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What is PMP?
- 2. Agenda • What is PMP? • 認識專案管理的架構 • 如何用專案管理的手法來完成工作
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- 6. What is PMP
- 7. What is PMP iThome 2012年 IT人大調查 － 15種IT職務篇 (2012/10/19)
- 8. What is PMP • Project Management Professional(PMP)專案管理師証照 • PMI(美國專案管理學會)已成為全球專案管理的權威機構， PMP資格認證考試也成為專案管理領域的權威認證 • PMP是透過Project Management Body Of Knowledge (PMBOK)全世界最嚴謹的專案管理方法論來管理、執行、 監控專案，用以提高專案的結案率，PMBOK已被全球公 認為專案管理共通語言和標準 • 至2009年7月為止，台灣通過PMP認證的僅有7358位 • 考上PMP不代表升官發財，只代表你比別人多了解一點 專案管理的手法
- 9. 專案是什麼? 專案有以下特徵 • 1.臨時性的: –有明確的開始及結束日期 –當目標達到時或明確知道不可能達到目標時，則專案 宣告結束 –臨時不代表專案是短時程的，大型專案可能長達幾年 –臨時性不是指專案的產品或結果，如某專案建設公路, 公路的存在是長久的 –專案組織也是臨時性的 版權所有 請勿翻印, 長宏專案管理顧問有限公司(PMI 授權之全球 R.E.P.) 07-588-8800 PMSuccess@gmail.com
- 10. 專案是什麼? • 2.有獨特的產品、服務及結果 • 3.是逐步完善的 –分階段及連續的累積 –逐步完善使專案執行更具落實性, 如專案的範圍一開 始僅有概念，在規劃階段需求會逐漸明確 版權所有 請勿翻印, 長宏專案管理顧問有限公司(PMI 授權之全球 R.E.P.) 07-588-8800 PMSuccess@gmail.com
- 11. 專案是什麼? • 以工作來說： –小到一個程式、一支報表都可以算是專案 • 透過系統需求單(SR)等表單當作專案開始的依 據 • User的測試報告當作是結案的依據 • Email的記錄也可以是專案依據 • 重點在有User確認的需求及最後的驗收記錄 –大到一個資訊系統的導入，如ERP、CRM等系統 • 越大的專案越需要完善的專案管理計畫 • 要考慮的人、事、時、地、物較多 • 人越多，意見越多，變更的可能越大
- 12. 專案是什麼? • 以個人生活來說： –小到吃一頓飯、一個約會 –大到買房子、買車子、生涯規劃 • 專案無所不在? 是 –以經驗來執行專案 • 如程式開發的邏輯、購物習慣等 –以常識來執行專案 • 如吃飯、約會 –以嘴巴來執行專案 • 如問親戚、朋友
- 13. 什麼是專案管理 • 為達成專案目的及利害關係者的需求及期望，結合各 種知識、技能與技術運用在專案的管理活動 • 管理一個專案需要： 1.確認專案的目的及利害關係者的需求 2.確立清楚及可達成的目標 3.在專案三重限制下(成本、時程及範圍)，顧及專案 品質並權衡完成專案目的及需求 4.權衡技術規格，計劃與可能達成方法，滿足不同利 害關係者的不同需求 版權所有 請勿翻印, 長宏專案管理顧問有限公司(PMI 授權之全球 R.E.P.) 07-588-8800 PMSuccess@gmail.com
- 14. 我們為何要學專案管理? • 我只是一名小員工 –我在專案中是扮演什麼角色 –每個被分配到的工作都是一個小專案 • 我應該如何有方法的完成主管交付的工作 • 主管的正式授權規劃WBS，時間安排執行 自行測試，時間管理(Delay or On time)交 付測試完成工作 –可以了解主管 or PM為何要我做那些文件
