本文讨论了时间管理的重要性，阐述了如何有效利用有限的时间以实现个人和组织目标。作者提出了时间管理的基本原则、浪费时间的因素以及领导者在时间管理中的角色与方法。通过掌握关键的20%任务，能够显著提高工作效率和效果。

1. 校長的時間管理 致遠管理學院校長 朱文雄 94.8.23

2. 壹、前言 時間是難以捉摸的東西，稍縱即逝，來無影，去無踨，永遠向前行，任您呼天喚地，它彷彿鐵石心腸，永不回頭。 水往低處流，人往高處爬，本是人之常情，無可厚非。無奈爬得越高，越是忙碌。 因為偏偏做主管的人，大多想有所作為，滿腹理想，又充滿成就慾，時時想要自我實現，這廂實現了，那廂又來了，於是陷入自我實現與再度超越的循環之中，一天二十四小時，越感不敷使用，以致於自討苦吃，每天過著「與時間賽跑」的生活，累得灰頭土臉，苦不堪言，不知如何才好。 主管是一種成就與榮譽，奮鬥多年，卓然有成，令人肯定與欣羨，職責加重，壓力也大，能否克盡厥職與分享常人悠然生活，率多決定於能否管理時間。

3. 貳、時間管理的真義 一、時間 人類發展的空間 有時間就有發展的空間，時間多，發揮的空間就大。 人類一生的學習、生活、工作，都是時間的函數。 二、管理 就是： 1. 將一個人身邊有限的資源，作最好的運用。 2. 資源的掌握和發揮。

4. 3. 管理者擁有的資源 人力 金錢 設備 時間 資訊 技術 健康 經驗 關係

5. 三、時間管理 就是： 將一個人身邊有限的時間，作充分的運用。 以最有效的方法，運用有限的時間，獲得最滿意的工作成果，達成目標（包括：個人目標、組織目標和社會目標）。 時間是一種資源，可以透過管理而獲得更多的時間。

6. 參、現代人在想些什麼？ 如何在最短的時間內做最多的事？ 如何在同一時間內做更多的事？ 如何在有限的時間內完成重要的工作？ 如何提高生產量？ 如何增加收入？ 如何提早自我實現？ 如何卓越和超越？ 如何善用休閒時間及與家人團聚的機會？ 如何改善時間的使用方式？ 如何做好時間管理？

7. 肆、浪費時間的因素？ 訪客 電話、電視、電腦 等候 閒聊 外務分心 溝通不良 會議 塞車 餐飲應酬 找東西 應付危機 氣候炎熱

8. 二、內在因素（即 個人 因素） 經常賴床 優柔寡斷 偷懶拖延 話多閒聊 害怕說「不」 缺乏興趣 顉求過多 完美主義 消極情緒 不敢授權（事必躬親） 閱讀緩慢缺乏目標 缺乏目標 欠缺計劃 不善利用零碎時間 條理不清 欠缺自律 時間太多 缺少目標優先順序、每日計劃

9. 三、本國人浪費時間的因素 習慣性不守時 不速之客來訪 交通閒聊 電話 開會 看報紙 看電視 玩電腦 應酬 找東西 忙於衣食 金錢遊戲 期待子女勝出之額外過分教育活動

10. 伍、校長的時間特性與時間分配

11. 一、主管的時間特性 以身作則 「 7-11 」 「切割性」與「零碎性」 重複刻板性」與「不由自主性」 「定期性」與「不定期性」 「大時間性」與「小時間性」 長短性：時間之長短性 思考性：計畫性、執行性、督導性時間 事務性：做大事性與做小事性時間 公私性：公事時間與私事時間、下班後的公關性時間

12. 二、校長（不同層級）的時間分配

13. 陸、領導的真義與時間管理 一、領導的真意 把人帶好，把事情做好。 以身作則來影響他人（印度聖雄甘地）。 設法影鄉他人，使人心甘情願為您效勞。 領導人並不一定非得比別人聰明，但是他會用比他聰明的人（卡內基）。 帶人做事，達成目標。（研究領導的前提就是必須先瞭解人性和個性）

