In dit artikel wordt ingegaan op welke ICT-middelen worden ingezet om als Virtual Enterprise goed samen te werken en hoe de ICT-manager zijn beleid hierop kan afstemmen. Maar eerst wordt het begrip Virtual Enterprise nader bekeken. Op dit moment zijn er in veel organisaties al duidelijke kenmerken zichtbaar van Virtual Enterprise en menige organisatie is ongemerkt al bezig te transformeren. Deze ontwikkeling zien we in alle branches terug. Tussen organisaties gebeurt dit in samenwerkingsverbanden, in- en out-sourcing en strategische allianties. Binnen organisaties is dit te zien in virtuele teams, externe resources en tijdelijke assignments.

1. 42 | www.ict-update.nl www.ict-update.nl | 43
ICT UPDATEDOSSIER ‘THE VIRTUAL ENTERPRISE’
Er is niks virtueel aan de
Op dit moment zijn er in veel organisaties al duidelijke
kenmerken zichtbaar van Virtual Enterprise en menige
organisatie is ongemerkt al bezig te transformeren. Deze
ontwikkeling zien we in alle branches terug. Tussen organi-
saties gebeurt dit in samenwerkingsverbanden, in- en
out-sourcing en strategische allianties. Binnen organi-
saties is dit te zien in virtuele teams, externe resources
en tijdelijke assignments.
In dit artikel wordt ingegaan op welke ICT-middelen
worden ingezet om als Virtual Enterprise goed samen te
werken en hoe de ICT-manager zijn beleid hierop kan
afstemmen. Maar eerst wordt het begrip Virtual Enterprise
nader bekeken.
Definitie
In de literatuur zijn veel verschillende definities terug te
vinden. In zijn algemeenheid is een Virtual Enterprise een
tijdelijke en dynamische samenwerking tussen verschillende
organisaties en mensen om samen een doel te bereiken,
waarbij het collectief in staat is om verder te komen dan
de individuele partijen. Een Virtual Enterprise is daarmee
in principe een op zichzelf staande entiteit gevormd uit
mensen van verschillende organisaties. Virtuele Enterprises
veranderen bij succes langzaam in fysieke organisaties met
een eigen kantoor en faciliteiten. Als grote voordelen van
Virtual Enterprises worden gezien snelheid, flexibiliteit en
efficiënt gebruik van middelen. Bedreigingen zijn gover-
nance, security en onvoldoende mandaat.
De definitie van Virtual Enterprise willen wij uitbreiden
met virtuele teams. Wij zien als Virtual Enterprise
ook een virtueel team dat gefaciliteerd wordt door de
eigen organisatie, waarbij deelnemers uit verschillende
afdelingen of andere organisatorische eenheden hun
kennis en kunde inbrengen in een project of andere
tijdelijke samenwerking. Virtual Enterprise gaat verder dan
‘Het Nieuwe Werken’, waarbij vooral zaken voor de eigen
organisatie worden geregeld. Bij Virtual Enterprise gaat
het dus om samenwerking tussen organisaties of tijdelijke
samenwerkingsverbanden binnen een organisatie.
Wellicht is het voor u herkenbaar: bij elk ICT-project zijn
idealiter stakeholders uit de business, externen en leveran-
ciers betrokken. Zij werken vaak vanuit verschillende
locaties met conference calls en online vergaderingen
al samen en vertonen al aspecten van virtuele teams.
De uitdaging van iedere organisatie zit in deze trans-
formatie naar het meer opereren als Virtual Enterprise.
In dit ontwikkelproces krijgen we te maken met
dynamische interactie tussen Business, Organisatie en
ICT-voorzieningen. De ICT-manager heeft een centrale
rol om de huidige organisatie te ondersteunen en deze
transformatie aan te gaan.
Business Drivers
Steeds meer is er sprake van globalisering, een intensieve
en dynamische marktomgeving en kortere doorlooptijden
voor productontwikkeling en innovaties. Dit vereist een
flexibele inzet van resources en middelen en een snelle
besluitvorming. Virtual Enterprise biedt kansen om de
concurrentie aan te gaan en de marktpositie te verbeteren.
Er is een aantal organisaties dat het principe van Virtual
Enterprises gebruikt als basis van nieuwe ontwikkelingen.
Een mooi voorbeeld is Feyecon, waarbij op basis van
Mede dankzij moderne ICT-middelen is het tegenwoordig mogelijk om als virtuele
teams te presteren. Helaas is het binnen en tussen veel organisaties niet mogelijk om
met ad hoc groepen goed samen te werken, zoals een aantal praktijkvoorbeelden
aantoont.
Tekst: Ronald Kunneman, programmamanager bij Stipt-ICT en Eildert van Dijken, senior consultant Strict
Fotografie: Barend Houtsmuller
Virtual Enterprise
Ronald Kunneman, programmamanager bij Stipt-ICT (links) en Eildert van Dijken, senior consultant Strict.

2. 44 | www.ict-update.nl
DOSSIER ‘THE VIRTUAL ENTERPRISE’
hun CO2 technologie nieuwe virtuele spin-off bedrijven
worden gestart. Deze spin-off bedrijven werken als Virtual
Enterprises en zijn succesvol dankzij intensieve samen-
werking met partijen uit andere branches. Hierdoor wordt
hun CO2 technologie veel breder toegepast dan dat men
dat alleen had bereikt. De snelheid van productontwik-
keling, innovatie en marktontwikkeling is veel hoger
dankzij de inzet van specifieke branchekennis van de
betrokken partijen in de Virtual Enterprise.
