More Related Content
Viewers also liked
Viewers also liked (20)
Similar to HNI leeromgeving 04
Similar to HNI leeromgeving 04 (20)
More from fneggers
HNI leeromgeving 04
- 1. Leeromgeving Digital Preservation ● 4 Pre-ingest Pre-ingest • vorige onderdeel: het proces en het OAIS model • dit onderdeel: ► pre-ingest ► de bron als basis ► leren lezen van een archief en overzicht krijgen ► beoordelen van een archief ► overdrachtsmodellen ► aanpak van de pre-ingest en contract en afspraken ► oefenen ► discussie waardering en selectie
- 2. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Pre-ingest: belang en gewenst volwassenheidsniveau. De kwaliteit van de pre-ingest is bepalend voor de kwaliteit van de rest van het proces (ingest, beheer, preservation en access). Stappen die hier falen leiden tot problemen verderop in het proces. Daarom heeft het beheersen van de pre-ingest en ingest prioriteit bij het inrichten van een omgeving voor digital preservation. Voor deze functie moet een organisatie op korte termijn het volwassenheidsniveau ‘in control’ behalen.
- 3. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest 3 Pre-ingest Acquisitie, waardering, selectie en voorbereiding van de overdracht en opname Pre-ingest betreft alle voorbereidingen, beslissingen, stappen en acties die er nodig zijn voordat de digitale bestanden en archiefbestanddelen opgenomen kunnen worden in het archiefbeheersysteem van de instelling. Acquisitie, waardering en selectie zijn hier een integraal onderdeel van. Selectie heeft ook een relatie met de preservation strategy. Een born digital archief heeft een aantal kenmerken die gevolgen hebben voor de stappen die er genomen worden bij de aanpak van de voorbereiding van de opname in de collectie van de verzamelende instelling.
- 4. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest De bron als basis • kwaliteit van archiefordening en archief- beheer bij de archiefvormer bepalen mede de mogelijkheden om de selectie en verwerking voor opname goed uit te voeren. • Gebrekkige ordening en dossiervorming ► Bemoeilijkt een goede selectie ► Bemoeilijkt een goede opname, beheer en toegang ► Verstoort het verband tussen documenten en de taakuitvoering waarbinnen opgemaakt ► Leidt tot een gebrek aan betrouwbare contextmetadata.
- 5. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest De bron als basis Situatie bij de archiefvormer • mate waarin en wijze waarop ordening en beheer plaatsvinden • procedures en afspraken voor het werken met digitale bestanden zoals naming conventions. Architectenbureaus: • afspraken over het werken met lagen in CAD-bestanden • afspraken over de manier van ontwerpen • omgaan met de data in CAD-bestanden zoals materialencatalogus en onderdelen- catalogus Afspraken, procedures en conventies documenteren tijdens de pre-ingest
- 8. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest De bron als basis: beïnvloeding kwaliteit archiefbeheer: de positie van archiefvormer en archiefbeherende instelling. Archiefbeheerfunctie maakt deel uit van de archiefvormende organisatie: • archiefbeheerder kan pro-actief invloed uitoefenen op archiefvorming, Archiefvormer maakt geen deel uit van de archiefbeherende instelling • weinig invloed op de archiefvorming • kwaliteit afhankelijk van situatie bij archiefvormer • doet zich met name voor bij particuliere archieven • speciale inspanning nodig • gevolgen voor overdracht onder meer opvangen door het juiste overdrachtsmodel
- 9. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest De bron als basis en duurzaamheid • creatie bestand is van invloed op de latere digitale duurzaamheid en toegankelijkheid. Bijv. naamgeving en keuze bestandformaat. • Sommige taakuitvoeringen leveren duurzame bestandsformaten op, bijv. als er sprake is van publiceren, presenteren, communicatie of informatie-uitwisseling. Het hoofdstuk ‘Creating digital material’ uit het Digital Preservation Handbook van de Digital Preservation Coalition (DPC) geeft tips en aanwijzingen m.b.t. de creatie van digitale bestanden. http://www.dpconline.org/advice/preservationhandbook/organisation
- 10. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest De bron als basis en metadata Metadata bevinden zich op allerlei plaatsen, zoals • in bestandnamen • in de inhoud van een document, en de onderdelen daarvan (header etc.) • onder de eigenschappen van het document • in mapnamen • in administratieve systemen en diverse applicaties etc. • in lijsten en overzichten. etc.
