3. Review Struktur & Kebijakan Procurement
- Review Struktur Organisasi Procurement Pusat
Tidak Memiliki
Job Description
4. - Review Struktur Organisasi Procurement Cabang
Review Struktur & Kebijakan Procurement
Procurement Pusat
Procurement Cabang
Kepala Cabang
Cabang
Pusat
Fungsional
Struktural
1. Lap Bulan
2. KPI
Report
Sistem Matriks
Job Description
5. Review Struktur & Kebijakan Procurement
Terdapat Ketentuan yang berlawanan
Prosedur P-OS-006
(Inventory
Procedure)
Input
MRC
Bagian
Gudang
(Stock)
Bagian
Procurement
(Non Stock)
6. Handling Procurement Pusat- Cabang - Project
SO double dan yang
salah agar
dibersihkan oleh IT
atas persetujuan
Bagian
Procurement
RUI System
dibuatkan aturan
dan Tools Terkait
Report Service
Completion
Penyebab SO Open
Nilai Estimasi berbeda dengan nilai Actual
Belum ada Aturan mengenai Closing SO (PIC)
Adanya Double SO
Kesalahan Penulisan Descripsi di SO
Saran
7. Handling Procurement Pusat- Cabang - Project
• Pembelian menggunakan Cash Masih Cukup
Tinggi
Analisa Gambaran data pembelian Material dan Asset di
beberapa cabang Radiant
8. • Terendah SPC
Cabang
Surabaya
• Tertinggi RUI
Cabang Balikpapan
Handling Procurement Pusat- Cabang - Project
Gambaran Detail Frekuensi Pembelian/Efektifitas Kinerja
bagian Procurement di Cabang
9. • Untuk Cabang : Mobilitas Kacab Tinggi
• Untuk Pusat : Lamanya appoval adalah di PO ver 1 & PO Approve 2 (Bag PCC &
Procurement), hal ini disebabkan:
- PCC & Proc tidak Memegang detail Quantity barang yang akan dibeli
- Tidak Berjalannya Project Service Planning Sebagai dasar PCC, Proc mengontrol
Pembelian
- Dokumen dari Cabang Tidak Lengkap (Kelengkapan dokument MR,PR,PO)
• Dari data, diketahui lamanya proses pembelian ada
di Dua Area, Yaitu Cabang dan Pusat
Handling Procurement Pusat- Cabang - Project
Lead Time Pembelian – Request Barang s/d Terbit PO
Penyebab lamanya:
10. Handling Procurement Pusat- Cabang - Project
Lead Time Pembayaran atas Pembelian
Dampak dari keterlambatan pembayaran adalah hilangnya kepercayaan Vendor
terhadap Radiant Group, sehingga tidak dapat memaksimalkan pembayaran
dengan Tempo
11. Proses Advance Sebelum PO/SO Terbit/Approve
MR PR
PO/SO
Cash
Advance
Purchase
Planning/ Project
Service Plan
MR PR PO/SO
Cash
Advance
Lamanya Proses Settlement Advance
Handling Procurement Pusat- Cabang - Project
12. Tagihan
Vendor
Barang Diterima Dahulu, sedangkan PO belum Full Approve
BARANG
DELIVERY
ORDER
MR PR
Proses
Approval PO
PO Copy
Handling Procurement Pusat- Cabang - Project
13. Pembebanan Atas Pembelian Material Project Hoist 1, 3 dan 4
Terdapat Pembelian
material dibiayakan ke
Project Hoist 4
Berdasarkan Kontrak,
pembelian tersebut Jumlah
nya tidak Sesuai Kontrak
Jumlah Pembelian tersebut,
SEBENARNYA untuk 3 Project
Hoist ( 1, 3 & 4)
Total ada 45 PO yang masih bercampur
baur Usage Budgetnya, senilai Rp
3,506,075,511
Handling Procurement Pusat- Cabang - Project
14. Keberadaan Ban Bekas Project Light Vehicle Service to Operation (VICO)
• Total ada 132 Ban Bekas pakai yang belum di cek
keberadaannya (Secara Fisik)
Handling Procurement Pusat- Cabang - Project
15. Pemecahan PO
• Terdapat Pembelian APD sebesar Rp 69,000,000, dengan
no PR 0207/PR-05/14.
• Akan Tetapi PO atas PR tersebut dipecah menjadi 31
Purchase Order
Handling Procurement Pusat- Cabang - Project
16. Dokumen Vendor Pembanding
• Baik di Pusat maupun Cabang, dokumen Vendor
pembanding tidak dilampirkan kedalam Filling
Dokumen PO
Handling Procurement Pusat- Cabang - Project
17. Pembelian dan Penyaluran Solar dari Pulau Weh Ke Kapal Pan Marine 4
Berdasarkan Penawaran, diketahui
adanya Biaya Tambahan
Biaya Ongkos Per Sekali Angkut Rp
2,500,000
Biaya Pengurusan Ijin Rp 3,500,000
Biaya Handling Fee Per sekali Angkut
Rp 3,500,000
1. Sedangkan Kapasitas Fuel oil Tank
nya lebih dari 5,000 ltr
2. Pulau Weh mengantarkan Solar
menggunakan mobil tanki Pihak Ke
Tiga
3. Pemilihan Vendor Pulau Weh tidak
melibatkan Procurement Cabang
4. Setiap Pengisian Solar, di Surat
Delivery Ordernya tidak
mencantumkan Berapa Flow Meter
awal sebelum diisi solar , dan Berapa
Flow meter setelah diisi Solar.
Pulau Weh setiap mengantarkan Solar
ke Kapal Pan Marine 4 HANYA 5,000 Ltr
Terjadi Ketidakefisienan cost selama menggunakan Vendor Pulau
Weh selama 15 bulan jika dibandingkan dengan Primergy
Handling Procurement Pusat- Cabang - Project
18. Kekeliruan Batas
Kewenangan Approval
PO di Cabang
Kekeliruan Perhitungan
Jumlah nilai PO
Kekeliruan
Penginputan MRC
Kekeliruan Leveling
Approval Advance
Ketidakkonsistenan
Barcode di Beberapa
PO
Handling Procurement Pusat- Cabang - Project
19. Kesimpulan
Perencanaan
pembelian belum
ada
Project Service Planning di
Jalankan sebagai
Pendukung Pembuatan
Perencanan Pembelian,
dan sebagai Fungsi Kontrol
PCC, Proc dan Finance
Struktur
Organisasi Belum
Berjalan dengan
maksimal
Masih rendahnya
Efektifitas kinerja
Procurement di
beberapa Cabang
Advance
Procurement
yang Cukup Tinggi
Lead Time
pembelian yang
cukup Lama (MR
to PO)
Keterlambatan
atas Pembayaran
Vendor
IT sebagai
Sistem
Pendukung
