se mekanisme kerja dinas

1. WALIKOTA BATU
Batu, Januari 2018
Kepada
Yth. Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah
di Lingkungan Pemerintah Kota Batu
di
B A T U
SURAT EDARAN
NOMOR : 060/ /422.013/2018
TENTANG
MEKANISME PELAKSANAAN KEGIATAN KEDINASAN
DILINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA BATU
Sebagai upaya meningkatkan kinerja dan mendukung kelancaran
pelaksanaan tugas pada SKPD di Lingkungan Pemerintah Kota Batu, serta dalam
rangka pelaksanaan tugas - tugas kedinasan (rapat, bimbingan teknis, diskusi
dan acara - acara sejenis lainnya), untuk mewujudkan terlaksananya tertib
administrasi, khususnya berkaitan dengan administrasi surat-surat kedinasan
dan pengelolaan naskah dinas berdasarkan Peraturan Walikota Batu Nomor 38
Tahun 2010 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kota Batu,
Surat Gubernur Jawa Timur Nomor : 065/14481/031.3/2017 perihal Mekanisme
Pelaksanaan Kegiatan Kedinasan Pada Pemerintah Provinsi Jawa Timur,
disampaikan hal-hal sebagai berikut :
1. Komunikasi yang dituangkan dalam surat dinas, baik format maupun
kewenangan yang menandatangani, hendaknya mengacu pada tata naskah
dinas di jajaran Pemerintah Kota Batu, sebagaimana tertuang dalam
Peraturan Walikota Batu Nomor 38 Tahun 2010 tentang Tata Naskah
Dinas di Lingkungan Pemerintah Kota Batu;
2. Mekanisme kerja dilaksanakan sesuai dengan jenjang jabatan pada SKPD;
3. Setiap kegiatan hendaknya dilaksanakan tepat waktu sesuai dengan jadwal
yang tertuang dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK) dan Dokumen Pelaksanaan
Anggaran (DPA);

2. 4. Kegiatan rapat/sidang paripurna, hearing (dengar pendapat) komisi di DPRD,
hendaknya dihadiri secara pribadi dan tidak mewakilkan, dan dapat
mengikutsertakan pejabat/staf yang membidangi apabila dibutuhkan;
5. Koordinasi dilaksanakan dengan memperhatikan alur komando dan alur
koordinasi sesuai Bagan Struktur Organisasi Perangkat Daerah Kota Batu;
6. Atasan langsung maupun atasan koordinatif tidak melakukan intervensi atas
kegiatan Pejabat Pengguna Anggaran (PA), serta Kuasa Pengguna Anggaran
(KPA), untuk masukan dan saran dapat dituangkan dalam bentuk tertulis
(Telaahan Staf) yang ditujukan Kepada Sekretaris Daerah;
7. Mekanisme penyelenggaraan rapat, bimbingan teknis, diskusi dan acara -
acara sejenis lainnya agar memperhatikan etika birokrasi dan tata
keprotokolan secara hierarkhis :
a. Apabila peserta yang diundang dan hadir adalah pejabat eselon II dan
eselon III maka pejabat yang membuka acara dimaksud dibuka oleh
Sekretaris Daerah atau serendah-rendahnya pejabat eselon II atau pejabat
yang setingkat;
b. Apabila peserta yang diundang dan hadir adalah pejabat eselon IV maka
pejabat yang membuka acara dimaksud adalah pejabat serendah-rendanya
eselon III atau pejabat yang setingkat.
8. Kedudukan Perangkat Daerah Kota Batu berdasarkan Peraturan Pemerintah
Nomor 18 Tahun 2016, sebagai berikut :
a. Sekretariat Daerah Kota Batu
1) Sekretariat Daerah Kota Batu merupakan “unsur staf” yang dipimpin
oleh Sekretaris Daerah Kota;
2) Sekretaris Daerah Kota berada dibawah dan bertanggung jawab kepada
Walikota, melaksanakan tugas membantu Walikota dalam penyusunan
kebijakan, pengorganisasian, administatif terhdap pelaksanaan tugas
perangkat daerah serta memberikan pelayanan administrative kepada
seluruh perangkat daerah Pemerintah Kota Batu;
3) Sebagai perangkat daerah yang merupakan unsur staf, maka perangkat
daerah dimaksud berhak menggunakan atas nama (a.n.) Walikota Batu,
merupakan kewenangan dalam penandatanganan naskah dinas.
b. Sekretariat DPRD Kota Batu
1) Sekretariat DPRD Kota merupakan “unsur pelayan” administrasi dan
memberian dukungan terhadap tugas dan fungsi DPRD Kota yang
dipimpin oleh Sekretaris DPRD Kota;
2) Sebagai unsur pelayanan, Sekretaris DPRD Kota secara teknis
operasional berada di bawah dan bertanggung jawab kepada pimpinan
DPRD Kota dan secara administrative bertanggung jawab kepada
Walikota melalui Sekretaris Daerah Kota Batu;

