Kontroll med uløste oppgaver er sentralt for å unngå stress, og for å jobbe effektivt. Sikrest kontroll med uløste oppgaver får du ved å fjerne de løste oppgavene, i stedet for å fiske etter de uløste. Forstå hvilke av informasjonskanalene du omgir deg med der oppgaver blir liggende og som kan ses på som en innboks. Der kan du fjerne løste oppgaver, i stedet for å fiske uløste. Det gir både større oppgavesikkerhet, og mer tidseffektiv oppgavehåndtering. Med oversikt over dine uløste oppgaver, blir du også i stand til å velge hvilke oppgaver du skal prioritere. Fra sending til deling. Mindre støy, bedre kunnskapsdeling og prosjektflyt. Ved bruk av delingsplattformer i stedet for epost, åpnes kommunikasjonen opp og gjøres tilgjengelig kontekstuelt, i stedet for å bli låst inne hos enkeltmedlemmer i organisasjonen. Epost egner seg som varslingskanal, men ikke til formidling av originalinformasjon

1. Vard Ålesund
Ålesund, 4.juni 2018
Jørn Kippersund
Fastlege, legevaktsjef, foredragsholder
Volda
www.innbokskontroll.no

2. Fastlege
Skiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Legevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff
3-barns far

5. 2. Oppgavene blir for mange, 55 %.
1. Rekker ikke å gjøre en så bra
innsats som jeg ønsker, 57 %.
11. Oppgavene er for vanskelige, 13 %
12. Klientene klager, 11 %

6. Stress
tanken på uløste
oppgaver

9. Hodet:
Løse oppgaver,
ikke huske på

10. - Alt du gjør
er prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av Making Ideas Happen)

11. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
Verktøy
= løst

13. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver

15. Hvordan kommer oppgavene til deg?

16. Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!
(men er stort sett fortsatt tilgjengelig!)
Er tilgjengelig!
Referanseinfo

17. Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir liggende,
men kan fjernes / aktivt merkes

18. Nyhets-strøm, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir borte
etter en tid

19. Referanseinfo, definisjon:
Informasjon du
kanskje får bruk for
en eller annen gang

22. Til innboks
Nyhets-strøm
Sikrere
håndtering
Når over mer

24. E-post ulik en tradisjonell innboks?

27. Nyhets-strøm
Arkiv
Blir borte!

28. Hva gjør e-post til en spesiell kanal?
• Viktig og uviktig i salig blanding
• Foretrukken kanal ”om man skal være sikker
på å nå alle”
• Ekstremt volum
• Ekstrem tilgjengelighet
”Innboksen stresser meg ikke, men jobben
stresser meg”

30. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

31. Etterrettelig, definisjon:
- Gjøre det du sier du skal gjøre
- Svare når du bør
- At ting ikke

32. Etterrettelighet
”En leder uten innbokskontroll
er en dårlig leder”
Bedre ledelse, s 79
(Ørjasæter, Stenberg Larsen, Stang. Cappelen Damm,
2013)

33. skille uløst fra løst

34. skille ulest fra lest?

36. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste

37. Ulest
Stjerne
Flagg
Mappe
Liste

38. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste
(= den er jeg ferdig med)

40. fisker uløste
har fjernet løste
2
0 1
1

41. Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene

45. Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontroll
med de som er der

46. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

47. Man Tir Ons Tor Fre

48. Man Tir Ons Tor Fre

51. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

52. fjerne løste
vs
fiske uløste

53. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

54. Jobbe mer?

55. Jobbe mer?

56. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

57. Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver
– Unngå at oppgaver glipper
– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk,
– Mindre tid per oppgave
– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre

58. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

59. Hver e-post er
en oppgave

60. Hver e-post er en
oppgave. Oppgaven er
veldig ofte
å slette eller arkivere

61. Tilføre verdi

62. Tilføre verdi

63. Handling
eller
Referanse?

64. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy

66. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
i innboksen
= handling
Verktøy = det
du har gjort
og kanskje
får bruk for
= arkiv
= referanse

67. Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL

69. Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen
• Begrenset mengde
• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen
• Uendelig mengde
• Søkbar
MAIL

70. Referanse /
Handling
Referanse
Handling

71. Hvor skal vi lagre
informasjonen??

72. (Slide lånt fra
Hans-Petter Nygård Hansen)

73. Hvor gjør jeg av informasjonen når jeg er ferdig
med den?
– sletter?
– arkiverer?
– videresender?
– deler?

74. ARBEIDSPLATTFORM
Overblikk
Innboks
Søk
Arkiv

75. System 1
vs
System 2
(Daniel Kahneman)

76. System 1 vs System 2
-Ta stilling til arkivering
- krever system 2-
ressurser

77. Rasjonell arkivering
-Mapper
-fravær av mapper?
-Prosjektorganisering
-Kategorier??

78. HURTIGTASTER

79. System 1 vs System 2
-Flytte mus, tenke
plassering
-> krever system 2-
ressurser

80. Outlooks egne hurtigtaster – forslag:
Send. Ctrl+Enter
Svar på melding Ctrl+R
Svar til alle Ctrl+Shift+R
Flytt en melding Ctrl+Shift+V
Videresend en melding Ctrl+F
Ny melding (når i mail) Ctrl+N
Finn en melding / gå til søkefelt Ctrl+E
Angre Ctrl+Z
Avansert søk Ctrl+Shift+F
Stor liste med hurtigtaster på
www.bit.ly/hurtigtasteroutlook

81. Hver e-post
som havner i innboksen
er en oppgave.
Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere

82. Filtrér
-Automatisk
-Manuelt

83. Varsel eller
originalinformasjon?

84. I N B O X
Varsel
Original-informasjon

85. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

86. Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene

87. Tøm innboksen!

88. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.

