Pilot e-depot gemeente Haarlem. Een business case voor digitale duurzaamheid
Na een periode van voorbereiding door de Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-Depot (WVI) van RHC’s en NA, starten nu de eerste pilots.
Een van die pilots is het e-depot van de gemeente Haarlem. In deze projectpresentatie nemen medewerkers van de gemeente Haarlem en het Noord-Hollands Archief u mee in het verloop van deze pilot. Aanleiding voor de gemeente Haarlem is de zorg over de digitale duurzaamheid van het archief dat nu gevormd wordt. Duurzaamheid begint bij de creatie. Voor het Noord-Hollands Archief ligt de uitdaging in het opnemen van digitaal archief in een eerder stadium dan de traditionele overbrengingstermijn. Het archief wordt daarmee letterlijk en figuurlijk groter: Big Archives! Met medewerking van het Nationaal Archief en ondersteund door Archief 2020, stelt de projectgroep een businesscase op voor het duurzaam beheer van digitaal archief. Het voorkeursscenario daarbij is de uitplaatsing van (semi-statisch) archief bij het NoordHollands Archief in het gezamenlijke e-depot van Nationaal Archief en RHC’s.
In de presentatie komen de volgende onderwerpen aan de orde: formuleren van een businesscase digitale duurzaamheid, maken van een ‘mapping’ van metadata, ontwerpen van een informatiearchitectuur en toetsing van het geheel aan de hand van ED3.
Kees Brouwer
applicatiearchitect - Gemeente Haarlem
Stinie Francke
archiefinspecteur - Noord-Hollands Archief
Lotus Quickr WebSphere, Lotus Quickr Domino, Lotus DDM, Lotus WorkFlow, Filenet ECM, DB2 Content Manager, WebSphere Web Content Management.... Welk product te kiezen? Dit hangt sterk af van uw benodigde document management functionaliteiten en bestaande technische architectuur. Maar wat als u niet zoekt naar een hele sterke samenwerkingstool of een heel strak Enterprise Content Management systeem? De bestaande productportfolio van IBM biedt wel echte "briljanten" voor beide sterk uiteenlopende functionele behoeften, maar mist een product dat dit combineert. Deze sessie beschrijft typische klantscenario\'s en onze visie op welke oplossing welke situatie het beste afdekt. En misschien wel het schaap met de 5 poten!
Lotus Quickr WebSphere, Lotus Quickr Domino, Lotus DDM, Lotus WorkFlow, Filenet ECM, DB2 Content Manager, WebSphere Web Content Management.... Welk product te kiezen? Dit hangt sterk af van uw benodigde document management functionaliteiten en bestaande technische architectuur. Maar wat als u niet zoekt naar een hele sterke samenwerkingstool of een heel strak Enterprise Content Management systeem? De bestaande productportfolio van IBM biedt wel echte "briljanten" voor beide sterk uiteenlopende functionele behoeften, maar mist een product dat dit combineert. Deze sessie beschrijft typische klantscenario\'s en onze visie op welke oplossing welke situatie het beste afdekt. En misschien wel het schaap met de 5 poten!
Hoe bouwt u een succesvolle omnichannel-infrastructuur?valantic NL
Met welke aspecten en partijen moet u rekening houden om uw omnichannel features mogelijk te maken? CTO Remco Dekkers gaf hierover uitleg op Hét ISM Omnichannel Event.
Op 12 juni 2017 presenteerden we onze ontwikkelingen rondom het e-Depot tijdens de KVAN-dagen. Aan het woord kwamen Gert-Jan de Graaf (hoofd Regionaal Archief Tilburg), William Verhagen (van de gemeente Geetruidenberg), Robert Tiessen (van Picturae) en Jan Kuijpers (projectmedewerker e-Depot van Regionaal Archief Tilburg)
Blauwdruk recordsmanagement: Structuur in het SharePoint tijdperk - door Eri...Eric Burger
Presentatie Eric Burger, eric burger document management, 21-03-2019 Heterdaadsessie "No nonsense; Structuur in jouw informatievoorziening" van Papieren Tijger Netwerk (locatie: Gemeente Zeist, Zeist)
FAAD Studiedag 'Future Proof: Vorm mee de archivaris van de toekomst', 7 mei ...Wim Lowet
Het FAAD organiseerde een call for pitches om collega-archivarissen een podium te bieden om lesinhouden voor te stellen die zeker aan bod moeten komen binnen de archiefopleiding.
Deze slides bevatten de pitches van:
- Jeroen Vanderheyden (Colruyt Group): Projectmanagement
- Petra Vanhoutte (VERA): Verandermanagement
- Harald Nilens (Colruyt Group): Kosten- en baten: belangrijk argument voor de bedrijfsarchivaris
- Remco Bruinje (piva eGov): Kwantificeren en archief
- Willem Vanneste (Universiteit Antwerpen): Archivaris moet leren nummeren
- Wim Lowet (Vlaams Architectuurinstituut): Archivist and commander: Archiveren via de terminal
- Helmoed Van Cauwenberge (Parkwinds): De gereedschapskist van de archivaris in een bedrijf
- Alina Saenko en Nastasia Vanderperren (PACKED): Linked Open Data en de archivaris van de toekomst
De pitches werden voorgesteld op de FAAD Studiedag 'Future Proof: Vorm mee de archivaris van de toekomst' op 2018-05-07. Zie https://faad.be/2018/05/studiedag-future-proof-vorm-mee-de-archivaris-van-de-toekomst-herbekijk-de-presentaties
Roger Vleugels
Nederland heeft mooie archieven, maar dat zal zo niet blijven. In mijn bijdrage zal ik een vergeten aspect tussen alle bedreigingen naar voren halen, niet bezuinigingen, inktvraat, of verdwenen hardware, maar archiefvorming.
Archiefvorming en de staat van jonge, dynamische, archieven is ronduit desolaat. Jaar na jaar wordt dit bovendien erger.
In mijn procespraktijk treed ik op als advocaat in Wob-procedures vooral voor persorganen. Een van de grootste problemen is de staat van jonge archieven. Documenten zijn niet vindbaar zijn, zijn per ongeluk vernietigd, enz.
Archiefvormer, -zorgdrager, goede en geordende staat het zijn allemaal termen van de vorige eeuw, onbekend bij ambtenaren die werken met jonge documenten. Niemand betrokken bij een overleg staat stil bij wie de documenten archiveert. Niemand realiseert zich dat emails gewone documenten zijn [in de VS tweets inmiddels soms ook].
Een beginsel in de Wob is toegang tot documenten om controle achteraf mogelijk te maken. In het verlengde hiervan is een tweede beginsel cruciaal: zo spoedig mogelijk [Wob art. 6]. Wereldwijd [er zijn meer dan 100 landen met een Wob] heeft dit geleid tot 28 dagen of minder als maximumtermijn voor een eerste beslissing op een Wob-verzoek.
In Nederland is de maximumtermijn 56 dagen. Het is erger. In ongeveer 50% van alle zaken gaat een bestuursorgaan over die grens heen en wordt daarmee wetsovertreder. Het is nog erger. We zijn het enige land waarin bij wet, de Wet dwangsom en beroep, geregeld is wat er moet gebeuren als de overheid de wet overtreed. [Probeer dat in buitenlanden op colleges maar eens uit te leggen!]
Naast opportunisme, amper Wob-ambtenaren en amper geschoolde Wob-ambtenaren is de desolate staat van jonge archieven een hoofdreden voor de traagheid.
Een traagheid die maakt dat de Wob in Nederland niet te gebruiken is voor tijdige controle. Wereldwijd gezien zijn we niet een gidsland maar de risee.
