1. Manajemen Proyek Perangkat Lunak
Project Charter & Business Case
Sistem Penggajian Pegawai
Disusun oleh:
Project Manager
Zachrison (1355301098)
Anggota
Fitri Riyanti (1355301035)
Romy Kurniawan (1355301078)
Saddam Husein (1355301088)
Siti Sa‘adah (1355301087)
Program Studi Teknik Informatika
Politeknik Caltex Riau
4. Tanggal Mulai Proyek: 1 Mei 2015 Tanggal Akhir Proyek : 1 Agustus 2015
Nomor Kontrak : 01
Informasi Anggaran : Perusahaan menganggarkan Rp. 50.000.000 untuk proyek ini.
Biaya mayoritas teralokasi pada pekerja internal. Perkiraan dasar akan memakan 80 jam
per minggu.
Manajer Proyek : Zachrison
Tujuan Proyek : Membuat aplikasi berbasis web service untuk membantu
mengelola pelayanan transaksi perusahaan pengelola data gaji pegawai dengan metode
baru (melalui web) dalam meminimalisir kesalahan-kesalahan dan mempermudah suatu
perusahan dalam mengelola dan melakukan penggajian dalam setiap pegawainya secara
lebih cepat dan efisien.
Pendekatan:
• Melakukan pertemuan langsung dengan klien (pihak perusahaan periklanan) untuk
mendapatkan requirement-requirement yang dibutuhkan.
• Melakukan review terhadap template internal dan eksternal serta contoh-contoh
dokumen manajemen proyek
• Melakukan riset perangkat lunak untuk menyediakan jaminan keamanan dan
mengelola input dari user.
• Mengembangkan software dengan pendekatan iteratif, mengumpulkan umpan balik
dari user.
Peranan dan Tanggung Jawab
Nama Peranan Posisi Informasi Kontak
Zachrison Project
Manager
Project Manager zahrison13ti@mahasiswa.pcr.ac.id
Fitri Riyanti Anggota
Tim
Software Analyst Fitri13ti@mahasiswa.pcr.ac.id
Saddam
Husein
Anggota tim Software
Developer
(progammer)
Saddam13ti@mahasiswa.pcr.ac.id
Siti Sa’adah Anggota
Tim
Software Developer
(progammer),
dokumentator
Siti13ti@mahasiswa.pcr.ac.id
Romy
Kurniawan
Anggota
Tim
Software Developer
(progammer)
Romy13ti@mahasiswa.pcr.ac.id
Fitrasani Anggota
Tim
Software Developer
(progammer),
Fitrasani13ti@mahasiswa.pcr.ac.id
Ridwan User Representatif klien ridwan@hotmaill.pcr.ac.id
Miridhani
R.
User Representatif klien Miridhani@hotmaill.pcr.ac.id
4
5. Bussiness Case Sistem Penggajian Pegawai
1. Introduction/Background
Tujuan utama Sistem Penggajian Pegawai adalah untuk membantu admin dan petugas
dalam menginputkan data pegawai dan dalam mengatur segala hal yang berhubungan
dengan pegawai.
2. Business Objective
Tujuan startegis Sistem Penggajian Pegawai adalah mempermudah pengolahan data
pegawai dalam hal penginputan, pencetakan gaji, pembagian golongan pegawai, dan
tunjangan.
3. Current Situation and Problem/Opportunity Statement
Seperti yang sudah dijelaskan bahwa perusahaan tidak memiliki manajemen yang
baik.Dalam sistem penggajian pegawai masih menggunakan sistem pencatatan manual
sehingga sangat tidak efektif.Selain itu untuk sistem penggajian ini dibuat untuk
membantu mengatur pencatatan penggajian pegawai yang masih bersifat
manual.Masalah seperti diatas yang menjadikan banyak kesempatan untuk membuat
aplikasi terkomputerisasi.Sehingga diharapkan perusahaan yang menggunakan aplikasi
ini bisa lebih efektif dengan manajemen yang terkomputerisasi.
4. Critical Assumption and Constraints
Sistem aplikasi penggajian pegawai harus dapat memberikan manfaat yang signifikan
bagi perusahaan dalam hal efektifitas bisnis dalam hal memperoleh pencatatan
penggajian pegawai.Admin dapat melakukan penginputan data pegawai dan mencatat
gaji dari pegawai serta dapat memberikan slip gaji.Sistem selalu bekerja dengan baik
tanpa adanya hambatan yang bersifat teknis maupun personal(human error).Pemimpin
perusahaan harus selalu sigap atas adanya permasalahan yang mengganggu kinerja
system. Sistem harus dapat dijalankan pada hardware dan software yang sudah ada, dan
dapat meminimalisasi kebutuhan dukungan teknis.
5. Analysis of Options and Recommendation
Terdapat tiga opsi untuk oportuniti tersebut:
1. Bisnis berjalan dengan baik dan dapat beroperasi terus tanpa proyek baru ini.
2. Pengadaan software khusus untuk mendukung kapabilitas baru ini dengan sekecil
mungkin pengembangan secara in-house.
3. Kemajuan perusahaan di harapkan dari pengadaan project sofware ini.
6. Preliminary Project Requirements
Fitur utama dari system penggajian pegawai project management mencakup:
1. Fitur login yang harus diisi oleh admin dan petugas,username dan password.
2. Fitur Form Penggajian yang berisi data-data pegawai,data gaji dan data keluarga
dari pegawai yang diinputkan oleh admin atau petugas.
3. Fitur Laporan Penggajian,fitur ini berisi bulan dan tahun serta laporan pegawai
yang menerima gaji.
