Valtiokonttori Valtion hankintatoimen kehittämishankkeen eteneminen neuvotteleva virkamies Hannu Koivurinta, valtiovarainministeriö Valtio Expo 19.5.2015

1. HANKO-hanke
Tilannekatsaus
13.5.2015 Neuvotteleva virkamies Hannu Koivurinta, valtiovarainministeriö
ValtioExpo

2. Valtiovarainministeriö asetti hankkeen 7.8.2014
 Toimikausi 11.8.2014 - 29.1.2016
 Taustalla selvitys valtion hankintatoimen tilasta v. 2013
 Osallistujat: VM, Hansel, kehittämisalueiden asiantuntijaryhmät
Tavoitteet
 Vahvistaa ja selkeyttää valtion hankintatoimen ohjausta ja organisointia
 Lisätä hankintojen suunnitelmallisuutta ja seurantaa
 Parantaa sopimushallintaa ja toimittajayhteistyötä sekä ohjeistusta
 Kehittää hankintaosaamista ja ammattimaisuutta
2
Valtion hankintatoimen kehittäminen eli HANKO-hanke
HANKO

3. Hanko-hankkeen kehittämisalueet
3
 Valtion konsernitason hankintatoimen ohjausroolin
vahvistaminen
 Ministeriöiden ohjausroolin vahvistaminen
 Ministeriöiden hankintatoimen kehittämisohjelmien
päivittäminen ja kehittämistoimenpiteiden
toteuttaminen ja seuranta
 Virastojen ohjausmallin kehittäminen
 Hankintojen suunnitteluprosessin kehittäminen
 Hankintojen kategorisointimallin kehittäminen ja
käyttöönotto
 Hankintojen kytkeminen toiminnan ja talouden
suunnitteluprosessiin
 Hankintasuunnitelmien toteutumisen seuranta
 Hankintatoimen tunnuslukujen ja mittarien luominen ja
käyttöönotto
 Sopimushallinnan kehittäminen
 Toimittajayhteistyön ja –hallinnan
kehittäminen
 Hankintakäsikirjan päivittäminen
 Hankintatehtävissä toimivien henkilöiden
osaamiskartoituksen toteuttaminen sovitussa
laajuudessa
 Hankintatehtävissä toimivien henkilöiden tulevaisuuden
osaamisvaatimusten määrittely
 Osaamisen kehitystavoitteiden määrittely
 Hankintaosaamisen kehittämisohjelman laatiminen ja
toteuttaminen
Valtion hankintatoimen ohjaus Hankintojen suunnittelu ja seuranta
Sopimushallinta, toimittajayhteistyö ja
ohjeistus
Hankintaosaamisen kehittäminen

4. Hankintatoimen raportointitietoa tarvitaan hankintatoimen analysoinnissa sekä johtamisen
ja tulostavoitteiden asettamisen, hankintojen budjetoinnin ja suunnittelun, kategorisoinnin
sekä seurannan tueksi
Nykytilan haasteet
 Tiedot haettava useista eri järjestelmistä ja analysoitava manuaalisesti yhdistelemällä tietoja eri lähteistä
 Hankintayksiköillä vaihtelevasti resursseja ja osaamista tiedon hyödyntämiseen ja analysointiin
Tiedot eri järjestelmissä
 Netra - kaikki yksiköt - hankintoihin käytetyt toimintamenot euroina yksiköittäin lkp-tileittäin
 Kieku - vasta osittain käytössä ja muut taloushallinnon järjestelmät – varojen käyttö lkp-tileittäin ja muina
seurantakohteina sekä toimittajatiedot
 Hanselin raportointijärjestelmä Qlikview – Hanselin käyttö, myös BTU:t - vain yhteishankinnat
 Tilha - vain Tilha-käyttäjät – tilaustiedot yksiköittäin jne.
 Rondo - Rondo-käyttäjät – laskutustiedot yksiköittäin jne.
 M2- M2-käyttäjät - matkustustiedot
 Virastojen omat hankintajärjestelmät: …
 Muut hankintoihin liittyvät järjestelmät: …
4
Hankintatoimen tilan selvittäminen
Sitä mitä ei voi mitata,
sitä ei voi johtaa

