KPK THH Oy - Liiketoimintasuunnitelma

KPK THH Oy - Liiketoimintasuunnitelma
Sitran Kuntaohjelma Kuntien Palvelukeskus –hanke KPK THH Oy perustettava yhtiö LIIKETOIMINTASUUNNITELMA VERSIO 2.0 8.4.2010
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0 Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010 VERSIOHISTORIA: Dokumentin tiedot Hankkeen nimi: KPK-kuntaneuvottelut ja yhtiöiden perustaminen Projektin nimi: KPK THH Hankejohtaja: Kimmo Haahkola Versio: 2.0 Status: Tiedoston nimi: KPK_THH_LTS_v2.0.docx Hyväksynnät Nimi & rooli (allekirjoitus) _________________________ (pvm) _____________________ Nimi & rooli (allekirjoitus) __________________________ (pvm) _____________________ Nimi & rooli (allekirjoitus) __________________________ (pvm) _____________________ Versiohistoria Versio Pvm Tekijä(t) Kommentit 22.1.2010 KPK THH projekti Liiketoimintasuunnitelma v10 siirretty uuteen pohjaan 5.3.2010 KPK THH projekti Suunnitelma päivitetty versio luonnos 04032010 ppt-pohjalta 1.8 12.3.2010 KPK THH projekti Suunnitelma päivitetty versio luonnos 12032010 ppt-pohjalta 1.88 16.3.2010 KPK THH projekti Suunnitelma päivitetty 15032010 läpikäynnin pohjalta 1.89 16.3.2010 KPK THH projekti Kuntasektorin ulkoiset menot, investointilaskelman oletukset 1.90 18.3.2010 KPK THH projekti KPK THH Oy muutettu KPK THH, osakkeen merkintähinnat ja tiedon omistajuus lisätty, kuvia päivitettty Unionin visualisoinnin mukaisiksi 2.0 8.4.2010 KPK THH projekti Stilisoinnit ja kommenttien mukaiset muutokset Valinta Julkisuusluokka Perustelu X Täysin julkinen Neuvotteluihin osallistuvat kunnat Hankkeen sisällä julkinen Kuntaneuvottelu Projektin sisällä julkinen Hankejohto 2
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0 Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010 Tiivistelmä Tämä liiketoimintasuunnitelma on laadittu kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnon osakeyhtiömuotoiselle palvelukeskukselle (myöhemmin KPK THH, palveluyhtiö tai yhtiö). Liiketoimintasuunnitelma pohjautuu kuntatoimijoiden kanssa pidettyihin työpajoihin ja muuhun projektityöskentelyyn. Lisäksi hankkeessa on käyty neuvotteluja 192 sitoumuksen antaneen kunnan ja kuntayhtymän kanssa. Palvelukeskuksen liikeidea perustuu laadukkaan, vertailukelpoisen sekä oikea-aikaisen taloudellisen ja toiminnallisen toteuma- ja ennusteinformaation tuottamiseen sekä talous- ja henkilöstötoimintojen kustannustehokkaaseen ja laadukkaaseen toteuttamiseen. Liikeidean perustana on ylivertainen kuntasektorin tarpeiden ymmärtäminen sekä nykyaikaisimman tietotekniikan hyödyntäminen osana yhtenäisiä ja parhaiden käytäntöjen mukaisia prosesseja. Tavoitteena on kustannustehokkaasti hoidetut, tuotteistetut talous- ja henkilöstöhallinnon peruspalvelut, joissa on optimoitu myös palvelukeskuksen asiakkaana olevien kuntatoimijoiden (kunta, kuntayhtymä ja niiden konserniyhteisöt) tehtäväksi jäävät prosessin osat. KPK THH:n visio on olla valtakunnallisesti laajin ja merkittävin palveluyhtiö, kuntasektorin osaavin kumppani johtamista tukevien talous- ja henkilöstöhallinnon perus- ja lisäarvopalvelujen tuottajana. Palvelukeskus on kuntatoimijoiden kokonaan omistama siten, että se mahdollistaa kuntien suorahankinnat yhtiöltä. Palvelukeskuksen tavoitteena ei ole tuottaa enemmän voittoa kuin mitä tarvitaan vakaan ja kehittyvän toiminnan rahoituksen turvaamiseksi. KPK THH:n organisaatio perustuu alueellisiin palvelukeskuksiin, joilla ainakin toiminnan alkuvaiheessa voi olla useampia fyysisiä toimipisteitä. Päätökset toimipisteiden sijoittumisesta tehdään mukaan lähtevien asiakkaiden sijainnit huomioiden. KPK THH:n henkilökunta muodostuu pääsääntöisesti asiakasomistajien nykyisestä henkilökunnasta ja työntekijät siirtyvät vanhoina työntekijöinä. Näin varmistetaan KPK THH:n hyvä asiakastuntemus. Tavoitteena on, että ensimmäisessä vaiheessa mukaan lähtevät kuntatoimijat päättävät osakkuudestaan ja yhtiön perustamisesta vuoden 2010 kesällä. Palvelukeskuksen toiminta alkaa henkilöstöhallinnon palveluilla vuoden 2011 ja taloushallinnon palveluilla vuoden 2012 alusta. Palveluiden tuottamiseksi on kaksi vaihtoehtoa: yhtenäisen tietojärjestelmäkokonaisuuden kehittäminen ja järjestelmien hankkiminen ostopalveluna. Lisäksi palveluja voidaan ostaa alihankintana nykyisiltä seudullisilta palvelukeskusyhtiöiltä. ICT-palvelut ostetaan KPK ICT:ltä. Kukin mukaan lähtevä kunta sijoittaa osakepääomaan alkuvaiheessa 1 € per kuntalainen. Osakepääomaan tehtävä sijoitus nousee ajan kuluessa ja myöhemmin mukaan tuleville kunnille ensin 3 euroon ja sitten 6 euroon per kunnan asukas. Lisäksi Sitra ja muut pääomasijoittajat lainaavat yhtiön toiminnan käynnistämiseen sekä prosessien ja tietojärjestelmien kehittämiseen tarvittavan pääoman, jonka suuruudeksi on arvioitu 3,0 milj. €. Lainasta osa tulee olemaan oman pääoman ehtoista ja osa vieraan pääoman ehtoista. Kullekin mukaan lähtevälle kuntatoimijalle tehdään siirtymäsuunnitelma, jonka osa-alueita ovat henkilöstö, tietojärjestelmät ja prosessit. KPK THH Oy:n tavoitteena on 25 % markkinaosuus asiakkaina olevien kuntien väestöllä mitattuna vuoteen 2014 mennessä. Tämä tarkoittaa noin 45 milj. € liikevaihtoa, kun toiminta on suunnitellussa tavoitetehokkuudessaan. 3
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0 Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010 1 JOHDANTO ....................................................................................................................................... 5 2 TAVOITELTAVAT HYÖDYT ...................................................................................................... 11 3 LIIKEIDEA JA STRATEGINEN TAHTOTILA ......................................................................... 13 3.1 LIIKEIDEA .................................................................................................................................. 13 3.2 STRATEGINEN TAHTOTILA ......................................................................................................... 14 3.2.1 Visio, toiminta-ajatus ja arvot .............................................................................................. 14 3.2.2 Strategiset tavoitteet ............................................................................................................. 15 3.2.3 Kriittiset menestystekijät ....................................................................................................... 16 3.2.4 Mittarit ja seuranta ............................................................................................................... 17 4 TOIMINTA-, MARKKINA- JA ASIAKASYMPÄRISTÖ .......................................................... 19 4.1 TOIMINTAYMPÄRISTÖ ................................................................................................................ 19 4.2 MARKKINAYMPÄRISTÖ .............................................................................................................. 22 4.3 ASIAKASYMPÄRISTÖ .................................................................................................................. 27 5 LIIKETOIMINTAKUVAUS JA ORGANISOITUMINEN ......................................................... 28 5.1 LIIKETOIMINNAN ANSAINTALOGIIKKA ....................................................................................... 28 5.2 LIIKETOIMINTARAKENNE ........................................................................................................... 28 5.3 ORGANISAATIOMALLI ................................................................................................................ 29 5.4 ORGANISAATION ROOLIT ........................................................................................................... 34 5.5 KPK THH:N JOHTAMISMALLI.................................................................................................... 36 5.6 KPK THH:N ASIAKASSUHTEEN HALLINTA ................................................................................ 38 6 OMISTAMINEN, OHJAUS JA HALLINTO ............................................................................... 42 6.1 YHTIÖN RAKENNE JA OMISTUS................................................................................................... 42 6.2 TOIMINNAN OHJAUS JA HALLINTO ............................................................................................. 43 7 PALVELUTARJONTA .................................................................................................................. 45 7.1 PALVELUKONSEPTI .................................................................................................................... 45 7.2 PALVELUSALKKU....................................................................................................................... 46 7.3 TALOUS- JA HENKILÖSTÖHALLINNON PALVELUT ....................................................................... 47 8 KPK THH:N JÄRJESTELMÄKENTTÄ JA IT-ARKKITEHTUURI ....................................... 49 9 TALOUDELLISET TOIMINTAEDELLYTYKSET ................................................................... 52 10 RISKIT JA TOTEUTUSSUUNNITELMA ................................................................................... 58 10.1 RISKIEN HALLINTA JA VARAUTUMINEN ..................................................................................... 58 10.2 TOTEUTUSSUUNNITELMA........................................................................................................... 60 LIITTEET Liite 1: Palvelutarjonnan prosessikuvaukset Liite 2: Palvelukatalogi Liite 3: Palvelusopimusluonnos Liite 4: Alihankintasopimusluonnos 4