- 11. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest De bron als basis en metadata Metadata zijn nodig voor • een goede ordening, beheer, preservering en access • het vastleggen van de juridische status en raadpleegbeperkingen Onderscheid: • beschrijvende metadata • administratieve of procesmetadata • technische en preserveringsmetadata. (deels overlap) • contextmetadata en metadata betr. de herkomst en beheergeschiedenis
- 12. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest De bron als basis en metadata Metadata voorbereiden en onttrekken • Aantal metadata zullen voor de opname aangeleverd moeten worden (uit diverse bronnen) • Deel van de data zal onttrokken worden (bijv. aan bestandsnaam, inhoud, document- eigenschappen, mapnaam en bestandspad) • Fixity informatie wordt bij opname vastgelegd • File identification vindt meest bij opname plaats • Een tekort aan metadata moet in de pre- ingest tijdig gesignaleerd en beantwoord worden
- 13. MVRDVTP 266 De MVRDVTP 266 De Machinist02 Haalbaarheidsonderzoek Bestandnaam, mapnaam, file path
- 19. Leeromgeving Digital Preservation ● 4 Pre-ingest De bron als basis
- 20. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Verschillen tussen analoog en digitaal Bij de beoordeling, selectie en verwerking van een digitaal archief hebben we te maken met • de verschillen in de kenmerken tussen digitale bestanden en dossiers en papieren documenten en dossiers • de verschillen in de structuur en ordening die we tegen kunnen komen
- 21. Leeromgeving Digital Preservation ● 4 Pre-ingest Analoog Digitaal Drager, informatie en redactionele vorm vormen een geheel. Drager, informatie en redactionele vorm zijn gescheiden. Documenten zonder techniek en software leesbaar. Documenten alleen met behulp van techniek en software leesbaar. Structuur en ordening verloopt meest via omslagen, mappen en dozen en de rangschikking van stukken daarbinnen. Structuur is meestal helder. Structuur verloopt via mappen op de computer (en het file path in de document eigenschappen) en indelingen van mailboxen etc. Soms is er een heldere structuur soms niet. Omdat digitale bestanden zich op verschillende media, locaties en in verschillende applicaties kunnen bevinden is overzicht krijgen van de structuur soms problematisch. Stukken van gelijke redactionele vorm zitten meestal bij elkaar in series en reeksen. De situatie voor stukken van gelijke redactionele vorm kan verschillen. Sommige stukken met een bepaalde redactionele vorm zitten in aparte applicaties, bijv. e- mail. Binnen projectdossiers ordening van stukken meestal per projectfase. Structuur projectdossiers volgt niet altijd projectfases. Dubbelen en versies op zicht redelijk eenvoudig te indentificeren. Dubbelen en versies op zicht identificeren is geen optie. Identificatie op basis van technische kenmerken nodig. Er komen verschillende soorten dubbelen voor.
- 22. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Overzicht krijgen Leren lezen van een archief. Voor de selectie is het van belang een digitaal archief goed te leren lezen. Dit verschilt in een aantal opzichten van een papieren archief. • papier: redelijke mate van controle op zicht • digitaal: je ziet alleen mappen met bestanden, alles openen is geen optie • papier: voor een serie tekeningen of een correspondentiereeks zijn kwaliteit, betrouwbaarheid, authenticiteit, compleetheid redelijk op zicht vast te stellen • digitaal: op zicht is er minder controle • papier: wat je op zicht hebt beoordeeld selecteer je wel of niet • digitaal: selectie is minder duidelijk en eenduidig (wat doen in geval van twijfel? wel opnemen, maar onder welk beheer- en preserveringsregime dan?)
- 23. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Overzicht krijgen Overzicht krijgen en het acquisitieproces Bij de acquisitiebezoeken en -overleggen is het belangrijk overzicht te krijgen. Digitale archiefbestanddelen kunnen zich op allerlei locaties opgeslagen zijn en zich op Allerlei opslagmedia bevinden. Ook hebben we te maken met verschillende bestandsformaten. Bestanden en gegevens kunnen zich in allerlei applicaties bevinden. Metadata kunnen zich zowel bevinden in de bestanden, in mapnamen en in applicaties of elders.
- 24. Tree view gecreëerd via de opdrachtprompt. Zelf eenvoudig te doen bij de archiefgever. 4 Pre-ingest Overzicht krijgen Inhoudsopgave van opslagmedia, tools Er zijn tools om een snel een overzicht van de inhoud van een opslagmedium te krijgen, zoals een tree view.
- 26. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Oefening 10 m. ‘lezen van een archief’ Met de groep kijken naar verschillende voorbeelden. . Inhoud . Structuur . Bestandformaten . Dubbelen en versies . etc. Bespreken en verwerken bevindingen.
- 27. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Lezen van een archief A Inhoud
- 28. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Lezen van een archief B Structuur
- 29. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Lezen van een archief C Bestandsformaten
- 30. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Lezen van een archief D Dubbelen
- 31. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Ontdubbelen 5 m. Ontdubbelingstool DupeGuru MVRDV dossier: TP 054 Nieuw Leyden 7451 bestanden • Duplicaten • Hoeveel • Sorteer op grootte
- 33. 4 Pre-ingest Ontdubbelingstool DupeGuru Resultaat: 2888 bestanden
- 34. 4 Pre-ingest Ontdubbelingstool DupeGuru Mogelijke acties op dubbelen
- 35. 4 Pre-ingest Oefening 5 m. Structuur / ordening Welke activiteit wordt hier uitgevoerd?
- 36. 4 Pre-ingest Oefening Structuur / ordening Welke activiteit wordt hier uitgevoerd?
