Office 365 usergroup veien til skyen for merkenavn i Norge. Foredragsholder CEO Rune Tangen.

1. Spesialister på digital samhandling

2. 2
Eksperter på Office 365/SharePoint, D365 og Nintex
Nintex Premier Partner i Norge
Kontorer i Oslo, Kristiansand
og Kragerø
Norges største spesialistmiljø
Office 365 / SharePoint
29 ansatte
Dynamics 365 og Power BI
Microsoft gullpartner
på flere kompetanser
Microsoft MVP
Thorbjørn Værp
Nintex vTE
Fredrik Andresen

3. 3
Noen av våre kunder og leveranser

4. 4
• Sammendrag og høydepunkter fra vårt
frokostseminar hos Microsoft 26. April
«Både nye og mer erfarne arbeidstakere begynner å stille krav til
hvordan de vil jobbe sammen. De ønsker mer fleksibilitet, enklere
samhandling og muligheten til å være effektive selv om de ikke er
tilstede på kontoret.
Økt konkurranse, både i markedet og om de beste arbeidstakerne,
krever at virksomheter som ønsker å lykkes ikke kan henge etter
lengre»

5. 5
Noen digitale reiser
Vi er portal og systemansvarlige (Office 365, SharePoint, K2 og EPIServer)
og sørger for digital samhandling for NG`s 1800 butikker og 40 000
ansatte i ASKO, KIWI, MENY, SPAR, JOKER, MIX, JAFS, DELI DE LUCA osv.
Get TDC er en av de store aktørene på det nordiske markedet som leverer
kommunikasjonsløsninger og drifter infrastruktur for store private og offentlige
virksomheter. Point Taken er med på det digitale løftet som gjøres, med å bistå
teknisk med skytjenester, digital samhandling og rådgivning knyttet til Office 365
og Azure med tilhørende tjenester.
BA-HR vant prisen for årets «Digitale Transformasjon» og vi bistår på hele
Microsoft plattform med Dynamics CRM, SharePoint/O365, intranett
og Power Bi.

6. 6
Om oss
Tjenesteansvarlig for kommunikasjon
og samhandling i NorgesGruppen
Data AS
Bindeledd mellom IT og forretning
Ansvar for bl.a. kontorstøtteverktøy i
organisasjonen, herunder Office 365
SharePoint-konsulent, jobbet med
SharePoint i 10 år
Tidligere ITPro
Nå arkitekt og prosjektleder
Kjenner godt til standard funksjonalitet i
SharePoint

7. Administrativt ansatte, butikksjefer, lagermedarbeidere
Pr. nå har vi tre lisenstyper:
• En som gir tilgang til alle verktøy i O365 pakken
• En som gir tilgang til online-versjoner av verktøyene
• En som gir tilgang til e-post i skyen
Hvem er brukerne av Office 365 i NorgesGruppen?
Fellesnevnere: tilgjengelighet og fleksibilitet

8. Utfordringer etter innføring:
 brukervennligheten i SharePoint:
• tregt
• manglet funksjonalitet
• begrensinger i størrelse på
områdesamling
• utfordrende å få klarhet i hva som
kunne lagres i SharePoint
(personinformasjon,
virksomhetskritisk informasjon etc.)
 synkroniseringsklienten
Office365 – før og etter sommer 2017
SharePoint er raskere
SharePoint ser penere ut
SharePoint er blitt mer brukervennlig
standard funksjonalitet stadig bedre
muligheter for å finne igjen og åpne
dokumenter på mange måter
mindre fokus på synkronisering
tofaktor autentisering

9. Mer vind i seilene
Begynner oppstartsmøter med å fortelle:
• at SharePoint ikke er som det var for 4 år siden
• om ny og forbedret funksjonalitet
• ny opplevelse i bibliotek og lister
• nye sider
• flere «selvfølgelige» funksjoner er på plass
• funksjonalitet for å kopiere og flytte dokumenter
• hurtigredigering av metadata
• alternative måter å åpne/legge til dokumenter på, bl.a. fra Office og Outlook
Ikke alltid SharePoint sin feil
Stadig flere over på SharePoint

10. Gode historier
Gjennomføring av mindre og mellomstore SharePoint-
prosjekter
Suksessfaktorer:
• Lokalt engasjement
• Rydding av filserver gjør at man blir kjent med ny struktur noen
uker før opplæring
• Kort opplæring i grunnleggende dokumenthåndtering
• Små opplæringsgrupper
• En til en på ti minutter
• Tilgjengelighet i etterkant
Fleksibel opplæringsmodell

11.  Ingen blir tvunget over til SharePoint
 Noen selskap gikk foran, andre ventet på suksesshistorier
 Et slags gjennombrudd sommeren 2017
Gode historier forts.
• Microsoft kom med ny funksjonalitet
• Det er ikke lenger begrensninger på størrelsen på
områdesamlinger
• Vi har funnet en arkitektur som kan gjenbrukes av alle
selskapene i NG med tanke på sikker deling, enkel deling, og
allikevel tilgang for alle (åpent helt frem til delingsrom)