14. 二、領導與時間管理 自我時間管理。 教好部屬做好時間管理。 團隊合作。 領導也是主管、首長的時間管理之道。

15. 柒、校長的時間管理方法 原理原則 方法技巧（小不點） 養成良好習慣 會議時間管理方法

16. 一、原理原則 一、 80 ／ 20 法則 二、目標設定原則 三、設定優先順序原則 四、運用『能力曲線』原理 - 黃金時間 五、帕金森定律（ Parkinson’s Law ） 六、墨菲定律（ Murphy’s Law ） 七、賈琪華德定律（ Jakie Ward Law ） 八、運用『計畫原理』 九、確定方向原則 十、邱吉爾原則（ Churchill Principle ）

17. 一、 80 ／ 20 法則（一） 即重點管理原則（ Pareto Principle ） Pareto 由統計發現： 20% 的人口 擁有 80% 的國家財富 。這即是 80/20 原理，也即是 重點管理原則 。 所謂重點管理，就是『掌握重點的少數』，就可做好事情的大多數。

18. 一、 80 ／ 20 法則（二） - 原理之大要 即 『重要的少數』 與 『瑣碎的多數』 （ Principle of “ Vital Few ” and “ Trivial Many ” ） 指在一群事物中，屬於 『重要的少數』只佔 20% ， 屬於 『瑣碎的多數』則佔 80% 。 如能掌握 20% 的『重要少數』 ，則能獲致 80% 成就； 如致力 80% 的『瑣碎多數』 ，則至多只產生 20% 成效。 因此，能控制重要的因子（ 20% ）即能控制大局（ 80% ）。 80% 的價值來自於 20% 的因子 （重要少數） ， 20% 的價值來自於 80% 的因子 （重要多數） 。

19. 80/20 原理在時間管理上的重要啟示： 凡事掌握 20% 要事，只花 20% 時間，即可產生 80% 的成效。 總之， 『凡事要掌握關鍵』 如果您沒把時間與精力集中在 20% 的要事（重要少數），你會忙來 忙去，忙不出所以然來，變成所謂 窮忙 、 瞎忙 。 掌握這些 20% 要事或時間，就是掌握關鍵： 關鍵工作 關鍵人物 關鍵活動 對於 20% 的要事，不可馬馬虎虎處理，應該盡心盡力妥善處理，因此有時必須花費多些時間也無妨。 一、 80 ／ 20 法則（二） - 原理之大要（續）

20. 一、 80 ／ 20 法則（三） - 日常生活現象 80% 的月讀書籍都是取自書架上 20% 的書籍 80% 的教師輔導時間都被 20% 的學生所佔用 80% 的病假是由 20% 的員工（或學生）所佔用 80% 的討論都是來自 20% 的討論者。 （ 80% 的意見來自於 20% 的人所發表的） 80% 的看電視時間都花用於 20% 的節目 80% 的看報紙時間都花用於 20% 的版面 80% 的電話都來自於 20% 的發話人 80% 的來訪者所佔用的時間來自 20% 的訪客 80% 的垃圾是來自 20% 的地方 80% 的銷售額是來自 20% 的主要顧客

21. 一、 80 ／ 20 法則（三） - 日常生活現象 （續） 80% 的生產量是來自 20% 的生產線 80% 的菜是重複 20% 的菜色 80% 的外出吃飯都前往 20% 的餐館 80% 的決議是來自 20% 的會議時間 80% 的抱怨是來自 20% 的客戶 80% 的工作是來自於 20% 的工人 80% 的工作成果是來自於 20% 的計劃 80% 的檔案使用量是集中於 20% 的檔案 80% 的待洗衣物都是來自 20% 的客戶 80% 的心靈滿足都是來自於 20% 的適當時間支配

22. 二、目標設定（一） - 設定目標之幾項原則 1. 目標必須是自己的 2. 目標必須切合實際 3. 目標必須具體而且可以衡量 4. 目標必須具有達成期限 5. 目標必須用書面明列

