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時間管理黃金法則

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時間管理黃金法則

  1. 1. C C I M - A P P L E 有效的 時間管理
  2. 2. C C I M - A P P L E 前言 無論是在家裡或是工作場合,人人都必須更 有效的管理時間。做事的先後順序及效率,影 響著我們一生可以有多大的成就,從生活中獲 益多少也跟時間安排息息相關,大部分的人都 有能力學習幾種方法安排好自己的時間,而使 工作更具成效,生活更盡人意。
  3. 3. C C I M - A P P L E 內容大綱 一、了解時間 二、成功的時間規劃 三、從小處立即做出改變 四、管理別人的時間
  4. 4. C C I M - A P P L E 時間的意義 工作時間長=工作努力 ? ? ? 準時下班≠工作盡心盡力 ? ? ? 一.了解時間 1
  5. 5. C C I M - A P P L E 一.了解時間 2 緊迫 不緊迫 重 要 危機 急迫的問題 有期限壓力的計畫 防患未然 改進產能 建立人際關係 發掘新機會 規劃、休閒 不 重 要 不速之客 某些信件與報告 某些會議 必要而不重要的問題 受歡迎的活動 繁鎖的工作 某些信件 某些電話 浪費時間的事 有趣的活動
  6. 6. C C I M - A P P L E 一.了解時間 3 時間分配原則 60% 25% 15% 重要且急迫的事情 一般事務 彈性運用 分析時間的運用
  7. 7. C C I M - A P P L E 二.成功的時間規劃 分析你的目標 短期的 職業目標 長遠的 職業目標 短期的 個人目標 長遠的 個人目標
  8. 8. C C I M - A P P L E 二.成功的時間規劃 1 一個工作日 C類任務 這類任務不急,時 間允許再做。 A類任務 你應該每天試著去 完成一些急迫而困 難的任務。 B類任務 這些是你工作的主 體,應該佔據工作 日的大部分時間 排出優先順序
  9. 9. C C I M - A P P L E 二.成功的時間規劃 2 -5 -4 -3 -2 -1 0 1 2 3 4 5 am9:00 am11:00 pm1:00 pm3:00 pm5:00 一個工作日 工 作 表 現 水 準 上午晚些時候出現的精力 高峰:A類工作最佳時間 下午稍晚時的精力高峰: 從事B類工作最佳時間 午餐後的精力低谷 C類工作最佳時間 精力水 準開始 下降直 到工作 日結束 評定你的工作模式
  10. 10. C C I M - A P P L E 二.成功的時間規劃 3 使用時間規劃工具 PDA 電腦 萬用 手册 月曆 10 / 共31頁
  11. 11. C C I M - A P P L E 二.成功的時間規劃 4 積極思考 對時間的運用多半取決於態度, 積極思考的人通常都充滿能量與 熱情,不願意浪費時間在無謂的 事物上。 充滿夢想、堅持達到目標的態度 正是學習善用時間最好的動機。
  12. 12. C C I M - A P P L E 三.從小處立即做出改變 1. 清掃辦公室 2. 文書作業歸檔 3. 避免中斷工作 4. 篩選訊息 5. 與別人合作 6. 打電話 7. 接電話 8. 閱讀和創意 9. 使用科技工具 10. 召開會議 11. 商務禮儀 12. 規劃學習 13. More….
  13. 13. C C I M - A P P L E 四.管理別人的時間 1 保持良好的溝通 工作時間中有75%的時間是用在與人溝通上, 為了能良好管理他人及眾多事務,從而善用可用 時間,首先需要掌握好溝通的藝術。 良好的溝通態度及技巧不僅可以傳遞正確的訊息, 還象徵著個人的處事能力及影響力。
  14. 14. C C I M - A P P L E 四.管理別人的時間 2 授權給誰? 新手 做過類似 工作的人 利用備忘錄 、傳真或 電子郵件 需要的時候 如何做簡 明的交代? 如何來檢 查進度? 面對面地談 每天 有效授權工作
  15. 15. C C I M - A P P L E 四.管理別人的時間 3 與同事相處 工作是否會被同事隨時打斷,是一件最難 控制的事情:如果經常被打斷,那是因為 你對許多人而言都有功能,但也較會失去 管理時間的權力;若是選擇不被干擾,又 會因此做不到對別人的協助並降低與他人 互動與學習的機會。所以很重要的課題是- 要能與不同個性的人打交道、合作並在工 作順序和時間安排上達成共識。
  16. 16. C C I M - A P P L E 四.管理別人的時間 4 與上司相處 如果想要把自己的時間運用得更盡 善盡美,那就必須了解如何與主管 配合。與主管溝通時,要傾聽清楚 對方的目標、期限以及事情的輕重 緩急,學習簡單、有效率的處理交 辦工作,切莫使主管有不受尊重或 被敷衍了事的感覺。
  17. 17. C C I M - A P P L E 結論 1 你總覺得時間不夠用嗎? 大家知道從個人的行事方式及生活起居中, 以及與他人的聯繫、溝通和開會種種,每天 可以節省下多少時間嗎?而當這些時間轉化 為效益時,又浪費了多少精力和損失及多少 收益呢?
  18. 18. C C I M - A P P L E 結論 2 1. 先訂定事情的處理順序 2. 妥當分配時間的運用 3. 善用生活當中的許多零碎時間 4. 錯開和別人共用的時間 5. 善用電子輔助工具
  19. 19. C C I M - A P P L E 結論 3 6. 避免在精神狀態不佳時處理重要事情 7. 每天睡前應準備好明天的計畫 8. 維持職場環境的整潔 9. 革除拖延的惡習 10. 隨時監督自己
  20. 20. C C I M - A P P L E 結論 4 浪費時間的情況,每天包圍著你我,必須充 分覺悟,才能抓住這個一旦失去就永不復返 的寶貴資源。 運用有效技巧,並小心避免人們在各方面經 常會犯下浪費時間的情況,才可以全面掌握 自己的時間,做時間的主人。
  21. 21. C C I M - A P P L E 以下內容載自:
  22. 22. C C I M - A P P L E 你,是屬於哪一種人? 富人越做越輕鬆,而且做越多,賺越多 窮人越做越累,而且做越多,未必賺越多
  23. 23. C C I M - A P P L E 成功上班族必備的三大能力 時間管理是最重要的成功必備金鑰,能抓住時間,才能更上層樓!
  24. 24. C C I M - A P P L E 三抓三放,簡化工作 抓大事,放小事 用有限時間,達成最大效益 抓正事,放雜事 抓要事,放閒事
  25. 25. C C I M - A P P L E 重要與緊急的N字型法則 依 工作的重要性 與 緊急程度分出優先順序 將混亂無序的工作,變成井井有條
  26. 26. C C I M - A P P L E 避開環境干擾度最大的時段, 創造最高的工作效率 工作效率度=環境干擾度+精神旺盛度
  27. 27. C C I M - A P P L E 乾坤大挪移,增加完整時間區塊 安排特定時間區塊 進行例行事務 主動調整客戶到訪 或臨時討論的時間 盡量騰出完整時間區塊 完整時間區塊越多、 越大的人, 工作效率也會越高
  28. 28. C C I M - A P P L E 重視鐘錶,輕鬆掌握時間 最簡單又便宜的時間管理工具,就在你身邊!
  29. 29. C C I M - A P P L E 善用零碎時間, 每分每秒都能發揮驚人成效
  30. 30. C C I M - A P P L E
  31. 31. C C I M - A P P L E

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