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0 Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010 1 Johdanto Tämä liiketoimintasuunnitelma sisältää ”Kuntien Palvelukeskus THH” -osakeyhtiön (myöhemmin KPK THH, palveluyhtiö tai yhtiö) perustamisen lähtökohdat, liikeidean ja strategisen tahtotilan, tavoiteltavat hyödyt kuntasektorille, liiketoimintakuvauksen ja organisoitumisen, palvelutarjonnan järjestelmävaihtoehtoineen sekä toteutussuunnitelman. KPK THH:n tietotekniset ratkaisut on kuvattu KPK ICT:n liiketoimintasuunnitelmassa. Perustamisen lähtökohdat Lähtökohta KPK THH:n perustamiselle on kuntien tarve tehostaa toimintaansa ja yhtenäistää toimintatapojansa. Kuntien itsenäisen aseman sekä kuntakonsernin monimuotoisen rakenteen vuoksi asiakkailla on hyvin erilaisia tarpeita, jolloin yhden yhtenäisen toimintamallin periaate mielletään usein haasteelliseksi toteuttaa. Tämän vuoksi talous- ja henkilöstötoimintojen hoitamiseen onkin useita erilaisia käytäntöjä. Suurin osa erityisesti pienistä kunnista hoitaa talous- ja henkilöstötoimintonsa itse ja suurin haaste KPK THH:n markkinoille tulolle onkin kuntien varovaisuus muuttaa totuttuja toimintatapoja. Usean kunnan tahtotila on kuitenkin luopua itse tekemisestä ja keskittyä ydintoimintoihinsa. Osa kunnista ja kuntayhtymistä on perustanut oman talous- ja/tai henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen palvelemaan kunta- tai kuntayhtymäkonsernia. Lisäksi tietyt kuntatoimijat ovat perustaneet seudullisia palvelukeskusyhtiöitä. Palvelukeskusmallista saadut kokemukset ovat olleet yleensä hyviä. Kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnon markkinoiden koko Sitran alkuvuodesta 2009 teettämän selvityksen mukaan on kustannuksilla mitattuna 570 milj. €. KPK THH:n asiakaspotentiaalin muodostavat kaikki kunnat ja kuntayhtymät riippumatta siitä, kuinka niiden talous- ja henkilöstötoiminnot on nykytilassa hoidettu. Samalla markkinoilla kilpailevat yksityiset palvelutuottajat kuten tilitoimistot. Näiden markkinaosuus nykytilassa on kuitenkin pieni, mutta voi kasvaa, jos kuntien halukkuus ulkoistaa palvelujaan lisääntyy. 5
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0 Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010 Liikeidea ja strateginen tahtotila KPK THH:n liikeidea perustuu laadukkaan, vertailukelpoisen sekä oikea-aikaisen taloudellisen ja toiminnallisen toteuma- ja ennusteinformaation tuottamiseen sekä talous- ja henkilöstö- toimintojen kustannustehokkaaseen ja laadukkaaseen toteuttamiseen. Liikeidean perustana on ylivertainen kuntasektorin tarpeiden ymmärtäminen sekä nykyaikaisimman tietotekniikan hyödyntäminen osana yhtenäisiä ja parhaiden käytäntöjen mukaisia prosesseja. KPK THH on valtakunnallisesti toimiva, kuntatoimijoiden omistama in house -osakeyhtiö, joka tuottaa asiakkailleen talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita sisältäen laadukkaan ja ajantasaisen informaation päätöksenteon tueksi. Tämän mahdollistavat kustannustehokkaasti hoidetut, tuotteistetut talous- ja henkilöstöhallinnon peruspalvelut, joissa kokonaisprosessi mukaan lukien asiakkaan vastuualueen tehtävät on optimoitu. KPK THH:n visio on olla valtakunnallisesti laajin ja merkittävin palveluyhtiö, kuntasektorin osaavin kumppani johtamista tukevien talous- ja henkilöstöhallinnon perus- ja lisäarvopalvelujen tuottajana. KPK THH:n tavoitteena on 25 % markkinaosuus kuntasektorilla vuoteen 2014 mennessä. Tämä tarkoittaa noin 45 milj. € liikevaihtoa, kun toiminta on suunnitellussa tavoitetehokkuudessaan. Tavoiteltavat hyödyt KPK THH tuo hyötyjä niin yksittäiselle kunnalle kuin koko yhteiskunnalle. Yksittäisen kunnan kannalta merkittävin hyöty on yhtiön tuottama ajantasainen, luotettava ja yhteismitallinen informaatio, jonka pohjalta johto saa tarkan ja reaaliaikaisen näkemyksen kuntatoimijan tilasta ja pystyy tekemään päätöksiä oikean informaation pohjalta. Oikean informaation pohjalta tehdyt päätökset mahdollistavat huomattavat kustannussäästöt kuntien toimialojen palveluissa. Lisäksi talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien tuotteistaminen parhaiden käytäntöjen pohjalta, työnjaon optimointi sekä palvelukeskuksen että kuntatoimijan kannalta ja tietojärjestelmäympäristön tehostaminen tuottavat merkittäviä kustannushyötyjä näiden tukipalveluiden hoitamisessa. KPK THH vastaa myös eläköitymisen ja muun resursointivajeen tuomiin haasteisiin. Koko kuntasektori hyötyy KPK THH:n toiminnasta suorina kustannushyötyinä. Välillisesti yhteiskunta hyötyy, koska talouden kokonaiskuvan muodostaminen helpottuu ja on luotettavampi, kun tiedot ovat yhteismitallisia ja tiedonsaanti ajantasaista. Lisäksi viranomaisraportointi tehostuu ja nopeutuu, kun raportointi voidaan suorittaa entistä keskitetymmin. Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen KPK THH:n liiketoiminnan ansaintamalli perustuu siihen, että palvelukeskus toimii kustannustehokkaammin kuin kuntatoimijat tuottaessaan talous- ja henkilöstöhallinnon palvelunsa itse. Palvelut ovat standardoituja, selkeästi tuotteistettuja ja ne on määritelty palvelusopimuksissa. Jotta hinnoittelu pysyy kilpailukykyisenä markkinoilla vallitsevaan hintatasoon nähden, palvelutoimintaa kehitetään ja tehostetaan jatkuvasti. KPK THH:n tavoitteena onkin olla kilpailukykyisin markkinatoimija. Yhtiö ei tavoittele voittoa enemmän kuin tarvitaan vakaan ja kehittyvän toiminnan rahoituksen turvaamiseksi. KPK THH on liiketoimintarakenteeltaan useamman alueellisen keskuksen muodostama, keskitetysti ohjattu palveluyhtiö. Palveluyhtiö ohjaa ja kehittää alueellisia keskuksiaan 6
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0 Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010 yhtenäiseen suuntaan ja vastaa siitä, että käytäntöjen yhtenäistäminen ja prosessien sekä järjestelmien kehittäminen etenee yhtiön tavoitteiden mukaisesti. KPK THH:n toimitusjohtaja vastaa koko palveluyhtiön toiminnasta, sekä toiminnallisesti että taloudellisesti. Alueellisen palvelukeskuksen johtajan tukena toimii palvelukeskuksen johtoryhmä. Lisäksi prosessikohtaiset ohjausryhmät, joissa on mukana asiakkaiden ja KPK ICT:n edustus, kehittävät toimintamalleja, prosesseja ja tietojärjestelmiä valtakunnallisella tasolla. Palvelutarjonta KPK THH tarjoaa omistajakunnille ja niitä lähellä oleville toimijoille tuotteistettuja talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita. Tässä liiketoimintasuunnitelmassa taloushallinnon palvelu- kokonaisuus kattaa osto- ja myyntilaskut ja vastaavat reskontrat, perinnän, maksuliikenteen, käyttöomaisuuskirjanpidon, kirjanpidon ja tilinpäätöslaskelmat. Näihin peruspalveluihin sisältyy prosessien perus- ja viranomaisraportointi ja toiminnan kehittäminen. Taloushallinnon lisäpalveluina tarjotaan kuntakonsernin tilinpäätöksien laadintaa, kassanhallintaa ja rahoituspalveluita sekä raportointia ja strategisen taloushallinnon lisä- ja tukipalveluita johdon päätöksenteon tueksi. Henkilöstöhallinnon palvelukokonaisuuden peruspalvelut sisältävät palkkahallinnon, matkalaskujen käsittelyn ja perustietojen ylläpidon. Henkilöstöhallinnon lisäpalveluina tarjotaan tukea rekrytointiin sekä palvelusuhdeasioiden neuvontaa ja tukea. Henkilöstöhallinnon lisäpalveluiden osalta palveluja tarjotaan mahdollisesti yhteistyössä Kuntaliiton kanssa. Tulevaisuudessa yhtiön tarjoamat palvelut voivat kehittyä sekä tarvittaessa muuttua ja lisääntyä. Tulevaisuuden mahdollisista palveluista voivat olla esimerkiksi työvoimavuokraus ja strategisen henkilöstöhallinnon asiantuntija- ja tietojärjestelmätukipalvelut.KPK THH ja sen asiakkaat tekevät sopimuskausittain palvelusopimuksen, jossa määritellään tuotettavat palvelut sekä niiden määrä, laatu ja hinta. Yhtiö tuottaa ja tehostaa prosessikohtaisia kokonaispalveluita sisältäen asiakkaan vastuualueelle jäävän toiminnan optimoinnin kokonaishyötyjen saavuttamiseksi. Tämä tuo KPK THH:lle kilpailuetua suhteessa muihin markkinoilla oleviin palveluyhtiöihin ja kuntatoimijoille kustannustehokkuutta. Palvelukeskuksen ulkopuolisten prosessin osien kehittäminen on toisaalta myös edellytyksenä nykyistä yhtenäisemmän, vertailukelpoisemman informaation saamiseksi kuntatoimijoille. Lisäksi mm. suurten kaupunkien palvelukeskusten benchmark- arvioinneissa on todettu, että prosessien tehostaminen palvelukeskuksen osalta on huomattavasti yksinkertaisempaa kuin kuntatoimijan päähän jäävien prosessin osien osalta. Arviointien mukaan suurin kustannushyötypotentiaali on juuri kuntatoimijalle jääneiden prosessin osien kehittämisessä. Tavoitetilassa talous- ja henkilöstöhallinnon kukin osaprosessi toteutetaan yhtenäisellä tietojärjestelmäkokonaisuudella. Tämä ratkaisumalli mahdollistaa kustannustehokkaan palvelutuotannon. Toteutussuunnitelma KPK THH on kuntatoimijoiden kokonaan omistama yhtiö. Perustamisvaiheessa kunnat sijoittavat osakepääomana yhtiöön 1 euroa per kunnan asukas. Osakepääomaan tehtävä sijoitus nousee ajan kuluessa ja myöhemmin mukaan tuleville kunnille ensin 3 euroon ja sitten 6 euroon per kunnan asukas. Yhtiö tarvitsee lisäksi ulkopuolista rahoitusta, minkä vuoksi Sitra ja muut markkinaehtoiset rahoittajat sijoittavat käynnistämisvaiheen investointeihin tarvittavan 7