23. 二、目標設定（二） - 如何設定自己的目標 按照杜拉克（ Drucker ）說法：拿出一張空白紙，寫出下列三項事情： 列出這輩子 長期奮鬥的目標 ，以及你 80 歲想要回味的事 列出你 職業的目標 ：亦即你希望三月內要完成的事情 （ PS ：許多生涯規劃專家，也都是利用：假如人生的壽命縮短於三個之內的方式，來探索每個人真正活下去的目的在哪裡？）

24. 二、目標設定（二） - 人生目標之分類 1. 一般的目標： 每個人之人生目標或許不一，甚至個人也會因時地變動而有不同的人生目標，一般人大致可分成下列目標： 健康目標 家庭目標 工作目標 （或稱職業目標） 財物目標 （或稱物質目標） 人際關係目標 學習成長目標 休閒育樂目標 公益目標 （或稱社會目標）： 捐血、捐款、捐時、捐地、捐衣、義工、志工、愛心活動。 一般而言，年輕人的目標比較遠大，幻想成分較多；成人的目標，比較明確，比較現實。

25. 二、目標設定（二） - 人生目標之分類（續） 2. 多向度目標： 工作目標： 如事業、金錢與學習 生活目標： 如家庭、休閒、嗜好、人際關係與健康 社會目標： 如參與服務、加入社團、投入政治、和回饋社會 3. 階段性目標： 長程目標 （終生目標）：如終生志業、身心健康、服務社會等 中程目標 ：以高中生為例，升大學與出國進修計畫等即是中程目標。 短期目標 ：如學生的本學期功課目標，每週每日讀書計畫、寒暑假讀書計畫、聯考前 100 日應試計畫等。

26. 二、目標設定（二） - 人生目標之分類（續） 4. 多層次目標： 首要目標： 人生的意義為何？ 次要目標 ：我要選擇哪一行？ 附屬目標： 我要做到什麼職位？

27. 三、 設定優先順序原則 效率與效能（一） （ Effectiveness Vs Efficiency ） 1. 效能 （或稱效果）是指 『做對的事』 (Do right things) 效率 是指 『 把事情做對 』 (Do things right) 2. 效能 是指： 成果 與 目標 之間的關係 效率 是指： 輸入 (Input) 與 輸出 (output) 之間的關係 3. 效率只是效能的一部份而已 效能與效率的指向：完成目標 4. 效能 偏向： 組織目標 的達成 效率 偏向： 個人目標 的達成 5. 領導者 的關心『做對的事』指效能 管理者 的關心『把事情做對』指效率 效能 效率 完成目標

28. 三、設定優先順序原則 效率與效能（一） （ Effectiveness Vs Efficiency ） ( 續 ) 6. Peter F. Drucker 認為： 『 做對的事情 比 把事情做對 更為重要』 （ Do right things better than Do things right ） 7. Peter F. Drucker 認為： 『做對的事情』才會『有效能』，不是『作法正確』就會『有效能』 例一：撒下 100 張紙鈔（包括 98 張 1 元紙鈔和 2 張 100 元大鈔）給甲乙兩人撿拾的故事 例二：一家出版公司，完成每年出版圖書二十種的目標，卻虧損 20 萬元 例三：有位富翁對『貧富』做了一個明智的註解： (1). 『貧富』是指盡最大的努力，得到最小的成果。 (2). 『富有』是指做最小的努力，得到最大的成果。 8. 效能與效率，兩者兼顧最好。否則，先慮『效能』，再求『效率』 9. 因此：做事應有『本末先後，輕重緩急』之別。

29. 三、設定優先順序原則 效率與效能（一） - 安排工作之優先順序 1. 依工作之重要性與緊迫性來安排。 重要性 ：指對實現目標的貢獻之大小 緊迫性 ：指對有時間壓力的事情 2. 優先順序： 重要且急迫 ：銀行三點半、急病送醫 重要但不急迫 ：運動、身體檢查、學習新技能 緊迫但不重要 ：電話留言 不緊迫也不重要 ：例行性工作 例行性工作但可以不做

30. 三、 設定優先順序原則 效率與效能（一） - 安排工作之優先順序 ( 續 ) 3. 個人當天第一件重要的事： 欲 交代別人 的工作 需要精密思考的 創造性工作 當天必須完成 的工作 4. 主管處理工作之優先順序： 欲 交代部屬 處理的工作 需要與人 聯絡協調 的工作 必須親自 單獨處理 的工作

