1. OPRUIMDAG
Neem je papieren klassement
onder handen
WAT? HOE?
Tijdens een papieren opruimdag werk je
samen met collega’s aan het onderhoud van
het papieren klassement.
Het is een uitgelezen moment om plaats vrij te
maken in je kasten.
• Lijst op welke plaatsen er moeten
worden opgeruimd en over welke
dossiers het gaat. Op basis hiervan
verdeel je de taken
• Controleer je bureau en de persoonlijke
kastruimte en sorteer de papieren
documenten
• Dubbels, prints van digitale bestanden,
verouderde documentatie, verouderde
handleidingen van
computertoepassingen en verouderde
cursussen van opleidingen mogen zonder
toestemming vernietigd worden
• Maak een inzamelpunt voor afgesloten
dossiers. Na de opruimdag kan de
informatiebeheerder een
bestemmingsaanvraag indienen bij het
stadsarchief
• Verzamel handboeken, handleidingen en
syllabi die nog up to date zijn en maak er
een vakbibliotheek van
• Voorzie extra containers als je veel papier
hebt
• Rijk een ‘Lege rekken-award’ uit aan de
persoon met de leegste kast.

2. PAPIERLOOS
Werk zeven dagen zonder
papier
WAT? HOE?
Probeer als dienst een week zonder papier te
werken.
Als je om de één of andere reden toch papier
moet gebruiken, noteer je dit met de reden in
een centraal bestand.
In het centraal bestand noteer je ook de
ervaringen van de dienst.
Op die manier krijg je een overzicht waar men
onnodig papier gebruikt en waar je naar
digitale alternatieven moet zoeken.
1. Plan de actie in met de directie
2. Communiceer de spelregels en het doel
naar de medewerkers
3. Maak in Excel een centraal bestand aan.
Hierin noteer je wanneer de dienst nog
papier gebruikt en waarom.
4. Maak in het bestand een tabblad met
volgende kolommen: Afdeling / Naam /
Wat nog op papier? / Omvang / Aantal
pagina’s / Reden
5. Maak een tweede tabblad waar de
ervaringen in komen met volgende
kolommen: Afdeling / Naam /
Beschrijving / Ervaring
6. Geef het officiële startschot op
maandagochtend. Het is altijd leuk als er
koffiekoeken of taart is.
7. Verspreid de resultaten van de actie. Deel
je vaststellingen en de hoeveelheid gebruikt
papier.
8. Breng de collega’s van Informatiebeheer op
de hoogte van je ervaringen.

3. DIGITAAL SCHRIFTJE
Maak enkel nog digitale
notities
WAT? HOE?
Probeer als dienst om zoveel mogelijk
digitaal aantekeningen te maken.
Weg met die schriftjes!
Gedaan met het overtypen van
aantekeningen in mails en verslagen.
Recycleer je digitale aantekeningen
gemakkelijk in andere digitale bestanden.
1. Communiceer de spelregels en het
doel naar de medewerkers
2. Organiseer bijvoorbeeld tijdens de
opruimdag een inzamelactie van
schriftjes. De dienst die aan het
einde van de dag het minste
schriftjes overhoudt, wint.
3. Wie tijdens een vergadering met een
schriftje verschijnt, maakt het
vergaderverslag.