Hvordan øke verdien av Outlook i din hverdag? Konkrete oppgaver for raskere og bedre informasjonshåndtering i Outlook. Hvordan bedre informasjonsflyten i egen organisasjon uten å skape støy? Få bedre kunnskapsdeling og prosjektflyt.

1. Workshop, innbokskontroll og
delingskultur
PC-support Sykkylven
20.mai, 2016

2. Rasjonell arkivering – i egen Outlook
• Selve jobben med å arkivere skal tilføre verdi
• Ekstra jobb gjøres bare der man kan forenkle søket
• -> Default = stort samlearkiv. Tilleggsjobb gjøres der det trengs
• Opprett stor samlemappe, f.eks ”arkiv”
• Hvilke andre mapper gir mening?
• Kategorier – en mulighet, på tvers av mapper. For eksempel
• Kontrakter
• Bruksanvisninger
• Uhåndtert = oppsamlede oppgaver = innboks innenfor et prosjekt
• Snakk om mapper vs. kategori
# 1

3. Tøm innboksen!
• Opprett mappen arkiv
• Flytt alle meldingene fra innboksen til arkiv
• Flytt tilbake til innboksen de meldingene du vil følge opp med
handling
# 2

4. Rasjonell arkivering – i egen Outlook
• Samtalevisning
• Bedre oversikt
• Kjappere arkivering
• Forutsetter god ”samtaledisiplin” (nytt tema -> nytt emnefelt, ikke ”reply all”
på gammel epost-tråd)
• Se på hvordan man skrur samtalevisning på og av
# 3

5. Hurtigtaster – Outlook sine
• Gjør deg kjent med de hurtigtastene som allerede er definert i
Outlook (se neste slide)
• Jobb aktivt med å bruke disse – krøkk i starten, flyt etter hvert
• Hvilke bruker du allerede?
# 4

6. Outlooks egne hurtigtaster – forslag:
Send. Alt+S eller ctrl+Enter
Reply to a message. Ctrl+R
Reply all to a message. Ctrl+Shift+R
Reply with meeting request. Ctrl+Alt+R
Forward a message. Ctrl+F
Mute a converstation Ctrl+D
Find a message or other item. Ctrl+E
Undo Ctrl+Z
Avansert søk Ctrl+Shift+F
Stor liste med hurtigtaster på
www.bit.ly/hurtigtasteroutlook
# 5

7. Hurtigtaster – definér dine egne
• Begynn med bare to, bruk disse aktivt
• Obligatorisk: Marker som lest, flytt til arkiv. Lag egen hurtigtast for dette
• Forslag: Legg til kategori viktig referanse
• Begynn på midten (5 og 6)
• Vær forsiktig med å legge til nye. Gjør bare det når du er helt sikker på
at det blir en hurtigtast du faktisk kommer til å bruke
• Er det et poeng å bli enige om felles hurtigtaster i PC-support? ”Best
practice”?
# 6

8. Filtre - automatisk
• Hvilke typer e-post egner seg?
• Ikke e-post som kan innebære oppgaver
• Hvilke handlinger egner seg?
• Flytte til mappe?
• Tilordne kategori?
• Diskuter: Finn eksempel på noe man kan lage automatisk filter på. La
én i gruppa sette opp filter og demonstrere for de andre
# 7

9. Filtre – manuell begrensning av
innkommende e-post
• ”Hei, du trenger ikke sende meg e-poster av denne typen. Så lenge du
oppdaterer prosjektet/CRM-basen, så kan jeg finne infoen hvis jeg
trenger det. Send meg heller en epost hvis du ønsker at jeg skal ta
stilling til noe”
• ”Hei, jeg trenger ikke stå i kopi på dette. Pass heller på å lagre
korrespondansen i CRM-systemet. Send meg heller en e-post hvis du
ønsker at jeg skal ta stilling til noe. ”
• ”Hei, still heller spørsmålet i Yammer/Slack/Facebook, så svarer jeg
deg der. Det kan være at andre vil ha nytte av svaret.”
Diskuter: Eksempler på god manuell begrensning av epost-mengden?
# 8

10. Filtre – manuell, forts.
• Ignorere samtale – ctrl + D
• Forutsetter at man bare snakker om én ting i en samtale. Ny
emnetittel hvis nytt emne!!! (golden moments)
Snakk om hvordan dere praktiserer det å skrive emnetittel i e-post.
Felles policy i PC-support? Best practice?
# 9

11. Rasjonell arkivering –
utenfor egen Outlook
• Selve jobben med å arkivere skal tilføre verdi. Om du tilfører verdi til
andre mangedobles verdien
• Diskuter:
• Hvilken verdi gir det for PC-support som helhet at samtaler fra Outlook lagres
til CRM-system?
• Utnyttes CRM-muligheten maksimalt? Hva skal til for å utnytte den bedre?
# 10

12. Fokus i PC-support –
hvordan sikre fokustid?
• Lync-lampene
• Egne tider – felles?
• Sette av tid i egen kalender?
• Slå av varsling?
• Lyd
• Pop-up
• Work offline – button
• Diskuter: Betydning av å sikre fokustid, og hvordan gjøre det i praksis?
# 11

13. Fraværsmelding
• Når legge inn fraværsmelding? Hvor stort fravær fortjener slik
melding?
• Ulemper med å sette inn melding?
• Skrive hva? (Blir mailer håndtert? Bør de sendes på nytt?)
# 12

14. Konvertere e-post til et møte
• ”Reply all with meeting” – alle kopimottagere blir foreslått som
møtedeltagere
# 13