31. 四、「能力曲線」原理－「黃金時段」原理 每人每天在體力、精力、精神、能力等方面在某一個時段具有最充沛、最旺盛、最高潮、最高峰的狀態，在此時段做事最有效率。 這個原理意指：在一天當中，每人的工作能力與效率，都具有固定的起伏韻律狀態，也就是具有週期性的反覆循環，可以事先預測： 上午 ： 8-11 時，做事最有效率。 下午 ：從中午 12 時 - 下午 4 時，能力跌至谷底。 晚上 ：下午 6 時 - 晚上 9 時，效率回升。（次高潮）。 午夜 ，深夜：晚上 11 時 - 凌晨 4 時，能力降至絶對最低點。

32. 四、「能力曲線」原理－「黃金時段」原理 ( 續 ) 能力曲線原理，就是針對不同時段的特性，選擇屬性適合工作來處： 上午 8-11 時 ：處理工作具有思考性，創造性，挑戰性，規劃性，重要性等。 下午時間 ：例行性，庶務性，人際性，被動性，休閒性，次重要性等工作。 晚上時間 ：安排學習成長，自我充實，家居生活，翌日計劃。 例外 ： 1. 早鳥型 2. 夜貓型 工作一小時，休息十分鐘，從新再出發。

33. 五、帕金森定律（ Parkinson’s Law , 1958 ） 帕金森 指出 一般人總會把工作拖延到期限的最後一天才完成。 工作時間愈充裕，工作進度就愈慢。 許多人對工作把持著：「白天做不完，晚上還可以做；平常做不完，放假還可以做。」 克服拖延現象的唯一辦法，便是對「帕金森定律」反其道而行，即對每一項工作設定較為緊密的期限，並把握時間在期限前完成。

34. 五、帕金森定律（ Parkinson’s Law ）（續） 拖延現象，浪費時間案例： 申報所得稅 參加婚宴 參加開會 上班、約會 期中、期末考試 克服拖延的習慣，另有兩種方法： 養成「現在做」，「馬上做」、「現在就開始」的心理動力，讓「果斷」變成你的工作習慣。 以「分斷處理」的方式來工作。

35. 六、墨菲定律（ Murphy’s Law ） 墨菲指出：完成任何一件事情所需時間都比它所預估（所應耗費）的時間為長。 （通常要多出 25 ％，如果是初次、陌生、完全不熟悉；以前從未經歷過，則需另加 50 ％）。 該定律三個重點： 1. 任何事情都不像它看起來那樣簡單。 2. 每件事情做起來都比原來想像的要多花費些時間。 3. 如果事情會出錯，那就無法避免，會犯錯的事一定會犯錯。 克服、改進之道：按事情、工作之難易、輕重、緩急、先後、順序預做確實所需時間和排出進度。

36. 七、賈琪華德定律（ Jakie Ward Law ） 做不喜歡做的事，其他的事自然就迎刃而解。 先做不喜歡做的事，可以消除恐懼，避免痛苦，減輕壓力，減少疲累，身心愉快，節省時間。 就是如果你做的是業務工作的話，那麼就要避免在一天的開始有任何不愉快的經驗（如：不要在一天的開始就先接觸到不愉快的電話或會議），盡量先從溫馨、簡單、快樂的經驗開始。

37. 七、賈琪華德定律（ Jakie Ward Law ） ( 續 ) 適用於主持會議、進行談判、義務工作和運動課程。先解決比較不重要的事情、比較不困難的事情，與會者就會比較有成就感。因為先處理簡單的事情可以培養原動力、產生善意、醞釀合作的意願，所以最後即使碰到困難的事情時，也不會感覺太困難了。 適用於初任之領導者。如果你剛接一個職位，你應該先嘗試失敗率較低的工作計劃。