Erfgoedonderwijs: het archief als bron van beleving en reflectieKVANdagen
Pieter de Bruijn
De authentieke historische documenten die in archieven liggen opgeslagen, vormen een rijke bron om jongeren aan te zetten tot leren over het verleden. Steeds vaker worden archiefstukken ook in het kader van erfgoededucatie in fysieke of digitale vorm toegankelijk gemaakt. De vraag is op welke manier deze historische bronnen nu echt kunnen bijdragen aan het leren over geschiedenis. Verondersteld wordt dat het authentieke materiaal leerlingen een ervaring van direct contact met het verleden kan bieden. Maar hoe kun je die beleving stimuleren? En hoe is deze ervaring te combineren met een meer afstandelijke, reflectieve benadering die in het geschiedenisonderwijs van belang wordt geacht?
Van 2009 tot 2014 werd aan de Erasmus Universiteit Rotterdam het door NWO gefinancierde onderzoeksprogramma Heritage Education, Plurality of Narratives and Shared Historical Knowledge uitgevoerd. Op basis van de resultaten van dit onderzoek, zal in deze sessie worden gereflecteerd op de diverse wijzen waarop erfgoed kan worden gebruikt om nabijheid en betrokkenheid tot het verleden te stimuleren en tegelijkertijd ruimte te bieden voor vaardigheden van historisch denken en redeneren als onderdeel van geschiedenisonderwijs. Aan de hand van voorbeelden uit binnen- en buitenland zal worden ingegaan op verschillende manieren waarop archiefstukken binnen een erfgoed-educatief project kunnen worden gepresenteerd en educatief kunnen worden benaderd. Daarnaast zal aandacht worden besteed aan de wijzen waarop erfgoed narratief kan worden ingekaderd en hoe het kan worden gebruikt om het verleden vanuit meerdere gezichtspunten te bestuderen. Het accent zal liggen op voorbeelden van erfgoedonderwijs over de trans-Atlantische slavenhandel en de Tweede Wereldoorlog, maar de inzichten zijn toepasbaar op iedere vorm van archiefeducatie die een bijdrage wil leveren aan het leren over geschiedenis.
More Related Content
Similar to Noord Hollands Archief Architectuur e depot - v2
Hoe bouwt u een succesvolle omnichannel-infrastructuur?valantic NL
Met welke aspecten en partijen moet u rekening houden om uw omnichannel features mogelijk te maken? CTO Remco Dekkers gaf hierover uitleg op Hét ISM Omnichannel Event.
Op 12 juni 2017 presenteerden we onze ontwikkelingen rondom het e-Depot tijdens de KVAN-dagen. Aan het woord kwamen Gert-Jan de Graaf (hoofd Regionaal Archief Tilburg), William Verhagen (van de gemeente Geetruidenberg), Robert Tiessen (van Picturae) en Jan Kuijpers (projectmedewerker e-Depot van Regionaal Archief Tilburg)
Blauwdruk recordsmanagement: Structuur in het SharePoint tijdperk - door Eri...Eric Burger
Presentatie Eric Burger, eric burger document management, 21-03-2019 Heterdaadsessie "No nonsense; Structuur in jouw informatievoorziening" van Papieren Tijger Netwerk (locatie: Gemeente Zeist, Zeist)
FAAD Studiedag 'Future Proof: Vorm mee de archivaris van de toekomst', 7 mei ...Wim Lowet
Het FAAD organiseerde een call for pitches om collega-archivarissen een podium te bieden om lesinhouden voor te stellen die zeker aan bod moeten komen binnen de archiefopleiding.
Deze slides bevatten de pitches van:
- Jeroen Vanderheyden (Colruyt Group): Projectmanagement
- Petra Vanhoutte (VERA): Verandermanagement
- Harald Nilens (Colruyt Group): Kosten- en baten: belangrijk argument voor de bedrijfsarchivaris
- Remco Bruinje (piva eGov): Kwantificeren en archief
- Willem Vanneste (Universiteit Antwerpen): Archivaris moet leren nummeren
- Wim Lowet (Vlaams Architectuurinstituut): Archivist and commander: Archiveren via de terminal
- Helmoed Van Cauwenberge (Parkwinds): De gereedschapskist van de archivaris in een bedrijf
- Alina Saenko en Nastasia Vanderperren (PACKED): Linked Open Data en de archivaris van de toekomst
De pitches werden voorgesteld op de FAAD Studiedag 'Future Proof: Vorm mee de archivaris van de toekomst' op 2018-05-07. Zie https://faad.be/2018/05/studiedag-future-proof-vorm-mee-de-archivaris-van-de-toekomst-herbekijk-de-presentaties
Roger Vleugels
Nederland heeft mooie archieven, maar dat zal zo niet blijven. In mijn bijdrage zal ik een vergeten aspect tussen alle bedreigingen naar voren halen, niet bezuinigingen, inktvraat, of verdwenen hardware, maar archiefvorming.
Archiefvorming en de staat van jonge, dynamische, archieven is ronduit desolaat. Jaar na jaar wordt dit bovendien erger.
In mijn procespraktijk treed ik op als advocaat in Wob-procedures vooral voor persorganen. Een van de grootste problemen is de staat van jonge archieven. Documenten zijn niet vindbaar zijn, zijn per ongeluk vernietigd, enz.
Archiefvormer, -zorgdrager, goede en geordende staat het zijn allemaal termen van de vorige eeuw, onbekend bij ambtenaren die werken met jonge documenten. Niemand betrokken bij een overleg staat stil bij wie de documenten archiveert. Niemand realiseert zich dat emails gewone documenten zijn [in de VS tweets inmiddels soms ook].
Een beginsel in de Wob is toegang tot documenten om controle achteraf mogelijk te maken. In het verlengde hiervan is een tweede beginsel cruciaal: zo spoedig mogelijk [Wob art. 6]. Wereldwijd [er zijn meer dan 100 landen met een Wob] heeft dit geleid tot 28 dagen of minder als maximumtermijn voor een eerste beslissing op een Wob-verzoek.
In Nederland is de maximumtermijn 56 dagen. Het is erger. In ongeveer 50% van alle zaken gaat een bestuursorgaan over die grens heen en wordt daarmee wetsovertreder. Het is nog erger. We zijn het enige land waarin bij wet, de Wet dwangsom en beroep, geregeld is wat er moet gebeuren als de overheid de wet overtreed. [Probeer dat in buitenlanden op colleges maar eens uit te leggen!]
Naast opportunisme, amper Wob-ambtenaren en amper geschoolde Wob-ambtenaren is de desolate staat van jonge archieven een hoofdreden voor de traagheid.
Een traagheid die maakt dat de Wob in Nederland niet te gebruiken is voor tijdige controle. Wereldwijd gezien zijn we niet een gidsland maar de risee.
Erfgoedonderwijs: het archief als bron van beleving en reflectieKVANdagen
Pieter de Bruijn
De authentieke historische documenten die in archieven liggen opgeslagen, vormen een rijke bron om jongeren aan te zetten tot leren over het verleden. Steeds vaker worden archiefstukken ook in het kader van erfgoededucatie in fysieke of digitale vorm toegankelijk gemaakt. De vraag is op welke manier deze historische bronnen nu echt kunnen bijdragen aan het leren over geschiedenis. Verondersteld wordt dat het authentieke materiaal leerlingen een ervaring van direct contact met het verleden kan bieden. Maar hoe kun je die beleving stimuleren? En hoe is deze ervaring te combineren met een meer afstandelijke, reflectieve benadering die in het geschiedenisonderwijs van belang wordt geacht?