4. Fitur Laporan Master yang hanya bisa dibuka oleh admin yang berisi tentang
data-data petugas dan pegawai
5. Fitur olah data Petugas yang berisi data petugas yang diolah oleh admin
5
6. 6. Fitur data potongan yang berisi kode potongan serta nama potongan untuk
tunjangan dari pegawai.
7. Fitur Data Jabatan yang berisi kode jabatan,nama jabatan serta gaji pokok dan
tunjangan jabatan dari pegawai.
8. Fitur Data Pegawai yang berisi data-data pegawai serta jabatan pegawai.
9. Fitur Data Golongan berisi data golongan pegawai,tunjangan
keluarga,asuransi,uang lembur dan uang makan.
10. Fitur Cetak slip gaji yang berfungsi mencetak NIP,Nama,Bulan dan tahun dari
pegawai yang akan menerima gaji.
7. Budget Estimate and Financial Analysis
Estimasi biaya awal untuk keseluruhan proyek adalah Rp. 50.000.000. Estimasi ini
didasarkan pada pekerjaan manajer proyek sekitar 40 jam per minggu selama tiga bulan
dan staf internal lainnya dengan total sekitar 50 jam perminggu selama tiga bulan.
Dukungan dari perwakilan konsumen tidak dibayar. Seorang manajer proyek akan
memperoleh Rp. 540.000/jam. Anggota tim lain dibayar rata-rata Rp. 720.000/jam,
karena sebagian jam yang biasanya ditagih ke klien mungkin akan dibutuhkan pada
proyek ini. Estimasi biaya awal ini juga mencakup Rp. 30.000.000 untuk pembelian
software dan layanan dari supplier. Setelah proyek selesai, terdapat biaya perawatan
sebesar Rp. 20.000.000/tahun.
Manfaat proyek dilihat dari berkurangnya waktu yang admin gunakan untuk melakukan
penginputan data dengan memakai fitur yang sesuai, dan sebagainya. Jika menggunakan
cara konvensional (reservasi langsung), perusahaan membutuhkan paling tidak 1
pegawai di tiap cabang untuk hal tersebut, sedangkan setelah menggunakan aplikasi ini,
perusahaan cukup menggunakan 2-3 orang yang mengelola data pegawi secara terpusat
(cabang-cabang perusahaan tidak membutuhkannya), sehingga perusahaan menghemat
tenaga kerja sebanyak ± 10 orang. Total penghematan tersebut (dalam bentuk rupiah)
yang diproyeksikan tiap tahunnya adalah 10 orang @12 bulan x Rp 2.200.000,-/ bulan =
Rp 132.000.000
Exhibit A memberikan ringkasan biaya proyek dan manfaat serta menunjukkan
estimasi Net Present Value (NPV), Return of Investment (ROI), dan tahun terjadinya
payback. Juga terdapat daftar asumsi yang dibuat dalam menyusun analisis finansial
awal ini. Semua estimasi finansial sangat baik. Estimasi payback adalah dalam satu
tahun, seperti yang diharapkan sponsor. NPV bernilai Rp 156.424.000 dan Discounted
ROI untuk sistem dengan masa hidup tiga tahun adalah tepat 112 persen.
8. Schedule Estimate
Sponsor menginginkan proyek diselesaikan dalam waktu tiga bulan, tapi terdapat
beberapa fleksibilitas dalam jadwal. Juga diasumsikan bahwa sistem baru akan efektif
digunakan setidaknya selama tiga tahun.
9. Potential Risks
Terdapat beberapa risiko pada proyek ini. Risiko terbesar adalah kesalahan dalam
memasukan data input oleh admin dan petugas untuk mengumpulkan informasi ke
dalam sistem ini, admin dan petugas terkadang lupa untuk memasukan input tentang
informasi terbaru. Risiko bisnis utama adalah apakah sistem ini merupakan sistem yang
6
7. tepat guna sehingga perusahaan tidak merasa rugi dalam menginvestasikan waktu dan
uang pada proyek dan dapat memperoleh manfaat yang diinginkan.
10. Exhibits
Exhibit A : Analisis Finansial untuk Manajemen Proyek Situs Intranet
Tingkat Doscount 8%
Asumsi proyek diselesaikan
dalam 3 bulan
Tahun
0 1 2 3 Total
Cost 50.000.000 20.000.000 20.000.000 10.000.000
Discount Factor 1 0.93 0.86 0.79
Discounted cost 50.000.000 18.600.000 17.200.000 7.900.000 90.370.000
Manfaat 0 132.000.00
0
132.000.00
0
132.000.00
0
Discount Factor 1 0.93 0.86 0.79
Discounted Benefit 0 122.760.00
0
113.520.00
0
104.280.00
0
340560000
Discounted Benefit – Cost (50.000.000) 50.800.148 50.700.174 50.700.013
Cumulative Benefits – Cost (50.000.000) 800.148 51.500.322 102.200.33
5
NPV
Payback dalam 1 tahun
Discounted life cycle ROI
----------------------
112%
Asumsi-asumsi :
Cost # jam
Manajer Proyek (500 jam,
RP.20.000/jam)
10.000.000
Staf (1500 jam, Rp.23.330/jam) 35.000.000
Software dan layanan
outsource
5.000.000
Total biaya proyek (semua
diaplikasi pada tahun ke 0)
50.000.000
Benefit
# konsultan 10.000.000
Penghematan Jam 5.000.000
Profit $/jam 4.000.000
Benefit dari penghematan
waktu
83.000.000
Benfit dari peningkatan profit 30.000.000
7