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0 Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010 lisäpääoman lainana. Lainasta osa tulee olemaan oman pääoman ehtoista ja osa vieraan pääoman ehtoista. Lainoille tarvitaan mahdollisesti omistajien takaus. KPK THH:n tavoitetilaan 2015 edetään vaiheittain toiminnan riskit minimoiden alla olevan suunnitelman mukaisesti. 2011 2012 2013 2014 2015 Asiakasvolyymi ~10 % ~15% ~20% ~25% ~25% (väestön kattavuus) Palvelutuotanto Palkanlaskenta, Palkanlaskenta, Palkanlaskenta, Palkanlaskenta, Palkanlaskenta, matkalaskujen matkalaskujen matkalaskujen matkalaskujen matkalaskujen käsittely, käsittely, käsittely, käsittely, käsittely, Alihankintana on taloushallinto *, rekrytointi, rekrytointi, rekrytointi, mahdollista ostaa taloussuunnittelu * (työvoima- (työvoima- (työvoima- myös vuokraus) vuokraus) vuokraus) taloushallinnon taloushallinto, taloushallinto, taloushallinto, palveluita taloussuunnittelu taloussuunnittelu Taloussuunnittelu Järjestelmä- Palkanlaskennassa Yhtenäinen Yhtenäinen Yhtenäinen Yhtenäinen ympäristö olemassa olevat järjestelmä- järjestelmä- järjestelmä- järjestelmä- järjestelmät, kokonaisuus: kokonaisuus: kokonaisuus: kokonaisuus: (Personec F.K./R, - ERP * - ERP - ERP - ERP Pegasos), - järjestelmä- -Järjestelmä- -Järjestelmä- -Järjestelmä- matkalaskujen palveluna palveluna palveluna palveluna käsittelyprosessissa hankittava hankittava hankittava hankittava uusi yhteinen vaihtoehto vaihtoehto vaihtoehto vaihtoehto järjestelmä, taloushallinnon ja – suunnittelun osalta tehdään järjestelmä- kehitystä Toimipisteet Vähintään 3 aluetta 5 aluetta, Enintään 5 aluetta, Noin 150 joilla mahdollisesti htv/toimipiste useampia toimipisteitä Henkilöstö Kultakin asiakkaalta Tavoite- siirtyy tavoite- tehokkuuksien tehokkuuden mukainen mukainen määrä henkilöstömäärä työntekijöitä, loput (saavutetaan henkilöt voidaan eläköitymisen myös siirtää KPK kautta) THH:hen, mutta lisäresursointi laskutetaan erikseen Taulukko 1-1 KPK THH 2015 tavoitetilan tiekartta KPK THH:n toiminta käynnistyy vuonna 2011. Palvelutarjonnassa on tuolloin palkanlaskenta ja matkalaskujen käsittely. Tuotantoa tehdään olemassa olevilla palkanlaskennan järjestelmillä. Matkalaskujen käsittelyyn KPK THH:lle hankitaan uusi yhteinen järjestelmä. KPK THH:n alihankkijaverkoston kautta on mahdollista ostaa myös taloushallinnon ja –suunnittelun palveluita. 8
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0 Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010 Vuoden 2011 käynnistysvaiheessa KPK THH:lla on toimintaa vähintään kolmella ja enintään viidellä alueella, joilla voi olla useampia toimipisteitä. Alueelliset keskukset pohjautuvat alkuvaiheessa asiakkaaksi tulevien kuntatoimijoiden olemassa oleviin palvelukeskuksiin. Uusia toimipisteitä voi lisäksi syntyä mm. ostamalla ja yhdistämällä pienempiä palveluntuottajia tai liittämällä toimiva palvelukeskus osaksi KPK THH:a. KPK THH:n asiakasvolyymin suunnitellaan kasvan vuosittain 5%:lla vuoteen 2014 mennessä, jolloin väestön kattavuus on 25%. KPK THH:n palvelutarjonta kattaa taloushallinnon ja –suunnittelun palvelut vuonna 2012 mikäli hyödynnetään olemassa olevia laajennettavia järjestelmäsopimuksia, muutoin nämä palvelut ovat KPK THH:n palvelusalkussa vasta vuonna 2013. Toisaalta kuntatoimijoilla on mahdollisuus hankkia nämä palvelut jo vuonna 2012 palveluna hankittavan tietojärjestelmän tai alihankintaverkoston kautta. KPK THH:n suunniteltu palvelusalkku on täydessä laajuudessaan kuntatoimijoiden käytettävissä vuonna 2013, jolloin palvelutarjontaan lisätään myös rekrytoinnin tuki. Prosessien ja raportoinnin jatkuva kehittäminen on tärkeä osa KPK THH:n oimintaa. Kehityspolku I KPK THH:n TAVOITETILAN MUKAISEN ERP-JÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖN POHJAUTUVA PALVELUTUOTANTO YHTENÄISTEN PROSESSIEN JA KEHITETYN KPK THH:N KONSEPTIN TOIMINTA- PERUSTAMINEN TAPOJEN MUKAISEN TOIMINNAN JATKUVA KEHITTÄMINEN LAAJENTAMINEN KPK THH:n PALVELUNA HANKITUN TIETOJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖN Kehityspolku II POHJAUTUVA PALVELUTUOTANTO (IIa. THH-henkilöstö siirtyy KPK THH:hen, IIb: THH-henkilöstö ei siirry KPK THH:hen) Kehityspolkujen lisäksi voidaan tarjota talous - ja henkilöstöhallinnon palveluita alihankintaverkoston kautta. Omistusjärjestelyt olemassa olevien palvelukeskusten kanssa ovat myös mahdollisia. Kuva 1-1 KPK THH:n kehityspolut I ja II KPK THH:n toiminta käynnistyy kahden rinnakkaisen kehityspolun kautta. Kehityspolku I keskittyy KPK THH:n tavoitetilan mukaisen toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) käyttöön pohjautuvan palvelutuotannon kehittämiseen. Kehityspolku II pohjautuu palveluna hankittavaan vaihtoehtoiseen järjestelmäratkaisuun. Kuntatoimijoilla on tässä kehityspolussa mahdollisuus joko siirtää talous- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijansa KPK THH:oon tai jättää henkilöstö kunnan omaan organisaatioon. Palvelukeskusrakenne vastaa kuntasektorin haasteisiin Kuntasektorille on tunnusomaista toimintaympäristön hajanaisuus. Kuntia on 348, jotka ovat kooltaan ja lähtökohdiltaan hyvin erilaisia. Kuntayhtymiä on syyskuun 2009 tietojen mukaan 9
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0 Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010 188, joista merkittävimmät ovat 19 maakuntien liittoa, 20 sairaanhoitopiiriä, 37 kansanterveystyön kuntayhtymää, 16 erityishuoltopiirien kuntayhtymää ja 48 koulutuskuntayhtymää1. Lisäksi kuntakonserniin kuuluu näiden omistamia liikelaitoksia ja yhtiöitä. Hajanaisuus heijastuu myös talous- ja henkilöstöhallintoon, joiden osalta kuntien välinen yhteistyö on vielä melko harvinaista. Käytännöt ja toimintaperiaatteet on toteutettu useilla eri malleilla ja järjestelmäratkaisuilla. Alla olevassa taulukossa kuvataan tyypilliset toimintamallit. TOIMINTAMALLI TYYPILLINEN YMPÄRISTÖ Hajautettuna tai osana kunnan yleishallintoa Pienet kuntatoimijat, osa keskisuurista 1 kuntatoimijoista Kunnan oma palvelukeskus sisäisenä yksikkönä tai Suuret kuntatoimijat, osa keskisuurista 2 liikelaitoksena kuntatoimijoista Yhteisesti muiden kuntien/kuntayhtymien kanssa Noin kymmenen seudullista osakeyhtiötä tuottaa 3 omistettuna palvelukeskusyhtiönä palveluja keskisuurille kuntatoimijoille ja niiden ympäristölle Ulkoistettuna kaupalliselle markkinatoimijalle, Kuntakonserniin kuuluvat osakeyhtiöt 4 kuten tilitoimistolle Taulukko 1-2 Yhteenveto talous- ja henkilöstöhallinnon järjestämistavoista kunnissa Palvelukeskusmalliin siirtyminen vaatii toimintaperiaatteiden yhtenäistämistä, mistä seuraa lukuisia välittömiä hyötyjä. Laadukas ja ajantasainen informaatio luo edellytykset tehokkaalle johtamiselle. Yhtenäiset laskentakäytännöt tuovat läpinäkyvyyttä ja mahdollistavat kuntien tunnuslukujen vertaamisen keskenään. Prosessien ja järjestelmien yhdenmukaistaminen, palvelujen tuotteistus ja yhteiset kehitysinvestoinnit tehostavat palvelutuotantoa ja alentavat kustannuksia myös kuntiin jäävien toimintojen osalta. Palvelukeskusmallissa työnjako on selkeä. Palveluyhtiö vastaa talous- ja henkilöstöhallinnon peruspalveluista sekä tuottaa johtamista ja päätöksentekoa tukevaa informaatiota ja raportointia tarvittaessa lisäpalveluina. Kuntatoimija voi täysipainoisesti keskittyä toimialojen palveluiden toimivuuteen ja ohjata resursseja näiden palveluiden varmistamiseen. Liiketoimintasuunnitelmaa on työstetty yhdessä kuntasektorin toimijoiden kanssa KPK THH:n liiketoimintasuunnitelma on laadittu alkuvuoden 2009 aikana useiden kuntatoimijoiden talousjohdon kanssa. He toivat sisältöä työhön haastattelujen, työkokousten ja materiaalin kommentoinnin kautta. Marraskuussa 2009 käynnistynyt liiketoimintasuunnitelmien päivitys pohjautuu sekä 192 kuntatoimijan kanssa käytyihin kuntaneuvotteluihin että Lahden, Oulun, Raision ja Turun kaupunkien ja Varsinais-Suomen Sairaanhoitopiirin edustajien kanssa pidettyihin työpajoihin. Lisäksi olemassa olevista palvelukeskuksista Seutukeskus Häme Oy:n ja Taloustuki Kuntapalvelut Oy:n edustajat ovat olleet mukana liiketoimintasuunnitelman päivittämisessä mm. alihankintaverkostomallin osalta. 1 www.kunnat.net, syyskuu 2009 10
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0 Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010 2 Tavoiteltavat hyödyt Palvelukeskusmalliin siirtyminen mahdollistaa hyötyjä organisaatiolle Palvelukeskusmallin avulla on tutkitusti mahdollista saavuttaa useita hyötyjä. BearingPointin eurooppalaisen tutkimuksen2 mukaan palvelukeskusmalliin siirtyneet yritykset ja julkiset organisaatiot ovat saavuttaneet toiminnassaan selvää parannusta aikaisempaan tilanteeseen nähden. Aiempaa huonommin Sama kuin aiemmin Aiempaa paremmin 100 % 80 % Osuus vastaajista 60 % 40 % 20 % 0% Kuva 2-1 Organisaatioiden kokema hyöty palvelukeskukseen siirtymisen jälkeen Toimintatapojen yhtenäistäminen, kustannustehokkuus ja parhaiden käytäntöjen käyttöönotto on parantunut lähes jokaisessa tutkitussa organisaatiossa palvelukeskusmalliin siirtymisen myötä. Yli puolet organisaatioista on ilmoittanut, että lisäarvoa tuottavan työn osuus on kasvanut, tiedon laatu on parantunut ja se on ollut nopeammin saatavilla. Lisäksi työntekijöiden osaamistaso on kasvanut. Myös yhteistoiminta muiden tukitoimintojen kanssa ja sisäinen asiakastyytyväisyys on pysynyt yhtä hyvänä tai parantunut entisestä. KPK THH:n tavoittelemat hyödyt KPK THH:n suurin lisäarvo kuntasektorille syntyy laadukkaan, vertailukelpoisen ja oikea- aikaisen taloudellisen ja toiminallisen informaation tuottamisesta kunnan johtamisen ja päätöksenteon tueksi, sekä siitä, että tämä mahdollistaa ydinprosessien kehittämisen 2 BearingPoint White Paper –julkaisu 2005: ”Shared Services and Outsourcing in Europe: What Firms Have Done and Plan to Do” 11