38. 計劃分成： (1) 每年計劃、 (2) 每月計劃、 (3) 每週計劃、 (4) 每日計劃 每天花個 5-10 分鐘訂定 『每日計 劃 』 ，寫出要做的工作，排出優先順序，可以為你節省一些時間，供你自由運用，過你自己真正的生活，這是你每天真正為自己活著的時間 利用星期六或星期日擬定下週計劃，每次花約 10-20 分鐘，可以為你節省數小時的時間。 一日之計在於 昨夜 ，一年之計在於 冬 。 遵守 『一次只做一件事』 的原則。 知名之作業計劃：科學管理先驅甘特（ H.L. Gantt ）所創製的 甘特圖 。 八、運用『計 劃 原理』

39. 九、確定方向的原則 有兩個大方向： 由下而上 ：注重「點點滴滴」、「分秒必爭」、「精打細算」、「省吃儉用」、「由小而大」。 由上而下 ：先把握人生大方向，在作階段性控制。 先有人生大目標，再作階段性目標。 先有整體計畫，再作細部控制。（如：年度、季、月、日計畫） 「由大而小」的時間管理。

40. 十、邱吉爾原則 （ Churchill Principle ） 請用一頁紙告訴我重點。 做事，不要拖拖拉拉，應該把握重點，應該乾淨俐落，無論書面報告或口頭報告，只要先報告重點就可以了。至於許多細節及理由，可以先割捨，容後如有時間再談。 每天辦公室，紙上作業很多，為了節省時間，請作到下列兩點： 快速閱讀 （ Speed Read or Survey ）。 請用一頁紙告訴我 重點 （ Tell me Key-point in one page ）

41. 十、邱吉爾原則 （ Churchill Principle ）（ 續） 如何以一頁紙寫出重點報告： 找出重點 ：只抓重點，去掉細節。 加以組織 ：排出先後，統整連貫。 簡潔扼要 ：句無贅句，段無冗句。 如： 「給上帝的導詞」 （只有 56 字）、 「林肯蓋茲堡演講詞」 （只有 266 字）、 「獨立宣言」 （只有 300 字）。

42. 二、方法技巧（小不點）（一） 如何處理不速訪客 - 控制過濾訪客 如何處理電話干擾 如何處理會議干擾 集中處理的策略 合理拒絕，學會說『不』 『實施授權』，減少『事必親躬』 避免『完美主義』 有效利用『零碎時間』 物歸原位或分類存放 建立節約時間的基本習慣 避免尖峰時間與尖峰路線 運用『節約時間之設備工具』 - 省時工具

43. 二、方法技巧（小不點）（二） 將鉅大、複雜的工作依次細分 預約拜會時間 認清角色 善用別人時間，不要成為部屬的奴隸 凡事給自己訂個完成工作的最後期限 一心兩用，同時做兩件事情 建立時間分段運用的省時習慣 現代人的隱身術 保持工作環境清爽俐落 善用讀書技巧與學習策略以節省時間 運用『孤獨時間』 運用『時間使用分析法』 上班、開會、赴約，提早十分鐘到達

44. 三、養成良好習慣 1. 珍惜時間的習慣。 2. 選擇事情的習慣。 3. 優先順序的習慣。 4. 凡事計畫的習慣。 5. 機動調整的習慣。 6. 講究方法的習慣。 7. 事後檢討的習慣。 8. 量力而為的習慣。 9. 不斷學習的習慣。 10. 輕鬆愉快的習慣。

45. 四、會議時間管理方法（一） 會議時間，何以需要管理？ 身為主管的管理者，有 20 ％ ~80 ％ 的時間用在開會上。 每個主管平均一星期花 10 個小時 開會。 90 ％的主管表示，開會時間有 50 ％ 是浪費掉的。每週平均浪費 5 個小時 。

46. 會議時間管理方法（二） 會議時間的浪費原因或浪費毛病在那裡？ 會議開得太多。 會議開得太久。 找錯了開會對象。 會議前準備不周。 會議進行得不順利。 主持者欠缺管理技巧。 會而不議，議而不決，決而不行。 會後又沒有追蹤執行會中決議。