Van 2009 tot 2014 werd aan de Erasmus Universiteit Rotterdam het door NWO gefinancierde onderzoeksprogramma Heritage Education, Plurality of Narratives and Shared Historical Knowledge uitgevoerd. Op basis van de resultaten van dit onderzoek, zal in deze sessie worden gereflecteerd op de diverse wijzen waarop erfgoed kan worden gebruikt om nabijheid en betrokkenheid tot het verleden te stimuleren en tegelijkertijd ruimte te bieden voor vaardigheden van historisch denken en redeneren als onderdeel van geschiedenisonderwijs. Aan de hand van voorbeelden uit binnen- en buitenland zal worden ingegaan op verschillende manieren waarop archiefstukken binnen een erfgoed-educatief project kunnen worden gepresenteerd en educatief kunnen worden benaderd. Daarnaast zal aandacht worden besteed aan de wijzen waarop erfgoed narratief kan worden ingekaderd en hoe het kan worden gebruikt om het verleden vanuit meerdere gezichtspunten te bestuderen. Het accent zal liggen op voorbeelden van erfgoedonderwijs over de trans-Atlantische slavenhandel en de Tweede Wereldoorlog, maar de inzichten zijn toepasbaar op iedere vorm van archiefeducatie die een bijdrage wil leveren aan het leren over geschiedenis.
Lizzy Jongma
Waarom Open Data? Wat is het belang van Open Data? Wat is er nodig om collectie data als Open Data beschikbaar te stellen? Lizzy Jongma zal op de KVAN dagen in haar deelsessie het praktijkvoorbeeld van het Rijksmuseum en Open Data toelichten en het belang van Being Open benadrukken.
Workshop persoonlijk leiderschap: zelfkennis is krachtKVANdagen
Marjolein Verhallen
Persoonlijk leiderschap wordt vaak als iets ‘vaags’ of ‘groots’ gezien. In deze workshop maken we een praktische vertaalslag met betrekking tot dit begrip: wat is het nu eigenlijk en wat heb je eraan om hiermee aan de slag te gaan als archivaris of erfgoedspecialist?
Tijdens de workshop gaan we op pragmatische wijze in op persoonlijk leiderschap en de zelfkennis die hierbij hoort. Belangrijk uitgangspunt is dat het in het dagelijks werk niet alleen om vakinhoudelijke kennis gaat, maar dat dit in combinatie met zelfkennis je juist sterker maakt. Als je als archivaris of erfgoedspecialist bewust bent wat je persoonlijke kwaliteiten en valkuilen zijn en waar je uitdagingen liggen, kun je van deze kennis veelvuldig gebruik maken in je werk en bijvoorbeeld meer uit samenwerkingen halen. Oftewel: zelfkennis is kracht en maakt je effectiever.
De workshop vraagt een actieve deelname en is praktijkgericht: gedurende de workshop gaan deelnemers aan de hand van een aantal handige tools actief met zichzelf en met elkaar aan de slag. Daarbij ontvangen deelnemers praktische handvatten en tips die vervolgens toegepast kunnen worden in het dagelijks werk. Op deze manier ontstaat meer zelfkennis met betrekking tot het eigen leiderschapsprofiel en kunnen concrete persoonlijke (vervolg)acties worden benoemd. Dit om ook na deze workshop op effectieve wijze vorm te blijven geven aan de verdere ontwikkeling van persoonlijk leiderschap.
Eerste hulp bij informatievrijheid- hoe informatievrij ben jij?KVANdagen
Frank Huysmans en Marina Noordegraaf
Beste informatieprofessional, bewaker van de universele toegang tot informatie,
Tijdens de workshop ‘Eerste hulp bij Informatievrijheid’ ga je uitvinden hoe informatieneutraal jij bent. Aan de hand van aansprekende voorbeelden op het gebied van intellectueel eigendom, privacy, overheidsspionage en ethiek gaan we in discussie over de rol van de informatieprofessional in de publieke informatie-arena. Wat zou jij doen als de informatievrijheid op het spel stond? En hoe zou jouw organisatie reageren? We sluiten de workshop af met concrete tips om informatievrijheid in jouw organisatie op de agenda te zetten.
Het hobbelige pad naar duurzame toegankelijkheid van Vlaamse digitale overhei...KVANdagen
Bart Severi
Een nood die al meerdere jaren acuut aanwezig is bij zowel lokale besturen als de Vlaamse overheid is het creëren van een digitaal archief dat overheidsinformatie doorheen de tijd snel vindbaar, breed toegankelijk en vlot bruikbaar moet maken. Een digitaal archief kan immers veel meer te betekenen dan een doodlopende straat van informatie.
Begin 2014 startte de Coördinerende archiefdienst van de Vlaamse overheid een project op om een gemeenschappelijke oplossing voor de betrouwbare archivering van digitale overheidsinformatie te realiseren.
Het doel van dit project is om:
– de complexiteit om digitale overheidsinformatie duurzaam, toegankelijk, authentiek en bewijskrachtig te houden grotendeels weg te nemen bij de instanties
– schaalvoordelen maximaal te benutten
– de mogelijkheden om meer informatiegestuurd te werken en digitale overheidsinformatie te valoriseren te vergroten
– een betrouwbare bouwsteen voor een zich digitaliserende overheidswerking aanbieden
De lezing zal belichten hoe het project met een zeer beperkt budget erin slaagde om de behoeften te capteren, een bedrijfsplan op te maken en 3 proofs of concept succesvol af te ronden. Daarin moesten vaak keuzes gemaakt worden die verre van optimaal waren.
De maturiteit inzake archiefbeheer is relatief laag bij openbare besturen in Vlaanderen. Daarom werd een typologie van potentiële klanten opgemaakt en werden prioriteiten bepaald om de maturiteit op te krikken.
Tenslotte maakte het team een kostenbatenanalyse op van verschillende beleidsopties om de dienst te operationaliseren. Zo bleek onder andere dat de investeringskosten voor individuele instanties tot vier keer hoger zouden liggen indien zij zelf naar een oplossing zouden moeten zoeken dan als er een gemeenschappelijke oplossing zou zijn.
Op moment van schrijven ligt het projectdossier bij de bevoegde minister, die een beslissing zal moeten nemen over de verdere operationalisering van Digitaal Archief Vlaanderen.
The voice in the wilderness? Archivists, their knowledge and the public KVANdagen
Irmgard Becker
Archivists have a treasure of knowledge that is important for all human beings. Knowledge of records management, knowledge of administrative structures, knowledge of historical material and history and other more. Archivists have learned how to advertise for their knowledge and their mission. But often I have the impression that they are voices in the wilderness. In the keynote I will describe the knowledge of archivists and what they could do to be heard.
Seth van Hooland
De sessie geeft een overzicht van de huidige strategische mogelijkheden voor de archiefsector om hun waardevolle bestaande metadata (records, inventarissen, authorityfiles etc) beschikbaar te stellen als Linked Data. In de sessie zullen er concrete voorbeelden worden behandeld die laten zien hoe het schonen, het koppelen van lokale authority files, het verrijken en het linken van de metadata in de praktijk in zijn werk gaat. Het doel is om een pragmatisch begrip te krijgen van de mogelijkheden maar ook de beperkingen van het Linked Data paradigma.
Jeroen Pepers
De Nederlandse samenleving verandert, de overheid verandert mee. De burgers verwachten een ander contact met de overheid, mensen kunnen meer zelf en hebben andere verwachtingen naar de overheid. Ook de organisatie van het werk verandert. Digitalisering verandert sommige werkprocessen in snel tempo. Onderdelen van functies of hele functies worden geautomatiseerd en soms maakt digitalisering hele organisaties overbodig. Deze dynamiek leidt tot een andere creatie van publieke waarde. Het vraagt om een andere rol van management en medewerkers bij het creëren van die publieke waarde.
Vakkrachten die met deze turbulentie te maken krijgen, zullen moeten reageren. Ze zullen in beweging moeten komen om hun waarde op de arbeidsmarkt –intern binnen hun organisatie of extern- te behouden. Je kunt niet wachten op je werkgever, je manager om jou te vertellen wat je met je loopbaan kan gaan doen. Je bent zelf de regisseur van je loopbaan.
