1. Het nieuwe corresponderen
Adhoc documentvervaardiging Nationale Nederlanden PPI
Proof of Concept
• Het nieuwe corresponderen
• Wat is onze doelstelling?
• Wat willen we in de toekomst bereiken?
1

2. 2

3. Corresponderen 2.0
Voor de Premie Pensioen Instelling
• Klantverwachting
• 100% digitaal en STP communiceren
• Van blanco A4 naar gedefinieerd proces
• Centraal beheer en monitoring van
teksten en modellen
• Verminderen tussenkomst specialisten
• Hogere snelheid en lagere kosten
3

4. Hoe kunnen we het offerteproces versnellen?
• Offerteprocesen
- Waar komen we vandaan?
- Juridisch maatwerk voor corporate klanten op basis van open calculatie
- Geen one-stop-shopping: meerdere interacties voor definitief akkoord zijn gebruikelijk
- Arbeidsintensief proces gebaseerd op adhoc documentvervaardiging met „Word‟
- Huidige proces past niet bij principe van een standaardproduct zoals PPI
• Kortom:
- Primair doel: offerteproces versnellen van 1 week doorlooptijd naar 1 dag!
- Adhoc proces structureren: bouwstenen kiezen, klikken en klaar
- Na selectie biedt DocumentWizard: dialoog, data-tekst integratie, 4-ogen
principe, aansluiting op archief
“Foutloos tijd winnen met de Document Wizard”
(Stijn van Schijndel, Marketing)
4

5. Aanpak van de Proof of Concept
• Aanpak
- Er is voor gekozen de Document Wizard tijdens de pilot extern te hosten om een snelle
implementatie mogelijk te maken
- binnen een paar dagen was een eerste versie via Internet beschikbaar
- de eerste versie van de dialoog was binnen 2 weken gereed
- Vervolgens werd er iteratief naar de huidige versie gewerkt
- Medewerkers van Offerte-afdeling en juristen betrokken bij het hele traject
- In eerste instantie werd alleen de Offerte “ingebouwd”, vervolgens ook de
Uitvoeringsovereenkomst
• Resultaat
- Gebruikers enthousiast!
- Binnen 2 weken resultaat
- Besparingen van meer dan 50% op Offerte en 80% op Uitvoeringsovereenkomst
5

6. Wat willen we in de toekomst bereiken?
• Kwaliteitsverhoging en efficiency verbetering
- Minder handwerk, waardoor er veel minder fouten gemaakt worden
- Wijzigingen in input worden automatisch doorgewerkt in hele document
- Specialisten weer inzetten op kern-taken en alleen laten accorderen
- Samenvoegen van processen en teams
• Integratie (rationalisatie) bestaande correspondentie systemen
- Vervangen Word-merge tools (incl. honderden brieven)
- Verder standaardiseren adhoc productvervaardiging
- Mobile, 4-ogen-controle, STP, digitale handtekening
“Flexibele tool, met potentie tot grote verbeterslagen in
kwaliteit, efficiency, standaardisatie en structurering van adhoc
documentvervaardiging”
(Peter van der Klis, IT)
6

7. Dank voor uw aandacht !
7