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0 Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010 keskitetymmin sekä prosessien, rakenteiden, toimintamallien ja järjestelmien yhtenäistämisen, mikä näkyy suorana kustannustehokkuuden parantumisena kokonaisprosessissa. KPK THH:n asiakkuudesta saavutetaan hyötyjä monella tasolla. Yksittäisen kunnan kannalta merkittävimmiksi hyödyiksi on tunnistettu edellä mainitun kokonaistehostumisen lisäksi selkeät ja tuotteistetut palvelut talous- ja henkilöstöhallinnossa, eläköitymiseen ja muihin resursointihaasteisiin vastaaminen, palveluiden laadun parantuminen osaamisen keskittymisen kautta sekä kunnan oman tietojärjestelmäympäristön kehittäminen palvelukeskuksen järjestelmäympäristöä hyödyntäen. Hyödyt näkyvät selkeimmin pienissä kunnissa, joilla ei itsenäisesti ole mahdollisuutta suuriin kehittämisinvestointeihin sekä kunnissa, joissa talous- ja henkilöstöhallinto hoidetaan vielä hajautetusti itse. Niiden kuntien osalta, jotka jo ovat organisoineet talous- ja henkilöstöhallintonsa esimerkiksi kunnan sisäisellä palvelukeskusmallilla, tehostuminen ei välttämättä ole yhtä suurta. Toisaalta näissäkin kunnissa on tehostamispotentiaalia vielä huomattavasti erityisesti kuntaorganisaation sisällä edelleen toteutettavien prosessin osien osalta. KPK THH:n tavoitteena on yhtenäistää myös näiden prosessin osien toimintatapoja kuntien kesken. Tällä saavutetaan kustannustehokkuutta ja luodaan edellytyksiä nykyistä vertailukelpoisemman informaation tuottamiseen. Jo toimiville palvelukeskuksille KPK THH antaa mahdollisuuden oman toiminnan laajentamiseen osana laajempaa palvelukokonaisuutta joko liittymällä osaksi KPK THH:a tai toimimalla KPK THH:n alihankkijana. Palveluyhtiö luo myös mahdollisuuden hyödyntää entistä suurempia mittakaavaetuja ja laajempaa omistuspohjaa. Toimiminen KPK THH:n palveluverkostossa antaa olemassa oleville palvelukeskuksille mahdollisuuden tuoda omia parhaita käytäntöjä palveluyhtiön kehittämiseen ja palveluyhtiön kanssa yhdessä kehitettyjen yhtenäisten toimintatapojen ja järjestelmien käyttöönoton. Näin kehitetään sisällöllistä erityisosaamista kuntasektorin keskeisillä palvelualueilla. Yhtenä esimerkkinä KPK THH:n perustamistoimien tuomista hyödyistä olemassa oleville palvelukeskuksille on KPK-hankkeen yhteydessä syntyvä kahden kuntaomisteisen yhtiön perusteilla oleva KuntaPro Oy, joka tuottaa ja tarjoaa omistajilleen, kunnallisille yhteisöille, talous- ja palkkahallinnon ja muita tukipalveluja. Yhtiön visiona on muodostaa yhdessä omistajiensa kanssa sähköiseen asiointiin perustuva talouspalvelukeskusten verkosto. Yhtiön tavoitteena on omistajien osaamisen hyödyntäminen palvelujen kehittämisessä ja varsinaisessa palvelutuotannossa, omistajien kustannustehokkuuden ja laadun parantaminen tällä toimialalla sekä tuotantoprosessien ja tuotettujen palvelujen kehittäminen kaikille asiakkaille sopivina ratkaisuina (toimivien mallien monistus). Yhteiskunta hyötyy KPK THH:n toiminnasta suorina kustannustehokkuuden parantumisena. Välillisesti yhteiskunta hyötyy, koska talouden kokonaiskuvan muodostaminen helpottuu ja on luotettavampi, kun tiedot ovat yhteismitallisia ja tiedonsaanti ajantasaista. Viranomaisraportointi tehostuu ja nopeutuu, kun raportointi voidaan suorittaa entistä koordinoidummin. Parempi informaatio tukee myös rakennemuutosta ja parantaa resurssien suunnittelua ja sitä kautta hillitsee lyhytaikaisten työsuhteiden ja eläköitymisen aiheuttamia haasteita. Paremman informaation avulla johdon on helpompi tuottaa entistä parempia ja perusteltuja päätöksiä. Taloudellisia tietoja ja operatiivisen toiminnan tunnuslukuja voidaan vertailla toisiinsa ja analysoida toiminnan kehittämiseksi. Lisäksi talouden suunnittelu paranee, kun johtamisen tueksi kehitetään uusia välineitä. 12
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0 Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010 3 Liikeidea ja strateginen tahtotila 3.1 Liikeidea KPK THH on valtakunnallisesti toimiva, kuntatoimijoiden omistama palveluyhtiö, joka tarjoaa asiakkailleen johdon päätöksenteon tuen laadukkaan ja ajantasaisen tiedon tuottamisen sekä raportoinnin ja analyysin kehittämisen kautta, sekä kustannustehokkaat talous- ja henkilöstöhallinnon peruspalvelut tehokkaan kokonaisprosessin osana. Palvelukeskusrakenne luo perustan toimintamallin kehittämiselle KPK THH:n liiketoimintamalli perustuu palvelukeskusmallin yleisille perusperiaatteille. Tämä tarkoittaa sitä, että palvelukeskus on itsenäisesti johdettu organisaatio, joka tuottaa asiakkailleen yhtenäisiin prosesseihin perustuvat palvelut. Palvelukeskusmalli lisää välitöntä kustannustehokkuutta rakenteiden, toimintojen ja vastuun keskittämisen sekä tuotteistetun palvelutarjooman ja yhtenäistetyn järjestelmäympäristön kautta. Toiminnan kehittäminen on asiakaslähtöistä. Rakenteiden keskittäminen ja yhtenäistäminen luo edellytykset asiakkaiden toimialojen palveluiden tehokkaalle johtamiselle. Palvelukeskusmallissa tiedon ajantasaisuus, yhteismitallisuus ja vertailtavuus on helpompi toteuttaa, kuin mitä se olisi yksittäisissä toimipisteissä. Laadukkaat perustiedot puolestaan edesauttavat sekä raportoinnin että raportoinnista tehtävän analyysin laadun huomattavaa paranemista. Suurimmat hyödyt palvelukeskusmalliin siirtymisestä saavutetaan, kun myös asiakkaiden toimialojen palvelut tuotteistetaan yhtenäisellä tavalla. Kuva 3-1 Palvelukeskusrakenne KPK THH:ssa 13
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0 Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010 3.2 Strateginen tahtotila KPK THH:n strateginen tahtotila strategiakartaksi tiivistettynä on esitetty alla. Perustelut ja kuvaus sisällölle on dokumentoitu luvuissa 3.2.1 – 3.2.4. Strategiakartassa tiivistetään KPK THH:n visio, toiminta-ajatus, arvot, strategiset tavoitteet ja kriittiset menestystekijät yhteen näkymään. Strategiset tavoitteet ja niihin liittyvät kriittiset menestystekijät käsitellään neljän näkökulman kautta, jotka ovat talous ja vaikuttavuus, asiakkaat, prosessit sekä ihmiset ja osaaminen. Visio Toiminta-ajatus Arvot KPK THH tehostaa kuntasektorin johdon päätöksentekoa parantuneen KPK THH on valtakunnallisesti raportoinnin ja analyysin kautta, sekä laajin ja merkittävin palveluyhtiö, tuottaa kuntasektorin talous- ja Asiakaslähtöisyys kuntasektorin osaavin kumppani Tahtotila henkilöstöhallinnon palvelut Avoimuus johtamista tukevien talous- ja kustannustehokkaasti ja yhtenäisellä Vaikuttavuus henkilöstöhallinnon perus- ja toimintamallilla. Toimintaa suunnitellaan lisäarvopalvelujen tuottajana. ja kehitetään yhdessä asiakkaiden KPK THH:n tavoitteena kanssa. on 25% markkinaosuus kuntasektorilla vuoteen Talous ja Asiakkaat Prosessit Ihmiset ja 2014 mennessä vaikuttavuus osaaminen Yhtenäiset prosessit ja Lisäarvoa osaamisen ja Strategiset Kustannustehokas Ainutlaatuinen asioimiskäytännöt, organisaatiokulttuurin tavoitteet 2015 toimintamalli asiakastuntemus selkeät kautta palvelukokonaisuudet Palvelujen Asiakkaan toiminnan tuotteistaminen ja Kehityshenkinen Toimiva omistajaohjaus ymmärtäminen suunnitelmallinen kulttuuri Kriittiset kehittäminen menestystekijät Optimaalisen Toiminnan organisointi ja Palvelujen riittävä Tietojärjestelmien henkilömäärän ja oikean mittakaavaedut läheisyys yhteensopivuus osaamisen varmistaminen Läpimenoaika HTV/prosessi Asiakastyytyväisyys Poikkeamat Esimerkkejä Kpl / htv palvelusopimuksesta Osaamisprofiilien Asiakaskannattavuus mittareista Eur / kpl IT-kustannukset ajantasaisuus Asiakkaiden pysyvyys /kokonaiskustannukset Henkilöstötyytyväisyys Kuva 3-2 KPK THH:n strategiakartta 3.2.1 Visio, toiminta-ajatus ja arvot KPK THH:n visio on olla valtakunnallisesti laajin ja merkittävin palveluyhtiö, kuntasektorin osaavin kumppani johtamista tukevien talous- ja henkilöstöhallinnon perus- ja lisäarvopalvelujen tuottajana. Visio tarkoittaa sitä, että KPK THH on:  Valtakunnallisesti laajin ja merkittävin palveluyhtiö. KPK THH:n tavoitteena on 25 % markkinaosuus kuntasektorilla vuoteen 2014 mennessä.  Kuntasektorin osaavin kumppani. Henkilöstöllä on kilpailijoihin nähden ylivertainen osaaminen ja ymmärrys kuntasektorin toiminnasta, haasteista ja ratkaisumalleista.  Johtamista tukevien talous- ja henkilöstöhallinnon perus- ja lisäarvopalvelujen tuottajana. Liiketoimintarakenne ja organisaatiomalli suunnitellaan niin, että ne mahdollistavat peruspalvelujen kustannustehokkuuden, yhteismitallisen ja vertailukelpoisen informaation tuottamisen, kuntasektorin raportointisisällön ja -käytäntöjen yhtenäistämisen ja kehittämisen sekä kuntasektorin toimialojen palvelujen ohjauksen tehostamisen 14