Maar hoe? Hoe kun je werken aan je vakmanschap als de oude invulling daarvan verdwijnt? Hoe kun je richting vinden als de toekomst onzeker is? In de sessie staan we stil bij het beantwoorden van deze vragen. Van het bewust zijn van de veranderingen naar het reframen van jezelf als professional, van het denken in tegenstellingen naar het balanceren met dilemma’s, van het zijn van een werknemer naar de eigenaar van je BV IK, van het werken in functies naar het doen van klussen.
Loopbanen worden gevormd door shocks en nudges, vrij vertaald naar schokken en duwtjes. Heftige schokken zijn een verhuizing naar het buitenland, massaontslag etc. Die kracht heeft deze sessie (gelukkig) niet. Maar het kan wel een nudge worden.
Big data x big archives = great opportunitiesKVANdagen
Er wordt de laatste tijd veel gewezen op de bedreigingen van Big Data voor de archiefwereld. Onze privacy is in het geding. Strengere regels voor privacy en databescherming, het recht om te worden ‘vergeten’, beroven
archieven mogelijk van hun meest waardevolle materiaal. Die discussie wil ik niet aangaan.
Ik kijk naar de kansen die big-datatechnologie de archivaris kan bieden. Het PRISM-programma dat schijnbaar zonder democratische controle gegevens binnenharkt voor de Amerikaanse inlichtingendienst is een zorg, maar tegelijkertijd watertand ik bij de technologie erachter: zouden die datamining-instrumenten ons kunnen helpen bij bijvoorbeeld het toegankelijk maken en waarderen van grote hoeveelheden informatie?
Waar liggen onze mogelijkheden? Ik heb de wereld van de data-intensieve wetenschap verkend. Binnen deze wetenschappelijke disciplines wordt met een onnoemlijke hoeveelheid aan data gewerkt.
Daar speelt een vergelijkbare problematiek:
• beperkte toegankelijkheid door interpretatieverschillen (uitwisselbaarheid);
• menselijk (on)vermogen om grote hoeveelheden informatie te interpreteren;
• de onvolkomenheden van de nu beschikbare technologie.
De lessen die we kunnen leren:
• betekenis en waarde kun je kwantificeren waardoor je kan automatiseren
• leg alles vast en gebruik die informatie: alle data is van waarde
• hoe eet je een olifant? Door hem in stukjes te hakken
• waarderen is verrijken
Ruud Yap
projectleider Werkpakket 1 (Digitale Infrastructuur) Digitale Taken Rijksarchieven (DTR) - Nationaal Archief
Digitale informatie grijpt steeds dieper in in ons dagelijkse leven, het gebruik van papier raakt op de achtergrond. We werken hard om deze ontwikkelingen bij te houden. De archivaris en records manager positioneren zich opnieuw. Het ‘papieren denkraam’ zal vervangen worden door een digitaal fundament, dat professionals houvast zou moeten geven in het labyrinth van informatie en informatievoorziening. Daar zit de kneep: digitaal blijft niets hetzelfde, alles verandert en dat vinden we nu eigenlijk heel normaal. De archivaris houdt van houvast, ijkpunten en het fixeren van documenten in de tijd.
Rienk Jonker deelt zijn ideeën over een impliciet informatiemodel graag met u. Het model moet recht doen aan vereiste kwaliteiten en bewaar- en vernietigingsbelangen. Kern van het model is informatie als constante factor. Alle actoren en gebruikers zijn passanten. Een prikkel tot nadenken en stof voor discussie.
Rienk Jonker
informatieadviseur en gemeentearchivaris - Gemeente Leeuwarden
Eric Ketelaar is emeritus professor Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam. Hij was daar van 1997 tot 2009 als hoogleraar verbonden aan het Department Mediastudies.
Abstract
In deze lezing wordt opgeroepen om mee te denken over uitgangspunten, methoden en bronnen voor een sociale geschiedenis van de archieven in Nederland.
Inzicht in de archiefgeschiedenis op basis van onderzoek dat archieven tot object heeft, is onmisbaar voor een ieder die archieven als bron wil waarderen, ontsluiten, beheren en (laten) benutten. Nu deelt de inleiding van een archiefinventaris weliswaar iets mee over de geschiedenis van het archief, maar zij presenteert het archief zelf niet als object van historisch onderzoek. Evenmin leest men doorgaans in de inleiding hoe het archiefsysteem in het verleden in de praktijk werkte in interactie met zijn omgeving, in het bijzonder de mensen die het betrof: de records subjects.
De vorming, het beheer en het gebruik van archieven worden beïnvloed, in iedere tijd weer anders, door maatschappelijke processen. Daarom zal een sociale geschiedenis van archieven de maatschappelijke context als uitgangspunt moeten nemen. Zoals Prak en Van Zanden het poldermodel als kader voor hun sociaal-economische geschiedenis van Nederland 1000-2000 hebben genomen, zo kan ook de archiefgeschiedenis de praktijk van overleg en consensus in ons “vergaderland” als invalshoek nemen. Die praktijk vond zijn neerslag in resoluties, acta, journalen, boekhouding, notulen – in de archivering van transacties van en over mensen, goederen, gebieden, geld, handel en zo meer. Wie waren de “archiveerders” en archivarissen, welke rol kwam hen in verschillende tijden en plaatsen toe, beïnvloed door welke macht(en) ?
Een sociale geschiedenis van archieven onderzoekt welke waarden men toekende aan archieven. Dat kunnen we niet slechts in of aan de archieven lezen: we moeten ruimer kijken naar de wisselwerking tussen archivering en het “archiefbesef” van een samenleving dat zich ook manifesteert in mondelinge overlevering, geletterdheid, monumenten, kunst, ja zelfs in de bewuste vernietiging van archivalia. Een aspect van dat archiefbesef is dat vele maatschappelijke instellingen (maar ook individuen) de werkelijkheid slechts waarnemen in de vorm waarin deze in informatiesystemen vastgelegd en waarneembaar is.
The Big Picture
Archieven spelen vaak een rol in films. Archieven uit het verleden, archieven in de toekomst, archieven in parallelle werelden… En hoewel we die archieven vaak niet erg op de voorgrond zien of herkennen, heeft hun rol verstrekkende gevolgen voor het verhaal. Meestal gaat het om enorme verzamelingen met stukken en gegevens, waarin cruciale informatie gevonden wordt of juist ontbreekt. En dat kan organisaties of betrokkenen maken en (vooral) breken. Futuristische ridders of crime hunters, nazi’s, MI5-spionnen, leerling-tovenaars, archeologen, hackers, de Stasi, ambtenaren (gemeentelijk of intergalactisch): eigenlijk is de hele bonte stoet van personages uit de filmgeschiedenis afhankelijk van archieven.
In deze sessie proberen we u, aan de hand van filmbeelden uit bekende en minder bekende speelfilms, een indruk te geven van de beeldvorming over dit soort archieven in de cinematografie. Want bij archieven in films denken we altijd aan hele grote bergen papier, al dan niet in geordende en toegankelijke staat. Welke rol speelt het archief in de filmcultuur en klopt die rol wel? Hoe onschatbaar zijn die archieven, voor de personages maar ook voor het verhaal? En hoe ziet een film-archivaris eruit?
Maar het wordt niet alleen filmpjes kijken. We bediscussiëren de beeldvorming van archieven in film aan de hand van onze en uw waarnemingen èn we willen van u weten welke mega-archieven (ongeacht hun vorm!) in de film een onuitwisbare indruk op u hebben achtergelaten.
Voor de archivaris met een filmhart!