3. 3) Sebagai unsur pelayanan, Sekretaris DPRD Kota tidak diperkenankan
mengunakan atas nama (a.n.) Walikota Batu dalam rangka proses
pengelolaan naskah dinas.
c. Inspektorat Kota Batu
1) Inspektorat Kota merupakan “unsur pengawas” penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dipimpin oleh Inspektur Kota;
2) Sebagai unsur pengawas, Inspektorat Kota berada di bawah dan
bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah Kota
Batu;
3) Sebagai unsur pengawas, Inspektorat Kota tidak diperkenankan
mengunakan atas nama (a.n.) Walikota Batu dalam rangka proses
pengelolaan naskah dinas.
d. Dinas Daerah Kota Batu
1) Dinas Daerah Kota merupakan “unsur pelaksana” urusan
pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah kota yang dipimpin
oleh Kepala Dinas;
2) Sebagai unsur pelaksana, Dinas Daerah Kota berada dibawah dan
bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah Kota
Batu;
3) Sebagai unsur pengawas, Dinas Daerah Kota tidak diperkenankan
mengunakan atas nama (a.n.) Walikota Batu dalam rangka proses
pengelolaan naskah dinas.
e. Badan Daerah Kota Batu
1) Badan Daerah Kota merupakan “unsur penunjang” urusan
pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah kota yang dipimpin
oleh Kepala Badan Daerah;
2) Sebagai unsur penunjang, Badan Daerah Kota berada dibawah dan
bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah Kota
Batu;
3) Sebagai unsur penunjang, Badan Daerah Kota tidak diperkenankan
mengunakan atas nama (a.n.) Walikota Batu dalam rangka proses
pengelolaan naskah dinas.
9. Mekanisme pengelolaan naskah dinas pada Pemerintah Kota Batu
1) Naskah dinas yang ditujukan kepada Pemerintah Pusat/Gubernur
ditandatangani oleh Walikota atau Sekretaris Daerah atas nama (a.n.)
Walikota atau serendah-rendahnya pejabat eselon II pada Sekretariat
Daerah Kota Batu;
2) Proses pengajuan konsep naskah dinas dari Satuan Kerja Perangkat
Daerah yang disediakan kepada Walikota atau Sekretaris Daerah atas
nama Walikota untuk mohon tanda tangan, hendaknya menggunakan
sarana naskah dinas dalam bentuk nota penjelasan yang isinya
menjelaskan maksud dari konsep naskah dinas dimaksud dan
ditandatangani Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah;

4. 3) Apabila naskah dinas yang ditandatangani oleh Kepala Satuan Kerja
Perangkat Daerah ditujukan kepada satuan kerja perangkat daerah
dilingkungan Pemerintah Kota Batu, maka disertai dengan tembusan
kepada Walikota dan Wakil Walikota.
Demikian untuk menjadikan perhatian dan pelaksanaannya.
WALIKOTA BATU
DEWANTI RUMPOKO

5. NOTA DINAS
Batu, Januari 2018
Nomor : 060/ /422.013/2018 Kepada
Sifat : Penting Yth. 1. Staf Ahli Walikota Batu;
Lampiran : 1 (satu) berkas 2. Asisten SekretarisDaerah Kota
Batu;
Perihal : Mekanisme Pelaksanaan
Kegiatan Kedinasan
DilingkunganPemerintah Kota
Batu
3. Kepala Satuan Kerja Perangkat
di lingkungan Pemerintah Kota
Batu;
4. Kepala UPTD/ BUMD di
lingkungan PemerintahKota
Batu;
5. Kepala Desa se-wilayah Kota
Batu.
Di
B A T U
Bersama ini disampaikan Surat Edaran Nomor : 060/
/422.014/2016 tentang Pemakaian Pakaian Dinas, Jam Kerja dan
Pelaksanaan Apel Pagi bagi Pegawai di lingkungan Pemerintah Kota Batu,
dan selanjutnya diminta kepada saudara untuk mensosialisasikan isi
Surat Edaran tersebut kepada seluruh pegawai di lingkungan kerja
masing-masing dan memasang surat edaran dimaksud pada papan
pengumuman tiap SKPD.
Demikianatas kerjasamanya disampaikan terimakasih.
Tembusan :
Yth. 1. Walikota Batu (sebagai laporan);
2. Wakil Walikota Batu;
a.n.WALIKOTA BATU
Sekretaris Daerah
WIDODO, SH., MH.
Pembina Utama Madya
NIP. 19591223 198608 1 002
P E M E R I N T A H K O T A B A T U
SEKRETARIAT DAERAH
Jalan Panglima Sudirman No. 507 Kode Pos 65313
Telepon.(0341) 5025865, Fax. (0341) 5025865