Presentatie van de namiddagsessie "Deep dive in hetarchief.be" tijdens meemoo's partnerevent op 30 november 2023. Op zoek naar manieren om vlot audiovisueel archiefmateriaal te ontsluiten? Tijdens deze sessie doken we diep in hetarchief.be: o.a. publieke ontsluiting, de sleutelgebruikerrol en de bezoekertoolfunctionaliteit kwamen aan bod. Een contentpartner deelde bovendien de ervaringen en inzichten van de eigen organisatie over het gebruik van hetarchief.be.

1. Inspiratiesessie
Content ontsluiten via hetarchief.be
Inspiratiesessie
Content ontsluiten via hetarchief.be

2. Korte inhoud
● Hetarchief.be
○ Publieke metadata
○ Sleutelgebruikers
● Bezoekertool
○ Contentpartner aan het woord
● Algemeen: licenties, support en ondersteuning
● Communicatie
● Verder ontwikkelingen

3. hetarchief.be
Startpunt voor onderzoek naar audiovisueel materiaal

4. Arnaud
● Wil meer weten over zijn verleden
● Kermis: thema versnipperd over
instellingen heen
● Heeft gezocht op Google
○ Kermis Vlaanderen
○ Kermis Vlaanderen ‘72
○ Kermis Antwerpen ‘72
● Wil onderzoek starten in Vlaamse
archieven

5. Publieke metadata
Toeleiding:
Eindgebruikers die de organisatie helemaal
niet kennen, kunnen via hetarchief.be in
contact komen met organisaties die het
materiaal hebben dat de eindgebruiker
interesseert.
➭ Zichtbaarheid voor de archiefwerking
➭ Ontsluiten op schaal
➭ Complementariteit opzoeken

6. Materiaalaanvragen: aanvraaglijst
Eindgebruiker die interesse heeft in
een item, kan hier online een
materiaalaanvraag voor indienen.
Dit kan een vraag zijn om:
● een item te hergebruiken
● een item te bekijken
● informatie over een item
(expertise)

7. Materiaalaanvragen: e-mail
● Gegevens van de aangevraagde item(s)
● Gegevens van de persoon die aanvraagt
Je bepaalt zelf of en hoe de aanvraag wordt
opgevolgd:
● Vergoeding mogelijk
● Bestanden delen via eigen systemen (of gebruiker
doorsturen naar de bezoekertool, zie verder)
AFZENDER: hetarchief.be <support@meemoo.be>

8. Gebruikers kunnen zelf op zoek
Hoe kan je jouw eigen url delen?
https://hetarchief.be/zoeken?a
anbieders=OR-b56d41v---
Stadsarchief%20Waregem&form
at=all&orderDirection=desc&ord
erProp=relevance&page=1

9. Contentpartner van meemoo?
● Jouw organisatie is contentpartner van
meemoo
● Archiefbeheer, het collectiebeheer, de
productie- en/of publiekswerking, de
wetenschappelijke werking,
beeldresearch of journalist
Hey, jij daar!

10. Sleutelgebruikers
Medewerkers van
contentpartners kunnen
sleutelrechten aanvragen én zo
materiaal raadplegen.
➭ Ondersteuning voor de sector

11. - Afspelen
- Aanvragen bij andere
organisatie
- Bijhouden in mappen
- ID’s MAM

12. Hoe word je sleutelgebruiker?
Via portaal.meemoo.be > toegang aanvragen
> informatie en voorwaarden
● Formulier invullen
● Na verwerking meemoo:
Inloggen op hetarchief.be met
hetzelfde adres dat je gebruikt voor
andere meemoo-platformen

13. Overzicht sleutelgebruikers
voor jouw organisatie
https://portaal.m
eemoo.be/nl/org
anisatie
Naamswijziging wordt
binnenkort
doorgevoerd

14. Vragen over
publieke
metadata en/of
sleutelgebruikers?

15. Bezoekertool
Deel meer dan metadata in je afgesloten omgeving

16. Wat is de bezoekertool?
Een interne tool voor audio en video
Jouw materiaal zichtbaar maken binnen jouw organisatie
Digitaal antwoord op intra-muros wetgeving
Beschermd materiaal ontsluiten volgens een uitzondering in de wet:
binnen de muren van jouw instelling, in het kader van wetenschappelijk of
privé-onderzoek
Voor jouw bezoekers en medewerkers
Iedere organisatie heeft eigen beheerders in de bezoekertool die bepalen
wie toegang heeft tot de tool en wanneer die toegang verloopt