- 37. 4 Pre-ingest Oefening ‘selectie’ 5 m. Wat zou je kunnen met de selectie binnen dit voorbeeld?
- 38. Oefening ‘selectie’ (2) Wat zou je kunnen met de selectie binnen dit voorbeeld?
- 39. Oefening ‘selectie’ (3) Wat je zou kunnen met de selectie binnen dit voorbeeld?
- 40. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Opdracht 15 m. ‘selectie en duurzaamheid’ Ga in het oefendossier op je computer op zoek naar duurzame en minder duurzame bestandsformaten. C:Oefendossiers04 Duurzaam en minder duurzaam Wat voor indruk heb je
- 42. 4 Pre-ingest DROID opdracht: overzicht krijgen van bestandsformaten in een dossier of archief. begin dag 4
- 43. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Beoordelen als onderdeel van het acquisitie- en overdrachtsproces • welke onderdelen van het archief en meta- data moeten verworven worden? • werkzaamheden nodig bij de overdracht en verwerking • basis leggen om met de archiefgever overeen te komen hoe het archief in een verwerkbare vorm aangeboden en overgedragen kan worden • methodieken, middelen en tools dit proces ondersteunen moeten beschikbaar zijn
- 44. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Beoordelen van het archief op inhoud, bereik en ordening • Beoordeling archief inhoud, bereik en ordening. Welke bestanddelen bevat het archief en uit welke taakuitvoeringen zijn de deze afkomstig? • Op welke dragers, op welke locaties en binnen welke applicaties bevindt de informatie zich? • Wat is de relatie met de selectie? Welke te selecteren en niet te selecteren bestanddelen kunnen er bij de beoordeling geïdentificeerd worden? • Is er iets bekend over de beheer- geschiedenis en eerdere ordeningen?
- 45. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Beoordelen van bestanden op inhoud en redactionele vorm Mogelijke problemen bij beoordelen op inhoud en bereik: • mapnaam en bestandsnaam maken lang niet altijd voldoende duidelijk om wat voor documenten bij welke taakuitvoeringen het gaat, bijvoorbeeld een factuur met een bepaalde inhoud of een werktekening met een bepaalde inhoud. • openen van bestanden is geen optie omdat dat het erg veel werk is en omdat er dan veranderingen in het bestand kunnen ontstaan. • Hoe dit op te lossen? Welke beantwoordingen zijn er mogelijk?
- 46. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Beoordelen en digitale duurzaamheid • hoe duurzaam is de inhoud van het archief? • heeft directe relatie met het duurzaamheidsbeleid en de preservation strategy. • beeld welke acties er binnen de pre-ingest en ingest nodig zijn. • zijn er binnen het archief duurzame bestandsformaten te identificeren en zijn deze bruikbaar bij de uitvoering van de selectie? • resultaat beoordeling kan onderdeel zijn van de onderhandelingen met de archiefgever over de wijze van overdracht. .
- 49. DROID analyse van de inhoud van een MVRDV dossier
- 50. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Beoordelingsmethodieken De instelling dient te beschikken over een beoordelingsmethodiek voor - de kwaliteit van - te verwerven archieven. Deze kan ontleend worden aan voorbeelden als DUTO-scan Het Stappenplan Overdracht Digitaal Archief (SODA)
- 51. Pre-ingest, SODA methodiek Het Stappenplan Overdracht Digitaal Archief (SODA) is een handleiding om in 10 stappen op een geordende en gecontroleerde manier digitale bestanden en de bijhorende metadata op te nemen in een archief, en is ontwikkeld binnen het Vlaamse CEST Initiatief (Cultureel Erfgoed Standaarden Toolbox). De scope is breder dan alleen pre-ingest en ingest. Leeromgeving Digital Preservation
- 53. Leeromgeving Digital Preservation ● 4 Pre-ingest Overdrachtsmodellen • een op te nemen archief moet aan een aantal eisen voldoen • de situatie m.b.t. het archiefbeheer bij de archiefgever sluit hier vaak niet goed bij aan Een overdrachtsmodel moet rekening houden met: • de mate waarin het archief van de archiefgever aan de eisen voldoet • beperkingen ten aanzien van middelen en draagvlak bij de archiefgever • beperkingen ten aanzien van middelen bij de instelling • kwaliteitseisen ten aanzien van op te nemen archieven bij de instelling en het gewenste resultaat van de opname van het archief
- 54. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Overdrachtsmodellen De inzet van middelen bij de instelling en de kwaliteit van het resultaat zijn afhankelijk van: • de kwaliteit van de archiefordening en het archiefbeheer bij de archiefvormer • de kwaliteit van de werkwijze van de instelling ten aanzien van de overdracht en verwerking • de mate waarin deze kwaliteit wordt ondersteund door onder meer: ► methoden, tools, technieken ► de toepasbaarheid van het beleid voor acquisitie, waardering en selectie ► de competenties van de betrokken medewerkers
- 55. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Overdrachtsmodellen Kiezen van een model 1/4 Een instelling kan kiezen voor één of meerdere overdrachtsmodellen. Ieder model heeft gevolgen voor toekenning van middelen bij de archiefgever en bij de instelling en voor de kwaliteit van het opgenomen archief.