5. 5
Valtion hankintatoimen keskeiset toimijat ja
roolit

6. Ryhmä Kirjanpitoyksiköt
(segmentointi on tehty v. 2014 hankintavolyymien pohjalta huomioiden v. 2015 organisaatiomuutokset.
VNK/VNHY:n osalta arvio)
Volyymi € yhteensä
I Liikennevirasto, Puolustusvoimat Yli 1 mrd € n.3,25 mrd €
II Poliisihallitus, UM mukaan lukien edustustot ja kehitysyhteistyö-hankkeet,
OM mukaan lukien tuomioistuinlaitos, Verohallinto, ELY-keskus,
Puolustushallinnon rakennuslaitos, Rajavartiolaitos, VNK (VNHY)
Yli 100 milj. € n.1,14 mrd €
III Trafi, RISE, THL, OKM, Valtori, Maahanmuuttovirasto, Eduskunta, TEM, Tulli,
OPH, LUKE
Valtiokonttori, MML, E-S AVI, Haltik, Tekes, Ilmatieteen laitos, SYKE,
Museovirasto, VM, Evira, PRH, STM, Palkeet, HÄKE, MMM, YM, GTK, VRK,
Maaseutuvirasto, Viestintävirasto, Tilastokeskus, STUK, Pelastusopisto, SM,
Kansallisarkisto
Yli 50 milj. €
Yli 10 milj. € n.1,4 mrd €
IV Fimea, PLM, LVM, Tukes, Suomenlinnan hoitokunta, Energiavirasto, TP
kanslia, Suomen Akatemia, Valvira, CIMO, Kilpailu- ja kuluttajavirasto, VTV,
VATT, Ulkopoliittinen instituutti, Asumisen rahoitus- ja kehityskeskus,
Ahvenanmaan valtiovirasto
Alle 10 milj. € n. 75 milj. euroa
6
Hankintayksiköiden segmentointi BTU:t ei mukana!
Suurilla ja pienillä
eri tarpeet ja
osaaminen

7. > 1 mrd.
€
(2 kpl)
>
100
milj.
€
(8kpl)
7
Segmenttien kokoerot
< 10 milj.€ (16 kpl)
> 10 milj.€ (36 kpl)

8. 1. Hankintayksiköiden taustatiedot – Mitkä yksiköt tekevät hankintoja, kuka vastaa
hankintatoimesta ja kuinka monta henkilöä?
‒ Kysely, Netra
2. Hankintojen spendianalyysi 1 - Mihin toimintamenomäärärahoja on käytetty?
‒ Netra (kaikki eurot), Kieku (osakäytössä) ja muut taloushallinnonjärjestelmät: toimintamenojen
käyttö lkp-tileittäin kirjanpitoyksiköittäin, toiminnoittain (Kieku)
‒ Tilha (Tilha-käyttäjät): tietoja tilauksista yksiköittäin, euroittain, tilatut/vastaanotetut jne.
‒ Rondo (Rondo-käyttäjät): tietoja laskuista yksiköittäin, euroittain
‒ Virastojen omat hankintajärjestelmät: …
3. Hankintojen spendianalyysi 2 – Onko hyödynnetty puitejärjestelyjä hankinnoissa?
‒ Hanselin raportointijärjestelmä Qlikview (yhteishankinnat, myös BTU:t):
‒ Tiedot Hanselin puitejärjestelyjen kautta tehdyistä hankinnoista mm. hallinnonaloittain,
kirjanpitoyksiköittäin, puitejärjestelyittäin, ympäristönäkökohta huomioituna jne.
4. Toimittaja-analyysi – Ketkä ovat suurimmat toimittajat?
‒ Kieku (osakäytössä) ja muut taloushallinnonjärjestelmät:
‒ suurimmat toimittajat euroittain, laskuittain, toiminnoittain, kirjanpitoyksiköittäin 8
Hankintatoimen tilan selvittäminen – taustatieto-, spendi- ja toimittaja-analyysit

9. 9
Alustavia tuloksia: Netra raporttiluonnos
hankintakategorioiden pohjalta

10. No Spendianalyysi hankintakategorioittain Eurot v. 2014
1 Sähkö 81 miljoonaa
2 Työterveyshuollon palvelut 61 miljoonaa
3 Tietokoneet 51 miljoonaa
4 Tekniset IT-konsultointipalvelut 40 miljoonaa
5 Laitteiden leasing-palvelut 33 miljoonaa
6 Reittilennot 31 miljoonaa
7 Polttoaineet 30 miljoonaa
8 Toimitilojen käyttäjäpalvelut 29 miljoonaa
9 Microsoft-lisenssit 29 miljoonaa
10 Autot 26 miljoonaa
10
Alustavia tuloksia: Hanselin puitejärjestelyjen käyttö v.2014

