Kontroll med uløste oppgaver er essensielt for å unngå stress, og for å jobbe effektivt. Sikrest kontroll med uløste oppgaver fås ved fjerne de løste oppgavene, i stedet for å fiske etter de uløste. Forstå hvilke av informasjonskanalene du omgir deg med der oppgaver blir liggende og som kan ses på som en innboks. For å oppnå bedre informasjonsflyt i fellesskap - sørg for å dele informasjon kontekstuelt i stedet for å sende fra innboks til innboks. Forstå forskjell på å sende et varsel om deling i stedet for å sende originalinformasjonen direkte

1. Innbokskontroll og delingskultur
ComNet
Ulsteinvik, 3.februar 2016
Jørn Kippersund
Foredragsholder, allmennlege, legevaktsjef
Volda/Ålesund
www.innbokskontroll.no

2. Fastlege
Ektefelle
Skiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Legevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff
3-barns far

5. 2. Oppgavene blir for mange, 55 %.
1. Rekker ikke å gjøre en så bra
innsats som jeg ønsker, 57 %.
11. Oppgavene er for vanskelige, 13 %
12. Klientene klager, 11 %

6. Stress
tanken på uløste
oppgaver

9. Hodet:
Løse oppgaver,
ikke huske på

11. - Alt du gjør
er prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av Making Ideas Happen)

12. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy

15. På vent UtførtI arbeid

16. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver

18. @ @
@!@
@
@ @!
@
@ @
@@!
@!
@
@
@
@
@
@
@@!
@ @
@
@
Forventninger fra meg selv og verden:

19. @
@
@!@
@
@ @!
@
@ @
@@!
@!
@
@
@
@
@
@
@@!
@ @
@
@
Det jeg faktisk
får gjort
Virkeligheten:
Det jeg ikke
får gjort

21. Hvordan kommer oppgavene til deg?

22. Hr. Oppgave

23. Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!

24. Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir liggende,
men kan fjernes / aktivt merkes

25. Nyhets-strøm, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir borte
etter en tid

29. Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!

30. Til innboks
Nyhets-strøm
Sikrere
håndtering
Når over mer

31. Hjemme vs. jobb?
• Like viktig å huske på oppgavene
• Samme prinsipp gjelder begge steder
• Forpliktelse er forpliktelse

32. Hvor finner du oppgavene dine i Com-Net? Hjemme?
Hvor havner oppgavene i en innboks?
Hvor havner oppgavene i en nyhetsstrøm?
Hvor kan du ta vare på en oppgave som absolutt ikke bør
glippe?

33. Evernote hos Com-Net
• ”All notes”, sortert etter siste oppdatert =
nyhetsstrøm
• ”I arbeid” og ”På vent”-notisbøker er begge
deler innbokser (oppgaver flyttes til høyre på
KanBan-boardet). Oppgaver ligger der – blir
liggende til de blir flyttet på

36. E-post – én oppgavekanal
• Én kanal av mange oppgavekanaler
• Skiller seg ut med
– volum
– Ofte foretrukken kanal både internt i
organisasjoner og på tvers av organisasjoner
• Tenkningen er likevel den samme
• Oppgaver både i privat e-post og jobb-epost –
noen blander epost-adressene
• Hva skjer når vi digitaliserer en oppgavekanal?

41. Nyhets-strøm
Arkiv
Blir borte!

43. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

47. Etterrettelig, definisjon:
- Gjøre det du sier du skal gjøre
- Svare når du bør
- At ting ikke

48. skille uløst fra løst

49. skille ulest fra lest

51. fiske uløste
eller
fjerne løste

52. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste

54. Ulest
Stjerne
Flagg
Mappe
Liste

55. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste
(= den er jeg ferdig med)

58. fjerne løstefiske uløste

59. fisker uløste
har fjernet løste
2
0 1
1

60. Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontroll
med de som er der

61. Innbokskontroll, definisjon:
- Få papir på skrivebordet,
kontroll med de som er der

62. Innbokskontroll, definisjon:
- Få saker i ”På vent” og ”i
arbeid”

63. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

64. Man Tir Ons Tor Fre

65. Man Tir Ons Tor Fre

68. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

69. fjerne løste
vs
fiske uløste

70. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

71. Jobbe mer?

72. Jobbe mer?

73. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

74. Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver
– Unngå at oppgaver glipper
– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk,
– Mindre tid per oppgave
– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre

75. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

76. Hver e-post er
en oppgave

77. Hver e-post er en
oppgave. Oppgaven er
veldig ofte
å slette eller arkivere

78. Hver e-post
som havner i innboksen
er en oppgave.
Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere

79. Hver e-post er
en oppgave

81. (Slide lånt fra
Hans-Petter Nygård Hansen)

82. Hvor gjør jeg av informasjonen når jeg er ferdig
med den?
– sletter?
– arkiverer?
– videresender?
– deler? OBS Evernote!