- 56. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Overdrachtsmodellen Kiezen van een model 2/4 Er zijn verschillende overdrachtsmodellen mogelijk, zoals: • ‘vrije’ overdracht, zonder eisen en instructies aan archief en archiefgever, met minimale begeleiding • ‘gestuurde’ overdracht met minimum eisen aan archief en archiefgever en een middelhoog niveau van instructie en begeleiding • overdracht ‘gestuurd plus’, waarbij er tijdig instructie wordt gegeven voor een goed archiefbeheer, met als doel om al vanaf de archiefvorming de kwaliteit van het archiefbeheer te beïnvloeden • geautomatiseerde overdracht. Er zijn diverse varianten met verschillende kwaliteitsniveaus mogelijk
- 57. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Overdrachtsmodellen Kiezen van een model 3/4 Varianten geautomatiseerde overdracht en opname 1 • een laag niveau van eisen • het archief wordt grotendeels in bestaande toestand verwerkt • lage inzet middelen bij de archiefgever • lage kwaliteit archief (als dat bij de archiefgever ook al zo was) • geen of weinig aandacht voor duurzaamheid bij overdracht • voor hogere kwaliteit archief meer inzet van middelen bij de instelling nodig
- 58. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Overdrachtsmodellen Kiezen van een model 4/4 Varianten geautomatiseerde overdracht en opname 2 • een middelhoog niveau van eisen • hogere inzet van middelen bij de archiefgever en de instelling • redelijke kwaliteit van het opgenomen archief • meer aandacht voor duurzaamheid en overdracht zoveel mogelijk in de vorm van preferred formats 3 • een hoog niveau van eisen • de archiefvormer voert zelf ordenings- en selectiewerkzaamheden uit • duurzaamheid: alleen overdracht van preferred formats • kan de vorm van een uploadfunctie hebben
- 61. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest De aanpak voor de pre-ingest 1/3 Na de beoordeling moet er een aanpak voor het archief uitgewerkt worden voor de uitvoering van de pre-ingest. Deze moet omvatten: • aanpak voor te selecteren bestanddelen / selectieplan • lijst en plan voor de verwerking en overdracht, incl. overzicht van opslagmedia, applicaties en locaties • ordening: indien nodig en gewenst: aanpak voor de aanpassing/verbetering van de ordening ten behoeve van een correcte opname • indien gewenst: aanpak voor het vastleggen van de beheergeschiedenis • aanpak voor de verwerking van informatie m.b.t. juridische status van de aanwinst en m.b.t. gebruiksvoorwaarden, rechten en raadpleegbeperkingen
- 62. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest De aanpak voor de pre-ingest 2/3 • documentatie van procedures en afspraken bij de archiefgever m.b.t. archiefbeheer, archiefordening en het werken met digitale bestanden • ontvangst van geselecteerde bestanddelen: wijze van overdracht (transfer) • opname: in welke vorm en waar worden de bestanddelen in de collectie van de instelling opgenomen (bijv. als SIP in een bepaalde vorm in ‘digitaal voordepot’, of rechtstreeks in het archiefbeheersysteem).
- 63. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest De aanpak voor de pre-ingest 3/3 • opname, idem: welke eisen worden er in de aanpak gesteld aan de SIP (digitale objecten en metadata) • metadata, aanpak brengen metadata op gewenste niveau • metadata, aanpak verwerving, aanvulling en verwerking metadata tijdens de pre-ingest en ingest • duurzaamheid: aanpak voor het vastleggen van de historie van hardware, besturingssystemen en software bij de archiefvormer • wijze van aanpak van dubbelen en versies Uit de aanpak komt een lijst van acties voort, die moeten zorgen voor een complete afwerking van het pre-ingest traject voor het archief. Daarmee wordt uiteindelijk de overdracht en opname een feit.
- 64. Leeromgeving Digital Preservation ● 4 Pre-ingest De aanpak voor de pre-ingest
- 65. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Contract en afspraken 1/2 • tijdens pre-ingest voorbereiden • inclusief de waardering en selectie • inclusief wijze van preserveren en beschikbaar stellen (zoals gebruikers- voorwaarden en raadpleegbeperkingen) • incl. de juridische status van de aanwinst • wat er wel niet vernietigd mag worden • het bewaren van de originele bitstreams • eventuele bewaartermijnen en vernietigings- termijnen • archief naar tevredenheid van de archiefvormer en de instelling verwerkbaar en goed te beheren • haalbaarheid binnen de beschikbare middelen • voor beide partijen • pre-ingest en ingest moeten voldoen aan kwaliteitseisen. • onderhandelingsproces • uitgangspunten, eisen , gewenste resultaten en middelen daarbij helder bespreken
- 66. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Contract en afspraken 2/2 Toepassing van de afspraken Alle afspraken en bepalingen en moeten binnen het achiefbeheersysteem (incl. het ‘digitaal voordepot’) van de instelling toegepast worden op de betreffende digitale bestanden en de archiefbestanddelen.