11. No Ulkoiset toimittajat suuruusjärjestyksessä (euroittain) v. 2014 Sisäiset toimittajat suuruusjärjestyksessä
(euroittain) v. 2014
1 Tieto Finland Oy Senaatti-kiinteistöt
2 CGI Suomi Oy Valtori
3 SAS Airbus Helicopters Haltik
4 Fujitsu Finland Oy
Palkeet
5 Nordea Rahoitus Suomi Oy
Valtiokonttori
6 Posti Oy
GTK
7 Elisa Oyj
ELY-keskus
8 TeliaSonera Finland Oyj
Oikeushallinnon tietotekniikkakeskus
9 OpusCapita Group Oy
Ilmatieteen laitos
10 Suomen Terveystalo Oy
HAUSkehittämiskeskus Oy
11
Alustavia tuloksia: Toimittaja-analyysi v.2014 (Kieku-virastot)

12. Keskeisiä tuloksia ja toimenpide-
ehdotuksia

13.  VM:n tulee vuosittain määrittää valtion hankintatoimen yhteiset
tulostavoitteet.
 Virastot, ministeriöt ja laitokset nimeävät hankintatoimen
vastuuhenkilön/henkilöt
 Sähköisen kilpailutusjärjestelmän käyttöönotto ensimmäisissä
virastoissa
 Yhteishankintojen käytön seuranta ja lisääminen tavoitteiden
mukaisesti
 Ministeriöiden tulee sopia hankintatoimen yhteisistä tulostavoitteista
tuloskeskusteluissa tulosohjattavien virastojen ja laitosten kanssa.
13
Valtion hankintatoimen yhteiset tulostavoitteet
tulosohjaukseen

14. Hankintatoimen ja taloushallinnon toimialojen yhteistyö
valtiotasolla
 Hankintatoimen ja taloushallinnon toimialojen välistä
yhteistyötä tiivistetään
 VM kokoaa työryhmän
 Hankintatoimen ja taloushallinnon prosessit,
kokonaisarkkitehtuuri, raportointi
Valtion hankintatoimen ohjauksen viestintä
 Valtion hankintatoimen ohjauksen viestintää keskitetään ja
selkeytetään luomalla yhteinen hankintatoimen www-sivusto.
14

15. Hyödyt

16. Antaa mahdollisuudet hankintatoimen tuottavuuden kehittämiseen eli
prosessikustannussäästöihin ja hintasäästöihin
 Hankintojen asianmukainen keskittäminen ja päällekkäisen työn vähentäminen ohjatusti
organisoituen, suunnitelmallisella toiminnalla, järkevällä työnjaolla ja säästäväisellä varojen käytöllä
 Kilpailutusten optimointi ja automatisointi
 Tuotteiden ja nimikkeiden standardointi ja yhdenmukaistaminen
 Tilaamisen, tilausmäärien ja toimitusten optimointi ja automatisointi
 Toimittajamäärien optimointi ja toimittajayhteistyön parantaminen
 Sopimushallinnan parantaminen ja automatisointi
 Laskujen käsittelyn optimointi ja automatisointi
TEHDÄÄN OIKEITAASIOITA, PRIORISOIDEN JA OIKEIN
16
Mitä hyötyä on hankintatoimen haltuunotosta?

17. Johdon sitouttaminen ja
hankintatoimen
vastuutahon
nimeäminen
Hankintatoimen tilan
selvittäminen
Määrärahaseurannasta
huolehtiminen
Hankintojen
suunnittelun ja
seurannan
käynnistäminen
Hankintojen
kategorisointi
Hankintatoimen
organisoinnin ja
työnjaon tarkistaminen
kategorioiden mukaan
Sähköisen
kilpailuttamisen ja
Tilaustenhallinnan
käyttöönotto
Sopimushallinnan
parantaminen
Toimittajayhteistyön
kehittäminen
17
Viraston hankintatoimen kehittämispolku

18. Hannu Koivurinta
Valtiovarainministeriö, henkilöstö- ja
hallintopolitiikkaosasto
hannu.koivurinta@vm.fi
Puhelin 02955 30117
Valtiovarainministeriön viestintä
vm-viestinta@vm.fi
Mediapalvelunumero (arkisin 8–16) 02955 30500