2. www.itsteknosains.co.id
2
Pengantar
Besarnya nilai nominal yang harus dikeluarkan untuk melakukan investasi Sistem Informasi
membuat banyak pihak mulai bertanya-tanya, bagaimana cara memperkirakan seberapa
besar investasi tersebut memberikan manfaat bagi organisasi. Fakta menyatakan bahwa
manfaat investasi sistem informasi dapat berupa yang terhitung/ tengible maupun yang tidak
terhitung/ intangible.
Hal ini menyebabkan banyak organisasi/ perusahaan mengalami kesulitan bagaimana
menghitung nilai investasi dikaitkan dengan manfaat yang dihasilkan.
Seperti halnya investasi di bidang lain Investasi sistem informasi berarti dikeluarkannya
sumber daya keuangan/ data untuk mendapatkan manfaat di masa mendatang. Investasi ini
dimaksudkan untuk melakukan penghematan, mempercepata proses, meningkatkan
pendapatan baru atau manfaat-manfaat baru yang lain. Teknik untuk menilai ini disebut dengan
Analisis Biaya Manfaat atau Cost Benefit Analysis.
Komponen Biaya
Biaya yang berhubungan dengan pengembangan system/ teknologi informasi dapat
diklasifikasikan ke dalam 4 katagori utama, yaitu :
1. Biaya pengadaan (procurement cost)
2. Biaya persiapan operasi (start-up cost)
3. Biaya proyek (project-related cost)
4. Biaya operasi (ongoing cost)
5. Biaya perawatan (maintenance cost)
Penjelasan Komponen Biaya
A. BIAYA PENGADAAN (PROCUREMENT COST)
Adalah semua biaya yang terjadi sehubungan dengan memperoleh perangkat keras. Yang
temasuk biaya pengadaan diantaranya adalah :
1. Biaya konsultasi pengadaan perangkat keras
2. Biaya pembelian atau sewa beli (leasing) perangkat keras
3. Biaya instalasi perangkat keras
4. Biaya ruangan untuk perangkat keras (perbaikan ruangan, pemasangan AC)
5. Biaya modal untuk pengadaan perangkat keras
6. Biaya yang berhubungan dengan manajemen dan satff untuk pengadaan
3. www.itsteknosains.co.id
3
perangkat keras
B. BIAYA PERSIAPAN OPERASI (START-UP COST)
Adalah semua biaya untuk membuat sistem siap untuk dioperasikan.
Yang termasuk biaya persiapan diantaranya adalah :
1. Biaya pembelian perangkat lunak sistem
2. Biaya instalasi peralatan komunikasi (misal sambungan telpon)
3. Biaya persiapan personil
4. Biaya reorganisasi
5. Biaya manajemen staff yang dibutuhkan dalam kegiatan persiapan operasi.b
C. BIAYA PROYEK (PROJECT-RELATED COST)
Adalah semua biaya untuk mengembangkan sistem termasuk penerapannya.
Yang termasuk biaya proyek diantaranya :
No Tahapan Biaya
1 Biaya dalam tahap
analisis sistem
Biaya untuk pengumpulan data
Biaya dokumentasi (kertas, foto copy,
dll)
Biaya Rapat
Biaya staff analis
Biaya manajemen yang berhubungan
dengan tahap analisis sistem
2 Biaya dalam tahap
design dan coding
sistem
Biaya dokumentasi
Biaya Rapat
Biaya staff analis
Biaya programmer
Biaya pembelian perangkat lunak
aplikasi
Biaya manajemen yang berhubungan
dengan tahap design system
3 Biaya dalam tahap
penerapan sistem
Biaya pembuatan formulir baru
Biaya konversi data
Biaya latihan personil
Biaya manajemen yang berhubungan
dengan tahap penerapan system
Bila menggunakan konsultan ada biaya
tambahan honor konsultan.
D. BIAYA OPERASI (ONGOING COST)
Biaya operasi adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan system
supaya sistem dapat beroperasi.
4. www.itsteknosains.co.id
4
Mencakup :
Biaya personil (operator, bagian administrasi, pustakawan data, pengawas
data)
Biaya overhead (pemakaian telpon, listrik, asuransi, keamanan, suplies)
E. BIAYA PERAWATAN (MAINTENANCE COST)
Biaya perawatan adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat system dalam masa
operasinya.