- 68. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Samenvatting stappen pre-ingest ● Contract sluiten ● Overdracht en opname ● Aanpak pre-ingest maken ● Contract opstellen ● Keuze van een geschikte wijze van overdracht (overdrachtsmodel) ● Voorbereiding contract Resultaat beoordeling Beoordelen Eisen aan pre-ingest
- 69. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Discussie overdrachtsmodellen • Bespreking van de overwegingen en voor- en nadelen • Bespreking van hoe een insteling hier het beste mee om kan gaan om met de bescikare middelen toch een goed resultaat te behalen ca. 10 minuten
- 70. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Eindoefening dag 3 Maken beoordeling en beknopte aanpak voor oefendossier. Beoordeel en geef bij elke beoordeling ook een korte aanpak. • maak een overzicht met de opdrachtprompt van de inhoud van het oefendossier * • beoordeel de kwaliteit van de ordening • beoordeling de bronnen waaruit beschrijvende metadata kunnen worden gehaald, wat is er, wat is de kwaliteit daarvan, wat ontbreekt er • beoordeel de mogelijkheden om te selecteren • beoordeel op duurzaamheid • DupeGuru beoordeel op dubbelen • beoordeel op inhoud en bereik, wat denk je dat er zoal in zit, en wat niet (van wat je wel zou verwachten) • je hebt nu een korte beoordeling; je gaat vervolgens in gesprek met de archiefgever om afspraken te maken over de ovedracht. Wat zou je willen bespreken en aan welk overdrachtsmodel denk je?
- 71. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Eindoefening dag 3 Instructie overzicht maken met opdracht- prompt. • Ga onder bureauaccesoires naar de opdrachtprompt • Tik hier C:UsersTraining>tree/f je ziet nu inhoudsopgave Sla inhoudsopgave op bureaublad op als txt bestand C:UsersTraining>tree/f>desktopinhoud.txt Nu heb je de inhoud opgeslagen als txt bestand op je bureaublad
- 73. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Nog even terug naar Eindoefening dag 3 • Duidelijk? Vragen? • Geleerde
- 74. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Opdracht Inhoud en bestandsformaten DROID tool oefening bestandsformaten in een dossier tellen. Overzicht krijgen van de duurzaam- heid. DROID File Identification Tool gebruikt PRONOM file format register.
- 75. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Opdracht DROID stap 1 Open DROID via snelkoppeling op bureaublad
- 76. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Opdracht DROID stap 2 Voeg een dossier toe
- 77. 4 Pre-ingest Opdracht DROID stap 2 Voeg een dossier toe C:Oefendossiers04 SIP Creator en DROIDTP_376_archive
- 78. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Opdracht DROID stap 3 Klik op start
- 79. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Opdracht DROID stap 4 Klik op report Kruis hokje Select report (option list): ‘File count and sizes by extension’ Kies knop report on profiles
- 80. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Opdracht DROID stap 5: resultaat = Overzicht aantallen (scroll door report) bestandsformaten in dossier biedt inzicht in duurzaamheid inhoud
- 81. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Hoe duurzaam is de inhoud van dit dossier?
- 82. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Wat de DROID tool doet: DROID is een file identication software tool . stelt bestandformaat vast . gebruikt hiervoor het PRONOM bestandformaten register van The National Archives (UK) . als DROID tool opgenomen wordt in de ingestmodule worden de gegevens bij het bestand in e-depot opgenomen . DROID kan allerlei overzichten van de inhoud van en archief of dossier genereren
- 84. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Opdracht SIP Creation UGent SIP Creator Werking en functie Werking: • digitale bestanden te hernoemen alvorens ze in een containerbestand te verpakken • aanmaken van containerbestanden die bestaan uit de digitale bestanden, de bijhorende metadata en checksums Functies o.a.: • een digitale collectie veilig stellen wanneer er geen tijd of kennis is om het te verwerken • een digitaal archief minimaal preserveren in afwachting van een volwaardig digitaal archief • een digitale collectie die online wordt ontsloten in een containerbestand steken voor (middel)lange termijn bewaring Gebruikt: • bag-it standaard voor container • METS-standaard voor de metadata, deze omvat ook de PREMIS-standaard
- 85. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Opdracht SIP Creation We gebruiken UGent SIP Creator om een SIP te maken Stap 1 Bestanden hernoemen zodat bestandsnamen genormaliseerd worden (aan voorwaarden voldoen) Reeds uitgevoerd
- 86. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Opdracht SIP Creation Stap 2 Creatie van een SIP Open Ugent SIP Creator vanaf bureaublad
- 87. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest Voeg nieuwe bag toe Geef
- 88. 4 Pre-ingest Geef de bag een uniek Bag-id MVRDV_TP376
- 89. 4 Pre-ingest Voeg dossier toe aan bag C:Oefendossiers04 SIP Creator TP_376_archive
- 90. 4 Pre-ingest Voeg onder de tab manueel een aantal metadata toe
- 91. 4 Pre-ingest Sla de bag op C:Oefendossiers04 SIP Creator
- 92. 4 Pre-ingest Je hebt nu een SIP gecreëerd. Bekijk de bag en de bag-info C:Oefendossiers04 SIP Creator MVRDV_TP376
- 93. 4 Pre-ingest
- 94. Leeromgeving Digital Preservation 4 Pre-ingest BLOK Discussie met / o.l.v. de conservatoren over acquisitie, waardering en selectie in relatie tot digitale archieven 30 minuten NB Discussie over de relatie tussen selecteren en meerwaarde creëren in een digitale wereld in onderdeel 10.