Chido Houbraken
zelfstandig informatieadviseur - CHIDO
Joost van Koutrik
Het Utrechts Archief
Digitale dienstverlening: feit of fictie?
Veel onderzoek begint tegenwoordig digitaal en wordt grotendeels online uitgevoerd. De beschikbaarheid van bronnen op internet is groot, maar nog lang niet volledig. Kijk eens even verder, want naast BIG archives beschikt u over vakmensen. Een team dat onderzoekers verder helpt bij het onderzoek door andere bronnen te ontsluiten. Stopt u dit kapitaal achter een contactformulier of zorgt u voor een digitale ontmoetingsplaats? Het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven heeft daar invulling aan gegeven door te kiezen voor een socialmediastrategie in combinatie met een online publicatiesyndicaat en een personal touch. Veranderingen op fronten als techniek, communicatiebeleid en -uitvoering maar vooral op de organisatie van het werk binnen het RHCe.
Wij nemen u stap voor stap mee in het veranderingsproces dat nu al leidt tot grote verrassingen binnen het team. Hoe hebben we dit aangepakt en welke doelstellingen hebben we gehaald? U hoort het in deze presentatie en we horen ook graag uw ervaring.
Janna Leguijt
hoofd afdeling cultuurhistorie - Regionaal Historisch Centrum Eindhoven
Romeo Goedèl
Business consultant en social media realist - Prominès
Big Archives? Shared solutions!
met medewerking in de voorbereiding van Joost van Koutrik.
De komende jaren komt veel op ons af. We digitaliseren zelf archieven voor publieke dienstverlening, zorgdragers zijn druk bezig met het digitaliseren van hun bedrijfsvoering en particuliere archieven bestaan in de toekomst uit volle harde schijven en mailboxen. Grote archieven, digitale archieven, geïntegreerde archieven… en die moeten allemaal in een e-depot. Om dit gezamenlijk aan te pakken, heeft het convent van RHC’s en het Nationaal Archief in 2011 de Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-Depot (WVI) ingesteld. Deze werkgroep heeft in april 2013 vier handboeken opgeleverd: Werkprocessen, Architectuur, Metagegevens en Personeel & Organisatie.
We zijn nu ruim een jaar verder. Wat was ook weer de strekking van die handboeken? Wat hebben ze opgeleverd? Wat is er inmiddels veranderd? Hoe gaan we ermee de Big Digital Archives te lijf, die ongeduldig op onze deur staan te bonzen? In deze sessie brengen we u en onszelf weer op de hoogte van de huidige stand van zaken. Per handboek bespreken we wat het afgelopen jaar is gebeurd, waar de grootste successen zijn geboekt, maar ook waar we nog een lange weg hebben te gaan. Inbreng van betrokkenen bij de doorontwikkeling wordt zeer gewaardeerd.
Ronald Bisscheroux
informatiemanager/ archiefinspecteur - Noord-Hollands Archief
Big Archives, Bigger Websites, Biggest DifferenceKVANdagen
Big Archives, Bigger Websites, Biggest Difference
Niet lang geleden waren archiefwebsites nauwelijks meer dan digitale folders, inmiddels vormen ze het hart van onze dienstverlening. Meer gescande bronnen, doorzoekbare databases, gepersonaliseerde profielen, sociale interactie en spetterende presentaties dan ooit. Het RHC Eindhoven en het BHIC deden enkele jaren geleden samen mee aan een groot usabilityonderzoek naar hun websites. Gebruikers laten testen, archivarissen laten observeren en leren maar.
Begin dit jaar zagen twee innovatieve websites het levenslicht. Ondanks alle overeenkomsten tussen beide Brabantse buren – bijvoorbeeld in werkgebied, doelgroepen en Brabantse gemoedelijkheid – verschillen deze websites enorm van elkaar. Welke keuzes zijn gemaakt en vooral waarom? Waarop baseren we onze keuzes? Staat de klant bij de ontwikkeling centraal of doen we gewoon wat onszelf goed lijkt? Volgen we wat de usabilitygoeroes ons voorzeggen of laten we ons verleiden door de creativiteit van vormgevers en bouwers? Wat kunnen we eigenlijk aflezen aan onze webstatistieken en trekken we er in de praktijk nog wel lering uit?
Janna Leguijt en Christian van der Ven grijpen de opmerkelijke verschillen tussen de websites van Eindhoven en Den Bosch aan om samen met collega’s eens diep in de digitale spiegel te kijken.
Christian van der Ven
coördinator studiezaal - Brabants Historisch Informatiecentrum
Janna Leguijt
hoofd afdeling cultuurhistorie - Regionaal Historisch Centrum Eindhoven
APEx
In het Archives Portal Europe network of eXcellence (APEx-project) werken 31 Europese nationale archieven en instellingen samen aan het uitbouwen en verbeteren van het Archieven Portaal Europa. Het Nationaal Archief zorgt voor het projectmanagement en de continuïteit van het Archieven Portaal Europa.
Het Archieven Portaal Europa biedt individuele Europese archiefinstellingen een extra publicatie- en aggregatieplatform. Het Portaal is gebaseerd op internationaal geaccepteerde archiefstandaarden, met als belangrijkste EAD. Eindgebruikers krijgen de mogelijkheid om via slimme zoek-, sorteer- en filterfuncties in één keer hun weg te vinden in de content, die deelnemende archiefinstellingen bijeen brengen. De aangesloten archiefinstellingen hebben via het gebruiksvriendelijke back-end van het portaal volledige controle over welke content ze ter beschikking stellen. Gerrit de Bruin brengt u op de hoogte over de voortgang van dit internationale project.
Gerrit de Bruin
project coördinator APEx - Nationaal Archief
Help, de dokter verzuipt! Thematisch intellectueel beheer voor het kennisdomein oorlog en genociden
Steeds meer archiefinstellingen zetten hun beschrijvingen online. Ook wordt er steeds meer gedigitaliseerd. Het aanbod aan integraal gedigitaliseerde ‘content’ (krantendatabank van de Koninklijke Bibliotheek, beeldbank Nationaal Archief etc.) groeit gestaag, hoewel het nog altijd slechts een fractie is van al het beschikbare materiaal. Digitale infrastructuren zoals Europeana, APEX en Netwerk Oorlogsbronnen verbinden de collecties en bieden gebruikers een ongekende hoeveelheid data. Zoek op “verzet” bij Netwerk Oorlogsbronnen en een eindgebruiker krijgt 23.417 treffers voorgeschoteld. Hoe weet deze gebruiker welke treffers voor hem of haar relevant zijn? Meer data is fijn, maar betekent ook een grotere behoefte aan deskundige begeleiding.
Eindgebruikers kloppen met hun vragen nu in eerste instantie bij archiefinstellingen aan. Deze zijn vaak breed georiënteerd, vooral gericht op hun eigen collectie en beschikken over onvoldoende specifieke kennis om het gehele aanbod op basis van inhoudelijke kennis te overzien. Zou het publiek – en uiteindelijk ook de instellingen – niet gebaat zijn bij thematisch bepalende, instellingsoverschrijdende platforms die vanuit inhoudelijke kennis en expertise het publiek wegwijs maken in het alsmaar uitdijende aanbod? Puck Huitsing en Edwin Klijn (NIOD) verkennen dit concept voor het domein oorlog en genociden en nodigen u uit voor een prikkelende gedachtenwisseling.
Edwin Klijn
manager Netwerk Oorlogsbronnen - NIOD Instituut voor Oorlogs-, Holocaust- en Genocidestudies
Puck Huitsing
directeur Collecties en Diensten - NIOD Instituut voor Oorlogs-, Holocaust- en Genocidestudies
ubliek Geheim: de nieuwe app van Archief Eemland. Een moderne manier om historisch materiaal te presenteren aan een groot publiek
Het Archief Eemland liet een app ontwikkelen, “Publiek Geheim”. Het Archief verhuisde onlangs naar een nieuwe locatie, het Eemhuis in Amersfoort en zocht naar een manier om de rijkdom aan archieven en collecties te presenteren aan het publiek. In ieder archief liggen ontelbare geschiedenissen verborgen. Foto’s, documenten, aktes en briefjes. Soms vormen ze samen een compleet levensverhaal.