84. Handling
eller
Referanse?

85. ARBEIDSPLATTFORM
Innboks
= handling
= på vent/i
arbeid
Arkiv
= referanse
= utført

86. Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL

88. Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen
• Begrenset mengde
• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen
• Uendelig mengde
• Søkbar
MAIL

89. Referanse /
Handling
Referanse
Handling

90. ARBEIDSPLATTFORM
Innboks
= handling
Arkiv
= referanse

91. Hvor skal vi lagre
informasjonen??

92. Tilføre verdi

93. Tilføre verdi

94. ARBEIDSPLATTFORM
Overblikk
Innboks
Søk
Arkiv

95. Varsel eller
originalinformasjon?

96. I N B O
X

97. I N B O
X
Varsel
Original-informasjon

98. I N B O
X
Varsel og
Original-informasjon

99. I N B O
X
Varsel
Original-informasjon

100. I N B O
X
Varsel og
Original-informasjon

101. Handling?
Får bruk for?
Varsel eller
originalinfo

102. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

104. Forsvinner?

105. Lettere med
tiden?

108. Neste skritt

111. På vent UtførtI arbeid

112. På vent
I arbeid Utført

113. Utført
I arbeid
På vent

114. Ny idé
Prosjekt-platåfase
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010
Ferdig!!

115. Prosjekt-platåfase
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010
Ny oppgave Ny oppgave nr 2

116. ”Jamen det blir bare for
mange e-poster”
Å ikke håndtere – er også en håndtering
Bevisst eller ubevisst valg?
Sletter du noen, blir de gjenværende mer
verdifulle

118. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

119. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

124. Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

125. K o n t e k s t b y t t e
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

126. Større skrivebord =
større produksjon?

127. Løsning – større skrivebord?

128. Mange oppgaver på
arbeidsflaten =
mange
kontekstbytter

129. E-post er for viktig til
å håndtere mens du
egentlig gjør noe
annet

130. Skap rom for å
jobbe med e-post
og bare e-post

131. Steng epost-
varsling når du
jobber med noe
annet

132. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

133. 8:00
12:00
16:00
@@
@@
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@

134. 8:00
12:00
16:00
@@
@@ @
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @@@@
@ @

135. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

137. Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang

139. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

140. Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene

141. Tøm innboksen!

142. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.
5. Gjør oppgaver uten utsettelse

143. Long-fix – full innboks
1. Ikke sjekk en innboks uten at du også er i
modus til å faktisk håndtere oppgavene der
2. Eldste først som triks
3. Benytt evt. bonus-mappe

144. Enig/uenig?
Vi kan bare løse én
refleksjonskrevende oppgave av
gangen

145. Enig/uenig?
Bytte mellom ulike kontekster
for oppgaveløsning koster tid og
energi

148. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

149. Dele eller sende?

150. KONTEKSTUELL INFORMASJON

154. KONTEKSTUELL INFORMASJON
Informasjon tilgjengelig
• der den trengs
• når den trengs
• for personen(e) som trenger den

155. Your inbox is your castle!
I N B O X

158. Hva har vi i midten??

159. Handleliste

160. Handleliste
Varsel!!

161. bit.ly/ComNetliste
( laget hos www.workflowy.com )

162. Deling, fordeler
• Den som deler, får tanken ut av hodet – beholder
fokus
• Den (kanskje samme person) har oppgavene
tilgjengelige i riktig kontekst når oppgaven skal
løses. Kollega slipper å spørre, du slipper å bli
avbrutt
• Data skrives inn bare én gang, mulighet for feil
blir langt mindre, og vi unngår dobbeltarbeid
Konklusjon: Deling gir mindre støy, mer fokus

163. E-post
Evernote E-postE-post
E-post
DropBox
???
Kalender

164. sende dele

165. 1:1-teknologi
sosial
delingsteknologi

167. Tilføre verdi

168. Deler eller sender jeg?
Hvor søkbar gjør jeg informasjonen?
Sender jeg varsel eller originalinformasjon?

169. Kalender – gjøre en avtale
Hvor mye verdi tilfører vi organisasjonen når vi
skriver inn avtalen?

170. Ta med hjem
Identifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Del informasjon kontekstuelt
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)

171. Ta med hjem
Identifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Del informasjon kontekstuelt
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)
Vær i modus for
oppgaveløsning
når du sjekker
en innboks

172. www.innbokskontroll.no/p
resentasjoner

173. facebook.com/i
nnbokskontroll
(quick-fix)