- 95. Verwerking de rapportering resultaten. Wat we geleerd en nog niet of onvoldoende geleerd hebben zal gebruikt worden voor de rapportage van de leerresultaten binnen de vier resultaatgebieden. Resultaatgebied Geleerd Nog onvoldoende geleerd Opvolging Kennisontwikkeling en aanleren basisvaardigheden Bijdrage aan eisen aan processen, systemen en informatie Bijdrage eisen aan competenties, rollen, vaardigheden en taken Bijdrage aan eisen aan bestuur, organisatie en beleid Tools en methodieken
Editor's Notes
- Een born digital archief heeft een aantal kenmerken die gevolgen hebben voor de stappen die er genomen worden bij de aanpak van de voorbereiding van de opname in de collectie van de verzamelende instelling. Pre-ingest betreft alle voorbereidingen, beslissingen, stappen en acties die er nodig zijn voordat documenten (en hun digitale objecten) en archiefbestanddelen opgenomen kunnen worden in het archiefbeheersysteem van de instelling. Acquisitie, waardering en selectie zijn hier een integraal onderdeel van. Selectie heeft ook een sterke relatie met de preservation strategy. Aan de orde komen: . De rol van de archiefvormer (De Bron als Basis) . Wat is pre-ingest? Wat zijn de eisen? . Wat is er nodig voor een goede voorbereiding van de ingest? Overzicht krijgen en beoordelen. . Overdrachtsmodellen . Aanpak voor de uitvoering van de pre-ingest . Voorbeelden en oefeningen . Discussie
- Een born digital archief heeft een aantal kenmerken die gevolgen hebben voor de stappen die er genomen worden bij de aanpak van de voorbereiding van de opname in de collectie van de verzamelende instelling. Pre-ingest betreft alle voorbereidingen, beslissingen, stappen en acties die er nodig zijn voordat documenten (en hun digitale objecten) en archiefbestanddelen opgenomen kunnen worden in het archiefbeheersysteem van de instelling. Acquisitie, waardering en selectie zijn hier een integraal onderdeel van. Selectie heeft ook een sterke relatie met de preservation strategy. Aan de orde komen: . De rol van de archiefvormer (De Bron als Basis) . Wat is pre-ingest? Wat zijn de eisen? . Wat is er nodig voor een goede voorbereiding van de ingest? Overzicht krijgen en beoordelen. . Overdrachtsmodellen . Aanpak voor de uitvoering van de pre-ingest . Voorbeelden en oefeningen . Discussie
- De bron als basis De kwaliteit van de archiefordening en het archiefbeheer bij de archiefvormer bepalen mede de mogelijkheden om de selectie en verwerking voor opname goed uit te voeren. Ordeningen die de taakuitvoeringen van de organisatie slechts in beperkte mate volgen, en gekenmerkt worden door een slechte dossiervorming, bemoeilijken een goede selectie en een goede opname van archiefdocumenten en archiefbestanddelen. Als het verband tussen een document of map en de taakuitvoering of handeling niet duidelijk is, is een correcte selectie en verwerking problematisch. Archiefvormers kennen vaak procedures en afspraken voor het werken met digitale bestanden zoals naming conventions. Binnen architectenbureaus bestaan er vaak afspraken over het werken met lagen in CAD-bestanden en afspraken over de manier van ontwerpen en het omgaan met de materialencatalogus en de onderdelencatalogus in CAD-bestanden. Alle procedures en afspraken m.b.t. deze zaken en m.b.t. archiefordening en archiefbeheer dienen bij de pre-ingest gedocumenteerd te worden
- De bron als basis De kwaliteit van de archiefordening en het archiefbeheer bij de archiefvormer bepalen mede de mogelijkheden om de selectie en verwerking voor opname goed uit te voeren. Ordeningen die de taakuitvoeringen van de organisatie slechts in beperkte mate volgen, en gekenmerkt worden door een slechte dossiervorming, bemoeilijken een goede selectie en een goede opname van archiefdocumenten en archiefbestanddelen. Als het verband tussen een document of map en de taakuitvoering of handeling niet duidelijk is, is een correcte selectie en verwerking problematisch. Archiefvormers kennen vaak procedures en afspraken voor het werken met digitale bestanden zoals naming conventions. Binnen architectenbureaus bestaan er vaak afspraken over het werken met lagen in CAD-bestanden en afspraken over de manier van ontwerpen en het omgaan met de materialencatalogus en de onderdelencatalogus in CAD-bestanden. Alle procedures en afspraken m.b.t. deze zaken en m.b.t. archiefordening en archiefbeheer dienen bij de pre-ingest gedocumenteerd te worden
- De bron als basis: beïnvloeding kwaliteit archiefbeheer: de positie van archiefvormer en archiefbeherende instelling. Archiefbeheerfunctie deel uitmaakt van de archiefvormende organisatie: . archiefbeheerder kan pro-actief invloed uitoefenen op archiefvorming, bv door beperking op gebruikte / aangeboden bestandsformaten richtlijnen en ondersteuning ordening en naamgeving selectiebeleid. Wanneer de archiefvormer geen deel uitmaakt van de archiefbeherende (collectionerende) instelling heeft de archiefbeheerder weinig invloed op het archiefvormingsproces, tenzij hij zich daar speciaal voor inspant. Hierdoor is de kwaliteit van aangeboden archieven afhankelijk van de kwaliteit van het archiefbeheer bij de archiefvormer. Dit is met name het geval bij de verwerving van particuliere archieven. Er zijn diverse informatiebronnen beschikbaar die dit probleem adresseren. Zie hiervoor de website.