Twintig van deze verhalen zijn interactief toegankelijk gemaakt in digitale magazines. De magazines zijn te bekijken in speciaal hiervoor ontworpen meubels in het Eemhuis en tevens te downloaden via de appstore. Het publiek thuis of onderweg bekijkt de magazines op de iPad, ziet de vele mogelijkheden: je presenteert beelden (foto’s, prenten, kaarten), je vertoont films en animaties, je legt verbindingen, je schetst context.
Het prachtige, maar vaak ondoordringbare materiaal van het archief, is toegankelijk gemaakt voor een groot publiek. Bezoekers hebben toegang tot de ontroerende, indrukwekkende, emotionele en spannende verhalen van bekende en minder bekende Amersfoorters. In de presentatie delen we de voortschrijdende inzichten die bij de uitvoering van dit project naar voren kwamen.
Machteld Maris
freelance schrijver en projectleider - De Nieuwe Collectie
2. Architectuure-depot17juni20142
Probleemstelling
• Probleem
• digitaal informatiebeheer niet op orde
• voldoen niet aan eisen archivering
• geen voorzieningen voor langdurige opslag
• Pilotproject e-depot met NHA
• opdracht Haarlem
• doe onderzoek naar mogelijke oplossingen
• binnen welke juridische kaders
• wat is een e-depot, wat is de relatie met DMS/RMA
• wat zijn de functionele en technische eisen
• welke modellen zijn er voor de inrichting
3. Architectuure-depot17juni20143
Context
• Informatieobjecten die betrekking hebben op zaakgericht
werken
• Betrokken systemen
• Zaaksystemen / zakenmagazijn
• DMS / RMA
• e-depot
• Levenscyclus van informatieobjecten
• lopende zaak-fase
• afgehandelde zaak-fase
• statische fase
• Bewaarregimes
• niet bewaren
• gedurende beperkte termijn bewaren
• permanent bewaren
4. Architectuure-depot17juni20144
Betrokken systemen
• Betrokken systemen
• DMS
• registratie, presentatie, beveiliging, autorisatie,
versiebeheer van informatieobjecten
• gekoppeld aan zaaksystemen
• RMA
• identificatie, classificatie, vernietiging, overbrenging
van informatieobjecten
• e-depot
• voorzieningen voor duurzaam beheren en raadplegen
van informatieobjecten (archiefstukken)
• DMS/RMA kan in één system
• e-depot is apart, kan niet worden gecombineerd met
DMS/RMA
5. Architectuure-depot17juni20145
Betrokken systemen
• Betrokken systemen
• Zaaksystemen
• alle systemen waarin zaakgericht gewerkt wordt:
uitkeringssysteem, subsidiesysteem,
vergunningensysteem
• Zakenmagazijn
• geaggregeerde informatie over zaken
• status afhandeling
• metadata
• automatisch gekoppeld aan zaaksystemen
• Relatie met e-depot
• e-depot is gekoppeld aan DMS/RMA en
zakenmagazijn, niet aan afzonderlijke zaaksystemen
6. Architectuure-depot17juni20146
Levenscyclus informatieobjecten
• Lopende zaak-fase
• zaak wordt gestart
• informatieobjecten worden toegevoegd, gewijzigd, geraadpleegd,
verwijderd (DMS-functies)
• praktisch gezien is geen verduurzaming nodig
• na einde zaak classificeren, selecteren, eventueel
overdragen/overbrengen (RMA-functies)
• Afgehandelde zaak-fase
• zaak is afgehandeld, geen wijzigingen meer, nog wel regelmatig
raadplegen
• verduurzamen nodig (DMS of e-depot)
• juridische status blijft ongewijzigd, toegang volgens WOB, beperkingen
i.v.m. privacy / financieel gevoelig
• Statische fase
• incidenteel raadplegen
• verduurzamen in e-depot
• juridische status wijzigt voor de permanent te bewaren
informatieobjecten, formele overdracht, toegang volgens archiefwet
7. Architectuure-depot17juni20147
Bewaarregimes
• Niet te bewaren
– werkdocumenten, concepten
• Gedurende een beperkte termijn te bewaren
– beperkt kan oplopen tot 110 jaar
• Permanent te bewaren
– na 20 tot 30 jaar formele overdracht
• Bewaartermijnen staan in de selectielijst
8. Architectuure-depot17juni20148
Modellen voor de inrichting
• Model 1 - informatieobjecten direct na ontstaan naar e-
depot
• e-depot moet alle functies DMS/RMA gaan overnemen of
ondersteunen
• nadeel: vermenging van functionaliteiten, uitgebreide
koppelvlakken nodig
• niet nader onderzocht, valt buiten de opdracht
9. Architectuure-depot17juni20149
Modellen voor de inrichting
• Model 2 - informatieobjecten direct na afsluiting zaak
naar e-depot
• metadata blijft gedurende de afgehandelde zaak-fase in
DMS/RMA
• voordeel: geen voorzieningen in DMS/RMA voor verduurzaming
• nadeel: uitgebreide koppelvlakken nodig
10. Architectuure-depot17juni201410
Modellen voor de inrichting
• Model 3 - informatieobjecten na bewaartermijn naar e-
depot
• voordeel: één, relatief eenvoudig koppelvlak
• nadeel: voorzieningen in DMS/RMA voor verduurzaming
12. Architectuure-depot17juni201412
Eisen bij extern e-depot
• Koppelvlak
• geautomatiseerd, niet met spreadsheets o.i.d.
• StUF of andere nationale of internationale standard
• Digikoppeling
• Gegevensbeveiliging
• zelfde eisen als aan gemeentelijke beveiliging i.v.m. privacy-
en financieel gevoelige informatie
• Metadata
• match tussen RGBZ en TMLO, niet alleen theoretisch, zoals
door KING is gedaan, maar ook getoetst in onze praktijk,
met Verseon
• Performance
• performance moet voldoen aan eisen vanuit werkprocessen
13. Architectuure-depot17juni201413
Uitwerking modellen in scenario’s
• In scenario’s worden de verschillen tussen de modellen
nader onderzocht
• besluitvorming
wie moet welke besluiten nemen?
• processen / procedures / formatie
welke processen en procedures zouden moeten
worden gerealiseerd en hoeveel fte’s kost dat?
• technische voorzieningen
welke technische voorzieningen zouden we moeten
realiseren?
14. Architectuure-depot17juni201414
Resultaten pilot
• Duidelijkheid over e-depot
• juridisch kader vastgesteld
• wat is een e-depot, relaties met met andere
componenten informatievoorziening
• onderzoek afstemming metadata
• functionele en technische eisen opgesteld
• inrichtingsmodellen / scenario’s
• Aanbevelingen
• betrek ICT vroeg in het proces
• afstemming ICT en Archiefbeheer is noodzakelijk!
• samenwerking in de keten moet worden afgestemd
Goedemiddag. Mijn naam is Kees Brouwer. Ik ben applicatie-architect bij de gemeente Haarlem. In die functie bewaak ik de opbouw en de samenhang van het applicatielandschap van de gemeente, welke applicaties heeft de gemeente of zou de gemeente moeten hebben, wat zijn de relaties tussen die applicaties. In die rol, vanuit de ICT-hoek dus, ben ik ook betrokken bij dit project.