- 15. 我們為何要學專案管理? • 專案範疇明確嗎? –User的需求一直變如何控制、限定需求 • 蒐集需求、定義範疇、建立WBS範疇基準 • 辨識利害關係人、滿足利害關係人期望 –有技巧的切割專案Phase 1, Phase 2, Phase N • 我們可以跟User說~~第二階再做……目的是防 止範圍不斷的擴大
- 17. ~~考考你~~
- 19. 認識專案管理的架構
- 20. 專案管理的五大流程 PMBOK p.35 監控 啟動 規劃 啟動: Initiating 規劃: Planning 執行: Executing 監控: Monitoring and Controlling 結案: Closing 執行 結案 版權所有 請勿翻印, 長宏專案管理顧問有限公司(PMI 授權之全球 R.E.P.) 07-588-8800 PMSuccess@gmail.com
- 21. 專案管理的九大知識領域 • 為滿足專案 “一英哩寬三吋深” 的特性，專案經理 需對各知識領域有一定程度的涉獵，故PMI依知 識領域將專案知識分為九大知識領域 • 九大知識依PMBOK排序: 整合、範圍、時程、 成本、品質、人資、 溝通、風險、採購。 • 速記: 盛飯時、誠品人、夠風采 成本整 合 風險 溝通 範圍 時間採購 人資 品質 版權所有 請勿翻印, 長宏專案管理顧問有限公司(PMI 授權之全球 R.E.P.) 07-588-8800 PMSuccess@gmail.com
- 23. 版權所有 請勿翻印, 長宏專案管理顧問有限公司(PMI 授權之全球 R.E.P.) 07-588-8800 PMSuccess@gmail.com 專案管理展開流程意示圖 高階主管 專案共識 形成 確認專案 範圍 展開專案 工作結構 成立專案 組織並 定義權責 時程發展 成本估算 品質規劃 風險計劃 專案計劃 最終審定 召開專案 起始會議 執行專案 計劃 專案團隊 發展 管理專案 進度 專案資訊 及績效 定期發佈 專案變更 管理 專案績效 量測 專案成品 驗收 專案經驗 整理 專案團隊 解散 起始階段 計劃階段 執行階段 控制階段 結案階段 色塊 備註
- 24. 如何用專案管理的手法來 完成工作
- 25. 專案的開始 版權所有 請勿翻印, 長宏專案管理顧問有限公司(PMI 授權之全球 R.E.P.) 07-588-8800 PMSuccess@gmail.com
- 26. 專案章程 Charter • 專案章程是高層將權力正式授權給專案經理的文件， 授權組織資源以完成專案的目標。 • 高層應在專案規劃前將專案經理指派出來 • 專案的需求通常來自於：市場需求、商業需求、客戶 需求、技術提昇、組織需求、社會需求…這些需求可 以歸納為：問題、機會及商業需求 • 專案章程的內容應包含：商業需求、專案目的、專案 經理授權權限、重大里程碑、投入的資源、假設、限 制、報酬率及預算 版權所有 請勿翻印, 長宏專案管理顧問有限公司(PMI 授權之全球 R.E.P.) 07-588-8800 PMSuccess@gmail.com
- 27. 專案章程 Charter • 專案章程就是要老闆說清楚講明白要什麼 • 明確的授權給誰來主導專案 • 章程的兩個重點 –明確的目標、方向 –正式的授權
- 28. 利害關係者 Stakeholder • 利害關係者是受專案的實施過程或成果所影響的人 • 他們會對專案的目標及結果有所影響 • 專案管理團隊要儘早辨識誰是利害關係者，了解他們 的需求(requirement)及期望(expectation) • 提早辨識誰是利害關係者：可以提高專案的成功機率 • 利害關係者區分成積極及消極的利害關係者。如興建 焚化爐的積極利害關係人是受益者，但是附近居民生 活品質受影響是消極利害關係者 • 專案常常的失敗原因就是 — 沒有儘早辨識利害關係 人，沒有搞清楚誰才是專案的關鍵人物(不長眼) 版權所有 請勿翻印, 長宏專案管理顧問有限公司(PMI 授權之全球 R.E.P.) 07-588-8800 PMSuccess@gmail.com
- 29. 專案團隊 利害關係者的關係意示圖 高階主管 發起人 專案經理 專案成員 專案成員 專案成員 專案管理 團隊 客戶 使用者 管理的機關 受影響 的單位 支援的 功能經理 功能成員 利害關係者 版權所有 請勿翻印, 長宏專案管理顧問有限公司(PMI 授權之全球 R.E.P.) 07-588-8800 PMSuccess@gmail.com
