Kontroll med uløste oppgaver er sentralt for å unngå stress, og for å jobbe effektivt. Sikrest kontroll med uløste oppgaver får du ved å fjerne de løste oppgavene, i stedet for å fiske etter de uløste. Forstå hvilke av informasjonskanalene du omgir deg med der oppgaver blir liggende og som kan ses på som en innboks. Der kan du fjerne løste oppgaver, i stedet for å fiske. Det gir både større oppgavesikkerhet, og du oppnår også å håndtere oppgavere bare én gang - det er det mest tidseffektive.

1. Forsvarsbygg
Horten, 28.oktober 2016
Jørn Kippersund
Foredragsholder, legevaktsjef, allmennlege
Volda
www.innbokskontroll.no

2. Fastlege
Skiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Legevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff
3-barns far

5. 2. Oppgavene blir for mange, 55 %.
1. Rekker ikke å gjøre en så bra
innsats som jeg ønsker, 57 %.
11. Oppgavene er for vanskelige, 13 %
12. Klientene klager, 11 %

6. Stress
tanken på uløste
oppgaver

9. Hodet:
Løse oppgaver,
ikke huske på

10. - Alt du gjør
er prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av Making Ideas Happen)

11. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
Verktøy
= løst

13. For mange oppgaver,
for lite tid?

14. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver

17. Hvordan kommer oppgavene til deg?

18. Til innboks
Nyhets-strøm

19. Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!

20. Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir liggende,
men kan fjernes / aktivt merkes

21. Nyhets-strøm, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir borte
etter en tid

25. E-post ulik en tradisjonell innboks?

30. Nyhets-strøm
Arkiv
Blir borte!

31. Etterrettelig, definisjon:
- Gjøre det du sier du skal gjøre
- Svare når du bør
- At ting ikke

33. skille uløst fra løst

34. skille ulest fra lest

35. fiske uløste
eller
fjerne løste

36. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste

37. Ulest
Stjerne
Flagg
Mappe
Liste

38. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste
(= den er jeg ferdig med)

40. fjerne løstefiske uløste

41. Lean-tankegang:
Identify all the steps in the value
stream for each product family,
eliminating whenever possible
those steps that do not create
value.

42. Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene

43. fisker uløste
har fjernet løste
2
0 1
1

47. Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontroll
med de som er der

48. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

49. Man Tir Ons Tor Fre

50. Man Tir Ons Tor Fre

52. Lean-tankegang:
Identify all the steps in the value
stream for each product family,
eliminating whenever possible
those steps that do not create
value.

54. fjerne løste
vs
fiske uløste

55. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

56. Jobbe mer?

57. Jobbe mer?

58. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

59. Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver
– Unngå at oppgaver glipper
– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk,
– Mindre tid per oppgave
– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre

60. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

61. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

62. Hver e-post er
en oppgave

63. Hver e-post er en
oppgave. Oppgaven er
veldig ofte
å slette eller arkivere

64. HURTIGTASTER

65. Hver e-post
som havner i innboksen
er en oppgave.
Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere

66. Filtrér
-Automatisk
-Manuelt

67. Hver e-post er
en oppgave

70. (Slide lånt fra
Hans-Petter Nygård Hansen)

71. Identify all the steps in the value
stream for each product family,
eliminating whenever possible
those steps that do not create
value.

72. Hvor gjør jeg av informasjonen når jeg er ferdig
med den?
– sletter?
– arkiverer?
– videresender?
– deler?

73. Handling
eller
Referanse?

75. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
i innboksen
= handling
Verktøy = det
du har gjort
og kanskje
får bruk for
= arkiv
= referanse

76. Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL

78. Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen
• Begrenset mengde
• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen
• Uendelig mengde
• Søkbar
MAIL

79. Referanse /
Handling
Referanse
Handling

80. Hvor skal vi lagre
informasjonen??

81. Identify all the steps in the value
stream for each product family,
eliminating whenever possible
those steps that do not create
value.

82. ARBEIDSPLATTFORM
Overblikk
Innboks
Søk
Arkiv

83. Rasjonell arkivering
-Mapper
-fravær av mapper?
-Prosjektorganisering
-Kategorier??

84. Varsel eller
originalinformasjon?

85. I N B O X
Varsel
Original-informasjon

86. Handling?
Får bruk for?
Varsel eller
originalinfo

87. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

90. Forsvinner?

91. Lettere med
tiden?

94. Neste skritt

97. ”Jamen det blir bare for
mange e-poster”
Å ikke håndtere – er også en håndtering
Bevisst eller ubevisst valg?
Sletter du noen, blir de gjenværende mer
verdifulle

98. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

99. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

100. Større skrivebord =
større produksjon?

101. Løsning – større skrivebord?

102. Mange oppgaver på
arbeidsflaten =
mange
kontekstbytter

103. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

104. E-post er for viktig til
å håndtere mens du
egentlig gjør noe
annet

105. Skap rom for å
jobbe med e-post
og bare e-post

106. Steng epost-
varsling når du
jobber med noe
annet

107. 8:00
12:00
16:00
@@
@@
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@

112. 8:00
12:00
16:00
@@
@@ @
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @@@@
@ @

113. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

115. Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang

118. Evaluering hos Miles, ½ år etter
innføring i innbokskontroll

121. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

122. Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene

123. Tøm innboksen!

124. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.
5. Gjør oppgaver uten utsettelse

125. Rasjonell arkivering /
Hurtigtaster

126. Outlooks egne hurtigtaster – forslag:
Send. Ctrl+Enter
Svar på melding Ctrl+R
Svar til alle Ctrl+Shift+R
Flytt en melding Ctrl+Shift+V
Videresend en melding Ctrl+F
Ny melding (når i mail) Ctrl+N
Finn en melding Ctrl+E
Angre Ctrl+Z
Avansert søk Ctrl+Shift+F
Stor liste med hurtigtaster på
www.bit.ly/hurtigtasteroutlook

127. Long-fix – full innboks
1. Ikke sjekk en innboks uten at du også er i
modus til å faktisk håndtere oppgavene der
2. Eldste først som triks
3. Benytt evt. bonus-mappe
4. Pågående prosjekt – trenger kanskje bare én
melding (”dult”) i innboksen, resten i
prosjektmappe

128. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

129. Ta med hjem
Identifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Del informasjon kontekstuelt
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)

130. Ta med hjem
Identifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Del informasjon kontekstuelt
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)
Vær i modus for
oppgaveløsning
når du sjekker
en innboks

131. www.innbokskontroll.no/
presentasjoner

132. facebook.com/
innbokskontroll
(quick-fix)