- De bron als basis en metadata Metadata bevinden zich op allerlei plaatsen, zoals . In bestandnamen . in de inhoud van een document, en de onderdelen daarvan (header etc.) . onder de eigenschappen van het document . in mapnamen . In administratieve systemen en diverse applicaties etc. . In lijsten en overzichten. Metadata zijn nodig voor een goede ordening, beheer, preservering en access, en ook voor het vastleggen van de juridische status (tot welke aanwinst met welke juridische status behoort een archiefdocument of archiefbestanddeel; welke gebruiksrechten zijn er op van toepassing). We maken een onderscheid tussen beschrijvende metadata, administratieve of procesmetadata, en technische en preserveringsmetadata. Er zijn verder metadata die onder meer de herkomst van een document documenteren. Bij opname zullen een deel van de data onttrokken worden (aan het bestand of de mapnaam of documenteigenschappen bijvoorbeeld) en deels zullen zijn gegenereerd worden door het systeem, zoals bestandsformaat. Wanneer er tekort aan metadata is voor een goede ordening, beheer, preservering en access, zullen er in de pre-ingest stappen moeten worden genomen om dit tekort aan te vullen.
- De bron als basis en metadata Metadata bevinden zich op allerlei plaatsen, zoals . In bestandnamen . in de inhoud van een document, en de onderdelen daarvan (header etc.) . onder de eigenschappen van het document . in mapnamen . In administratieve systemen en diverse applicaties etc. . In lijsten en overzichten. Metadata zijn nodig voor een goede ordening, beheer, preservering en access, en ook voor het vastleggen van de juridische status (tot welke aanwinst met welke juridische status behoort een archiefdocument of archiefbestanddeel; welke gebruiksrechten zijn er op van toepassing). We maken een onderscheid tussen beschrijvende metadata, administratieve of procesmetadata, en technische en preserveringsmetadata. Er zijn verder metadata die onder meer de herkomst van een document documenteren. Bij opname zullen een deel van de data onttrokken worden (aan het bestand of de mapnaam of documenteigenschappen bijvoorbeeld) en deels zullen zijn gegenereerd worden door het systeem, zoals bestandsformaat. Wanneer er tekort aan metadata is voor een goede ordening, beheer, preservering en access, zullen er in de pre-ingest stappen moeten worden genomen om dit tekort aan te vullen.
- De bron als basis en metadata Metadata bevinden zich op allerlei plaatsen, zoals . In bestandnamen . in de inhoud van een document, en de onderdelen daarvan (header etc.) . onder de eigenschappen van het document . in mapnamen . In administratieve systemen en diverse applicaties etc. . In lijsten en overzichten. Metadata zijn nodig voor een goede ordening, beheer, preservering en access, en ook voor het vastleggen van de juridische status (tot welke aanwinst met welke juridische status behoort een archiefdocument of archiefbestanddeel; welke gebruiksrechten zijn er op van toepassing). We maken een onderscheid tussen beschrijvende metadata, administratieve of procesmetadata, en technische en preserveringsmetadata. Er zijn verder metadata die onder meer de herkomst van een document documenteren. Bij opname zullen een deel van de data onttrokken worden (aan het bestand of de mapnaam of documenteigenschappen bijvoorbeeld) en deels zullen zijn gegenereerd worden door het systeem, zoals bestandsformaat. Wanneer er tekort aan metadata is voor een goede ordening, beheer, preservering en access, zullen er in de pre-ingest stappen moeten worden genomen om dit tekort aan te vullen.
