2. Tien voordelen van e-HRM in de cloud
2
Tien voordelen van
e-HRM in de cloud
Introductie2
Vraag naar digitalisering stijgt 3
De opkomst van HR-oplossingen
in de cloud 4
Waarom e-HRM in de cloud? 5
De cloud: wat is dat eigenlijk? 5
Efficiëntievoordelen6
Compliancevoordelen10
Effectiviteitsvoordelen12
Imagovoordelen14
3. Tien voordelen van e-HRM in de cloud
3
De rol van HR verandert. HR profileert zich in steeds
meer organisaties met kennis en kunde op het gebied
van bijvoorbeeld de ontwikkeling van medewerkers
en het meten van hun bijdrage aan de resultaten van
de organisatie. En dat is hard nodig. Niet alleen omdat
talent schaarser wordt, maar vooral omdat directies
en besturen meer toegevoegde waarde verwachten
van HR.
In de praktijk vragen routinewerkzaamheden op het
gebied van HR en payroll vaak nog veel tijd en aan-
dacht. Iedereen kent ze wel: de papieren formulieren,
Excel-overzichten en IT-systemen die niet goed op
elkaar aansluiten. Iedere organisatie heeft volop data
over medewerkers beschikbaar, maar vaak zijn ze
verspreid over verschillende systemen en lijstjes.
En daardoor ontbreekt het echte inzicht in het perso-
neelsbestand. e-HRM in de cloud kan daarbij helpen.
Vraag naar digitalisering stijgt
Overweegt u om meer administratieve processen te digitaliseren?
En zoekt u naar de juiste oplossing daarvoor? Dan bent u niet de
enige. 60% van de HR-eindverantwoordelijken vindt dat hun afdeling
onvoldoende gebruikmaakt van up-to-date technologie die gemakkelijk
te gebruiken en mobiel toegankelijk is. (Bron: Deloitte, 2014)
Hoe ver is HR qua digitalisering?
Mate waarin gebruik wordt gemaakt van HR-technologie die
up-to-date, gebruiksvriendelijk en mobiel toegankelijk is.
Hoe beoordelen HR-eindverantwoordelijken
de HR-technologie in hun organisatie?
Bron: Deloitte Human Capital Trends, 2014 (op basis van 583 respondenten)
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Slecht Voldoende Goed
% van het totale aantal respondenten
60% 31% 9%
4. Tien voordelen van e-HRM in de cloud
4
Ook de vraag van medewerkers naar moderne HR-technologie stijgt.
Met name jongere generaties zijn gewend aan het gemak en de
mogelijkheden die een smartphone biedt. Zij willen zelf hun zaken
regelen, ongeacht het tijdstip of de plaats waar ze zijn. Onderzoek van
accountants- en adviesbureau PwC (Millennials at work) laat zien dat
59% van de jonge medewerkers de beschikbare technologie in een
organisatie meeweegt in hun keuze voor een (nieuwe) werkgever.
De opkomst van HR-oplossingen in de cloud
Bij het digitaliseren van HR-processen kiezen steeds meer organisaties
voor een oplossing in de cloud. Managers en medewerkers krijgen zo via
het internet toegang tot HR-diensten. Daarbij gaat het om basisprocessen
als verlofaanvragen of verzuimregistratie en om tactische processen
als de beoordelingscyclus en talentmanagement. Uit onderzoek van
ComputerProfile (2014) blijkt dat HR-afdelingen in vergelijking met andere
organisatieonderdelen al vaak gebruikmaken van cloud-oplossingen.
Van alle gebruikte cloud-applicaties gaat het in 28% van de gevallen om
een HR-oplossing.
59% van de jonge medewerkers
weegt de technologie van
een organisatie mee in
hun keuze voor een nieuwe
werkgever.
Bron: PwC, 2011
5. Tien voordelen van e-HRM in de cloud
5
Aan de andere kant moeten veel organisaties de stap naar een cloud-
oplossing voor HR nog zetten. Uit de Raet HR Benchmark 2014-2015, een
onderzoek uitgevoerd door TNS NIPO, blijkt dat 54% van de organisaties
HR-processen nog niet beschikbaar heeft voor smartphones en tablets.
Waarom e-HRM in de cloud?
De digitalisering van HR- en payrollprocessen is volop in beweging.
Omdat de technologie zich zo snel ontwikkelt, kan het lastig zijn om een
goede keuze te maken. Wat gaat e-HRM uw organisatie opleveren?