47. 會議時間管理方法（三） 會議時間如何管理？即如何召集（或主持）會議？ 1. 會議前 ( 1 ）訂好會議目標。 （ 2 ）準備一份議程： ＊ 起訖時間。 ＊ 時間限制（上限）。 ＊ 會議資料事先發給會者參閱。 （ 3 ）邀請適當的人與會，與會人數盡可能不要太多。 （ 4 ）選擇適當的開會時間。 （ 5 ）選擇適當的開會場地。 （ 6 ）準備特殊的視聽設備，如麥克風、投影機、錄音機。 （ 7 ）事先評估會議成本。 （ 8 ）是否需要準備茶點、飲水、飲料等。 （ 9 ）是否需要其他設施，如停車位、貴賓接待室、指引海報、會場佈置等。 （ 10 ）準時與會：提前 3-5 分鐘或準時與會。

48. 會議時間管理方法（三） 會議時間如何管理？即如何召集（或主持）會議？ 2. 會議中 （ 11 ）會議應準時開始 （ 12 ）會議開始，首先簡介會議的目的與議程，然後直接討論議題。 （ 13 ）在會議中進行指定專人控制時間或在牆上掛上可以顯示 「剩餘時間」 的時鐘。 （ 14 ）緊守議程： 14-1 給每個討論事項定好時間上限，時間一到，就進行下一個項目。 14-2 一定要把閒話家常的時間減到最少。 14-3 應按議程所編列的優先次序進行討論：議題按重要性，緊急 性或與會成員興趣高低等排列優先次序。 14-4 應避免會議受到外部人為干擾 — 包括電話及訪客之干擾，除 非緊急事件。 14-5 在結束會議之前，主持人應概括覆述會議所達成的結論。

49. 會議時間管理方法（三） 會議時間如何管理？即如何召集（或主持）會議？ 2. 會議中 ( 續 ) 14-6 主持人應發揮主持會議的管理技巧： 14-6-1. 簡述會議之 緣由 、 動機 、 經過 、 目的 及 議程 （言簡易賅）。 14-6-2. 控制議程的進展。 14-6-3. 傾聽所有的意見。 14-6-4. 不要太急於發言、發表自己的意見。 14-6-5. 始終保持理性，心平氣和，偶爾幽默風趣，提振精神。 14-6-6. 約束強者與保護弱者。 14-6-7. 避免討論偏離主題。 14-6-8. 適當地提問，如 澄親疑問 ：你是說，這件事在本月底前可以完成？ 如 直接了當的問 ：你真正的意思是什麼？ 如 重覆重要之處 ：讓我們在確認一下… 14-6-9. 臨機應變：在會議進行中要隨時掌握狀況的變化。於必要時，要採取 變通辦法。 14-6-10. 順水推舟：如果你知道某些人的看法與你相同，不妨先讓他們發表 意見，接著你再發言支持他們的論點，並補充遺漏之處。 14-6-11. 要能發揮整合性能力。 14-6-12. 注意會議秩序與會場管理 。

50. 會議時間管理方法（三） 會議時間如何管理？即如何召集（或主持）會議？ 2. 會議中 ( 續 ) （ 15 ）視實際需要，可讓部分與會者只參加會議之一部分。 （ 16 ）會議應準時結束；一個會議不超過 90 分鐘，不超過下班 時間（中午 12 時，下午 5 時），好讓與會者安排自己的時間與工作。 （ 17 ）其他：會議進行中，要有人做紀錄、錄音、維護視聽設備、司儀。

51. 會議時間管理方法（三） 會議時間如何管理？即如何召集（或主持）會議？ 3. 會議後 （ 18 ）僅快做好會議記錄： 24 小時之內完成， 48 小時之內分發給有關人員。 （ 19 ）追蹤會議中之決議與待辦事項執行情形。

52. 捌、結語 「時間就是金錢」，「時間就是生命」、「有時間就有希望」，「有時間就會成功」，做好時間管理就是通往成功的捷徑。 人人都有時間，人人都感時間不足，因此「時間管理」已成為大家必修的課程。 身為首長（校長）。總管一個機關團點的人事物及其未來發展，責任重大，勢必更為忙碌，更需做好「時間管理」。 共勉： 1. IQ+EQ （ SQ ） +CQ+MQ+AQ （ Adversity Quotient ） +TQ （ Timing Quotient ） 2. 專業 + 敬業 + 創意 + 管理 = 競爭力