Biaya perawatan perangkat keras
Biaya perawatan perangkat lunak (modifikasi program, penambahan modul
program)
Biaya perawatan peralatan dan fasilitas
Biaya manajemen yang telibat dalam operasi sistem
Biaya kontrak untuk konsultan selama operasi sistem
Biaya depresiasi (penyusutan)
5. www.itsteknosains.co.id
5
Komponen Manfaat
Manfaat TI dibagi menjadi dua katergori, yaitu: tangible benefit dan intangible benefit. Tangible
benefit merupakan manfaat yang langsung mempengaruhi tingkat keuntungan perusahaan,
sedangkan intangible benefit merupakan manfaat yang kelihatannya mempunyai pengaruh
positif terhadap perusahaan tetapi tidak secara langsung memperngaruhi keuntungan
perusahaan.
Secara detail manfaat tersebut dibagi 4 kategori
1. Tangible measurable
Merupakan manfaat yang membawa dampak langsung terhadap keuntungan
perusahaan dan dampak tersebut dapat diukur secara objektif.
Contohnya: pengurangan karyawan/perampingan organisasi serta peningkatan
penjualan.
2. Tangible unmeasurable
Merupakan manfaaat yang membawa dampak langsung terhadap keuntungan
perusahaan tetapi sulit untuk langsung diukur.
Contohnya: tersedianya informasi yang lebih baik sehingga akan memberikan jaminan
atas keakuratan dan ketepatan pengambilan keputusan
3. Intangible measurable
Merupakan manfaat yang dapat diukur, tetapi dampaknya tidak secara langsung
mempengaruhi keuntungan perusahaan. Contohnya: informasi yang lebih cepat dan
tanggapan positif dai staf
4. Intangible unmeasurable
Merupakan manfaat yang sulit diukur dan dampaknya tidak secara langsung
mempengaruhi keuntungan perusahaan. Contohnya: reaksi positif pasar terhadap
perusahaan dan persepsi positif dari pihak luar maupun calon karyawan terhadap
perusahaan.
Menurut hasil penelitian yang dilakukan Ranti[1], dengan mengambil studi kasus di Indonesia,
maka terdapat 13 kategori dan 73 sub-kategori manfaat bisnis SI/TI.
No Kategori Manfaat
1 Mengurangi/ Menekan biaya
(dari)
1. biaya telekomunikasi
2. biaya perjalanan
3. biaya operator
4. biaya pertemuan
5. biaya kegagalan layanan
6. biaya distribusi
7. biaya pelatihan per setiap karyawan
8. biaya pengembalian barang yang salah
6. www.itsteknosains.co.id
6
No Kategori Manfaat
9. biaya uang (bunga pinjaman)
10. biaya cetak dokumen dan ATK
11. biaya langganan
12. biaya sewa ruangan
13. biaya sewa alat
14. biaya inventori/penyimpanan
15. biaya kesalahan penelitian
2 Meningkatkan produktivitas
(karena disebabkan oleh)
16. restrukturisasi pembagian fungsi kerja
17. mempercepat penguasaan produk
18. kemudahan analisis
19. meningkatkan kepuasan karyawan
3 Mempercepat proses (dari) 20. proses produksi
21. proses pengadaan barang
22. proses pembuatan laporan
23. proses persiapan data
24. proses pemeriksaan permohonan
25. proses pembayaran hutang/tagihan
26. proses transaksi
27. proses pengambilan keputusan
4 Mengurangi resiko (dari) 28. kesalahan hitung
29. piutang tak tertagih
30. kehilangan penyimpanan
31. produk gagal
32. kehilangan data
33. kesalahan data
34. jatuh tempo
35. kehilangan karyawan potensial
36. pemalsuan
37. penipuan/kecurangan administrasi
38. kesalahan pembayaran
39. kesalahan pengelolaan asset
5 Meningkatkan pendapatan
(yg disebabkan oleh)
40. meningkatkan kapasitas bisnis
41. meningkatkan kualitas laporan
42. meningkatkan kepercayaan
pelanggan
43. memperluas segmentasi pasar
44. meningkatkan pendapatan lain-lain
6 Meningkatkan keakuratan (dari) 45. tagihan
46. analisis
47. data
48. perencanaan
49. keputusan
7 Mempercepat cash-in
(disebabkan karena)
50. mempercepat pengiriman tagihan
8 Meningkatkan layanan eksternal
(dari)
51. mengurangi pembatalan pesanan
52. mengetahui masalah pelanggan
53. penambahan cabang/layanan