En waarom kiest u voor een cloud-oplossing in plaats van één of meer
in-house systemen?
In deze whitepaper leest u tien voordelen van e-HRM in de cloud.
We onderscheiden daarbij vier soorten voordelen die kunnen bijdragen
aan het creëren van draagvlak in uw organisatie:
• Efficiëntie
• Compliance
• Effectiviteit
• Imago
De cloud: wat is dat eigenlijk?
Een bedrijf dat HR-processen regelt via de cloud, beheert de technologie
niet zelf maar besteedt dit uit aan een leverancier. Dit in tegenstelling
tot een in-house oplossing, waarbij de organisatie de IT-infrastructuur
zelf inricht en onderhoudt. Vergelijk de opkomst van de cloud met de
ontwikkeling die de energievoorziening heeft doorgemaakt. Aan het begin
van de industriële revolutie stookten organisaties zelf kolen om met stoom
het machinepark aan de praat te krijgen. Tegenwoordig heeft vrijwel elke
organisatie de energievoorziening uitbesteed aan een energiebedrijf.
6. Tien voordelen van e-HRM in de cloud
6
De belangrijkste kenmerken van een cloudoplossing:
• Universele toegang: gebruikers kunnen altijd en overal online
inloggen, ook via mobiel en tablet
• Betalen voor gebruik: organisaties betalen per actieve medewerker
• Schaalbaarheid: u kunt snel en gemakkelijk opschalen of downsizen
in aantal gebruikers en personeelsregistraties, bijvoorbeeld bij
seizoensfluctuaties
• Lagere IT-kosten: u hoeft niet te investeren in servers, IT-aanschaf en
–beheer. Dat doet de cloud-partner
• Direct beschikbaar: de cloud-diensten zijn snel en gemakkelijk in
gebruik te nemen
Efficiëntievoordelen
1. Altijd en overal toegankelijk
Met HR in de cloud krijgen managers en medewerkers zelf de regie
over HR-processen die hen direct aangaan, zoals verlof, verzuim of
opleidingen. Het voordeel van applicaties in de cloud is dat zij altijd
toegang hebben tot de voor hen relevante gegevens. Ook als zij
bijvoorbeeld thuis werken of onderweg zijn. Door online in te loggen
via een beveiligde omgeving, regelen ze hun zaken waar en wanneer
zij willen.
De universele toegankelijkheid van de cloud is één van de belangrijkste
succesfactoren. Medewerkers zijn steeds minder aan een vaste werkplek
gebonden. En in hun privéleven zijn zij gewend aan het gemak van
applicaties waarmee je via een smartphone of tablet snel en eenvoudig
bijvoorbeeld bankzaken regelt. Zeker jongere generaties hebben
een ‘always on’ mentaliteit en verwachten een hoge technologische
standaard van hun werkgever.
Applicaties die minder toegankelijk zijn, vragen om meer training.
Ook voor de acceptatie door leidinggevenden is het gebruiksgemak
cruciaal; zij zitten niet te wachten op tijdrovende handelingen. HR in de
cloud maakt het managers en medewerkers gemakkelijk om zelf HR-
zaken te regelen.
7. Tien voordelen van e-HRM in de cloud
7
2. Tijdwinst
Door de invoering van e-HRM komen administratieve HR-
werkzaamheden meer in de lijn te liggen. Managers en medewerkers
komen zelf aan het roer, via employee self service (ESS) en manager
self service (MSS). Daardoor daalt de werkdruk en kan HR de aandacht
verleggen naar het adviseren en ondersteunen van lijnmanagers.
Bijvoorbeeld op het gebied van talentmanagement of het uitbrengen
van strategische adviezen op basis van HR-data.
Ook het aantal handelingen daalt, zowel voor medewerkers als voor
managers. Onderstaand voorbeeld, waarin een medewerker een
kostendeclaratie indient, illustreert dat. Veel stappen in dat proces
worden overbodig door het proces te digitaliseren. Dat scheelt tijd en
het voorkomt dubbel werk. Veel organisaties werken met verschillende
administratieve verwerkingssystemen. Een geïntegreerd systeem
brengt die samen. Dat betekent dat medewerkers hun gegevens maar
één keer hoeven door te geven. Vervolgens zijn de personeelsgegevens
beschikbaar voor zowel HR- als salarisadministrateurs.