- 30. 專案的規劃 版權所有 請勿翻印, 長宏專案管理顧問有限公司(PMI 授權之全球 R.E.P.) 07-588-8800 PMSuccess@gmail.com
- 31. 蒐集需求 • 找出利害關係者的需求：若是未找出需求，可能對專 案的過程產生不斷的變更 • 透過訪談或是雛型設計的方式來了解利害關係人需求 • 雛型設計 – 透過設計畫面或作業流程來與利害關係人溝通，比 較容易讓使用者提出明確的需求 • 將需求完整的記錄，並排列重要性 • 利害關係者的需求往往會相互抵觸，如財會考慮成 本，業務考慮功能，研發考慮人力
- 32. 工作分解結構 WBS • 工作分解結構 (Work Breakdown Structure,WBS) 是專案最基礎的文件，用以估計成本、人力、時 間及評估風險 • 是由專案團隊一起腦力激盪完成 XX系統開發 系統分析 系統設計 系統測試需求評估 需求文件 系統雛型 需求確認 SA文件 A程式 B程式 C程式 SD文件 內部測試 報告 使用測試 報告
- 33. WBS 範例：主設備採購案簽約 主設備採購案簽約 1.詢價規範 2.選擇供應商 3.邀標 4.評審報告 設備功能需求 供應商供應範圍 採購供應範圍 設備規範 供應時程 廠商調查 確定合格廠家 合格廠商呈核 供應實績 目前承接工作 財務狀況 寄出邀標書 技術澄清會議 廠商建議書 Final Proposal 商業報價書 Price Proposal 報告呈核 底價製作及呈核 邀請廠商來開標 決標發 L/I 準備簽約文件土木 廠房 機械 儀電 程控 : 工作細目 版權所有 請勿翻印, 長宏專案管理顧問有限公司(PMI 授權之全球 R.E.P.) 07-588-8800 PMSuccess@gmail.com
- 34. 需求評估 ERP ERP規劃 ERP導入 公司內需 評估 ERP上線 功能需求 評估 風險,時程,預 算,成本評估 供應商評 估 公司未來 流程架構 系統規格 架構 軟硬體架 構 廠商簽約 專案 KICKOFF 需求訪談 流程資源盤點 人員訓練 BPR進行 客製化開 發測試 上線模擬 ERP正式 上線 系統功能 修正 功能驗收 ERP結案 績效考核 專案結案 1 2 3 4 5 WBS 範例：ERP建置專案 版權所有 請勿翻印, 長宏專案管理顧問有限公司(PMI 授權之全球 R.E.P.) 07-588-8800 PMSuccess@gmail.com
- 35. 製作工作分解結構 • 將詳細範圍說明書展開成工作分解結構 • 專案的工作交付成果定義 • 不涵蓋在WBS的專案就不在專案的範圍 • WBS包含所有的專案工作，不多也不少，剛剛好 就好 版權所有 請勿翻印, 長宏專案管理顧問有限公司(PMI 授權之全球 R.E.P.) 07-588-8800 PMSuccess@gmail.com
- 36. WBS展開原則 • 第一層是專案的產品或結果或服務 • 第二層是專案的生命週期(展開的階段)，例： – 軟體開發專案為需求評估、系統分析、程式撰寫、測試 – 建築為可行性評估、基礎設計、土建工程、最後測試 – 課程訓練為：需求評估、課程規劃、課程實施、成效驗 收 • 第三層(含)以下的產出物為第二層的展開。若無法展開到80 小時以內的交付成果 (Work Package)，需要繼續往下展， 直到符合80小時以內的交付成果產生 • 80小時即兩週，在管理經驗上被視為較易管理的通則 版權所有 請勿翻印, 長宏專案管理顧問有限公司(PMI 授權之全球 R.E.P.) 07-588-8800 PMSuccess@gmail.com
- 37. 工作包 Work Package • WBS 最底層的可交付成果 • 80 hrs rule 即 two week rule：完成工作包不應超過 80 hrs 或 2 weeks，以便有效控制專案時程 • 可以再往下展開成 4-40 hrs 或 8-80 hrs 的活動 PMBOK p.100 版權所有 請勿翻印, 長宏專案管理顧問有限公司(PMI 授權之全球 R.E.P.) 07-588-8800 PMSuccess@gmail.com
