Kontroll med uløste oppgaver er sentralt for å unngå stress, og for å jobbe effektivt. Sikrest kontroll med uløste oppgaver får du ved å fjerne de løste oppgavene, i stedet for å fiske etter de uløste. Forstå hvilke av informasjonskanalene du omgir deg med der oppgaver blir liggende og som kan ses på som en innboks. Der kan du fjerne løste oppgaver, i stedet for å fiske. Det gir både større oppgavesikkerhet, og du oppnår også å håndtere oppgavere bare én gang - det er det mest tidseffektive.

1. Ciber, Frokostmøte
Oslo, 20.september 2016
Jørn Kippersund
Foredragsholder, legevaktsjef, allmennlege,
Volda/Ålesund
www.innbokskontroll.no

2. Fastlege
Ektefelle
Skiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Legevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff
3-barns far

5. 2. Oppgavene blir for mange, 55 %.
1. Rekker ikke å gjøre en så bra
innsats som jeg ønsker, 57 %.
11. Oppgavene er for vanskelige, 13 %
12. Klientene klager, 11 %

6. Stress
tanken på uløste
oppgaver

8. Hodet:
Løse oppgaver,
ikke huske på

11. - Alt du gjør
er prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av Making Ideas Happen)

12. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
Verktøy
= løst

14. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver

17. Hvordan kommer oppgavene til deg?

18. Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!

19. Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir liggende,
men kan fjernes / aktivt merkes

20. Nyhets-strøm, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir borte
etter en tid

23. Til innboks
Nyhets-strøm
Sikrere
håndtering
Når over mer

25. E-post ulik en tradisjonell innboks?

29. Nyhets-strøm
Arkiv
Blir borte!

30. Hva gjør e-post til en spesiell kanal?
• Viktig og uviktig i salig blanding
• Foretrukken kanal ”om man skal være sikker
på å nå alle”
• Ekstremt volum
• Ekstrem tilgjengelighet
”Innboksen stresser meg ikke, men jobben
stresser meg”

32. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

33. Etterrettelig, definisjon:
- Gjøre det du sier du skal gjøre
- Svare når du bør
- At ting ikke

35. skille uløst fra løst

36. skille uløst fra løst

37. skille ulest fra lest

39. Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!

40. fiske uløste
eller
fjerne løste

41. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste

43. Ulest
Stjerne
Flagg
Mappe
Liste

44. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste
(= den er jeg ferdig med)

46. fjerne løstefiske uløste

47. fisker uløste
har fjernet løste
2
0 1
1

51. Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene

52. Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontroll
med de som er der

53. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

54. Man Tir Ons Tor Fre

55. Man Tir Ons Tor Fre

58. fjerne løste
vs
fiske uløste

59. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

60. Jobbe mer?

61. Jobbe mer?

62. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

63. Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver
– Unngå at oppgaver glipper
– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk,
– Mindre tid per oppgave
– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre

64. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

65. Hver e-post er
en oppgave

66. Hver e-post er en
oppgave. Oppgaven er
veldig ofte
å slette eller arkivere

67. HURTIGTASTER

68. System 1
vs
System 2
(Daniel Kahneman)

69. System 1 vs System 2
-Flytte mus, tenke
plassering
-> krever system 2-
ressurser

70. Hver e-post
som havner i innboksen
er en oppgave.
Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere

71. Filtrér
-Automatisk
-Manuelt

72. Hver e-post er
en oppgave

75. (Slide lånt fra
Hans-Petter Nygård Hansen)

76. Hvor gjør jeg av informasjonen når jeg er ferdig
med den?
– sletter?
– arkiverer?
– videresender?
– deler?

77. Handling
eller
Referanse?

78. Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL

80. Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen
• Begrenset mengde
• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen
• Uendelig mengde
• Søkbar
MAIL

81. Referanse /
Handling
Referanse
Handling

82. Hvor skal vi lagre
informasjonen??

83. ARBEIDSPLATTFORM
Overblikk
Innboks
Søk
Arkiv

84. Tilføre verdi

85. Rasjonell arkivering
-Mapper
-fravær av mapper?
-Prosjektorganisering

86. System 1 vs System 2
-Ta stilling til arkivering
- krever system 2-
ressurser

87. Varsel eller
originalinformasjon?

88. I N B O X
Varsel
Original-informasjon

89. Handling?
Får bruk for?
Varsel eller
originalinfo

90. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

93. Forsvinner?

94. Lettere med
tiden?

97. Neste skritt

100. ”Jamen det blir bare for
mange e-poster”
Å ikke håndtere – er også en håndtering
Bevisst eller ubevisst valg?
Sletter du noen, blir de gjenværende mer
verdifulle

101. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

102. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

103. Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

104. K o n t e k s t b y t t e
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

105. E-post er for viktig til
å håndtere mens du
egentlig gjør noe
annet

106. Skap rom for å
jobbe med e-post
og bare e-post

107. Steng epost-
varsling når du
jobber med noe
annet

112. 8:00
12:00
16:00
@@
@@
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@

113. 8:00
12:00
16:00
@@
@@ @
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @@@@
@ @

114. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

116. Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang

119. Evaluering hos Miles, ½ år etter
innføring i innbokskontroll

120. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

121. Your inbox is your castle!
I N B O X

122. sende dele

123. E-post
CRM E-postE-post
E-post
Sharepoint?
???
Kalender

124. Ta med hjem
Identifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Del informasjon kontekstuelt
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)

125. Ta med hjem
Identifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Del informasjon kontekstuelt
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)

126. Ta med hjem
Identifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Del informasjon kontekstuelt
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)
Vær i modus for
oppgaveløsning
når du sjekker
en innboks

127. www.innbokskontroll.no/
presentasjoner

128. facebook.com/
innbokskontroll
(quick-fix)

129. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

130. Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene

131. Tøm innboksen!

132. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”

133. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”

134. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene
du vil følge opp med handling

135. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.

136. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.
5. Gjør oppgaver uten utsettelse

137. Long-fix – full innboks
1. Ikke sjekk en innboks uten at du også er i
modus til å faktisk håndtere oppgavene der
2. Eldste først som triks
3. Benytt evt. bonus-mappe
4. Pågående prosjekt – trenger kanskje bare én
melding (”dult”) i innboksen, resten i
prosjektmappe

138. Rasjonell arkivering /
Hurtigtaster

139. Outlooks egne hurtigtaster – forslag:
Send. Ctrl+Enter
Svar på melding Ctrl+R
Svar til alle Ctrl+Shift+R
Flytt en melding Ctrl+Shift+V
Videresend en melding Ctrl+F
Ny melding (når i mail) Ctrl+N
Finn en melding Ctrl+E
Angre Ctrl+Z
Avansert søk Ctrl+Shift+F
Stor liste med hurtigtaster på
www.bit.ly/hurtigtasteroutlook