- De bron als basis en metadata Metadata bevinden zich op allerlei plaatsen, zoals . In bestandnamen . in de inhoud van een document, en de onderdelen daarvan (header etc.) . onder de eigenschappen van het document . in mapnamen . In administratieve systemen en diverse applicaties etc. . In lijsten en overzichten. Metadata zijn nodig voor een goede ordening, beheer, preservering en access, en ook voor het vastleggen van de juridische status (tot welke aanwinst met welke juridische status behoort een archiefdocument of archiefbestanddeel; welke gebruiksrechten zijn er op van toepassing). We maken een onderscheid tussen beschrijvende metadata, administratieve of procesmetadata, en technische en preserveringsmetadata. Er zijn verder metadata die onder meer de herkomst van een document documenteren. Bij opname zullen een deel van de data onttrokken worden (aan het bestand of de mapnaam of documenteigenschappen bijvoorbeeld) en deels zullen zijn gegenereerd worden door het systeem, zoals bestandsformaat. Wanneer er tekort aan metadata is voor een goede ordening, beheer, preservering en access, zullen er in de pre-ingest stappen moeten worden genomen om dit tekort aan te vullen.
- bestandsformaten en structuur vastleggen kan met DROID (of met dir-commando) opsporen van dubbels: DupeGuru (maar wel eerst bepalen wat een dubbel is, zie hoger) metadata vastleggen: welke metadata wordt bedoeld? embedded metadata / file properties (in header, bv met DWGPROP opzoeken) file system properties: kunnen met o.a. DROID vastgelegd worden onder meer ook bepalen waar afhankelijke bestanden zitten (xrefs) Dergelijke acties moeten (als onderdeel van pre-ingest) ook in preservation planning worden opgenomen.
- Wat denk je dat hier zoal in zit? Denk je dat het compleet is?
- Welke taakuitvoeringen en projectfases zie terug in deze mappenstructuur en waar stuit je op problemen.
- Wat zie je hier? Wat zou je dan denken hoe het gaat met duurzaamheid en verwerking?
- Dubbelen komen ook in verschillende mappen voor. Hoe dubbelen aan te pakken en wanneer wel en niet bewaren? Kunnen dubbelen ook handig zijn en waarom? Er zijn softwaretools voor zoals Depeguru.
- Het organiseren van een bingo avond
- Activiteiten van de natuurkundige kring
- Activiteiten van de natuurkundige kring
- De medewerker die bij de acquisitie betrokken is moet het archief goed kunnen ‘lezen’, om het op inhoud, structuur, bestandsformaten, metadata, uitvoerbaarheid van de selectie en verwerkbaarheid te kunnen beoordelen. Op grond van de beoordeling wordt niet alleen besloten of en welke onderdelen van het archief verworven worden, maar ontstaat er ook zicht op hoeveel werk overdracht en verwerking met zich mee brengt. Op basis daarvan kan met de archiefvormer overeengekomen worden hoe het archief in een verwerkbare vorm aangeboden kan worden. De betrokken medewerker moet over de nodige competenties, hulpmiddelen en methodieken beschikken om deze taak uit te kunnen voeren en om de resultaten te kunnen vastleggen en rapporteren
- Voorbeeld van een structuur van een projectdossier
- Voorbeeld van bestandsformaten. Wat is .qxd?
- Hoe duurzaam is de inhoud van een dossier. DROID maakt een inventarisatie van bestandsformaten in aantallen.
- Bij het voorbereiden van de ingest incl. de waardering en selectie moeten contractuele afspraken geregeld worden. Een archief moet naar tevredenheid van de archiefvormer en de instelling verwerkbaar zijn en goed op te nemen en te beheren zijn in het archiefbeheersysteem (e-depot) van de instelling. Voor beide partijen moet er sprake zijn van haalbaarheid binnen de beschikbare middelen en de pre-ingest en ingest moeten voldoen aan kwaliteitseisen. Dit brengt een onderhandelingsproces met zich mee. Uitgangspunten, eisen , gewenste resultaten en middelen dienen daarbij helder besproken te worden.
- Dit resulteert in het sluiten van een contract met heldere afspraken en bepalingen. Hiertoe behoren onder meer de juridische status van de aanwinst en afspraken over selectie, preserveringswijze en beschikbaarstelling, zoals gebruiksvoorwaarden en raadpleegbeperkingen. Alle afspraken en bepalingen en moeten binnen Het achiefbeheersysteem (incl. het ‘digitaal voordepot’) van de instelling toegepast worden op de betreffende digitale bestanden en de archiefbestanddelen.
- Dit resulteert in het sluiten van een contract met heldere afspraken en bepalingen. Hiertoe behoren onder meer de juridische status van de aanwinst en afspraken over selectie, preserveringswijze en beschikbaarstelling, zoals gebruiksvoorwaarden en raadpleegbeperkingen. Alle afspraken en bepalingen en moeten binnen Het achiefbeheersysteem (incl. het ‘digitaal voordepot’) van de instelling toegepast worden op de betreffende digitale bestanden en de archiefbestanddelen.