Arjan Lutterop & Sanne Smouter - Gebruik van bibliotheken in Relatics
logicDCMS
1. logicDCMS
Een overzichtelijk en laagdrempelig Document Control & Management
Systeem voor organisaties met middelgrote projecten, veelal technisch
georiënteerde documenten en een duidelijke communicatiestructuur
met externe partijen
logicDCMS Software & Consultancy
2. Wat is logicDCMS
• een Document Control & Management Systeem voor middelgrote
projecten
• legt de focus op distributie van documenten en minder op opslaan
in een elektronisch archief
• bestaat uit een gebruikersinterface in de vorm van een MS-Access
applicatie en een database in de vorm van een MS-Access bestand
of database in een SQL Server omgeving.
• Een applicatie met de-centrale opslag. D.w.z. een stand-alone
database per project
• Een direct te gebruiken applicatie, geen algemeen platform dat nog
compleet ingericht moet worden
3. Wat is logicDCMS niet !
• Geen applicatie met een web-interface
• Geen applicatie waarin de documenten zelf in een
afgeschermde omgeving zijn opgeslagen
(wel direct vanuit de applicatie te openen en digitaal te ondertekenen)
4. Voor welke organisaties geschikt
• Organisaties die de traditionele manier van werken (documenten opslag in
netwerkstructuur) gewend zijn en daar nog aan willen vasthouden
• Organisaties die de documenten in hun projecten nu beheren met allerlei Excel
lijstjes
• Organisaties die niet de middelen hebben om een duur professioneel Document
Management Systeem aan te schaffen
• Organisaties die welwillend staan tegenover de mogelijkheid om de document
flow in hun projecten naar een hoger niveau te tillen.
5. Voordelen
• Besparing van tijd op het registreren en verwerken van
documenten
• Minder kans op fouten of onvolledige informatie
• Minder noodzaak om de afhandeling van documenten met
allerlei niet uniforme e-mails te regelen
• Dwingt de organisatie en de medewerkers na te denken over
een gestructureerde aanpak in het aanbieden van
documenten en de distributie daarvan.
6. Voor wie bedoeld
• Voor Document Controllers
Maakt het mogelijk een registratie van alle projectdocumenten uit te voeren
Maakt het mogelijk metadata in te voeren per document of document revisie
Biedt hulpmiddelen voor distributie van documenten naar externe partijen of naar
interne gebruikers o.a. door automatisch transmittals en e-mail berichten aan te
maken
• Voor (package/project) engineers
Om de status van documenten waar ze verantwoordelijk voor zijn real-time te
kunnen bekijken
Om documenten snel te zoeken en te openen
Om aan te geven dat nieuwe documenten of revisies gereed zijn voor distributie
en archivering
• Voor project managers
Om de status van documenten te kunnen bekijken
Om voortgangsrapportages te kunnen maken of opvragen
7. Het principe van logicDCMS
De communicatielijnen waarop logicDCMS gebaseerd is
8. Ondersteunde communicatielijnen
• Van klant naar gebruiker
• Van gebruiker naar de klant
• Van vendor / supplier naar gebruiker
• Van gebruiker naar vendor / supplier
• Van gebruiker naar uitvoerende partij
• Van gebruiker naar een keuringsinstantie
• Van keuringsinstantie naar gebruiker
9. Document codes en revisies
• Drie onafhankelijke document codes
client document code, interne document code, vendor
document code
• Vrij te kiezen document code formaat
• Twee vrij te kiezen revisie reeksen met
formaten naar eigen keuze
Voorbeeld: A,B,C,… / 0,1,2,… / R1.0, R2.0,…
10. Additionele document eigenschappen
• Document titel
• Document type
• Document discipline en subdiscipline
• Document eigenaar
• Verantwoordelijke (package) engineer
• Document reviewer / approver
• Document klasse
• Scope of Supply code
11. Organisatiestructuur database
• Statische document gegevens
Document code, titel en alle metadata
• Dynamische document gegevens (document
niveau)
actuele revisie, actuele status, laatste reviewcode, geplande
volgende revisie en issue purpose, planningsdata,
• Dynamische document gegevens (revisieniveau)
revisie nummer, alle transacties ( datums, verzendende
organisatie, ontvangen organisatie, issue purpose, review
code, transmittal, etc )
12. Presentatie van documenten
Bovenste schermhelft : Document overzicht met vaste metadata en statusinfo
Onderste schermhelft : revisie informatie
17. Workflows
• Issue to client
workflow proces met interne controle en distributie naar klant
• Returned from client
workflow proces met ontvangst van klant en interne
distributie
• Received from vendor
workflow proces met interne distributie
• Returned to vendor
workflow proces met distributie naar een vendor
20. Toewijzen Document codes
Er zijn in het algemeen twee opties:
• Gebruiker heeft zelf de vrijheid document codes toe te wijzen
• Gebruiker dient document codes bij de klant aan te vragen
Voor de tweede mogelijkheid biedt logicDCMS het DNRF concept
( DNRF , Document Naming Request Form )
• Registratie van verstuurde DNRF formulieren
• Registratie van terug ontvangen ( en gehonoreerde ) DNRF
formulieren
• Automatisch toevoegen aan database van document codes op
ontvangen DNRF formulieren
21. DNRF ( Document Naming Request form )
Voorbeeld van een DNRF formulier welk door logicDCMS kan worden verwerkt
23. Andere functionele mogelijkheden
• Uitgebreide mogelijkheden de lifecycle van een
document te volgen
Voorbeeld: document creatie -> interne goedkeuring ->
goedkeuring door klant -> goedkeuring door keuringsinstantie(s) ->
distributie naar uitvoerende partij
• Uitgebreide mogelijkheden van voortgangs-
rapportages voor project medewerkers of project
management
• Registratie van klant specificaties / templates /
etc
• Automatisch voorbladen genereren