54% van de organisaties heeft
HR-processen nog niet beschikbaar
voor smartphones en tablets.
Bron: Raet/TNS NIPO, 2014
8. Tien voordelen van e-HRM in de cloud
8
3. Kostenbesparingen
Als er minder tijd nodig is voor administratieve HR-processen, bespaart
u op kosten en blijft er meer tijd over voor werkzaamheden die direct
bijdragen aan het behalen van de organisatiedoelstelling. Bij cloud-
diensten worden de systemen, software en data beheerd door de
aanbieder van de diensten. Hierdoor besparen organisaties ook op
kosten voor servers, softwarelicenties, IT-onderhoud en beheercapaciteit.
De aanbieder van cloud-diensten spreidt deze kosten over alle afnemers.
Daardoor zijn de totale kosten lager dan bij een in-house systeem.
Formulier
inleveren bij
HR
(medewerker)
Declaratie-
formulier halen
(medewerker)
Interne mail
(facilitair)
Declaratie-
formulier
invullen
(medewerker)
Inboeken
mutatie
(salaris-
administratie)
Akkoord
halen bij
manager
(medewerker)
Formulier in
maandmap
(salaris-
administratie)
Manager
accordeert
(manager)
Controle
van de mutatie
(2e salaris-
administratie)
Kopie maken
(medewerker)
Uitbetalen
declaratie
(salaris-
administratie)
Van 11 naar 3 processtappen door de inzet van Employee Self
Service en Manager Self Service
Naar efficiënt en effectief HRM
Met een geïntegreerde cloud-oplossing
voor e-HRM wordt de efficiëntie van
administratieve werkzaamheden
(onderste niveau) verhoogd. Daardoor
is er meer tijd om aandacht te besteden
aan de effectiviteit van het HR-beleid.
U kunt betere analyses maken en
beslissingen nemen op basis van de
beschikbare data (middelste niveau)
en onderbouwd strategisch advies
uitbrengen (bovenste niveau).
Efficiëntie
OperationeelTactischStrategie
Effectiviteit
Strategie
Beslissingen, analyses,
communicatie
Administratieve werkzaamheden
9. Tien voordelen van e-HRM in de cloud
9
De business case voor e-HRM
Aantal mutaties per medewerker per jaar
Aantal mutaties in tactische HR-processen per jaar 22
Re-integratie / casemanagement 2
Beoordelen / functionering 9
Opleiden 5
Werving en selectie 6
Aantal mutaties in basisprocessen HR/SA per jaar 27,5
Persoonlijke gegevens 1,1
Contractgegevens 2,4
Verlof 13,2
Declaraties 4,8
Ziek/hersteld 3,0
Flexibele arbeidsvoorwaarden 3,0
Bron: Raet-analyse
Uw besparing
Hoeveel bespaart u met e-HRM? Uit een analyse van Raet blijkt dat
de transactionele kosten per mutatie met 50% dalen. Als we uitgaan
van 49 mutaties per medewerker per jaar, bespaart u 294 euro aan
transactiekosten per medewerker per jaar door de invoering van e-HRM.
Transactionele kosten per HR/SA mutatie zonder e-HRM € 12
Transactionele kosten per HR/SA mutatie met e-HRM
– 50% besparing
€ 6
Jaarlijks aantal transacties per medewerker per jaar 49,5
Besparing op transactionele kosten per medewerker per jaar € 297
10. Tien voordelen van e-HRM in de cloud
10
4. Flexibiliteit en schaalbaarheid
Door de economische onzekerheid van de afgelopen jaren fluctueert de
behoefte aan personeel sterk. Fusies en overnamen zijn aan de orde van
de dag. En in bepaalde markten, zoals retail, zorgen seizoensinvloeden
voor extra variatie in de vraag naar personeel. Veel bedrijven combineren
een vast personeelbestand daarom met flexibele arbeidscontracten.
Die verschillende vormen van flexibiliteit vragen ook om een flexibel HR-
systeem.
Een voordeel van e-HRM in de cloud is de schaalbaarheid ervan:
afhankelijk van het actuele aantal personeelsregistraties kunt u
eenvoudig opschalen of downsizen. U betaalt alleen voor de feitelijke
afname, op basis van het aantal geregistreerde medewerkers. Dat maakt
het tevens een kostenefficiënte oplossing. Moderne e-HRM-systemen
zijn bovendien steeds beter ingericht op het administreren van flexibele
dienstverbanden.
