Kontroll med uløste oppgaver er sentralt for å unngå stress, og for å jobbe effektivt. Sikrest kontroll med uløste oppgaver får du ved å fjerne de løste oppgavene, i stedet for å fiske etter de uløste. Forstå hvilke av informasjonskanalene du omgir deg med der oppgaver blir liggende og som kan ses på som en innboks. Der kan du fjerne løste oppgaver, i stedet for å fiske uløste. Det gir både større oppgavesikkerhet, og mer tidseffektiv oppgavehåndtering. Med oversikt over dine uløste oppgaver, blir du også i stand til å velge hvilke oppgaver du skal prioritere. Fra sending til deling. Mindre støy, bedre kunnskapsdeling og prosjektflyt. Ved bruk av delingsplattformer i stedet for epost, åpnes kommunikasjonen opp og gjøres tilgjengelig kontekstuelt, i stedet for å bli låst inne hos enkeltmedlemmer i organisasjonen. Epost egner seg som varslingskanal, men ikke til formidling av originalinformasjon

1. Aaland bil, Ålesund
Ålesund, 12.juni 2017
Jørn Kippersund
Foredragsholder, legevaktsjef, allmennlege
Volda
www.innbokskontroll.no

2. Fastlege
Skiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Legevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff
3-barns far

5. 2. Oppgavene blir for mange, 55 %.
1. Rekker ikke å gjøre en så bra
innsats som jeg ønsker, 57 %.
11. Oppgavene er for vanskelige, 13 %
12. Klientene klager, 11 %

6. Stress
tanken på uløste
oppgaver

9. Hodet:
Løse oppgaver,
ikke huske på

11. - Alt du gjør
er prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av Making Ideas Happen)

12. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
Verktøy
= løst

14. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver

17. Hvordan kommer oppgavene til deg?

18. Til innboks
Nyhets-strøm

19. Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!

20. Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir liggende,
men kan fjernes / aktivt merkes

21. Nyhets-strøm, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir borte
etter en tid

24. Til innboks
Nyhets-strøm
Sikrere
håndtering
Når over mer

26. E-post ulik en tradisjonell innboks?

30. Nyhets-strøm
Arkiv
Blir borte!

31. Hva gjør e-post til en spesiell kanal?
• Viktig og uviktig i salig blanding
• Foretrukken kanal ”om man skal være sikker
på å nå alle”
• Ekstremt volum
• Ekstrem tilgjengelighet
”Innboksen stresser meg ikke, men jobben
stresser meg”

33. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

34. Etterrettelig, definisjon:
- Gjøre det du sier du skal gjøre
- Svare når du bør
- At ting ikke

35. Etterrettelig:
- Å si NEI, er også
etterrettelighet

36. Etterrettelighet
”En leder uten innbokskontroll
er en dårlig leder”
Bedre ledelse, s 79
(Ørjasæter, Stenberg Larsen, Stang. Cappelen Damm,
2013)

38. skille uløst fra løst

39. skille ulest fra lest

41. Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!

42. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste

43. Ulest
Stjerne
Flagg
Mappe
Liste

44. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste
(= den er jeg ferdig med)

47. fisker uløste
har fjernet løste
2
0 1
1

51. Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene

52. Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontroll
med de som er der

53. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

54. Man Tir Ons Tor Fre

55. Man Tir Ons Tor Fre

58. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

59. fjerne løste
vs
fiske uløste

60. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

61. Jobbe mer?

62. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

63. Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver
– Unngå at oppgaver glipper
– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk,
– Mindre tid per oppgave
– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre

64. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

65. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

66. Hver e-post er
en oppgave

67. Hver e-post er en
oppgave. Oppgaven er
veldig ofte
å slette eller arkivere

68. ARBEIDSPLATTFORM
Overblikk
Innboks
Søk
Arkiv

69. Tilføre verdi

70. Tilføre verdi

71. Rasjonell arkivering
-Mapper
-fravær av mapper?
-Prosjektorganisering
-Kategorier??

72. System 1
vs
System 2
(Daniel Kahneman)

73. System 1 vs System 2
-Ta stilling til arkivering
- krever system 2-
ressurser

74. HURTIGTASTER

75. System 1 vs System 2
-Flytte mus, tenke
plassering
-> krever system 2-
ressurser

76. Outlooks egne hurtigtaster – forslag:
Send. Ctrl+Enter
Svar på melding Ctrl+R
Svar til alle Ctrl+Shift+R
Flytt en melding Ctrl+Shift+V
Videresend en melding Ctrl+F
Ny melding (når i mail) Ctrl+N
Søk (finn en melding) Ctrl+E
Angre Ctrl+Z
Avansert søk Ctrl+Shift+F
Stor liste med hurtigtaster på
www.bit.ly/hurtigtasteroutlook
Outlook 16: Flytt til outlooks egen mappe ”arkiv”/”archive” – Backspace (retteknappen)