17. ● Eindgebruikers zoeken
zelf in de catalogus of
jij zet een selectie klaar
(vanaf juli 2023)
● Enkel eigen materiaal
● Audio en video
Jouw materiaal doorzoeken en bekijken
● Materiaal bekijken
● Uitgebreide metadata
raadplegen

18. Gebaseerd op de intra-muroswetgeving
De wetgeving laat (onder voorwaarden) toe dat bepaalde organisaties werken uit hun
collecties die auteursrechtelijk beschermd zijn, ter plekke mogen ontsluiten naar
bezoekers (art. XI.190, 13° W.E.R.)
→ Voor niet-auteursrechtelijk beschermde werken gelden deze
voorwaarden/beperkingen dus niet
→ Voorwaarden: wetenschappelijk of privé-onderzoek
(Opzoekingen voor dossiers die iemand professioneel behandelt
vallen bv. niet onder de intra muros-uitzondering)

19. Sophie Gyselinck
● Publiekswerking ADVN
● ADVN: werkgroep en piloottraject
bezoekertool
● In september 2022: eerste partner die de
bezoekertool in gebruik neemt
Foto vragen Sophie

20. Concreet: hoe werkt de bezoekertool?
● Toegangsaanvragen, beheer en kioskmodus
● Integratie bezoekertool en hetarchief.be
● Opstarttraject

21. Voor welke gebruikers?
Zij krijgen toegang via de eigen laptop, of via een terminal in het archief
Wie op de eigen laptop werkt:
● maakt éénmalig een account aan, en krijgt dan tijdelijk toegang tot de leeszaal
(zonder tussenkomst van meemoo)
● aanvaardt de gebruikersvoorwaarden voor het platform bij eerste aanmelding
Bezoekers van een archief voor wetenschappelijk & privé-onderzoek
Interne medewerkers van de contentpartner

22. Wie geeft toegang?
● Eindgebruikers vragen
toegang aan
● Beheerders (iemand
binnen jullie organisatie)
keuren toegang goed
(of niet)
● Beheerder kiest hoe
lang iemand toegang
heeft

23. Volledige of selectieve toegang
Bij goedkeuren toegangsaanvraag via het beheer
bezoekertool

24. Rol van beheerder?
Overzicht beheerders ook beschikbaar op
https://portaal.meemoo.be/nl/organisatie

25. Bezoeker vs kioskmodus
Bezoeker met eigen login:
● zoeken
● bekijken
● download metadata (per item)
● favorieten bewaren en organiseren
Kioskmodus (generieke login)
● zoeken
● bekijken

26. Hoe ziet de integratie bezoekertool eruit
op hetarchief.be?
1. De landingspagina is vlot
toegankelijk via de navigatie
2. Je kan toegang aanvragen via een
publieke detailpagina
3. Je vindt je actieve toegang terug
op verschillende plaatsen in het
platform

27. Bezoekertool & hetarchief.be:
publieke metadata

29. Hoe verloopt de opstart?
Dienstenformulier
(accountmanager)
Algemene
infosessie
Effectieve
opstart

30. Effectieve opstart
1 Bezoekertool voor jouw
organisatie activeren
2 Beheerders van organisatie
de juiste rechten geven
3 Contactgegevens
controleren
Controleren sync MAM
4
MEEMOO
5 Bezoekertool voor jouw
organisatie personaliseren
6 Ontsloten materiaal
controleren
7 Met de tool leren werken
ORGANISATIE
validatie & publicatie?