89. Handling?
Får bruk for?
Varsel eller
originalinfo

90. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

92. Forsvinner?

93. Lettere med
tiden?

96. Neste skritt

99. ”Jamen det blir bare for
mange e-poster”
Å ikke håndtere – er også en håndtering
Bevisst eller ubevisst valg?
Sletter du noen, blir de gjenværende mer
verdifulle

100. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

101. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

102. Oppgave
Platåfase
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010
Ferdig!!

103. Platåfase
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010
Oppgave Oppgave nr 2
?

104. Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

105. K o n t e k s t b y t t e
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

106. Større skrivebord =
større produksjon?

107. Mange oppgaver på
arbeidsflaten =
mange
kontekstbytter

108. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

109. E-post er for viktig til
å håndtere mens du
egentlig gjør noe
annet

110. Skap rom for å
jobbe med e-post
og bare e-post

111. Steng epost-
varsling når du
jobber med noe
annet

116. System 1 vs System 2
- Å aktivt la være å
sjekke - krever
system 2-ressurser

117. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

118. 8:00
12:00
16:00
@@
@@
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@

119. 8:00
12:00
16:00
@@
@@ @
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @@@@
@ @

120. 8:00
12:00
16:00
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

121. Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang

124. Evaluering hos Miles, ½ år etter
innføring i innbokskontroll

125. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

126. Sende eller dele?

127. KONTEKSTUELL INFORMASJON
VS
KOPISYKEN

131. KONTEKSTUELL INFORMASJON
Informasjon tilgjengelig
• der den trengs
• når den trengs
• for personen(e) som trenger den

132. Your inbox is your castle!
I N B O X

135. Hva har vi i midten??

136. E-post
Smartsheets E-postE-post
E-post
G-drive/
Dropbox
Trello
Kalender

137. sende dele

138. Deling, fordeler
• Den som deler, får tanken ut av hodet – beholder
fokus
• Den (kanskje samme person) har oppgavene
tilgjengelige i riktig kontekst når oppgaven skal
løses. Kollega slipper å spørre, du slipper å bli
avbrutt
• Data skrives inn bare én gang, mulighet for feil
blir langt mindre, og vi unngår dobbeltarbeid
Konklusjon: Deling gir mindre støy, mer fokus

139. Deling, eksempler
• Prosjektdokument, arrangement
• Vaktliste, leger
• Pasientjournal
• Agendadokument, faste møter
• Kalender
• CRM-verktøy

140. CRM
Gunda
Tom
Jeg setter alle telefoner
over til Tom uten å gidde å
sjekke CRM-systemet, for
jeg vet fra før at han aldri
skriver noe inn der
Jeg gidder ikke skrive noe
inn i CRM-systemet, for
Gunda sjekker det aldri, så
jeg får alle telefoner til meg
uansett

141. Møteplanlegging
Noen vil ta opp noe på det faste møte. Sende til
leder som da må overta ansvaret for å huske
dette, skrive det direkte inn (dele kontekstuelt) i
møteagenda?

142. sende dele

143. 1:1-teknologi
sosial
delingsteknologi

144. Handling?
Får bruk for?
Varsel eller
originalinfo Lettere for mottager å
håndtere et varsel enn
originalinformasjon!

145. Tilføre verdi

146. Deler eller sender jeg?
Hvor søkbar gjør jeg informasjonen?
Sender jeg varsel eller originalinformasjon?

147. Kalender – gjøre en avtale
Hvor mye verdi tilfører vi organisasjonen når vi
skriver inn avtalen?

149. Møteplanlegging
Noen vil ta opp noe på det faste møte. Sende til
leder som da må overta ansvaret for å huske
dette, eller skrive det direkte inn (dele
kontekstuelt) i møteagenda?

151. Varsel

152. Hva er i midten hos oss?
- I dag?
Hvordan bruker vi
fellesverktøyene?

153. Hva er i midten hos oss?
- I fremtiden?
Hva kan bli bedre vedr. deling
hos oss?

154. Kanalforståelse
• Originalinformasjon/sluttprodukt
(arbeidsplattform)
• Varslingskanal (e-post?)
• Diskusjon/spørsmål (sosialt intranett)

155. Long-fix – full innboks
1. Ikke sjekk en innboks uten at du også er i
modus til å faktisk håndtere oppgavene der –
unngå utsettelse
2. Eldste først som triks
3. Benytt evt. bonus-mappe
4. Pågående prosjekt – trenger kanskje bare én
melding (”dult”) i innboksen, resten i
prosjektmappe

156. facebook.com/
innbokskontroll
(quick-fix)