Laten we beginnen met de probleemstelling. De gemeente Haarlem is niet anders dan veel andere gemeentes, ook wij worstelen met de digitalisering, met het meer en meer digitaal worden van alle werkzaamheden van een gemeente. Een van de uitdagingen die we hebben is het op orde krijgen van het informatiebeheer. De rol van de DIV-afdeling is daarbij sterk veranderd. DIV was een uitvoerende afdeling met medewerkers die als taak hadden om papieren dossiers te vormen en die papieren dossiers netjes te bewaren en beschikbaar te stellen. DIV wordt een afdeling met vooral een regie-taak. Door de digitalisering begint de vorming van een archief al op het moment dat een stuk de gemeente binnenkomt of op het moment dat een stuk wordt opgesteld. Dan moet meteen worden vastgesteld wat voor stuk het is, bij welke zaak het hoort, wie het moet gaan behandelen, of het straks moet worden bewaard, enzovoorts. Dat is allemaal de verantwoordelijkheid van de behandelende ambtenaar, niet van de DIV-er. De vorming van het archief is niet veel meer dan een statuswijziging. De taak van DIV is om de regie te voeren over dit proces, om aan te geven welke stukken bewaard moeten worden, hoe lang ze bewaard moeten worden, dus om de kaders te stellen. En natuurlijk ook om die kaders te bewaken.
Het NHA heeft bij ons een nul-meting gedaan waarin het digitaal informatiebeheer is getoetst. Daaruit bleek dat we het niet voldoende op orde hebben. We voldoen niet aan de eisen die worden gesteld vanuit archivering en we hebben geen voorzieningen voor langdurige opslag van informatieobjecten. De vraag is dan dus, hoe kunnen we daarin wel voorzien? Om daar antwoord op te krijgen zijn we een project begonnen in samenwerking met het Noord Hollands Archief. We noemen dat project een pilot, ik ben niet helemaal gelukkig met die term omdat we niet, zoals de term pilot suggereert, een voorziening gaan uitproberen maar in het project hebben onderzocht op welke manier we wel kunnen voorzien in langdurige opslag, wat voor de gemeente Haarlem de beste oplossing is.
Daarbij is onderzocht wat de juridische kaders zijn, wat een e-depot is, hoe een e-depot samenhangt met de andere componenten van onze informatievoorziening, welke functionele en technische eisen we stellen en vooral welke modellen er zijn voor de inrichting van een e-depot.
Die modellen vormen de basis voor het onderzoeken van een aantal scenario’s, wat is de impact en wat zijn de kosten als we ervoor kiezen om in zee te gaan met het NHA. Of wat kost het als we dat doen met een commerciele aanbieder? De resultaten van dat onderzoek worden verwerkt in een businesscase die wordt gebruikt bij de besluitvorming. Zodra de businesscase gereed is wordt deze openbaar gemaakt en beschikbaar gesteld aan andere overheden.
Door naar het onderzoek. Als eerste is de context onderzocht en vastgesteld. Het onderzoeksproject, de pilot, beperkt zich tot de informatieobjecten die betrekking hebben op het zaakgericht werken. In de praktijk zijn dat veelal documenten, spreadsheets, e-mails. Andere informatieobjecten hebben we nog niet meegenomen, denk daarbij aan databases, luchtfoto’s, websites. Zaakgericht werken wordt wel zo breed mogelijk ingezet in Haarlem, we proberen zoveel mogelijk te vangen.
We hebben gekeken naar de betrokken systemen en gedefinieerd wat die doen en hoe die met elkaar samenhangen.
We hebben gekeken naar de levenscyclus van informatieobjecten. De hier gehanteerde indeling is afkomstig uit de ‘Baseline Informatiehuishouding gemeenten’. De definities komen ongeveer overeen met de indeling dynamisch en semi-statisch uit de archiefwereld. We hebben gekozen voor de definities uit de baseline omdat wij redeneren vanuit onze werkprocessen en daar zijn die zaakfases relevant, niet de archiefstatussen.
In de volgende sheets werken we het allemaal verder uit.
De systemen bij de opslag en rchivering van informatieobjecten, het DMS, het RMA en het e-depot. Het DMS is gekoppeld aan de zaaksystemen van de gemeente. Daarin vindt de opslag van documenten plaats.
De belangrijkste conclusie van het onderzoek naar de functies van die verschillende systemen is dat DMS/RMA kan worden gecombineerd in een systeem maar dat geldt niet voor het e-depot. Dat is echt iets anders.
De verschillen zijn:
doelstelling
digitale duurzaamheid (belangrijkst)
informatiemodel
metadata, zoeken
toegangsrechten
Bij de betrokken systemen vinden we verder de zaaksystemen in de gemeente. Daar hebben we er meer van. In onze definitie is een zaaksysteem ieder systeem waarin zaakgericht gewerkt wordt. In de gemeentelijke praktijk gaat het dan om bijvoorbeeld het uitkeringensysteem van de afdeling Sociale Zaken, het vergunningensysteem, het bevolkingssysteem, het subsidiesysteem enz. We zagen net al dat al die zaaksystemen voor de opslag van informatieobjecten gekoppeld zouden moeten zijn aan het DMS/RMA. Dat is nog niet voor alle systemen gerealiseerd maar daar wordt nu aan gewerkt, het uitkeringssysteem is gekoppeld, we zijn bezig met het vergunningensysteem en het bevolkingssysteem.
In het zakenmagazijn houden we geaggregeerde informatie bij over zaken, het gaat daarbij om de afhandelingsstatus en een gedeelte van de metadata. Het zakenmagazijn is automatisch gekoppeld aan de zaaksystemen.
Het e-depot zit daarachter, het wordt niet gekoppeld aan de afzonderlijke zaaksystemen maar aan de combinatie DMS/RMA en zakenmagazijn. Dat is omdat het aantal koppelingen dat moet worden gerealiseerd dan al snel onbeheersbaar wordt.
Het volgende is de levenscyclus van informatieobjecten, de terminologie is afkomstig uit de baseline informatiehuishouding gemeenten.
De levenscyclus begint met de lopende zaak-fase. Een belangrijke vaststelling is dat in deze fase praktisch gezien nog geen verduurzaming nodig is. De afhandeling van zaken duurt, uitzonderingsgevallen daargelaten, doorgaans niet zo lang.
Daarna komt de afgehandelde zaak-fase. Dat is de lastigste fase, dat is waar de beslissing die de gemeente straks moet nemen om draait. In deze fase spelen drie belangrijke zaken.
De zaak is weliswaar afgehandeld maar de informatie uit die zaak is nog wel vaak nodig bij de afhandeling van vervolgzaken en moet daarom direct vanuit de werkprocessen kunnen worden geraadpleegd. Denk bijvoorbeeld aan de aanvraag van een uitkering, dat is een zaak op zich die wordt afgesloten nadat een besluit genomen is. Als de uitkering toegekend wordt is de informatie uit die toekenning weer nodig bij bijvoorbeeld een heronderzoek of bij de maandelijkse beoordeling van de inkomsten. Dat raadplegen in werkprocessen is een DMS-functie.
Omdat de afgehandelde zaak-fase heel lang kan duren is ook verduurzaming nodig, het kan zijn dat ergens tijdens deze fase een bestandsformaat wordt vervangen door een opvolger. Daar moeten we dan iets mee, eigenlijk is dat typisch een e-depot functie.
De juridische status blijft ongewijzigd, de gemeente blijft verantwoordelijk, er blijven beperkingen op toegang i.v.m. privacy van gegevens, denk aan uitkeringsgegevens of financieel gevoelige informatie
In de statische fase spelen de informatie-objecten nog maar een beperkte rol in onze werkprocessen en worden de informatieobjecten nog maar incidenteel geraadpleegd,
Daarmee zien we het probleem al een beetje, in de afgehandelde zaak-fase zijn voorzieningen nodig die horen bij een e-depot en voorzieningen die horen bij een DMS, dat bijt elkaar. De andere twee fases zijn duidelijker, bij de lopende zaak-fase hoort het DMS/RMA, bij de statische fase hoort het e-depot
De informatieobjecten kunnen worden ingedeeld naar bewaarregimes. Als eerste de niet te bewaren objecten, zoals werkdocumenten, concepten die geen betekenis hebben in het proces.
