http://weekvanhetdigitaalerfgoed.nl/

1. Certificering van digitale
repositories
Nut en noodzaak
Instrumenten
Investeringen en opbrengsten
Kees Waterman (DANS)
Week van het Digitale Erfgoed
Dag 3, Utrecht 12 maart 2015

2. Opzet
• NCDD-project & NDE-werkpakket
• waarom certificeren?
• wat laat je certificeren?
• wat valt niet onder deze vormen van certificering?
• welke opties bestaan er?
• welke ondersteuning wordt ontwikkeld? (roadmap & NDE)
• welke ondersteuning / documentatie is beschikbaar?
• u hoort nog van ons!

3. Waarom? (‘de waslijst’ – ingekort)
Wat is de meerwaarde?
Het verhoogt de professionaliteit van de medewerkers
Het versterkt de kwaliteitsborging
Het fungeert als ‘benchmark’ (hoe doen wij het ten opzichte van onze
collega-instellingen?; kan bijdragen aan de marketing van een instelling
Het is essentieel bij de inrichting van een Trusted Digital Repository
Het helpt bij de kostenbeheersing van digitale inname, opslag en
toegankelijkheid
Het bestendigt en verstevigt het vertrouwen naar fondsverstrekkers,
depotgevers en de klant
Het draagt bij aan de openheid over het Trusted Digital Repository
Het draagt bij aan de kennisontwikkeling binnen de digitale infrastructuur,
het vergroot het draagvlak voor duurzame toegankelijkheid en de
(h)erkenning van noodzaak tot blijvende inspanningen
Het is onderscheidend – op dit moment vorm je de voorhoede.

4. Waarom? (‘de waslijst’ – sterk ingekort)
Het is een stresstest voor de eigen organisatie
Het levert expliciete inzichten op de kwaliteit en toekomstbestendigheid
van ‘governance’, strategie en missie
Het helpt bij vastleggen en bewaken van essentiële werkprocessen en
interne verantwoordelijkheden
Dit alles informeert de basis en haalbaarheid van uw missie en business
modellen.
Het is een belangrijk en erkend element in de ontwikkeling van een
nationaal netwerk van betrouwbare, duurzame bouwstenen voor
de doelstellingen van het NDE: we werken met objectieve, redelijk
eenduidige elementen van een keurmerk.

5. Waarom ook voor kleinere instellingen?
• kennisverwerving
• afspraken met leveranciers (service levels)
• standaarden afspreken met depotgevers (metadata, dataformaten)
• versterkt vertrouwen van gebruikers (betrouwbaarheid)
• verduidelijkt samenwerking met / aansluiting bij grotere instellingen
• kennis van gecertificeerde dienstverlening
• verhoogt ‘ranking’ bij mogelijke financiers

6. Wat laat je certificeren?
• het gedocumenteerde beleid voor duurzame zorg
• documentatie van betrouwbare inname, beheer en uitlevering
• voorwaarden en dienstverlening aan gebruikers (betrouwbaarheid)
• hoe stel je depotgevers, leveranciers en gebruikers in staat
• mede vorm te geven aan die bestendige betrouwbaarheid
De technische infrastructuur, de basis voor een trusted digital repository,
ondersteunt expliciet de taken en functies beschreven in internationaal
geaccepteerde archiefstandaarden zoals OAIS.

7. Wat hoort niet bij
deze vormen van certificering?
• voldoen aan specifieke technische modellen of beheersystemen
• certificeringsmodellen zijn generiek
• afgeven van 100% garanties
• certificering helpt bij afdekken van risico’s
• werken met opgelegde specificaties (dataformaten/metadata-schema’s)
• sector-specifieke kwaliteitscriteria en specs zijn geëigend
• alles zelf doen: outsourcing is onder voorwaarden volledig legitiem
• altijd alles laten auditen: collecties / diensten selecteren aanvaardbaar
• publiceren van bedrijfskritische informatie
• eenmalige certificering

8. Instrumenten: de ‘drietrapsraket’

9. 3. Formal certification: DSA + full external audit and certification
based on ISO 16363* or DIN 31644**
2. Extended certification: DSA + structured, externally reviewed and publicly
available self-audit based on ISO 16363* or DIN 31644**
1. Basic certification: Data Seal of Approval (DSA)
http://www.trusteddigitalrepository.eu
*ISO 16363 - Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories
**DIN 31644 - Information and Documentation - Criteria for Trustworthy Digital
Archives
European Framework for Audit
and Certification

10. DSA-grondslag, 5 criteria
Grondslag voor de DSA-richtlijnen zijn vijf criteria die samen de kwaliteit
van de duurzame archivering bepalen:
1. de data zijn op het internet te vinden;
2. de data zijn toegankelijk, waarbij tevens rekening wordt gehouden met
de relevante wetgeving met betrekking tot persoonlijke informatie en
intellectueel eigendom van de data;
3. de data zijn beschikbaar in een bruikbaar formaat;
4. de data zijn betrouwbaar;
5. er kan naar de data worden verwezen (‘persistent identifiers’).

