1. Papier digitaliseren
en nadien vernietigen
Workshop, Den Bell, 8 mei 2014

2. Programma
- Kennismaking
- Thema van de workshop
- Wanneer is een formele goedkeuring nodig?
- Voorbereiden goedkeuring adhv checklist
- Rondvraag en afsluit.
2

3. Kennismaking:
Wat is je digitaliseringsproject?
3

4. Thema: papier digitaliseren en nadien
vernietigen
4

5. Formele goedkeuring nodig?
- Formele goedkeuring
- Archiefwettelijk bepaalde regel
- Overheid mag archief enkel vernietigen mits goedkeuring
- Stadsarchivaris bevoegd
- Via bestemmingsaanvraag
- Na digitalisering papier vernietigen mag
- Soms enkel met formele goedkeuring
- Soms zonder formele goedkeuring
5

6. Formele goedkeuring nodig?
- Wanneer wel formele goedkeuring nodig?
- Wanneer niet?
- Voor welke dossiers uit je eigen praktijk zou je
wel/geen goedkeuring nodig hebben?
6

7. Formele goedkeuring nodig? voorzet
7
- Formele goedkeuring nodig indien
- Aangegane verbintenissen of verplichtingen betreft
- Formele procedures of juridisch aanvechtbare beslissingen betreft
- Wet- of regelgeving bepaalde vormvereisten oplegt
- Permanent te bewaren dossiers betreft
- Retroactief digitaliseren
- Formele goedkeuring niet nodig indien
- Indien documenten of dossier niet onder één van voorgaande
categorieën valt
- Bijvoorbeeld zuiver informatieve documenten

8. Formele goedkeuring verkrijgen
8
- Digitalisering voldoet aan kwaliteitsvereisten
- Controle digitale kopieën
- Beheer digitale bestanden en hun metadata
- Checklist
- Nagaan of digitalisering voldoet aan vereisten
- Zie http://www.felixarchief.local/ifa.net?id=8012535
- Basis voor al dan niet verlenen van goedkeuring
- Goedkeuring
- Afstemmen met afdeling Informatiebeheer (BZ/SA/IB)
- Goedkeuring door stadsarchivaris
- Gedocumenteerd in bestemmingsaanvraag

9. Reeds verleende goedkeuringen
9
Bestemmingsaanvraag Reeks Dienst
09/136 Dossiers schijn- en afgedwongen huwelijken DL
10/067 Strafregister DL
10/098 Juridische dossiers BZ/JUR
11/215 Personeelsdossiers PM
12/049 VIP14 inkomende post BZ
12/131 Inkomende Facturen FI
13/107 Stavingsstukken (excl. Facturen) FI
13/159 Vreemdelingendossiers DL
14/013 Milieuvergunningsdossiers, papieren documenten SW

10. Checklist
10
- Kwaliteitsvereisten controleren
- Digitale kopieën
- Beheer van bestanden en hun metadata
- Zie http://www.felixarchief.local
- Archiveren > Afbouw papier > Vernietigen na digitaliseren
- Zie nota
Checklist_vervanging_na_digitaliseren_v2_0.docx
- Uitgangspunt
- Als digitale kopie voldoet aan kwaliteitsvereisten
- Is digitale kopie betrouwbare kopie
- Is digitale kopie evenwaardig aan papieren versie

11. Checklist: identificatie documenten
11
- Documenteren wat je juist waarom gaat
digitalisering
- Identificeren te digitaliseren documenten/dossiers
- Ook wat je bewust niet zal digitaliseren
- Welke zijn de essentiële kenmerken? (tekst, kleur,
detail, …)
- Welke metadata is beschikbaar?
- Gelden er wettelijke vormvereisten?

12. Checklist: controle digitale kopie
12
- Controle op volledigheid
- Zijn alle documenten gedigitaliseerd?
- Zijn alle pagina’s gedigitaliseerd?
- Zijn pagina’s altijd volledig gedigitaliseerd?
- Controle op leesbaarheid
- Zijn essentiële kenmerken voldoende leesbaar?
- Essentiële kenmerken = alle info die van belang is om het
document correct te interpreteren
- Bijv. tekst, kleur, afbeeldingen, …
- Tijdens digitalisering controles nodig
- Bepalen hoe controleren
- Controles documenteren

13. Checklist: controle digitale kopie
13
- Verhouding tov papieren origineel
- Bestandsnamen
- Bestandsformaten

14. Checklist: beheer digitale bestanden
14
- Verzekert systeem van opslag en beheer
- Identificatie documenten (terugvindbaarheid)
- Interpretatie documenten (begrijpbaarheid)
- Waar worden digitale kopieën opgeslagen?
- Mappenstructuur
- Toepassing
- Beveiliging tegen gegevensverlies
- Volstaat back-upstrategie?
- Volstaat toegangscontrole?

15. Checklist: beheer metadata
15
- Is er digitale metadata voorhanden?
- Is link tussen metadata en digitale kopieën
verzekerd?
- Waar, in welk bestand of toepassing bewaard?
- Indien toepassing: is er een exit-strategie
- Beveiliging tegen gegevensverlies
- Volstaat back-upstrategie?
- Volstaat toegangscontrole?

16. Checklist: archiveringsstrategie
16
- Is bestemming documenten gekend?
- Vernietigen op termijn
- Permanent bewaren
- Indien bewaren: archivering geregeld?
- Voor digitale kopieën?
- Voor bijhorende metadata?
- Indien vernietigen op termijn
- Termijn gekend?
- Effectieve vernietiging geregeld?

17. Checklist: vernietiging papier
17
- Wanneer wordt papier vernietigd?
- Hoe wordt papier vernietigd?

18. 18
Rondvraag en afsluit