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0 Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010 KPK THH:n toiminta-ajatus on tehostaa kuntasektorin johdon päätöksentekoa parantuneen raportoinnin ja analyysin kautta sekä tuottaa kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut kustannustehokkaasti ja yhtenäisellä toimintamallilla. Toimintaa suunnitellaan ja kehitetään yhdessä asiakkaiden kanssa. Toiminta-ajatuksen tahtotilan mukaan kuntatoimijoiden tiedonhallintaa, prosesseja ja asiointikäytäntöjä on uudistettava tavalla, joka mahdollistaa kunnon irtioton nykytilanteesta ja tehostaa kuntatoimijoiden taloutta. Kehitystyöhön tarvitaan valtakunnallinen yhtenäinen toimintatapa, joka huomioi parhaat käytännöt sekä nykyisten palvelukeskusten toimintatavat ja asiakkaiden tarpeet KPK THH:n arvot - asiakaslähtöisyys, avoimuus ja vaikuttavuus - ovat linjassa vision ja toiminta-ajatuksen sekä kuntatoimijoiden strategisten periaatteiden kanssa.  Asiakaslähtöisyys tarkoittaa asiakkaan toiminnan ja toimintaympäristön ymmärtämistä, asiakkaan kuuntelemista ja palvelujen asiakaslähtöistä kehittämistä  Avoimuus tarkoittaa kehityshakuista ja ennakkoluulotonta organisaatiokulttuuria sekä toiminnan läpinäkyvyyttä ja rehellisyyttä kaikkien sidosryhmien suuntaan  Vaikuttavuus tarkoittaa lisäarvon tuottamista asiakasyhteistyön kaikissa vaiheissa 3.2.2 Strategiset tavoitteet KPK THH:n strategiset tavoitteet kuvaavat sen, miten yhtiö saavuttaa pysyvän kilpailuedun valitussa talous- ja henkilöstöhallinnon markkinassa. Kustannustehokkuus Talouden ja vaikuttavuuden näkökulmasta katsottuna KPK THH:n toiminta suunnitellaan parhaita käytäntöjä vastaavaksi niin, että kustannustehokkuuden kasvattaminen on mahdollista. Kustannustehokkuus syntyy muun muassa mittakaavaeduista, omien ja kuntatoimijoiden asiakkaiden prosessien ja järjestelmäkentän yksinkertaistamisesta ja standardoinnista, palvelujen tuotteistamisesta, järjestelmätuen lisäämisestä prosessien eri vaiheissa, sähköisen asioinnin kehittämisestä sekä toimintojen organisatorisesta uudelleenjärjestelystä, jossa roolit ja vastuut määritetään selkeiksi ja niistä pidetään kiinni. Ainutlaatuinen asiakastuntemus Asiakkuuksien näkökulmasta katsottuna KPK THH perustetaan asiakaskuntatoimijoiden sekä mahdollisesti kuntatoimijoille jo palveluja tuottavien yhtiöiden aloitteesta sekä pääsääntöisesti nykyisellä henkilöstöllä. Tämä tarkoittaa sitä, että yhtiöllä on erittäin vahva ymmärrys asiakkaidensa erityispiirteistä ja tarpeista. Yhtenäiset prosessit ja asioimiskäytännöt, selkeät palvelukokonaisuudet Prosessien näkökulmasta katsottuna KPK THH noudattaa yhteisiä käytäntöjä läpi koko organisaation sekä sisäisissä että asiakaspalvelu- ja tuotantoprosesseissa. Tämä on ainoa tapa 15
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0 Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010 luoda aitoa lisäarvoa asiakaskuntatoimijoille kustannustehokkuuden nousun sekä selkeiden, myös asiakkaan rajapinnan puolelle määriteltyjen roolien ja vastuiden kautta. Lisäarvoa osaamisen ja organisaatiokulttuurin kautta Ihmisten ja osaamisen näkökulmasta katsottuna KPK THH organisoidaan osaamiskeskus- periaatteella niin, että henkilöstöllä on mahdollisuus työn kautta kehittyä erityisosaajiksi esimerkiksi tietyn prosessin tai asiakassegmentin osalta. Tavoitteena on kehityshenkisen kulttuurin kautta myös tarvittaessa pyrkiä houkuttelemaan pätevää lisähenkilöstöä. 3.2.3 Kriittiset menestystekijät Strategisten tavoitteiden saavuttamisen kannalta kriittisiksi, etenkin KPK THH:n perustamisvaiheessa huomioon otettaviksi tekijöiksi, on tunnistettu seuraavat kokonaisuudet. Talous ja vaikuttavuus Toimiva omistajaohjaus: Hallitustyöskentely keskittyy organisaation ja toiminnan strategiseen kehittämiseen. Hallitus koostuu henkilöistä, jotka ovat erikoistuneet talous- ja henkilöstöhallintoon, palveluliiketoimintaan, yritysjuridiikkaan ja julkiseen palvelusektoriin. Hallituksella tulisi myös olla kontaktipintaa korkeakouluihin, ammattijärjestöihin ja -liittoihin. Hallituksen kokouksiin voivat osallistua hallituksen kutsumat pysyvät asiantuntijat. Toiminnan organisointi ja mittakaavaedut: KPK THH ei tavoittele monopoliasemaa. Toiminnan on tarkoitus olla mittavaa, jotta varmistetaan KPK THH:n kustannustehokkuus verrattuna pieniin erillisyksiköihin. Organisointi KPK THH:n toiminnallisella tasolla tarkoittaa sitä, että rajapinta kuntatoimijan ja palveluyhtiön välillä on selkeä ja hyvin määritelty. Kriittistä organisoinnissa on prosessien tehokas järjestäminen kuntatoimijoiden organisaatioissa. Myös sinne tarvitaan riittävästi osaamista ja tietämystä tuottamaan näiden organisaatioiden vastuulle jääviä tehtäviä. Tehostumistavoitteiden ja kustannustehokkuuden saavuttamiseksi on organisaatioiden oltava valmiit myös henkilöstön uudelleenjärjestelyihin. On todennäköistä, että työn sisältö tulee muuttumaan tai henkilölle saatetaan ehdottaa siirtymistä palveluyhtiön palvelukseen tai muuhun rooliin organisaation sisällä. Asiakkaat Asiakkaan toiminnan ymmärtäminen tarkoittaa kuntasektorin erityispiirteiden tuntemuksen säilyttämistä ja kehittämistä sekä niiden huomioimista päivittäisessä työssä, ei asiakkaille yksittäin tuotettavia erityispalveluja. Palvelujen riittävä läheisyys. Palvelut pidetään lähellä asiakkaita siten, että suora kontakti asiakkaan organisaatioon säilyy ja toiminta pysyy tehokkaana myös henkilökohtaisten suhteiden kautta. Asiakasnäkymän lisäksi palvelujen sijaintiin vaikuttavat myös kuntasektorin elinkeinopoliittiset reunaehdot. 16
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0 Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010 Prosessit Tietojärjestelmien yhteensopivuus. Tietojärjestelmäkentän selkiinnyttäminen, yhteensopivuus ja liittymien toimivuus myös asiakkaiden muiden tietojärjestelmien kanssa on keskeinen tekijä KPK THH:n kustannustehokkaan palvelutuotannon varmistamisessa. Palvelujen tuotteistaminen ja suunnitelmallinen kehittäminen. Kaikille asiakkaille tarjotaan samat palvelukokonaisuudet laadultaan samantasoisina. Tuotteistaminen on edellytys kokonaisprosessien tehokkaalle organisoinnille ja tavoiteltavien kustannushyötyjen saavuttamiselle. Tuotteistamisen avulla voidaan muodostaa asiakkaalle parhaiten sopivat palvelukokonaisuudet. Kokonaisprosessien ja raportoinnin jatkuva kehittäminen on tärkeä osa KPK THH:n toimintaa. Ihmiset ja osaaminen Kehityshenkinen kulttuuri. Innostava ja osallistava organisaatiokulttuuri mahdollistaa KPK THH:n kiinnostavuuden työpaikkana, helpottaa rekrytointeja ja parantaa työntekijöiden viihtyvyyttä. Optimaalisen henkilömäärän ja osaamisen varmistaminen. KPK THH:n on varmistettava kriittisen osaamisen riittävyys kaikilla palvelutarjonnan osa-alueilla. Lisäksi on varmistettava, että prosesseissa työskentelee optimaalinen henkilömäärä. KPK THH:n riittävä koko mahdollistaa panostamisen kouluttamiseen ja henkilöstön kehittämiseen ja sitä kautta laadukkaampiin palveluihin. KPK THH:n tulee viestiä korkeasta osaamistasosta ja osaamisen arvostuksesta toiminnan alusta lähtien. Osaamiseen liittyy keskeisenä alueena kaksikielisyys, koska kaikki palvelut tarjotaan tarvittaessa myös ruotsin kielellä. 3.2.4 Mittarit ja seuranta KPK THH:n lopullinen mittaristo päätetään yhtiön perustamisvaiheessa ja mittareille haetaan samalla lähtötilannetta kuvaavat arvot. Tämän jälkeen annettujen tavoitteiden seuranta ja toiminnan kehittäminen perustetaan mittariarvojen muutoksiin ja muutosten taustoihin. Esimerkkejä tyypillisistä mittareista strategiakartan eri osa-alueilla KPK THH:n näkökulmasta on kuvattu alla. Talous ja vaikuttavuus: Kustannustehokkuuden mittareita ovat tapahtumamäärät per henkilötyövuosi sekä kustannukset per tapahtuma. Esimerkkejä tapahtumat per henkilötyövuosi -mittareista ovat käsitellyt ostolaskut ja käsitellyt palkkakuitit per henkilötyövuosi. Esimerkkeinä kustannukset per tapahtuma -mittareista on yhden ostolaskun tai palkkakuitin tuottamisen ja käsittelyn hinta. Talousmittareita ovat myös yhtiön taloudelliset tunnusluvut, kuten myyntituotot, käyttökate ja liikevoitto. Asiakkaat: Asiakaslähtöisyyden ja asiakastuntemuksen keskeisin mittari on asiakastyytyväisyys, jota mitataan prosessitasolla esimerkiksi kerran vuodessa kerättävällä asiakastyytyväisyyskyselyllä tai asiakkaan reklamaatioiden lukumäärällä. Muita mittareita ovat 17
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0 Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010 asiakaskannattavuus sekä asiakkaiden pysyvyys ja KPK THH:n tuottama osuus asiakkaidensa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluista. Prosessit: Prosessien tehokkuutta ja tietojärjestelmien yhteensopivuutta mittaavat prosessien läpimenoaika ja tietojärjestelmäkustannusten osuus kokonaiskustannuksista. Prosessien läpimenoaika tulisi saada mahdollisimman pieneksi ja sitä voidaan mitata joko kokonaisprosessin tai palvelukeskuksen osalta. Tietojärjestelmäkustannusten osuus kokonaiskustannuksista mittaa tietojärjestelmien hyödyntämisen astetta. Prosessien yhtenäisyyttä ja palvelujen tuotteistuksen astetta voidaan mitata poikkeavuuksilla palvelusopimuksista. Palvelusopimuksista poikkeamien lukumäärä mittaa prosessien ja asioimiskäytäntöjen yhtenäisyyden tilannetta ja sitä, kuinka paljon poiketaan suunnitelluista prosesseista tai tehdään asiakaskohtaisia poikkeuksia. Ihmiset ja osaaminen Kehityshenkisen kulttuurin ja osaamistason mittareita ovat henkilöstötyytyväisyys, osaamisprofiilien ajantasaisuus ja henkilötyövuosia per prosessi. Henkilöstötyytyväisyyttä seurataan kausittain, tyypillisesti kerran vuodessa toteutettavalla työtyytyväisyyskyselyllä. Osaamisprofiilien ajantasaisuus indikoi KPK THH:n osaamistasoa ja osaamisen kehittämistoimien etenemistä. Henkilötyövuosia per prosessi -mittari kuvaa henkilöiden taitoja ja tehokkuutta prosessin toteuttamisessa. 18