- 39. 發展時程 • 將每個工作包再分解成活動 • 活動就是為了完成每個交付標的(文件、程式或硬體) 所需要做的事 • 估算每個活動所需的時間、資源(人力、設備、材料) 及先後順序，專案時程就出來了
- 40. 估算成本 XX系統開發 系統分析 系統設計 系統測試需求評估 需求文件 雛型畫面 需求確認 SA文件 A程式 B程式 C程式 SD文件 需求訪談 WBS Activity 畫面設計 確認會議 文件譔寫 A程式開發 B程式開發 ……… 那些人要參 加訪談? 會議室 SA人員 軟體 SA人員 設計人員 開發軟體 ……… Resource
- 41. 估算成本 • 將估算時程時所列出的資源需求換成錢，如 – 一套開發軟體多少錢 – 一個SA人員一天多少錢 – 一個開發人員一天多少錢 – 設備使用一天要多少錢… • 將各個活動所需的成本加總即可得知專案預算
- 42. ~~考考你~~
- 44. 專案的執行 版權所有 請勿翻印, 長宏專案管理顧問有限公司(PMI 授權之全球 R.E.P.) 07-588-8800 PMSuccess@gmail.com
- 45. 指導及管理專案執行 • 在確認專案管理計畫書及專案基準(範疇、時程、成本基 準)後才開始執行專案 • 確認是指專案發起人(老闆)同意專案管理計畫書及專案基 準，因此一但簽核過了，任何的變更都提出變更申請 • Kick Off Meeting是規劃完成後，專案執行前由發起人召 集所有利害關係者的誓師大會；主要的目的除了佈達專案 經理之外，還有就是讓所有利害關係者了解專案的內容， 同時也是為了識別所有的利害關係者 • 照表操課：依照所規劃的專案基準執行專案，若計畫有變 更就依更新後的基準執行
- 46. 發佈資訊 & 管理利害關係者期望 • 專案進度及績效需定期發佈給利害關係人 • 與利害關係者溝通：專案過程的進度要不斷向他們更 新資訊 • 找出利害關係者的期望：將期望轉成專案工作項目及 專案產出量化結果 • 試圖影響利關係人：每個利害關係者對專案都會有影 響，在他們未影響專案之前，你要先影響他們 版權所有 請勿翻印, 長宏專案管理顧問有限公司(PMI 授權之全球 R.E.P.) 07-588-8800 PMSuccess@gmail.com
- 47. 專案的監控 版權所有 請勿翻印, 長宏專案管理顧問有限公司(PMI 授權之全球 R.E.P.) 07-588-8800 PMSuccess@gmail.com
- 48. 監控專案工作 • PM有責任時時監控專案工作，預防問題的發生 • 監控就是將實際的工作績效(包含範圍、時程、成本) 與專案基準比較 • 監控的重點在於管理異常，聚焦在有問題或是有潛在 問題的部份
- 49. 執行整合變更控制 • 一但專案計畫書被簽核，所有的變更都必須經由變更 控制流程來執行 • 變更控制是必要的，因為很少專案可以百分之百按專 案計畫進行 • 變更計畫有可能會影響範疇、時間、成本、品質、資 源及風險，因此要整體評估 • 變更可依影響的狀況有不同的審批層級，小問題由 PM同意即可，嚴重的問題要給發起人簽核才行
- 50. ~~考考你~~
- 52. 終於結案了 版權所有 請勿翻印, 長宏專案管理顧問有限公司(PMI 授權之全球 R.E.P.) 07-588-8800 PMSuccess@gmail.com
- 54. To Contact me about PMP or details by mail & Extension: richard_hsu@alphanetworks.com or Ext.6800 Thank you
- 55. 長宏實務教材 授權聲明 • 長宏公司有限授權長宏所培訓出來的PMP其所研發的 基礎專案管理實務及進階專案管理實務教材作為長宏 PMP之在企業内部的授課教材，惟： • 1.不得使用於私人或任何其他商業目的用途。 • 2.不得異動作者版權聲明及原作者介紹。 • 3.本授權教案允許長宏所培訓PMP錄製成eLearning供 其它公司同仁人員線上學習用。 • 4.並不得將此資料電子檔傳給第三者 • *本講義內容若有逐步完善，允許增加第二作者頁