Organisatorische Aspecten
In onze samenleving zijn veel zaken veranderd in de
afgelopen 30 jaar. De medewerkers van nu zijn heel
anders dan vroeger. Er zijn minimaal 3 generaties actief
in de meeste ondernemingen. Elke generatie heeft in
principe een eigen aanpak en gebruikt bij voorkeur andere
communicatiemiddelen. Waar de oudere generaties vooral
rustig overwogen zaken aanpakken, moet het voor veel
(jongere) medewerkers snel en dynamisch zijn. Het delen
van kennis en informatie is voor velen een tweede natuur
geworden. Deze eigenschappen zijn van belang voor
samenwerking in Virtual Enterprises.
In onze eigen praktijk worden we steeds vaker gecon-
sulteerd door combinaties van ICT- en HR-afdelingen,
die advies willen hebben over modernisering van hun
ICT-werkplekken in relatie tot aantrekkelijk werkgever-
schap. Men wil talentvolle jonge professionals binnen
halen, maar zonder moderne werkplekken en commu-
nicatiemiddelen is het niet goed mogelijk om de nieuwe
generatie aan boord te krijgen.
Het is belangrijk dat organisaties een vorm hebben die
maximaal ondersteunend is aan de business. Organisaties
hadden tot nog maar enkele decennia geleden veelal
een sterk hiërarchische structuur. De bekende verticale
piramideopbouw heeft in de loop van de tijd steeds
minder lagen gekregen en is geëvolueerd cq. gekanteld
naar een procesgeoriënteerde organisatie. Daarna is de
matrixorganisatie regelmatig toegepast en vervolgens is de
netwerkorganisatie gemeengoed geworden. De volgende
stap in organisatieontwikkeling is Virtual Enterprise. Deze
vorm heeft uitdagingen maar biedt snelheid, flexibiliteit
en ondersteuning van samenwerking.
Om het rendement van Virtual Enterprise te maximali-
seren, is het van belang dat de gehele organisatie zich
bewust is van de noodzaak van verandering.
ICT speelt een cruciale rol
De combinatie van snel veranderende businessbe-
hoeften en de nieuwe manier van werken van (jongere)
medewerkers geeft een gezonde voedingsbodem voor
virtuele teams. Er zijn genoeg uitdagingen op het vlak
van de ICT-voorzieningen. In een organisatie hebben
we gezien dat er flexplekken waren gedefinieerd, maar
de telefoontoestellen konden niet worden meegenomen
en bleven rinkelen op het verkeerde bureau. En mobiele
telefoons werden niet door de organisatie geleverd. Of
een team wat werd geacht samen te werken, maar waarbij
de externe medewerkers officieel geen toegang kregen
tot het kantoor, geen toegang tot het netwerk en geen
toegang tot internet. Door een smartphone te gebruiken
als hotspot was het toch mogelijk om mails te sturen en
documenten te ontvangen.
Er zijn nog veel meer voorbeelden te geven. Van belang
is om te controleren of uw organisatie in staat is om
Virtual Enterprise te ondersteunen. Dit heeft te maken met
ICT-faciliteiten zoals applicaties die beschikbaar zijn om
samen te werken, te communiceren en documenten op te
slaan. Daarnaast heeft het te maken met netwerk, archi-
tectuur en fysieke toegang, maar ook met werkplekken
en de regelingen rondom tijdelijke medewerkers.
Afhankelijk van de samenstelling werken sommige teams
bij voorkeur met Facebook, via Whatsapp of andere
Instant Messaging tools. Voor het delen van bestanden
kiest men uit e-mail, Dropbox, Sharepoint of Google
Docs. Medewerkers maken daarbij keuzes die niet altijd
passen in het beleid van de verschillende organisaties.
Collaboratietools brengen presence, chat, spraak en video-
communicatie samen maar missen een goede manier om
documenten op te slaan. Microsoft Lync wordt steeds
meer gemeengoed, waarbij ook tussen bedrijven kan
worden samengewerkt. Ook Sharepoint wordt door veel
organisaties al toegepast.
De uitdaging zit in twee noodzakelijke randvoorwaarden,
namelijk architectuur en infrastructuur. Er zijn organi-
saties waarbij niet meer het hele bedrijfsnetwerk wordt
afgeschermd door Firewalls, maar alleen de informatie
zelf (deperimeterisatie). Daarnaast wordt federation en
Service Oriented Architecture (SOA) vaker toegepast.
Deze ICT-ontwikkelingen zijn goede enablers voor Virtual
Enterprises.
Virtual Enterprises zijn heel goed te ondersteunen met
ICT-middelen. De keuze daarvan wordt onder meer
bepaald door de strategische organisatiedoelen, het
security beleid en de mate van keuzevrijheid die men
de gebruikers geeft.
Werken aan uw Virtual Enterprise
Ongeacht waar uw organisatie nu staat, is het van groot
belang om over facilitering van Virtual Enterprises na te
denken. Vanuit een strategisch niveau kan een organisatie
kijken waar het zich bevindt in dit proces en waar het in
de toekomst wil zijn. Blijven ad hoc groepen problemen
ondervinden of krijgen virtuele teams de kans om bij te
dragen aan de doelstellingen van de organisatie.
Als een transformatie wordt ingezet, is het belangrijk verte-
genwoordigers uit alle relevante organisatieafdelingen te
betrekken om commitment te krijgen. Door op een goede
wijze te communiceren in dit transformatieproces komt
er veel positieve energie vrij, is onze ervaring. Virtual
Enterprises krijgen zo een gezonde voedingsbodem!•