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0 Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010 4 Toiminta-, markkina- ja asiakasympäristö 4.1 Toimintaympäristö KPK THH:n yhteiskunnallinen toimintaympäristö ja kilpailuympäristö asettavat reunaehtoja palveluyhtiön toiminnalle ja siten valituille strategisille linjauksille. Toimintaympäristössä selvästi tunnistettavia trendejä ovat väestön ikärakenteen muutos, monikulttuurillistuminen, alueellinen keskittyminen erityisesti Uudenmaan alueelle ja muihin kasvukeskuksiin sekä alueellisten erojen kasvaminen palveluiden saatavuuden ja kuntien rahoituskyvyn osalta. Toimintaympäristön muutokset antavat periaatteessa hyvän lähtökohdan KPK THH:n toiminnan käynnistämiselle. Kunnat ovat perustaneet omia talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksia ja niistä saadut kokemukset ovat olleet yleensä hyviä. Kunnissa ei kuitenkaan ole vielä tehty selkeitä linjauksia tai päätöksiä ulkoistaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita markkinoille. Usean kunnan tahtotila on kuitenkin luopua itse tekemisestä ja keskittyä ydintoimintoihinsa. Jotta näin käytännössä tapahtuisi, palveluyhtiön tarjoamien palveluiden tulee olla ennen kaikkea kustannustehokkaita. Kuntien päätöksenteossa korostuvat myös palveluiden hankkimisen vaivattomuus ja vähintään nykyinen palvelutaso suhteessa omaan palvelutuotantoon. Neljäs päätöksentekoon vaikuttava asia on se, että palveluyhtiö tarjoaa kunnille mahdollisuuden siirtää kunnan omaa henkilöstöä tuottamaan toimialojen palveluita, joiden tuottajista kunnissa on jo nyt osin pula. Alla kuvassa 4-1 on eritelty kuntien ja kuntayhtymien ulkoiset menot vuonna 2008. Kuntien ja kuntayhtymien ulkoiset menot 2008 37,4mrd € Lainanhoito Muut menot Yleishallinto 1,5 mrd € 4 % 0,7 mrd € 2 % 1,0 mrd € 3 % Investoinnit 4,1 mrd € 11 % Liiketoiminta 2,6 mrd € 7 % Muut palvelut 0,5 mrd € 1 % Sosiaali- ja terveystoimi Yhdyskuntapalvelut 17,7 mrd € 47 % 1,1 mrd € 3 % Opetus- ja kulttuuritoimi 8,2 mrd € 22 % Kuva 4-1 Kuntien ja kuntayhtymien ulkoiset menot 20083 KPK THH:n näkökulmasta poliittiselle toimintaympäristölle on tunnusomaista, että kuntia kannustetaan parantamaan tuottavuutta ja lisäämään yhteistoimintaa palveluiden järjestämisessä. Hallitusohjelman mukaan kuntien menojen ja tulojen jatkuva epätasapaino johtaa kestämättömään tilanteeseen. Kansallisen kunta- ja palvelurakenneuudistuksen tavoitteena on keskittyä asiakaslähtöisesti siihen, että palvelut ovat kuntalaisten saatavilla. Kuntien 3 Kuntien ja kuntayhtymien ulkoiset menot 2008, Kuntaliitto15.12.2009 19
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0 Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010 palveluyhtiön näkökulmasta keskeistä on kuntien tarve hakea rakenteellisia muutoksia palveluiden järjestämis- ja tuotantotapoihin julkisten menojen kasvun hillitsemiseksi. Sosio-ekonomisessa toimintaympäristössä korostuvat erityisesti kuntien kiristynyt taloudellinen tilanne ja suurten ikäluokkien eläköityminen vuodesta 2010 lukien. Kuntien omien tulevaisuusarvioiden mukaan ikärakenteen voimakas muutos ja yleinen työmarkkinakehitys kiristävät kilpailua osaavasta työvoimasta erityisesti talous- ja henkilöstöhallinnossa. Kuntien palveluiden tuotanto on työvoimavaltaista ja kuntien on siksi uudistettava toimintatapojaan. Toiminnan tehostaminen ja oman tuotannon korvaaminen ostopalveluilla ovat tärkeimmät keinot kuntalaisten palveluiden tason pitämiseksi vähintään nykyisellä tasolla. Kuntasektorin kokonaistuottavuus on laskenut koko 2000-luvun lukuun ottamatta vuotta 2005. Vuonna 2008 työllisyys oli korkealla tasolla, mutta käänne huonompaan on ollut jyrkkä. Kunnallisveron kertymä vuonna 2010 vähentynee aikaisemmista vuosista. Nämä tekijät yhdessä aiheuttavat paineen kustannustehokkuuden parantamiseen erityisesti tukitoiminnoissa ja hallinnossa yleisesti. Kuntatalous on heikentynyt jyrkästi. Kunnissa joudutaan tekemään radikaaleja säästöpäätöksiä, ottamaan lisää velkaa sekä osassa kuntia korottamaan veroja. Tarve keskittää kunnan omat resurssit ydinpalveluiden tuottamiseen on ilmeinen. Suomen kuntien omat strategiat ja niihin dokumentoidut linjaukset tukevat näkemystä resurssien kohdentamisesta tukipalveluista ydinpalveluiden tuottamiseen. Kustannustehokkaiden ratkaisujen aikaansaaminen tukipalveluissa edellyttää kunnilta valmiutta luopua omasta palvelutuotannosta ja palveluiden ostoa kumppanilta erityisesti kunnan eri yksiköille yhteisten standardipalveluiden osalta. Teknologiselle toimintaympäristölle leimaavaa on, että muutokset teknologiassa mahdollistavat uudenlaisten talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen ja tuotantoprosessien ja järjestelmien käyttöönoton. Palveluiden tuottamispaikan merkitys muuttuu myös, koska palveluita ei tarvitse tuottaa siellä, missä ne käytetään. Sähköiset palvelut ja sähköinen asiointi parantavat omalta osaltaan kunnan palvelujen saatavuutta ja mahdollistavat aikariippumattoman palvelutuotannon. Teknologisten innovaatioiden ja järjestelmien hyödyntäminen täysimittaisesti edellyttää kunnilta investointeja järjestelmiin ja työntekijöiden kouluttamiseen. Konvergenssi mahdollistaa lisäksi sen, että samoja palveluita tuottavat niin julkiset, yksityiset kuin kolmannen sektorin organisaatiot. Eri toimijoiden yhteistyö lisääntyy ja palveluyhtiön on entistä helpompi liittää toimintaansa alihankkijoiden palveluita. Samalla syntyy uudenlaisia palveluiden yhdistelmiä. Sähköisten palveluiden hyödyntäminen palvelutuotannossa mahdollistaa palveluyhtiön kasvun skaalautumalla operatiivisten tarpeiden mukaisesti ilman resurssien lisäämistä. Itsepalveluteknologioiden hyödyntäminen parantaa asiakaspalvelua ja vähentää henkilöstön tarvetta. Toimintaympäristön erityispiirteet Kuntien, kuntayhtymien ja niiden konsernien kirjanpitoon ja tilinpäätökseen sovelletaan kirjanpitolakia soveltuvin osin, kirjanpitolautakunnan (KILA) kuntajaoston antamia ohjeita ja lausuntoja sekä kuntalain säädöksiä. Näissä säädetään muun muassa tuloslaskelman, taseen, rahoituslaskelman, niiden liitteiden, talousarvion toteutumisvertailun, toimintakertomuksen, talousarvion ja taloussuunnitelman laatimisesta. Pääosin kunnallinen laskentatoimi noudattaa yleisen laskentatoimen säännöksiä. Erityispiirteitä kunnalliselle laskentatoimelle ovat kunnalliset oikeushenkilömuodot (kunta, kuntayhtymä, liikelaitos ja liikelaitoskuntayhtymä) 20
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0 Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010 sekä näiden käsittely konsernilaskennassa. Näille oikeushenkilömuodoille on määritelty KILAn toimesta yleisestä kaavasta poikkeavat tuloslaskelmakaavat, joissa huomioidaan esimerkiksi toimintatulot, toimintamenot, verotulot ja valtionosuudet. Kunnallinen laskentatoimi edellyttää tekijöiltään erityisosaamista. Toisaalta erityispiirteet ovat luonteeltaan sellaisia, että samoja prosesseja, osaamista ja tietojärjestelmiä kuin muussakin laskentatoimessa voidaan melko luontevasti käyttää. Henkilöstöhallinnon osalta kunnilla ja kuntayhtymillä on omat kunnalliset työ- ja virkaehtosopimukset. Nämä poikkeavat yksityisten alojen työehtosopimuksista. Erityisesti opetustoimen palkanlaskenta on monimutkaista. Lisäksi sekä opetus- että sosiaali- ja terveystoimelle on tyypillistä määräaikaisten työsuhteiden käyttö, mikä lisää huomattavasti henkilöstöhallinnon työtä. Tämä asettaa vaatimuksia erityisesti palkanlaskennalle ja siinä käytettäville ohjelmistoille. RAKENTEIDEN JÄYKKYYS JA KUNTALIITOKSET, KUNTA- JA KIRJOITTAMATTOMAT SÄÄNNÖT KUNNALLISET TYÖ- JA PALVELURAKENNEUUDISTUS paikallisen päätöksenteon taustalla VIRKAEHTOSOPIMUKSET SEKÄ ja muu kuntayhteistyö sekä jatkuva esim. pyrkimys välttää henkilöstö- ELÄKEJÄRJESTELYT muutos aiheuttavat muutospaineita vähennyksiä ja muita muutoksia erityispiirteineen vaikuttavat myös tukitoiminnoille henkilöstöhallinnon sisältöön ja prosessiin YLIMMÄN PÄÄTÖKSENTEON Toiminta- KUNTALAIN JA KIRJANPITO- LAUTAKUNNAN KUNTAJAOSTON POLIITTINEN LUONNE ja halu harjoittaa elinkeino- ympäristön ANTAMAT OHJEET JA LAUSUNNOT politiikkaa oman seudun tueksi voi erityisvaatimukset sekä erilaiset kunnalliset yhteisö- vaikuttaa ulkoistuspäätöksiin muodot vaikuttavat kirjanpitoon KUNTASEKTORIN ITSENÄINEN ASEMA SEKÄ KUNTAKONSERNIN KUNTIEN TULOJEN JA MENOJEN MONIMUOTOINEN RAKENNE EPÄTASAPAINO muodostavat hyvin erilaisia tarpeita, aiheuttaa kustannustehokkuuden PALVELUITA TUOTETTAVA jolloin yhden yhtenäisen mallin kasvattamisvaatimuksia AINAKIN KAKSIKIELISESTI periaate on haasteellinen toteuttaa Kuva 4-2 Kuntasektorin erityispiirteet toimintaympäristössä 21
