Crystal reports)
• Full XML
• scopeQuery (opac)
• Uitwisseling
• Bestaande uitwisseling met ODIS en Limo
• Op basis van bestaande full XML kan op maat gewerkt worden

38. 1. Import & export?

39. Vraag 1 - Welke mogelijkheden biedt het ABS om gegevens in en uit te voeren?
Nieuwe aanwinst (manueel/via overdrachtslijst/zip import)
Manueel beschrijven archief/serie-collectie/archiefeenheid
Seriegewijs beschrijven (bulkbeschrijving)
Handige tools (defaults/kopiëren/seriegewijs beschrijven)

40. 1. Import & export?

41. Excel Atomis AtoM
ABS X
ISAD(G)
ISAAR(CPF)
Trefwoorden
Nadere toegangen
EAD
EAC
Skos
CSV
Vraag 1: Invoer van gegevens

42. 1. Import & export?

43. Hoe info in e-depot krijgen?
‘Manuele’ invoer via webcliënt
‘Semi-manuele’ invoer via
webcliënt en ftp
Via xml, csv
bulkuploads
‘Automatische’ invoer via
webservices
Bedrijfsapplicaties
Koppelingen met andere
archiefsystemen

44. Ontsluiting en export
Publieksomgeving voor openbare informatie
Ontsluiting naar geautoriseerde gebruikers
Vereist dat gebruikers gekend zijn in ACM/IDM
Standaardwebservice voor ontsluiting
Export is mogelijk op alle niveaus (bv. dossier, stuk, representatie)
Op elk niveau komen zowel de representaties, de metadata als de loggings
mee
Alle onderliggende niveaus worden ook geëxporteerd (bv. bij export van
een dossier komen ook de stukken mee)

45. Vraag 2
Wat zijn de mogelijkheden
tot aansluiting op een e-
depot?

46. 2. Aansluiting e-
depot?

47. Vraag 2 - Wat zijn de mogelijkheden tot aansluiting op een e-depot?
Export naar csv, xls en xml
Koppeling met externe systemen: OAI-PMH-protocol
Op dit moment wordt een koppeling voorzien dat met het
eigen filesysteem van de organisatie kan werken.
Voorzien in fase 2: uitwerken generieke koppeling om
digitale objecten en metadata door te geven aan een e-depot
en terug op te halen.

48. 2. Aansluiting e-
depot?

49. Vraag 2: Aansluiting op e-depot
Standaard: aansluiting op Archivematica
(e-depot van Artefactual Systems, ontwikkelaar
van AtoM)
 Via DIP (Dissemination Information Packages/
raadplegingskopieën)
Elk ander systeem: via url’s naar externe
bronnen, bv. VIAA

50. 2. Aansluiting e-
depot?

51. Kernfunctionaliteiten e-depot
Controles
• Technische controles
• viruscontroles
Preservatie / transformaties
• Fase 1
• kantoordocumenten
• Audio en video
• Bepaalde imageformaten
• Geleidelijke uitbreiding
Vernietiging
• Na goedkeuring van klant
• Hard delete van representaties
• Behoud van metadata
Rapportering
• Op volume
• Op bewaartermijnen en bestemming
• …

52. Dienstenaanbod DAV
E-depot
d
Testomgeving
Documentatie
Opleiding voor platform
Helpdesk
Train-de-trainer pakketten
Functionele ondersteuning
Serieregister
Testomgeving
Documentatie
Opleiding voor platform
Helpdesk
Functionele ondersteuning

53. 2. Aansluiting e-
depot?

54. scopeArchiv - aansluiting e-depot
54
• LIAS voorziet preservatiesysteem Rosetta/Teneo (koppeling via Teneo
ingester)
• Aanlevering via Teneo Uploader, SFTP of via scopeGO!
• Geautomatiseerde verwerking a.h.v. ingestovereenkomst(en)
• scopeArchiv voorziet Fedora (koppeling via scopeArchiv ingestmodule)
• Aansluiting op andere systemen kan, mits aankoop ingestmodule
scopeArchiv (ontwikkeling door scopeArchiv) of in LIAS mits ontwikkeling
nieuwe ingestworkflow (ontwikkeling door LIBIS)
• Voorwaarde: objecten en eventuele thumbnails in e-depot moeten
persistente url hebben om ze te kunnen openen/tonen
• Voorwaarde: er moet een feature aanwezig zijn in e-depot voor import (is
normaal aanwezig)
• Linken leggen van beschrijvingseenheid naar file server is
inbegrepen in scopeArchiv (full en Business), maar raadpleging door derden kan
issue zijn in dat geval doordat er toegang tot die file server moet zijn

55. Vraag 3
Hoe is het zoeken en
raadplegen geregeld?

56. 3. Zoeken &
raadplegen?

57. Vraag 3: zoeken

58. Vraag 3: raadplegen
Gegevens online
beschrijvingen, foto’s, pdf, indexen
Opvragen
Standaard: foto’s + pdf; masters
Open systeem: maatwerk is eenvoudig
Voorbeelden:
• Gekoppelde Google formulieren voor uitleningen
• Online brieven beschrijven
• Ge

59. 3. Zoeken &
raadplegen?

60. Ontsluiting en export
Publieksomgeving voor openbare informatie
Ontsluiting naar geautoriseerde gebruikers
Vereist dat gebruikers gekend zijn in ACM/IDM
Standaardwebservice voor ontsluiting
Export is mogelijk op alle niveaus (bv. dossier, stuk, representatie)
Op elk niveau komen zowel de representaties, de metadata als de loggings
mee
Alle onderliggende niveaus worden ook geëxporteerd (bv. bij export van
een dossier komen ook de stukken mee)

61. Zoeken
Alle metadata zijn doorzoekbaar en geïndexeerd
DAV wil zo veel mogelijk viewers aanbieden voor de raadpleegformaten => continu proces
Voor verschillende velden zijn standaard filters aanwezig
Processen
Naam
Organisatie
In fase 3 wordt een volledige publieksinterface uitgewerkt
Geïntegreerd met een oplossing voor analoog archief
Moet ontleningen op verschillende wijzen ondersteunen
Moet aanvragen cf. openbaarheid van bestuur ondersteunen

62. 3. Zoeken &
raadplegen?

63. scopeArchiv - zoeken en raadplegen
63
• Zoeken op beschrijvingseenheden:
• Client/archivaris: quick search (op velden, delen van boom, null waarden
…), full text search, bladeren door boom, werkmappen aanmaken
• Query/lezer (zie abs.lias.be): zoeken op descriptor, zoeken op veld, full
text, bladeren -- doorklikken naar viewer/objecten in e-depot
+ bestellen ter inzage (gekoppeld met module Loans voor beheer in client)
• Uitzonderingen op zoeken en raadplegen vastlegd via Use-tab
(extern), Status, UD rights-tab (intern), ingestovereenkomst

64. 3. Zoeken &
raadplegen?

65. Vraag 3 - Hoe is het zoeken en raadplegen geregeld?
Zoeken:
• Zoeken op archiefeenheden, collecties, eventplan acties,
rubrieken, series, aanwinsten, archieven
• Filteren, uitbreiden en opslaan
• Via systematisch overzicht
Raadplegen : vraag/antwoord/raadplegingsaanvraag
Ontlenen:
• Tijdelijke ontlening origineel
• Downloaden
• Scanaanvraag

66. slot