12. Hvordan har Office 365 bidratt til effektivisering?

13. Bakgrunn for innføring av O365 var ønsket om bedre samhandling
Tilbakeblikk
Samhandling
Elektroniske
konferanser og
telefoni
Samhandling på
dokumenter og
oppgaver
Samarbeid med
eksterne
Dele og finne
kunnskap og
kompetanse
Forbedring av
interne prosesser
Økt tilgjenglighet
på informasjon
Brukeropplevelse

14.  bedre kommunikasjon og samhandling
 bedre brukeropplevelse
 færre systemer, flere muligheter
 reisekostnader
 bruk av skyløsninger
Mulige gevinstområder ble identifisert…
… og realisert

15. Private & Confidential
MÅL
Tilrettelegge for effektiv
informasjonsdeling og samhandling

16. E-post
OneDrive og
OneNote
Mine dokumenter og
notater
Teams
Felles dokumenter og
arbeidsflate
Skype for Business
Chat og video
Portalen
Statisk informasjon
Workplace
Løpende nyheter
VÅRE VERKTØY
FOR
INFORMASJON
OG
SAMHANDLING
NY
NY
Jira
Styring av store
prosjekter

17. OneDrive er mine
dokumenter og erstatter
H, mens OneNote er
notatene mine.
I Teams samhandler
jeg med andre om
dokumenter for
avdelingen eller
prosjekter
På Portalen finner jeg
informasjon om
avdelinger, retningslinjer,
arbeidsverktøy og
skjematikk
På Workplace følger jeg
med på «hva som skjer» og
siste nytt fra ledelsen og
staben som jeg må få med
meg
Portalen (intranett)
Statisk informasjon som er relevant for alle og
som oppdateres ved behov
• Overordnet informasjon om avdelingene
• Arbeidsverktøy/skjema o.l
• Dokumenter hvor hele org. er målgruppen
Plattform: Office 365 Sharepoint
Avd.
HR
Dok. til
hele
org.
Avd. X
Dok. til
hele
org.
Avd. Y
Dok. til
hele
org.
Statisk Informasjon til alle
Workplace
Daglige nyheter og løpende kommunikasjon og
informasjon
• Kommunikasjon fra ledelsen og stab til alle ansatte
• Her følger jeg med på «Siste nytt» fra hele selskapet
• Jeg kan bidra ved å stille, spørsmål og kommentere
Plattform: Facebook
Løpende kommunikasjon
til alle
OneDrive – mine dokumenter
Dokumenter og notater som bare er synlige for
meg og som erstatter H området
• Her kan jeg jobbe både online og offline på alle
devices
• Her jobber jeg med dokumenter og notater
(OneNote)
• Jeg kan dele dokumenter og notater med andre
herfra
Plattform: Office 365 Sharepoint
Teams – felles dokumenter
Dokumenter jeg jobber med andre på, og som
flere skal lese eller gi innspill til
• Dokumentene er tilknyttet det aktuelle Teamet,
f.eks. min avdeling eller et prosjekt jeg er med i
• I Teamet kan alle se hva som skjer og hvilke
dokumenter og notater (OneNote) det jobbes med
• I Teamet er det en dialogfunksjon hvor vi kan stille
spørsmål og diskutere arbeidet løpende
Plattform: Office 365 Sharepoint
Samhandling med andre
Mine arbeidsdokumenter

18. Private & Confidential
RETNINGSLINJER FOR DOKUMENTER – HVA SKAL LIGGE
HVOR
Dokumenter ligger tre steder:
1. OneDrive: Mine dokumenter (istedenfor
H)
2. Teams: Felles dokumenter (istedenfor G/I)
3. Portalen: Dokumenter hvor målgrupper er
hele organisasjonen (istedenfor G/I)
Merk:
– I Workplace skal det kun være lenker til
dokumenter og ikke vedlegg
– Gamle dokumenter blir liggende på filserver
med lesetilgang, og kan ev. kopieres over til
Teams dokumentområde ved behov
Noen dokumenter skal fremdeles jobbes med på
filserver:
– Dokumenter av sensitiv art blir liggende på filserver som
f.eks. HR sine personalmapper
– Dokumenter med makroer eller filnavn som ikke fungerer
optimalt i Office 365, som f.eks. en del teknisk
dokumentasjon eller tunge budsjettark i excel med mange
linker/makroer o.l.
– Konfidensiell kundedokumentasjon regulert av
kontraktuelle krav som f.eks. Politiet og Forsvaret
– De det gjelder blir fulgt opp spesifikt

19. 21

20. 22

21. 23

22. 24

23. 25

24. 26

25. 27

26. 28

27. 29

28. 30
• BAHR har i dag et nytt moderne i intranett
Det nye erfaringsarkivet og det nye intranettet legger til
rette for kompetansedeling på tvers av grupper, slik at
kollektiv kunnskap kan utnyttes på en bedre måte.
Advokatene kan samhandle og dele i sanntid, og det kan
kommuniseres på tvers av kompetanseområder og
prosjektgrupper.
Den nye digitale løsningen, understøttet av en rekke
funksjonelle forbedringer, gjør BAHRs advokater klare for
en ny og effektivisert digital hverdag.

29. 31
Spesialister på digital samhandling