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0 Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010 Sidosryhmät toimintaympäristössä KPK THH:n keskeisiä sidosryhmiä ovat henkilöstö, rahoittajat, Kuntaliitto sekä muut kunta- alan toimijat ja järjestöt sekä valtiovalta. Henkilöstö on merkittävä sidosryhmä ja henkilöstökustannukset muodostavat suurimman yksittäisen erän yhtiön kustannusrakenteessa. KPK THH tarvitsee kuntien oman pääoman sijoituksen lisäksi ulkopuolista rahoitusta. Nämä rahoittajat ovat sidosryhmä yhtiölle. Rahoittajien on saatava kohtuullinen tuotto yhtiön käyttöön antamalle pääomalle. Kuntaliitto on kuntien ja kuntayhtymien muodostama edunvalvoja ja kehittäjä. Kuntien tapa järjestää palveluita uudistuu voimakkaasti. Kuntaliitto yhtiöineen tukee kuntia muutoksen läpiviemisessä ja on siten yhteistyökumppani KPK THH:lle. Muita kunnallisia julkislaitoksia ovat muun muassa Kuntien Eläkevakuutus (KEVA), joka on myös keskeinen liittymärajapinta palkka- ja henkilöstöhallintopalveluille. Valtiovalta asettaa viime kädessä lainsäädännöllä puitteet kuntien toiminnalle ja taloudelle. Siten valtiovalta on myös keskeinen sidosryhmä yhtiölle. 4.2 Markkinaympäristö Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskusmarkkina Suomessa on melko hajanainen. Eri toimijat eivät ole selkeästi differentioituneet toisistaan ja asiakkaat eivät koe, että paikallisten ja kansainvälisten toimijoiden välillä olisi suuria eroja. Off-shore –tyyppisiä toimijoita Suomessa ei ole, mihin vaikuttaa myös kielialueen pienuus. Kaksi merkittävintä asiakkaiden mainitsemaa syytä ulkoistamiselle ovat organisaatioiden halu keskittyä omiin ydinprosesseihinsa ja ulkoistamisen myötä saavutettava kustannustehokkuus. Kolmas mainittu vaikutin on tavoite parantaa ulkoistettavien prosessien laatua. Suurimpana ongelmana ulkoistuksen tehneet asiakkaat mainitsevat ulkoistuskumppanin hallinnan ja ohjauksen. Palvelukeskusten asiakkaat eivät koe, että asiakkaan ja palvelukeskuksen välisistä vastuista olisi sovittu tarpeeksi selkeästi. Verrattaessa eurooppalaiseen keskiarvoon Pohjoismaissa ja Suomessa ulkoistuksen tehneet organisaatiot uskovat keskimääräisesti harvemmin saavuttaneensa ulkoistukselle asetetut tavoitteet. Suomen ja Pohjoismaiden palvelukeskusmarkkinaa leimaa siis keskimääräistä suurempi tyytymättömyys ulkoistuksen tavoitteiden saavuttamiseen, hajanainen tarjonta ja differoinnin puute eri tarjoajien välillä.4 Kaikki tämä mahdollistaa KPK THH:n sijoittumisen kuntien palvelukeskusmarkkinalle. Talous- ja henkilöstöhallinnon ulkoistuspalveluja Suomessa suurille ja keskisuurille organisaatioille tarjoavat lähinnä talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmiä toimittavien yritysten perustamat palvelukeskukset. Henkilöstöpalvelujen osalta yleisin ulkoistettu prosessi on palkanlaskenta ja siihen liittyen henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien ylläpito ja työntekijätietojen hallinta. Talouspalvelujen osalta suurten ja keskisuurten organisaatioiden prosessien ulkoistaminen on harvinaisempaa kuin henkilöstöhallinnossa. Kuten henkilöstöhallinnossakin tietojärjestelmä- 4 Lähde: Nordic Region Outsourcing Service Provider Performance Study 2008, EquaTerra incorporating Morgan Chambers 22
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0 Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010 yritysten palvelukeskusten lisäksi markkinaa jakavat erityisesti pienten organisaatioiden osalta tilitoimistot. Tietojärjestelmäyritysten perustamien palvelukeskusten palveluvalikoimaan kuuluu periaatteessa kaikki talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit ja tämä on myös suunta, johon nämä palvelukeskukset haluavat toimintaansa kehittää. Markkina ei ole kuitenkaan kasvanut odotusten mukaisesti varsinkaan kuntasektorilla. Markkinaympäristöä on tarkasteltu yksityiskohtaisemmin viidestä näkökulmasta, jotka ovat 1) toimittajat, 2) alalla olevat kilpailijat, 3) asiakkaat, 4) potentiaaliset tulokkaat sekä 5) korvaavat tuotteet ja palvelut. Kuva 4-3 esittää markkinaympäristöön vaikuttavat keskeiset huomiot ja kukin osa-alue käsitellään tarkemmin alla. Toimittajat ja ml. henkilöstö Alalla olevat kilpailijat Asiakkaat • Suureen kokoon ja laajaan Yksityiset palveluntuottajat: Yksityiseen • Talous- ja henkilöstöpalvelut eivät asiakaspohjaan perustuva vahva sektoriin verrattuna KPK THH:lla on ole ydintoimintaa ja hoidetaan neuvotteluasema tietojärjestelmä- kuntasektorin osaamisen ja inhouse- pääsääntöisesti kunnan sisällä. toimittajien ja palvelutuotannon toimintaperiaatteen tuoma vahva asema. • Asiakkaat ovat vahvasti mukana kumppanien suhteen. palveluiden kehittämisessä Mahdolliset kumppanit • Toimipisteiden sijoittelusta Seudulliset ja paikalliset palvelu- palvelukeskusmallissa. johtuva henkilöstön hyvä keskusyhtiöt: KPK THH:lla uutena • Kuntien yhteistyö tukipalvelujen saatavuus ja vahva kiinnostavuus yhtiönä heikompi tunnettuus, mutta kehittämisessä on edelleen työnantajana. parempi mahdollisuus mittakaava- vähäistä. etujen hyödyntämiseen. Potentiaaliset markkinoille tulijat Korvaavat palvelut • Kuntien haluttomuus ulkoistaa talous- ja • Merkittävin korvaava palvelu on kuntien henkilöstötoimintojaan on hidaste uusien totuttu tapa hoitaa talous- ja henkilöstö- yksityisten palveluntuottajien alalle tulolle. hallintonsa itse. Mahdollista kilpailutusten kautta. • Yksityisten palveluntuottajien palvelut • Uusien seudullisten inhouse- eivät ole kattavia eivätkä mahdollista palvelukeskusten markkinoilletulo on palveluiden laajamittaista hankintaa vaihtoehto KPK THH:n asiakkuudelle. yhdeltä palveluntuottajalta. Kuva 4-3 KPK THH:n markkinaympäristö  Toimittajat KPK THH:lla on lähtökohtaisesti vahva neuvotteluasema sekä toimittajien että palvelutuotannon kumppaneiden suhteen. Asema perustuu suureen kokoon ja laajaan asiakaspohjaan. ICT-järjestelmä- ja palvelutoimittajat ovat merkittävässä roolissa ottaen huomioon, että KPK THH:n kustannuksista IT-kustannukset ovat toiseksi suurin erä heti henkilöstökustannusten jälkeen. Merkittäviä talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmätoimittajia ovat mm. Aditro, Logica, Oracle ja SAP sekä rajatuilla talous- ja henkilöstöhallinnon osa-alueilla muun muassa Basware ja OpusCapita. ICT-palvelut KPK THH ostaa KPK ICT:ltä. Palvelutuotannon kumppaneita etsitään mm. skannauspalveluihin, verkkolaskupalvelujen ja perintään.  Alalla olevat kilpailijat KPK THH:n kaksi kilpailijaryhmää ovat yksityiset palveluntuottajat ja seudulliset ja paikalliset palvelukeskusyhtiöt. Seudulliset ja paikalliset palvelukeskusyhtiöt ovat kilpailijoita vain, mikäli 23
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0 Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010 ne eivät liity osaksi KPK THH:n toimintaa. Suhteessa muihin toimijoihin KPK THH:lla on uutena yhtiönä heikompi tunnettuus, mutta sillä on edellytykset laajentua merkittäväksi toimijaksi ja näin hyödyntää mittakaavaetuja. KPK THH:lla on myös alalla olevia kilpailijoita paremmat mahdollisuudet panostaa kokonaisprosessien ja järjestelmien kehittämiseen kustannustehokkuuden ja laadun parantamiseksi. Yksityiset palvelutuottajat Kuntasektorilla talous- ja henkilöstöpalvelujen ulkoistaminen markkinaehtoiselle toimijalle on yrityksiä harvinaisempaa. Vain harva kunta on ulkoistanut peruskunnan talous- tai henkilöstö- palvelut markkinaehtoisesti toimivalle yhtiölle. Kunnan konserniyhteisöjen, kuten asunto- osakeyhtiöiden, osalta ulkoistus tilitoimistolle on tyypillisempää. Suhteessa yksityisiin palveluntuottajiin KPK THH:n asemaa parantavat kuntasektorin osaamisen ja in house -toimintaperiaatteen tuoma vahva asema. Yksityisten palveluntuottajien kilpailuetuna on vakiintunut toimintamalli, mutta palveluita ei välttämättä ole räätälöity täysin kuntasektorin tarpeita ja ominaisuuksia vastaavaksi. Puhtaasti kuntasektorilla toimivana KPK THH pystyy sopeuttamaan toimintaansa kuntien toimintaympäristön mukaiseksi. Kunta pystyy paremmin vaikuttamaan palvelutuotannon järjestämiseen ja kehittämiseen toimimalla omistajana yhtiössä sekä osallistumalla aktiivisesti ohjausryhmiin. KPK THH:n tarkoituksena ei ole toimia markkinahäirikkönä eikä rakentaa talous- ja henkilöstöhallintopalveluiden monopolia. KPK THH madaltaa kuntien kynnystä kilpailuttaa talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut. Kun kunta ulkoistaa palvelutuotannon KPK THH:lle, on kunnalla jatkossa helpompaa kilpailuttaa palvelut KPK THH:n ja yksityisesti omistettujen kumppanien kesken koska sillä ei enää ole tuotantoon liittyviä omia resursseja. Kilpailutusmahdollisuuden olemassa olo on tärkeää myös siksi, että voidaan varmistua siitä, että KPK THH:lla on kannustimet toiminnan jatkuvaan kehittämiseen. Seudulliset ja paikalliset palvelukeskusyhtiöt Erityisesti keskisuuret kaupungit ovat perustaneet seudullisia palvelukeskusyhtiöitä. Tyypillisesti keskisuuri kaupunki on palvelukeskusyhtiön enemmistöomistaja, ja muina omistajina ja asiakkaina ovat lähiseudun kuntia ja kuntayhtymiä. Talous- ja henkilöstöhallinnonpalvelujen lisäksi palvelukeskusyhtiö usein tuottaa myös IT- ja hankintapalveluita. Toinen mahdollinen liiketoimintamalli seudulliselle palvelukeskukselle on yksittäisen kunnan yksikkö tai liikelaitos, joka myy talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja lähiseudun kunnille. Kolmas liiketoimintamalli on, että seudullinen kuntayhtymä tuottaa jäsenkunnilleen kuntayhtymän muiden palvelujen ohessa myös talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut. Tällöin kyse on tyypillisesti laajasta seudullisesta yhteistyöstä.  Asiakkaat Suuri osa kunnista ei ole nykytilassa yhdistänyt neuvotteluvoimaansa talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen tuottamiseksi. KPK THH:n kannalta kaikkein potentiaalisimpia asiakkaita ovat ne kunnat, jotka tuottavat talous- ja henkilöstöhallinnon palvelunsa itse ja joiden talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien elinkaari on lopuillaan. KPK THH:n kannalta 24