31. Vragen over
de
bezoekertool?

32. support.meemoo.be
Meer informatie over de ontsluitingsplatformen

33. Licenties in het meemoo-archiefsysteem

34. Licenties bepalen zichtbaarheid materiaal
Naam licentie
Metadataset
ALL
Metadataset
LTD
Essence
Voor wie zichtbaar?
MEEMOO-BEZOEKERTOOL-METADATA x
Gebruiker met toegang tot
bezoekersruimte
MEEMOO-BEZOEKERTOOL-CONTENT x x
Gebruiker met toegang tot
bezoekersruimte
VIAA-INTRA_CP-METADATA-ALL x Sleutelgebruiker *
VIAA-INTRA_CP-CONTENT x x Sleutelgebruiker *
VIAA-PUBLIEK-METADATA-LTD x Publiek (ook niet-ingelogd)
VIAA-PUBLIEK-METADATA-ALL x Publiek (ook niet-ingelogd)
* afhankelijk van de sector van de contentpartner

35. Support
https://support.meemoo.be/hc/nl/categories/6039864485137-
Ontsluitingsplatformen
● hetarchief.be: aan de slag
● hetarchief.be: publiek ontsluiten
● hetarchief.be: voor sleutelgebruikers
● hetarchief.be: intra muros ontsluiten

36. Communicatie naar gebruikers
Het vernieuwde hetarchief.be
Bronvermelding

37. Campagne
● Hetarchief.be is een ideaal startpunt
voor onderzoek naar audiovisueel
materiaal.
● +1,5 miljoen items, bij meer dan 140
Vlaamse organisaties.
● Een brede insteek. Onderzoek, dat
kan van alles zijn. Het kan
academisch zijn, of uit liefhebberij,
het kan een rabbit hole zijn, een
nostaligische bevlieging of een
professionele noodzaak.

38. Doelgroepen
Hetarchief.be is er voor iedereen, maar deze groepen willen we
zeker mee hebben op het vernieuwde platform.
Studenten Heemkundigen
Onderzoekers Professionele
hergebruikers
Erfgoedsector
Nostalgici

39. Communicatie acties
● Communicatie naar bestaande
gebruikers
● Advertentiecampagne naar enkele
van onze doelgroepen: nostalgici,
studenten
● Communicatieacties om ook andere
doelgroepen zo gericht mogelijk aan
te spreken
● Uitbouw en uitbreiding van vaste
communicatie
518 aanvragen tussen januari en oktober,
met een duidelijke stijging sinds de lancering in juli

40. Voorbeelden en cijfers
Eerste nieuwsbrief
● 221 subscribers
● openrate van 37%
Advertentie nostalgici
● meer dan 48.000
mensen bereikt
● 92.000 plaatsingen

41. Voorbeelden en cijfers
Gebruikersverhaal
● Gericht op
professionele
hergebruikers
● Gepost in FB-groepen,
gerichte advertentie
met 171 clicks
Kijkdoos in bibliotheken
● Bibliotheekbezoekers
warm maken voor
hetarchief.be

42. Zelf communiceren over hetarchief.be?
Communicatiekit
● Gebruiksklare, maar vrij
aanpasbare posts en
copy
● Visuals voor op diverse
kanalen
● Binnenkort ook
poster/flyer,
aan te vragen
Wil je graag dat je volgers, gebruikers
en bezoekers hun eerste zoektocht door
je audiovisueel archiefmateriaal doen
via hetarchief.be?
Kijk dan zeker uit naar onze
communicatiekit, met beeldmateriaal
en copy die je eenvoudig en snel kan
aanpassen en inzetten.

43. Vragen over
communicatie?

44. En verder
Kranten op hetarchief.be
04-01-1814, Gazette van Gend: en annoncen ofte waerschouwings-blad: met autorisatie
van Z.K.H. den prins souvereyn der Vereenigde Nederlanden, Universiteitsbibliotheek
Gent-Boekentoren, Publiek domein

45. Team
Marlies Criel
Manager interactie
marlies.criel@meemoo.be
Debbie Esmans
Manager partnerwerking
debbie.esmans@meemoo.be
Matthias Priem
Manager archivering
matthias.priem@meemoo.be
Sarie Van Lancker
Partnercommunicatie
sarie.vanlancker@meemoo.be
Ineke van Dam
Projectmanager ontwikkelingen
ineke.vandam@meemoo.be
Charlotte De Strooper
Functionele analyse
charlotte.destrooper@meemoo.be
Koen Mortier
Eindgebruikerscommunicatie
koen.mortier@meemoo.be
Maaike Ongena
Product owner hetarchief.be
maaike.ongena@meemoo.be

46. Bedankt voor jullie aandacht