54. layanan pribadi
55. kepuasan pelanggan
7. www.itsteknosains.co.id
7
No Kategori Manfaat
9 Meningkatkan image
(disebabkan oleh)
56. meningkatkan mutu layanan
57. pemberian diskon
58. kepatuhan pada aturan
59. menggunakan merk terkenal
10 Meningkatkan
kualitas (dari)
60. manajemen penyedia/ pemasok
61. hasil kerja
62. layanan
63. produk
11 Meningkatkan
layanan internal
(dari)
64. layanan bersama
65. memenuhi hak & tanggung jawab
staf
66. layanan untuk karyawan
67. penjadualan dan materi pelatihan
12 Meningkatkan
keunggulan
kompetitif
(disebabkan oleh)
68. membentuk kerjasama bisnis
69. mempercepat terbentuknya bisnis
baru
70. meningkatkan biaya-penggantian
13 Menghindari
biaya (dari)
71. dana cadangan
72. biaya pemeliharaan
73. biaya kehilangan dan penundaan
8. www.itsteknosains.co.id
8
Perhitungan Investasi
Setelah menentukan manfaat yang diharapkan dan biaya implementasi proyek, hubungan
manfaat tersebut terhadap biaya perlu didefinisikan. Ada beberapa pendekatan yang
digunakan untuk mengembangkan hubungan antara biaya dan manfaat, diantaranya:
A. Simple Return on Investment (ROI)
Teknik ini juga disebut accounting rate of return. Simple ROI adalah rasio pendapatan bersih
rata-rata proyek terhadap investasi internal proyek itu. Metode ini sangat baik untuk proyek
pemrosesan data atau sistem informasi. Biaya implementasi dan operasional serta manfaat
yang diharapkan akan ditentukan untuk bertahun-tahun mendatang. Titik ketika manfaat
akumulatid melebihi akumulatif biaya adalah titik di mana dasar ROI didapatkan.
B. Present Value (PV)
Present value merupakan nilai sejumlah uang sekarang yang merupakan ekivalensi dari
sejumlah cash flow tertentu pada periode tertentu dengan tingkat suku bunga tertentu. Rumus
PV seperti di bawah ini :
keterangan
PV = Present Value
(C)t = aliran kas masuk tahun ke-t
i = arus pengembalian (rate of return)
C. Discounted Rate of Return (IRR)
IRR disebut juga dengan discounted cash flow method or internal rate of return. Discounted
rate of return adalah metode yang paling banyak dipakai dalam semua teknik analisis. Metode
ini menentukan tingkat diskon dimana nilai waktu sekarang dari penerimaan kas sama dengan
nilai waktu sekarang dari pengeluaran kas.
Rumus IRR ditentukan dulu NPV = 0, kemudian dicari berapa besar arus pengembalian
(diskonto) agar hal tersebut terjadi. Rumus IRR dapat dilihat pada rumus.
Keterangan:
(C) t = aliran kas masuk tahun ke-t
9. www.itsteknosains.co.id
9
(Co) t = aliran kas keluar tahun ke-t
i = arus pengembalian (diskonto)
n = tahun
Menganalisis usulan proyek dengan melihat hasil perhitungan IRR adalah sebagai berikut:
IRR > arus pengembalian (i) yang diinginkan (required rate of return), proyek dapat
diterima.
IRR < arus pengembalian (i) yang diinginkan (requred rate of return), proyek ditolak.
D. Net Present Value (NPV)
Metode ini menggunakan tingkat diskon yang ditentukan oleh biaya modal perusahaan untuk
membentuk nilai waktu sekarang dari sebuah proyek. Tingkat diskon kemudian digunakan
untuk menetapkan nilai waktu sekarang untuk penerimaan dan pengeluaran kas. Tingkat
diskon bisa disesuaikan untuk mencerminkan kriteria lain dari manajemen, seperti
penyesuaian terhadap resiko yang mungkin terjadi.
Rumus NPV dapat dilihat pada rumus
keterangan:
NPV = nilai sekarang neto
(C) t = aliran kas masuk tahun ke-t
(Co) t = aliran kas keluar tahun ke-t
i = arus pengembalian (rate of return)
n = umur unit usaha hasil investasi
t = waktu
Mengkaji usulan proyek NPV memberikan petunjuk (indikasi sebagai berikut):
NPV = positif, maka usulan proyek dapat diterima, semakin tinggi nilai NPV maka
semakin baik.
NPV = 0 berarti netral
NPV = negatif, usulan proyek ditolak