77. Hver e-post
som havner i innboksen
er en oppgave.
Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere

78. Filtrér
-Automatisk
-Manuelt

79. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

80. Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene

81. Tøm innboksen!

82. Quick-fix – full innboks
1. Finn en mappe som heter ”Arkiv”/”Archive”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.
5. Gjør oppgaver uten utsettelse

83. Long-fix – full innboks
1. Ikke sjekk en innboks uten at du også er i
modus til å faktisk håndtere oppgavene der
2. Eldste først som triks
3. Benytt evt. bonus-mappe
4. Pågående prosjekt – trenger kanskje bare én
melding (”dult”) i innboksen, resten i
prosjektmappe

84. Hver e-post er
en oppgave

86. (Slide lånt fra
Hans-Petter Nygård Hansen)

87. Hvor gjør jeg av informasjonen når jeg er ferdig
med den?
– sletter?
– arkiverer?
– videresender?
– deler?

88. Å skrive riktig tekst i emnefeltet er en
kollegial handling!
Å skrive dårlig tekst i emnefeltet (eller
ikke skrive) er ukollegialt!

89. Handling
eller
Referanse?

91. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy

92. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
i innboksen
= handling
Verktøy = det
du har gjort
og kanskje
får bruk for
= arkiv
= referanse

93. Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL

95. Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen
• Begrenset mengde
• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen
• Uendelig mengde
• Søkbar
MAIL

96. Referanse /
Handling
Referanse
Handling

97. Hvor skal vi lagre
informasjonen??

98. Varsel eller
originalinformasjon?

99. I N B O X
Varsel
Original-informasjon

100. Sende eller dele?
Aaland bil
Ålesund, 12.juni 2017
Jørn Kippersund
Foredragsholder, allmennlege, legevaktsjef
Volda
www.innbokskontroll.no

101. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

102. Vær raus med hvem
du setter på kopi. Du vet aldri
hvem du kan få
behov for å skylde på.

103. KONTEKSTUELL INFORMASJON
VS
KOPISYKEN

107. KONTEKSTUELL INFORMASJON
Informasjon tilgjengelig
• der den trengs
• når den trengs
• for personen(e) som trenger den

108. Your inbox is your castle!
I N B O X

111. Hva har vi i midten??

112. E-post
Navision E-postE-post
E-post
Sharepoint
Kalender
Oppslags
-tavle

113. sende dele

114. Deling, fordeler
• Den som deler, får tanken ut av hodet – beholder
fokus
• Den (kanskje samme person) har oppgavene
tilgjengelige i riktig kontekst når oppgaven skal
løses. Kollega slipper å spørre, du slipper å bli
avbrutt
• Data skrives inn bare én gang, mulighet for feil
blir langt mindre, og vi unngår dobbeltarbeid
Konklusjon: Deling gir mindre støy, mer fokus

115. Deling, eksempler
• Prosjektdokument, arrangement
• Vaktliste, leger
• Pasientjournal
• Agendadokument, faste møter
• Kalender
• CRM-verktøy

116. CRM
Gunda
Tom
Jeg setter alle telefoner
over til Tom uten å gidde å
sjekke CRM-systemet, for
jeg vet fra før at han aldri
skriver noe inn der
Jeg gidder ikke skrive noe
inn i CRM-systemet, for
Gunda sjekker det aldri, så
jeg får alle telefoner til meg
uansett

117. Møteplanlegging
Noen vil ta opp noe på det faste møte. Sende til
leder som da må overta ansvaret for å huske
dette, skrive det direkte inn (dele kontekstuelt) i
møteagenda?

118. sende dele

119. 1:1-teknologi
sosial
delingsteknologi

120. Handling?
Får bruk for?
Varsel eller
originalinfo Lettere for mottager å
håndtere et varsel enn
originalinformasjon!

122. Tilføre verdi

123. Deler eller sender jeg?
Hvor søkbar gjør jeg informasjonen?
Sender jeg varsel eller originalinformasjon?

124. Kalender – gjøre en avtale
Hvor mye verdi tilfører vi organisasjonen når vi
skriver inn avtalen?

126. Møteplanlegging
Noen vil ta opp noe på det faste møte. Sende til
leder som da må overta ansvaret for å huske
dette, skrive det direkte inn (dele kontekstuelt) i
møteagenda?

129. Varsel

130. Hva er i midten hos oss?
- I dag?
Hvordan bruker vi
fellesverktøyene?

131. Hva er i midten hos oss?
- I fremtiden?
Hva kan bli bedre vedr. deling
hos oss?

132. Kanalforståelse
• Originalinformasjon/sluttprodukt
(arbeidsplattform)
• Varslingskanal (e-post?)
• Diskusjon/spørsmål (sosialt intranett)

134. Case: Kontekstuell informasjon
• Prosjekt reunion i Bergen:
– Hvem blir med på turen over Vidden?
– Hvem er med fredag?
– Hvem er med lørdag
• Relevant info til de det viser seg å være
relevant for

135. facebook.com/
innbokskontroll
(quick-fix)