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0 Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010 vähiten potentiaaleja asiakkaita ovat ne, jotka ovat jo perustaneet oman palvelukeskuksen tai liittyneet seudulliseen palvelukeskukseen sekä investoineet juuri merkittävästi talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien ja prosessien kehittämiseen. Tavoitteena on, että KPK THH:n asiakkaat ovat vahvasti mukana talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden kehittämisessä.  Potentiaaliset tulokkaat Kuntien varovaisuus ulkoistaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluitaan on rajoittanut potentiaalisten markkinoille tulijoiden määrää. Kuntien taloudellisen toimintaympäristön kiristyessä on kuitenkin oletettavaa, että myös talous- ja henkilöstöhallinnon ulkoistuksia tullaan tarkastelemaan nykyistä enemmän. Tällöin potentiaalisia tulokkaita markkinoille ovat yksityiset palveluntuottajat, jotka eivät vielä toimi kuntasektorilla.  Korvaavat palvelut Kunnille vahvin korvaava vaihtoehto palvelukeskuksen asiakkaaksi liittymiselle on oman, kunnan sisäisenä toimivan palvelukeskuksen perustaminen tai kehittäminen. Kuntien kokemukset omista kunnan sisäisistä palvelukeskuksista ovat olleet melko hyviä. Oman sisäisen palvelutuotannon järjestäminen on perusteltu fyysisen läheisyyden säilymisellä, mutta oman palvelutuotannon kautta ei kuitenkaan ole mahdollista panostaa järjestelmien ja prosessien kehittämiseen samassa määrin kuin KPK THH:n kautta. Pienten tai keskisuurten kuntien volyymit eivät myöskään mahdollista mittakaavaetujen tuomaa kustannustehokkuutta. Suuret ja osittain myös keskisuuret kunnat ja kuntayhtymät ovat perustaneet suurempia talous- ja/tai henkilöstöhallinnon palvelukeskuksia palvelemaan omaa kunta- tai kuntayhtymä- konsernia. Kaikki kahdeksan suurinta kaupunkia ovat perustaneet talous- ja/tai henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen joko kunnallisena liikelaitoksena tai kaupungin sisäisenä yksikkönä. Näissäkin palvelukeskuksissa on edelleen mahdollista saavuttaa mittakaavaetuja. Lisäksi näilläkin yksittäisillä palvelukeskuksilla on haasteita kehittää raportointia parantavien tietojärjestelmäratkaisuja. 25
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0 Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010 KPK THH:n asema markkinaympäristössä Valtakunnallisena palveluntuottajana toimiessaan KPK THH:n vahvuutena on sen merkittävä asema ja neuvotteluvoima esim. IT- ja muiden toimittajien suuntaan. KPK THH:n liiketoimintamalli mahdollistaa sen, että palveluyhtiötä voidaan kasvattaa myös olemassa olevien kunnallisten palvelukeskusten kautta, jolloin pystytään varmistamaan vahva kuntasektorin osaaminen ja hyödyntämään mittakaavaetuja myös heti toiminnan alkuvaiheessa. Asiakkaille pystytään tarjoamaan palveluita, jotka on kehitetty kunnan tarpeiden pohjalta ja tuottamaan lisäarvoa myös kokonaisprosessin näkökulmasta. Asiakkaat Palvelutuottajat Toimittajat KUNNAT, KPK THH Perustettava yhtiö: KUNTAYHTYMÄT JA KPK ICT Oy MUUT Asiakkuuksien hallinta KUNTAKONSERNIEN YKSIKÖT Palvelutuotanto Perintätoimisto Palveluiden ja järjestelmien Laadukas ja oikea-aikainen kehittäminen informaatio toimialojen Verkkolaskuoperaattori palveluiden johtamiseen Kumppanit/Kilpailijat Taloushallinnon perus- ja lisäpalvelut Skannauspalvelun Yksityiset palvelutuottajat tuottaja Henkilöstöhallinnon perus- ja lisäpalvelut Seudulliset ja paikalliset palvelukeskusyhtiöt Muut asiantuntijat Kuntien sisäiset palvelukeskukset Kuva 4-4 Asiakas- ja toimittajasuhteet markkinaympäristössä Esimerkkejä vastaavista hankkeista valtionhallinnossa ja kansainvälisesti Valtion KIEKU-hanke, jossa valtionhallinnon neljä talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskusta koottiin 1.1.2010 hallinnollisesti yhdeksi, useissa alueellisissa toimipisteissä toimivaksi virastoksi. Kieku-hankkeeseen liittyvän tietojärjestelmäuudistuksen yhteydessä yhtenäistetään toimintatapoja, prosesseja ja tietorakenteita. Yliopistojen talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalveluja hoitamaan on perustettu palvelukeskus (Certia), joka aloitti toimintansa syksyllä 2008. Keskus toimii markkinaehtoisesti. Kirkkohallituksen, seurakuntien ja seurakuntayhtymien talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen perustaminen on suunnitteilla. Tanskan valtion palvelukeskus (KMD). KMD tuottaa IT-palveluita Tanskan kuntasektorille, valtionhallinnolle ja yksityisille toimijoille. Kuntasektorin osuus KMD:n liikevaihdosta on noin 2/3. KMD tuottaa talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäpalvelut SAP-ratkaisuun pohjautuvalla KMD Opus –järjestelmällä. 26
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0 Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010 4.3 Asiakasympäristö KPK THH:n potentiaalinen asiakaspohja on kaikki Suomen kunnat ja kuntayhtymät sekä niiden konserneihin yhdisteltävät konserniyhteisöt. Merkittävimpiä asiakkaita palveluyhtiölle ovat kunnat ja kuntayhtymistä sairaanhoitopiirit. Palveluyhtiön potentiaaliset asiakkaat voidaan segmentoida niiden koon, toiminnallisten ja teknisten valmiuksien sekä maantieteellisen sijainnin mukaan. Koon kannalta potentiaalisimpia asiakkaita ovat keskikokoiset kunnat. Tämä johtuu siitä, että monet isot kaupungit ovat jo tehneet mittavan projektin oman talous- ja/tai henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen perustamiseksi ja eivät halua jättää näitä investointeja hyödyntämättä tai tehdä muutoksia toimintatapoihinsa. Toisaalta pelkästään pienistä kunnista KPK THH:n on hankala koostaa asiakaspohjaa, joka ylittää sellaisen kriittisen massan, jolla yhtiön toimintaa voidaan täysipainoisesti kehittää. Toiminnallisten ja teknisten valmiuksien osalta ne kunnat, joissa on vanhenevat tai muuten heikosti toimivat tietojärjestelmät, ovat potentiaalisimpia KPK THH:n asiakkaita. Nämä kunnat hyötyvät myös eniten yhtenäisiin tietojärjestelmiin ja prosesseihin siirtymisestä. Maantieteellisellä segmentoinnilla on ennen kaikkea merkitystä palveluyhtiön alueellisia sijaintipaikkoja määriteltäessä. Kuntien sisäisiä asiakkaita ovat johto, hallintokunnat ja liikelaitokset. Ulkoisia asiakkaita, jotka asioivat myös palveluyhtiön kanssa, ovat esimerkiksi valtio (verottaja, KELA ym.), KEVA, vakuutusyhtiöt, asiakkaat ja toimittajat (ml. kaupunkilaiset) sekä muut kunnat. Suurimpia palveluiden käyttäjiä kuntayhtymissä ovat klinikat. 27
KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0 Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010 5 Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen 5.1 Liiketoiminnan ansaintalogiikka KPK THH:n ansaintamalli perustuu siihen, että palveluyhtiö toimii kustannustehokkaammin kuin mihin kukin kunta pystyisi tuottaessaan talous- ja henkilöstöhallinnon palvelunsa itse. Palveluyhtiötoiminnassa pystytään hyödyntämään mittakaavaetuja volyymien kasvaessa, henkilöstön sijaisuusjärjestelyt ja osaamistaso on helpompi ylläpitää ja järjestelmäratkaisut ja niiden kehittäminen pystytään toteuttamaan keskitetysti. Kunnalle on näin kustannusten alenemisen ja laadun paranemisen vuoksi selkeää etua tuottaa palvelunsa palveluyhtiön kautta. KPK THH tuottaa tuotteistettuja, yhteisten toimintatapojen mukaisia palveluita ensisijaisesti omistajakunnille ja niitä lähellä oleville toimijoille. Tuotteistuksen kautta KPK THH pystyy myös tuottamaan ajantasaista ja vertailukelpoista raportointia johdon päätöksenteon tueksi. Tavoitteena ei ole tuottaa voittoa osinkona jaettavaksi, vaan palveluita kustannustehokkaasti, laadukkaasti ja asiakaslähtöisesti. Palvelut ovat standardoituja, selkeästi tuotteistettuja ja ne on määritelty palvelusopimuksissa. Jotta hinnoittelu pysyy kilpailukykyisenä markkinoilla vallitsevaan hintatasoon nähden, sitä kehitetään jatkuvasti toimintaa tehostamalla. KPK THH:n tavoitteena onkin olla kilpailukykyisin markkinatoimija. Asiakkaille kustannukset laskutetaan tuotettujen suoritemäärien tai käytetyn työajan suhteessa. KPK THH:n toiminnasta saatavilla tuloilla katetaan kaikki toiminnan edellyttämät menot. Yhtiön tarkoituksena ei ole tehdä voittoa, mutta ei myöskään tappiota. Yhtiö sisällyttää hintoihinsa katteen, jolla katetaan toiminnan ja järjestelmien kehittämiskustannukset. Mikäli toiminnalle kertyy voittoa enemmän kuin tarvitaan jatkuvan kehittämisen turvaamiseksi, se voidaan käyttää esimerkiksi hintojen alentamisen muodossa, tai mahdollisia aikaisempia tai tulevia tappiota vastaan. Mikäli toiminta on tappiollista, tulee yhtiön reagoida tähän esimerkiksi kustannuksia vähentämällä, hintoja nostamalla, uusia asiakkuuksia hankkimalla tai muulla vastaavalla tavoin. Toiminnan alkuvaiheessa jotkin kuntatoimijat saattavat tulla ainoastaan KPK THH:n omistajiksi, mutta nämäkin toimijat siirtyvät sovitun aikataulun mukaisesti myös palvelujen käyttäjiksi. Pelkkänä palvelujen ostajina kuntatoimijat eivät voi olla. 5.2 Liiketoimintarakenne KPK THH:n liiketoimintaa parhaiten tukeva rakenne on keskitetysti ohjattu useamman alueellisen keskuksen muodostama palveluyhtiö, jossa yhtiötaso ohjaa ja kehittää alueellisia keskuksiaan yhtenäiseen suuntaan ja vastaa siitä, että käytäntöjen yhtenäistäminen ja prosessien sekä järjestelmien kehittäminen etenee yhtiön tavoitteiden mukaisesti. Keskitetty ohjaus tukee myös yhtiön tavoitetta toimia valtakunnallisena palveluyhtiönä mahdollistaen laajan asiakaskunnan palvelemisen, kun yhtiö pystyy itse vaikuttamaan toimipaikkojen lukumäärään, sijaintiin, tuoterakenteeseen ja yhteisten kehityshankkeiden toteuttamiseen. Liiketoimintarakennetta määriteltäessä merkittävimpänä tekijänä on ollut se, minkälainen ohjausote tukee parhaiten KPK THH:n strategiaa. Koska KPK THH:n tavoitteena on toiminnan yhdenmukaistaminen ja vahva kehittämisrooli, on ohjausotteen oltava vahvemmin keskitetty. Vahvan ohjausotteen kautta toiminnan kasvattaminen ja käytäntöjen yhtenäistäminen on helpompaa ja kustannushyötyjen ja muiden tavoitteiden toteutuminen siten varmempaa. 28

KPK THH Oy - Liiketoimintasuunnitelma

KPK THH Oy - Liiketoimintasuunnitelma

Recommended

More Related Content

Similar to KPK THH Oy - Liiketoimintasuunnitelma(20)

More from Sitran Kuntaohjelma(10)

Recently uploaded(20)

KPK THH Oy - Liiketoimintasuunnitelma