Uitwisselplatform 30 november 2023

Bevindingen uit het vooronderzoek
naar een uitwisselplatform

Debbie Esmans
Manager Beleid, Partnerwerking en Dienstenaanbod
✉ debbie.esmans@meemoo.be

Valorisatie
Gedeelde &
complementaire
opdracht
Potentieel
Stimuleren Faciliteren Ontzorgen

Agenda
10’ Welkom en context Debbie
20’ Wat hebben we geleerd? Stefan
15’ Wat vertelden jullie? Tine
10’ Juridisch luik Rutger
15’ Operationele vertaling Stefan
15’ Vragen

Context
● Concept al in eerste versies van samenwerkingsovereenkomsten opgenomen
> denkoefening
● Voorwerp van apart afsprakenkader; de huidige SWO biedt hiervoor geen
kader of toestemming
● Huidige meerjarenplan meemoo: OD 8.2: “Meemoo onderzoekt de
opportuniteit en haalbaarheid van een uitwisselplatform, gericht professioneel
hergebruik, met een realistisch businessmodel.”

Uitwisselplatform?
● Platform/functionaliteit die de (professionele) uitwisseling van
archiefmateriaal faciliteert
● Doelgroep = professionals uit de erfgoed-, media- en creatieve sector, ieder
die archiefmateriaal wil hergebruiken binnen een professionele (eventueel
commerciële) context, bv. tentoonstellingsmaker, uitgever, journalist,
documentairemaker, e.d.
Uitwisseling
Zoeken en vinden Toestemming en Transactie

FASE 1
FASE 2
FASE 3
FASE 4
FASE 5
2021 2022 2023
Projectvoorbereiding & gunning & customer journey workshops
analyse &
modellering
juridisch
onderzoek
POC
Eindrapport
Vooronderzoek
bevraging CPs
design thinking met CPs

Wat hebben we
geleerd?
Stefan Jenart

Stefan Jenart
Digital Consultant Uitwisselplatform
✉ hi@stefanjenart.com

Wie hebben we allemaal gesproken?

Wie hebben we allemaal gesproken?
• Buitenlandse archieven en beeldbanken
• Binnenlandse archieforganisaties
• Beeldresearchers
• Professionele gebruikers (documentairemakers)
• Contentpartners meemoo

Wetgeving bepaalt
de rol van platformen

Twee overkoepelende uitdagingen
Content
vinden
(gevonden worden)

Content
vinden
(gevonden worden)
Rechten
klaren

• Geschikte content vinden is een
uitdaging voor producenten
• Producenten maken gebruik van
externe researchers
• Instellingen hebben moeite om
content aanbod kenbaar te
maken
Content
vinden
(gevonden worden)

• Rechten klaren is een grote
uitdaging voor producenten
• Enkel organisaties die rechten
verkopen hebben een duurzaam
terugverdienmodel
• Uiteraard moet een digitaal
aanbod beschikbaar zijn om
rechten te verkopen (Mediaclip
webshop)
Rechten
klaren

Lidmaatschap
Lidmaatschap betalend
Contactinformatie netwerk
Opleiding
Profiel dashboard
(content bekijken)
(Freelance) Researchers
Content bekijken
Fragmenten selecteren
Rechten verkopen
Content Clips webshop
FUNCTIONALITEITE
N

Levels Instap Basis Moeilijk Zwaar Complex
Voorbeeld organisaties FOCAL
Archive
Valley
Europeana
Footage.net
(Aggregator die
content laat zien)
Beeld&Geluid
INA
MEDIAPRO
(MEDIACLIP)
Lidmaatschap ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
Lidmaatschap betalend ✓ ✓ ✓
Contactinformatie netwerk ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
Opleiding ✓ ✓ ✓
Profiel dashboard
(content bekijken)
✓ ✓ ✓ ✓
(Freelance) Researchers ✓ ✓ ✓
Content bekijken ✓ ✓ ✓
Fragmenten selecteren ✓ ✓
Rechten verkopen ✓ ✓
Content Clips webshop ✓
GUNSTIGE
RECHTEN
WETGEVING
FUNCTIONALITEITEN

Netwerk
Organisatie
FOCAL
1
● Contact
informatie
2 3 4 5
Aggregator
Europeana
Footage.
net
● Content tonen
(zonder login)
● Copyright status
Rechten
verkopen+
Ina
MEDIAPRO
(MEDIACLIP)
● Profiel
● Content
● Rechten +
ecommerce
Netwerk
Organisatie+
Archive
Valley
● Profiel content
tonen (login)
● Freelance
Researchers
Rechten
verkopen
Beeld
&
Geluid
● Profiel (€)
● Content
● Rechten
verkopen
Verschillende platformtypes:

Workshops
23
In samenwerking met
contentpartners is de journey
opgesteld voor de
documentairemaker (creatieve
sector) vanaf het
bepalen van het onderwerp,
research, productie tot archivering.
Sfeerbeelden (CPs) remote Journey Workshop (Zoom + MIRO), najaar 2021

Journey inzichten en noden
Lorem ipsum dolor sit amet,
consectetur adipiscing. Lorem
ipsum dolor sit.
ipsum dolor sit.
ipsum dolor sit.
Na
Productie
Tijdens
Productie
Voor
Productie

ipsum dolor sit.
ipsum dolor sit.
Na
Productie
Tijdens
Productie
Voor
Productie

Aggregator
1 overzicht
alle collecties
(instellingen)
🏢
Researchers
Wie zijn
de experts die
kunnen helpen?
Budget
Wat gaan
de rechten kosten?
(Risico inschatting)
💰
🔎

Diensten
Wat kunnen/
willen instellingen
doen voor mij?
🙋
Kwaliteit
Wat is de kwaliteit
van de collectie en
content?
💎
Preview
Preview van content,
budget indicatie en
rechten klaren
👁

How to …
Hoe moet je een
project archiveren?
(ook technisch)
❓
Rechten
Een rechten-
portfoliotool
(Over projecten heen)
📁
(Auto) Shotlist
Overzicht van
opgezocht en
gebruikt materiaal
💾

Wat hebben jullie
verteld?
Tine Philips

Tine Philips
Functioneel analist
✉ tine.philips@meemoo.be

Bevraging contentpartners 2022
Doel?
Inventarisatie van
praktijken en visies
Van midden juni
tot en met begin
september 2022
Enkel over
professionele
gebruikers voor
audio, video, foto
en filmmateriaal
Drie onderdelen in de bevraging
Hergebruik door professionele gebruikers
vandaag
Hergebruik door professionele gebruikers
in de toekomst
Uitwisselplatform en de mogelijke rol van
meemoo

Respondenten
Type organisatie Aantal
CPs
Percentage binnen
hun type
CUL - archief 14 58% (van 24)
CUL- museum 12 28% (van 43)
CUL - erfgoedcel 8 42% (van 19)
CUL - podiumkunsten 10 19% (van 52)
MED - landelijke omroep 1 33% (van 3)
MED - regionale omroep 2 20% (van 10)
OVH - overheidsdienst 3 25% (van 12)
52
personen bij
50
contentpartners
vulden de bevraging in
29%
van alle
CPs
obv
cijfers
2022

Hergebruik vandaag
Betalende
diensten
Aangeboden
diensten
Aanvragen
vandaag
39 CPs (75%) ontvangen
reeds aanvragen van
professionele gebruikers
Voor 27 CPS (52%) is dit
echter minder dan 50%
van hun totaal aantal
aanvragen.
Vooral via e-mail of de
eigen online catalogus
Advies en (rechten)informatie
verlenen is gratis. Meestal ook
gratis preview
Indien mogelijk: Opzoekingen
doen in de leeszaal of via een
online catalogus
Professionele gebruiker regelt
(meestal) zelf het klaren van
de rechten. 8 CPs (20%) bieden
de mogelijkheid om rechten
gratis te klaren
Slechts 11 CPs (21%)
bieden diensten aan tegen
betaling:
● preview in lage/hoge
resolutie
● gerichte beeldresearch
● breder onderzoek

Hergebruik in de toekomst
Aanvragen in de
toekomst
29 CPs (55,77%) willen graag meer
aanvragen van professionele
gebruikers in de toekomst
23 CPs (44,23%) echter niet:
“Wij hebben niet de personeelsbezetting
om veel aanvragen tot hergebruik te
behandelen. Het is soms een tijdrovend
werk om de toestemming te vragen aan
eigenaars.”
TOP 3
(uit 10 mogelijkheden)
● een manier om rechten
gemakkelijk te klaren
● rijkere en volledigere
beschrijvende metadata
● online klaarzetten en/of bekijken
van beeld & geluid
Hoe kunnen we dit
doen toenemen?

Uitwisselplatform
Opportuniteiten
platform
TOP 3
● Schaalvoordeel
● Standaardisatie voor gebruikers
● Standaardiseren van klaren van
rechten
TOP 3
● Metadata
● Verwachtingen (snel vinden van
materiaal versus complexiteit van
rechten klaren)
● Mandaat (CP heeft niet altijd
mandaat om content ter
beschikking te stellen)
Uitdagingen
platform

Rol voor meemoo?
Welke rol bij het
klaren van
rechten?
Top 2
● Werken via collectieve afspraken
met beheersvennootschappen
● Klaren van rechten blijft
verantwoordelijkheid van
professionele gebruiker
Welke rol bij een
uitwisselplatform
?
zie grafiek
(volgende
slide)
Mogelijk draagvlak voor 1
centraal meemoo
uitwisselplatform