Compliancevoordelen
5. Verminderde foutgevoeligheid
Self service-systemen leggen processen op een eenduidige manier vast.
De route voor bijvoorbeeld het accorderen van aanvragen of mutaties
is van tevoren vastgelegd. Op ieder moment in het proces is zichtbaar
bij wie een aanvraag ligt, of de aanvraag is goedgekeurd of wanneer dat
uiterlijk zou moeten gebeuren. Het systeem controleert gegevens op
volledigheid en correctheid en geeft op de juiste momenten een signaal
aan managers en medewerkers.
Organisaties die nog geen gebruik maken van e-HRM, lopen een groter
risico op fouten en kostbare vertragingen in de HR-administratie. Voor
elke mutatie is er vaak een apart formulier. Het papierwerk loopt over
vele schijven en afdelingen, wat de status van aanvragen en mutaties
onduidelijk maakt. Of formulieren raken onbedoeld kwijt omdat ze op een
grote stapel papier belanden. HR wordt op deze manier in een
11. Tien voordelen van e-HRM in de cloud
11
controlerende rol gedwongen die veel tijd vraagt. Met e-HRM is het
proces voor alle betrokkenen inzichtelijk en transparant. U voorkomt op
die manier fouten en kostbare vertragingen.
6. Meegaan met nieuwe wet- en regelgeving
De wet- en regelgeving op HR-gebied verandert voortdurend. Als u
processen automatiseert, wilt u ervan verzekerd zijn dat u voldoet aan de
nieuwste wetten en regels. Fouten en nalatigheid kunnen u duur komen
te staan. Denk aan een manager die in de drukte vergeet om tijdig een
plan van aanpak op te stellen met een zieke medewerker, terwijl de Wet
Verbetering Poortwachter dat wel voorschrijft. Zulke situaties kunnen tot
hoge boetes leiden. Dit leidt tot geschaad vertrouwen bij uw directie en
medewerkers.
Door de invoering van e-HRM zorgt u ervoor dat processen structureel
op de juiste manier verlopen, in lijn met de laatste wet- en regelgeving.
Managers krijgen bijvoorbeeld automatisch een signaal wanneer zij een
plan van aanpak met een zieke werknemer moeten opstellen, en worden
daar waar nodig aan herinnerd. Komt een manager er nog steeds niet
aan toe, dan gaat er een signaal naar een HR-adviseur en het hoger
management.
Actuele juridische kennis over bijvoorbeeld ziekteverzuim ligt besloten
in het systeem, waardoor u minder afhankelijk bent van in- en externe
experts op dit gebied – en van uw interne IT-afdeling. Hierbij is het
uiteraard wel van belang dat uw HR-cloudpartner actuele kennis van
zaken heeft, en dat u de managers en medewerkers in uw organisatie
meeneemt in de implementatie. Een up-to-date en betrouwbaar e-HRM
systeem faciliteert het juiste gedrag op het juiste moment, maar kan niet
als vervanging daarvoor dienen.
12. Tien voordelen van e-HRM in de cloud
12
Effectiviteitsvoordelen
7. Eenduidige en actuele sturingsinformatie
Voor zowel directie, managers als HR-adviseurs is het belangrijk om op
één HR-informatiebron te kunnen vertrouwen. Met een geïntegreerd
HR-systeem worden verschillende processen en administraties
samengebracht en beschikt u over eenduidige sturingsinformatie.
In veel organisaties is dat nog geen realiteit. Uit een onderzoek
van Deloitte (2013) blijkt dat de gemiddelde organisatie informatie
opslaat in zeven verschillende HR-systemen. Vaak communiceren die
slechts beperkt met elkaar. Dat maakt het lastig om een eenduidig en
betrouwbaar beeld te krijgen van het actuele personeelbestand. Als
de ene administratie een ander beeld geeft dan de andere, kan dat
bijvoorbeeld problemen geven bij het inroosteren van medewerkers.
Of het is aanleiding om dure interim-krachten in te huren, terwijl achteraf
blijkt dat er intern een geschikte kandidaat voorhanden was.
HR in de cloud voorkomt dit soort situaties door verschillende processen
en informatie te integreren in één systeem. Rapportages zijn bovendien
real-time beschikbaar.
De gemiddelde organisatie gebruikt
zeven verschillende HR-systemen
voor het opslaan en verwerken van
informatie.