11. DSA-criteria, partijen en Guidelines
De 16 DSA-richtlijnen (‘Guidelines’) geven vorm aan de implementatie van
deze criteria.
De richtlijnen richten zich tot drie belanghebbende partijen:.
1. de dataproducent - verantwoordelijk voor de kwaliteit van de digitale
data; DSA-richtlijnen/guidelines 1 t/m 3
2. de databewaarplaats - verantwoordelijk voor de kwaliteit van de
opslag en beschikbaarheid van de data: het databeheer;
DSA-richtlijnen/guidelines 4 t/m 13
3. de dataconsument - verantwoordelijk voor de kwaliteit bij het gebruik
van de digitale data. DSA-richtlijnen/guidelines 14 t/m 16
Uitgangspunt: de databewaarplaats is verantwoordelijk om de
dataproducent en dataconsument te ondersteunen en in staat te stellen
zich aan de richtlijnen te houden.

12. Repositories: belangrijke DSA-Guidelines
#4: heeft expliciete missie op het gebied van digitale archivering.
#5: naleving van relevante wet- en regelgeving (indien van toepassing: regelgeving voor het
beschermen van persoonsgegevens).
#6: past bij beheer van de data gedocumenteerde processen en procedures toe.
#7: onderhoudt langetermijnplanning voor het behoud van de digitale objecten.
#8: monitoring vindt plaats aan de hand van expliciete werkschema’s.
#9: verantwoordelijk voor permanente toegang tot en beschikbaarheid van digitale
gegevens.
#11: garandeert de integriteit en authenticiteit van de digitale objecten en de metadata.
Alle richtlijnen worden getoetst op een bepaald niveau van ‘compliance’. Deze evolueren.

13. Ondersteuning: pre-scan (basis)
• Inhoud van deze slide

14. Ondersteuning: pre-scan (compl.)

15. Ondersteuning:
intentieverklaringen, voortrekkers
• Wij ontwikkelen een intentieverklaring voor de nog niet gecertificeerde
nationale voortrekkers
• gedeelde kwaliteitsverbetering
• De intentieverklaring beschrijft het niveau van certificering (uit het
European Framework), het niveau van compliance per richtlijn, het
tijdpad en een streefdatum voor certificering.
• specificering van collecties en/of diensten die (volgens DSA)
gecertificeerd zullen worden
• Deze worden in 2015 ter ondertekening voorgelegd aan de
voortrekkers.

16. Ondersteuning:
kennisdeling, voortrekkers
• Ervaringen en ‘lessons learned’ tijdens de pre-scan en de
certificeringstrajecten worden door nationale voortrekkers (‘hubs’)
voortdurend gedeeld, vooral binnen het eigen domein.
• Daartoe stellen zij ‘deliverables’ samen die binnen NCDD- en NDE-
verband verspreid zullen worden.

17. Ondersteuning: enquête ,
DSA-gecertificeerde repositories
Het is te verwachten dat de belangrijkste vraag in alle domeinen zal zijn:
“Wat kost mij dat?”. De pre-scan zal instellingen in staat stellen een betere
beeld te krijgen van hun startsituatie.
Daarnaast voert de projectgroep een enquête uit onder alle reeds DSA-
gecertificeerde repositories.
• inventariseren van praktijkervaringen
• overzichten van investeringen / opbrengsten of costs / benefits
• aanbevelingen?
• toestemming verkregen van de DSA Board (5 maart 2015)

18. Ondersteuning: klankbordgroep,
workshops, support desk
Nationale voortrekkers uit de NCDD zijn voornemens
• een klankbordgroep op te richten voor afstemming en onderlinge
ondersteuning
• minimaal 2 workshops te organiseren: pre-scan en certificering.
NDE-strategie Schudden voor gebruik voorziet in de oprichting van support
desks voor elementaire onderdelen van voorzieningen voor digitaal
erfgoed.
• De projectgroep beveelt een support desk Certificering aan.

19. Ondersteuning:
en tot dat moment?
• overzicht van ‘benefits’ op DSA-website:
http://datasealofapproval.org/en/assessment/benefits/
• alle documentatie van alle succesvol afgeronde DSA-
certificeringstrajecten is publiekelijk beschikbaar. Lees de certificerings-
documentatie op: http://datasealofapproval.org/en/assessment/ Klik
op de kolom onder ‘DSA’ !!
• de folder ‘Doe ik het goed?’ >>>>>>>>>>>>>>>
verwijst naar andere ervaringsgegevens.
Zie de congresmap.
• let op de NCDD/NDE communicatie:
voortgang met ondersteuning
binnen de Roadmap, ‘Hoe ver ben ik?’

20. Projectgroep
U hoort van ons:
Margriet van Gorsel (NA)
Annemieke de Jong (NIBG)
Barbara Sierman (KB)
Madeleine de Smaele (3TU.Datacentrum)
Kees Waterman (DANS) kees.waterman@dans.knaw.nl
[Leon Bok (RCE), onder voorbehoud]

21. Meer informatie,
en in 2016 ??
- Data Seal of Approval:
http://www.datasealofapproval.org
- nestor Seal:
http://www.langzeitarchivierung.de/Subsites/nestor/EN/nestor-
Siegel/siegel_node.html
- ISO certificering: http://www.iso16363.org
 In 2014 is de ISO 16919 gepubliceerd met daarin de kwalificaties
waaraan officiële auditors dienen te voldoen:
http://www.iso16363.org/standards/iso-16919
Maart 2015: 11 van de 40 DSA-gecertificeerde
repositories zijn Nederlands.
In 2016: min. 1 DIN-gecertificeerd (DANS) en ?? DSA !!