We hebben gedurende een beperkte termijn te bewaren informatieobjecten die na afhandeling van de zaak, afhankelijk van de keuze van de gemeente, worden opgeslagen in het DMS/RMA of in een e-depot. Ik vind het overigens een nogal vrije interpretatie van het begrip beperkt, tot maximaal 110 jaar.
En we kennen de permanent te bewaren objecten, dat is waar het e-depot zich vooral op richt.
Bij ‘niet te bewaren’ opmerken dat in ons huidige DMS (Verseon) geen voorzieningen aanwezig zijn voor een audit-trail, we kunnen dus achteraf niet nagaan wie wat heeft toegevoegd en vooral verwijderd, daarom staat nu de mogelijkheid om te verwijderen uit en bewaren we in feite alles.
Nu we de hele context hebben vastgesteld kunnen we kijken welke modellen er zijn voor de inrichting. We onderscheiden er drie die zijn gerelateerd aan de verschillende fases in de zaak-afhandeling, die staan hierboven, de lopende zaak-fase, de afgehandelde zaak-fase en de statische fase.
In het eerste model worden de informatie-objecten direct na het ontstaan opgeslagen in het e-depot. Het e-depot moet dan ook allerlei functies uit een DMS/RMA gaan ondersteunen en met een behoorlijk uitgebreid koppelvlak gesynchroniseerd worden. Dat is denk ik allemaal behoorlijk ingewikkeld. Het maakte geen deel uit van de opdracht die aan het begin van het project is geformuleerd en is daarom niet verder onderzocht.
In het tweede model worden de informatieobjecten direct na het afsluiten van de zaak opgenomen in het e-depot. Dat heeft voor- en nadelen.
Het belangrijkste voordeel is dat er in het DMS/RMA geen voorzieningen hoeven te komen voor verduurzaming, dat is dan de verantwoordelijkheid van het e-depot.
Het belangrijkste nadeel is het vrij uitgebreide koppelvlak. Dat is nodig om de informatieobjecten te kunnen raadplegen in de werkprocessen en omdat er ook na het sluiten van een zaak metadata moet worden gesynchroniseerd. Van veel objecten is bij het afsluiten van de zaak nog niet bekend hoe lang ze bewaard moeten blijven:
de toekenning van een uitkering, een zaak, moet bewaard blijven tot 5 of 7 jaar na het einde van de uitkering
sterkte en constructieberekeningen bij bouwvergunningen moeten bewaard blijven tot 1 jaar na de sloop van een gebouw. Dat kan wel effe duren
Het laatste model is het eenvoudigste model. Er is maar een (1) koppelvlak nodig, namelijk voor het overzetten van de informatieobjecten naar het e-depot. Die koppeling kan relatief eenvoudig blijven omdat er geen real-time eisen aan worden gesteld. Het belangrijkste nadeel zijn de voorzieningen voor het verduurzamen.
Het besluit dat de gemeente moet nemen gaat dus tussen de modellen 2 en 3
besteden we het verduurzamen uit aan een daarin gespecialiseerde organisatie zoals het NHA, een belangrijk voordeel, maar dan moeten we i.v.m. gebruik in onze werkprocessen en synchronisatie van metadata wel een behoorlijk ingewikkeld koppelvlak opzetten
of zorgen we zelf voor verduurzaming, geen eenvoudige opgave, met als voordeel dat we kunnen volstaan met een relatief eenvoudige koppeling.
De laatste stap, de inrichting van het model in combinatie met een extern e-depot. Het maakt voor het model niet uit wie of wat de archiefinstelling is. Dat kan het Noord Hollands Archief zijn maar wat ons betreft ook een commerciele aanbieder.
We beginnen met de gemeente, met de systemen die we eerder hebben gezien, voor uitkeringen, voor vergunningen, voor de bevolkingsadministratie, voor subsidies. Dat zijn de zaaksystemen, de systemen waarin zaken worden afgehandeld. Die systemen zijn gekoppeld aan het DMS/RMA en aan het zakenmagazijn.
Aan de combinatie zakenmagazijn en DMS/RMA zit een koppelvlak, gerealiseerd in onze servicebus, waarin een hele rij functies zit, voor het overzetten van informatieobjecten, voor het synchroniseren van metadata, vor het raadplegen van documenten. Dat koppelvlak praat met het koppelvlak van de archiefinstelling met daarachter het e-depot. Er is nog geen formele StUF-variant vastgesteld voor die koppeling. StUF staat voor standaard uitwisselingsformaat en is de standaard voor gemeenten.Bij het onbreken daarvan vallen we terug op een vastgestelde nationale of internationale standaard die in de buurt komt, CMIS lijkt daarbij een goede kandidaat.
De metadata in onze zaaksystemen is gebaseerd op RGBZ, het referentiemodel gemeentelijke basiszaken, dat vind je dus ook terug in het zakenmagazijn en in het DMS/RMA. De metadata in het e-depot is gebaseerd op TMLO, het toepassingsprofiel metadatering lokale overheden. Die twee moeten dus met elkaar worden gematched. Op theoretisch niveau is dat al gedaan en lijkt dat heel aardig te lukken. In de praktijk lijken daar wat meer haken en ogen aan te zitten, Stinie Francke die na mij komt zal daar mee over vertellen.
Dan komt de beveiliging. Als we meteen na de lopende zaak-fase alle informatieobjecten in het e-depot zetten, zit daar ook allerlei privacy- en financieel gevoelige informatie tussen. Voor de bescherming daarvan en de toegangsregels daarop moet het e-depot dus ook voldoen aan alle eisen die gesteld worden aan de gemeentelijke beveiliging. Het e-depot wordt immers een verlengstuk van onze informatievoorziening.
Als we alle eisen aan een extern e-depot op een rijtje zetten kom ik op het volgende informele overzicht.
Er moet een geautomatiseerd koppelvlak komen, gebaseerd op een vastgestelde standaard, voor de gegevensuitwisseling bij voorkeur StUF maar ik weet niet of StUF een voor ons geval bruikbare variant kent, StUF ZS/DMS lijkt een goede kandidaat. De techniek van de koppeling moet worden gerealiseerd volgens de eisen vanuit Digikoppeling. Digikoppeling is de standaard voor koppelingen tussen overheden in Nederland.
We hebben het ook al gehad over de gegevensbeveiliging, over het stellen van dezelfde eisen aan een extern e-depot als aan de interne informatievoorziening van de gemeente
En we hebben het gehad over de metadata, de match tussen TMLO en RGBZ waar Stinie het straks over zal hebben.
En als laatste wil ik daar aan toevoegen eisen vanuit performance, als het al te traag is wordt het al snel onwerkbaar.
De inrichtingsmodellen die we hebben onderkend vormen de basis voor een aantal scenario’s die we gaan onderzoeken.
In die scenario’s onderzoeken we bijvoorbeeld wat het kost om het zelf allemaal in te richten of wat de mogelijkheden zijn die het Noord Hollands Archief biedt of eventuele commerciele aanbieders, we stellen vast wie, welk besluit moet nemen.
We kijken naar de gevolgen voor processen / procedures en formatie en naar de technische voorzieningen.
De scenario’s worden verwerkt in een grote businesscase en komen beschikbaar voor wie ze maar wil hebben., daarbij rekening houdend met vertrouwelijke informatie zoals we wel een zien bij offertes.