Bron: Deloitte, 2013
13. Tien voordelen van e-HRM in de cloud
13
Managers en HR-adviseurs hebben met één druk op de knop toegang tot
bijvoorbeeld:
• De bezettingsgraad van medewerkers
• Inzicht in het opgebouwde verlofstuwmeer
• Informatie over de skills van medewerkers
Doordat direct de juiste data beschikbaar is, is HR beter in staat vooruit
te blikken. De rol als business partner krijgt daardoor concreter invulling:
• U heeft zicht op het actuele verzuimpercentage en het effect van
maatregelen om dat omlaag te brengen
• U kunt direct reageren op veranderende marktomstandigheden doordat
u weet welke skills op welke plek in de organisatie voorhanden zijn
• U kunt eenvoudig een eerlijke en gestandaardiseerde vlootschouw
uitvoeren om vast te stellen welke medewerkers of managers toe zijn
aan een volgende stap (zie illustratie)
Potentieel
3
2
1
Prestatie 1 2 3
Het digitale 9-box grid biedt in één oogopslag inzicht in de groei
mogelijkheden van uw medewerkers. U heeft zicht op het aanwezige
talent en op het talent dat verder moet worden ontwikkeld of van buiten
moet worden aangetrokken om de organisatiedoelen te bereiken.
Voorbeeld van eenduidige en actuele sturings
informatie met e-HRM:
14. Tien voordelen van e-HRM in de cloud
14
8. Slagvaardigheid op de arbeidsmarkt
De beschikbaarheid van up-to-date en betrouwbare data zorgt ervoor
dat u sneller kunt inspelen op de actuele behoefte aan personeel. Is er
binnenkort een vacature op een afdeling? Dan ziet u direct of er interne
kandidaten met de juiste skills voorhanden zijn. Het is goedkoper om
medewerkers intern te laten doorstromen dan om talent van buiten
aan te trekken. En het bieden van ontwikkelkansen aan talentvolle
medewerkers betekent dat u hen langer voor de organisatie behoudt.
Is het toch nodig om extern te werven? Dan kan via HR-cloud-
technologie een vacature worden uitgezet en kunnen sollicitanten snel
en eenvoudig reageren. Uit het eerder genoemde onderzoek van Deloitte
blijkt dat bij sommige doelgroepen meer dan 40% van de sollicitaties via
smartphone of tablet wordt vervuld. Biedt u die mogelijkheid niet, dan
loopt u het risico dat talentvolle kandidaten solliciteren bij de concurrent.
Cloud-oplossingen zijn bij uitstek geschikt om op mobiele devices te
functioneren.
Imagovoordelen
9. Verbeter het interne imago van HR
Het imago van de HR-afdeling is niet altijd goed. HR is een makkelijke
zondebok als processen rommelig verlopen of wanneer rapportages
niet voldoen aan de verwachting. Dat doet natuurlijk geen recht aan de
toegevoegde waarde van HR. Door medewerkers hun eigen HR-zaken in
de cloud te laten regelen, komt HR dichter bij managers en medewerkers.
Het gemak van self service straalt positief af op de HR-afdeling.
Natuurlijk staat of valt dat imago-effect met een goede implementatie.
Daarin schuilt vooraf vaak de grootste zorg. Hoe gaan lijnmanagers
reageren? Zullen zij het digitaal afhandelen van HR-zaken als extra
werklast ervaren? Die onzekerheid neemt u weg door managers in een
vroeg stadium te betrekken bij de implementatie van e-HRM.
15. Tien voordelen van e-HRM in de cloud
15
Richt samen de benodigde processen in en maak het zo gemakkelijk
mogelijk. Zo ontstaat van meet af aan draagvlak en enthousiasme.
En krijgt HR uiteindelijk het vertrouwen dat nodig is om een meer
adviserende rol te kunnen gaan spelen.
10. Employer branding: modern werkgeverschap
We refereerden er al meermalen aan: medewerkers verwachten
moderne hulpmiddelen. HR in de cloud is daarmee een manier om goed
werkgeverschap te realiseren. Daarmee wordt de aantrekkingskracht
van de organisatie op de arbeidsmarkt vergroot.
e-HRM in de cloud is dan ook meer dan een technologische trend.
Het staat garant voor een serviceniveau, transparantie en een manier
van communiceren die aansluit bij de moderne medewerker: iemand die
zelf aan het roer wil staan.