Mag meemoo deze taak op zich nemen?
hetarchief.be-
model
Catalogus Pro-
model
Catalogus Pro -
plus-model
Winkelkarretje-
model
Volledige
ontzorging
Zoeken en vinden x x x x x
Online bekijken x x x x
Downloaden x x x
Transactie en betaling x x
Toestemming geven x
6 (11,54%)
11 (21,15%)
11 (21,15%)
17 (32,69%)
7 (13,46%)
1 2

Bevraging conclusies
Er lijkt een draagvlak voor een uitwisselplatform.
Maar ook bezorgdheden bij contentpartners.
De bevraging bevestigt de inzichten uit het vooronderzoek. Nood aan:
● rechten helpen klaren
● metadata verrijken
● zoveel mogelijk content online klaarzetten (visualiseren)
Er is een basis voor verdere stappen.
Belang van differentiatie tussen contentpartners
(volledige ontzorging vs CPs neemt zelf een aantal taken op)

Juridische
elementen
Rutger Goeminne

Rutger Goeminne
Juridisch medewerker
✉ rutger.goeminne@meemoo.be

Juridische uitdagingen in dit project
● Auteursrecht (en naburige rechten)
○ Veel materiaal dat in aanmerking komt is beschermd
○ CP heeft vaak zelf niet (alle) rechten om hergebruik toe te staan
○ Vaak is er geen duidelijk overzicht van geldende rechten
○ Vaak zijn de rechthebbenden onbekend
● GDPR
○ In veel materiaal komen identificeerbare personen voor
○ Hoe omgaan met verzoeken van betrokkenen?
→ Nood aan afsprakenkaders:
○ Tussen meemoo en contenpartners
○ Tussen meemoo en gebruikers van het platform
○ Tussen contentpartners en gebruikers (transactieformulier)
○ Privacyverklaring
○ …

Auteursrecht
● Visualisatie van beeldmateriaal op het platform:
○ Er bestaan juridische argumenten voor tonen in lage resolutie zonder toestemming
rechthebbenden
○ Op basis van excepties in de wetgeving (wetensch. ond., citaat)
○ Randvoorwaarden: gesloten platform, enkel professionele gebruikers
● Voor het gebruik van het materiaal is sowieso én uiteraard wél
toestemming van de rechthebbende/beheersvennootschap nodig.

GDPR
Meemoo is verwerkingsverantwoordelijke zolang het materiaal zich op het
platform bevindt. Als er toestemming is voor hergebruik, wordt de
hergebruiker verwerkingsverantwoordelijke.
Nood aan afspraken: elementen hierin onderzocht:
● Privacyverklaring voor het platform
○ Vrij toegankelijk voor elke bezoeker van de website
○ Toelichten hoe betrokkenen hun rechten kunnen uitoefenen
● Afspraken met contentpartners
○ Flow om verzoeken van betrokkenen door te geven aan meemoo
● Afspraken met gebruikers

Afsprakenkaders
Onderzoek naar:
● Overkoepelende gebruiksvoorwaarden
● Privacyverklaring
● Ontwerp transactieformulier
○ Gestandaardiseerd document om toestemming tot hergebruik te vragen (gebruiker) én toe
te staan (aanbieder)

Operationele
vertaling
Stefan Jenart

Design Thinking
Transactieflow

High-level (service) Blueprint
Vereisten
platform:
Operationele
vertaling:

Service Blueprint (eenvoudige transactieflow)
zoeken en vinden
toestemming en transactie

Eerste schetsen
Waarom?
Concept van het uitwisselplatform helder krijgen voor contentpartners en partners
in het algemeen. Het is een ‘conversation starter’, nog geen ontwikkeling ter
implementatie.
Wat?
• Wireframes (met design van hetarchief.be)
• Met elementen die essentieel zijn om een uitwisselplatform te kunnen
uitbouwen
• Dit werkt voort op de 'eenduidige/eenvoudige' transactieflow

Registreren als
professionele
gebruiker
Wie het beheer zal
doen van de
toegangs- aanvragen
is nog onbeantwoord
Meemoo?
Contentpartners
(hebben die wens)?

Zoeken als professionele gebruiker

CP
Materiaal-
aanvragen
overzicht

Kostenbepaling
Verkennende oefening vanuit verschillende perspectieven:
a. functioneel: waar kan/is het wenselijk dan wel noodzakelijk een kostenbijdrage te vragen?
b. actoren: gebruikers, aanbieders, rechthebbenden
c. juridisch

Kostenbepaling: mogelijke denkpistes
- een bedrag per jaar om toegang te krijgen tot de content
- een transactiekost per projectaanvraag op het platform
- een vergoeding voor bepaalde functionaliteiten of diensten
- evident: vergoeding voor rechthebbenden bij hergebruik
- …

Uitwisselplatform 30 november 2023

More Related Content

More from meemoo, Vlaams instituut voor het archief

Uitwisselplatform 30 november 2023

Editor's Notes