Downloaded 3,243 times
Uploaded byIszwan Shah
Tatacara Pengurusan Stor
Dokumen ini menjelaskan tatacara pengurusan stor kerajaan di Malaysia, termasuk tanggungjawab pegawai pengawal dan proses laporan tahunan yang perlu disediakan. Ia juga menetapkan definisi, kategori, dan fungsi stor, serta tatacara penerimaan, penyimpanan, pemeriksaan, dan pelupusan stok. Beberapa borang dan prosedur untuk pengurusan stok yang berkesan juga dijelaskan dalam dokumen ini.
Tatacara Pengurusan Stor
- 1. Tatacara Pengurusan StorKerajaan Unit Pentadbiran Am dan Aset Bahagian Pembangunan Perakaunan Dan Pengurusan Jabatan Akauntan Negara Malaysia Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009
- 2. Tujuan Memperkemas dan memantapkanperaturan Pengurusan Stor Kerajaan 2 Peranan dan Tanggungjawab Pegawai Pengawal Mengemukakan Laporan Tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya i. Laporan Kedudukan Stok (Kew.PS-13) ii. Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (Kew.PS-14) iii. Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (Kew.PS-15) iv. Laporan Tahunan Verifikasi Stor (Kew.PS-16) v. Laporan Tahunan Pelupusan Stok (Kew.PS-20) vi. Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok (Kew.PS-22)
- 3. 3 Tanggungjawab Unit PengurusanAset (UPA)
- 4. Definasi Stor &Stok PERKARA STOR STOK Definisi Tempat melaksanakan :- - Penerimaan; - Perekodan; - Penyimpanan; - Penyelenggaraan; - Pengendalian; dan - Pengeluaran STOK. Barang BELUM GUNA dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk :- - Bekalan pejabat - Ubat-ubatan - Alat ganti - Keselamatan - Makmal - Bengkel - Dapur - Sukan - Pertanian - Latihan - Penyiaran - Domestik dll 4
- 5. Kategori Stor Kerajaan PER.STOR PUSAT STOR UTAMA STOR UNIT Definisi Membekalkan stok kepada semua Stor Utama di Kementerian/ Jabatan di bawahnya. Permohonan daripada Stor Utama kepada Stor Pusat menggunakan KEW.PS-10 Mendapatkan bekalan daripada Stor Pusat ATAU i.Menguruskan pembelian sendiri dan membekalkan kepada stor unit. Permohonan stok daripada Stor Unit ke Stor Utama guna Kew.PS-10. i.Menguruskan pembelian sendiri dan membekalkan terus kepada pelanggan. Permohonan daripada pelanggan ke Stor Utama guna Kew.PS-11. Mendapatkan bekalan daripada Stor Utama dan bekalan terus dibuat kepada pelanggan. Tidak membuat perolehan barang- barang Permohonan daripada pelanggan menggunakan Kew.PS- 11 5
- 6. 6 Tujuan Diwujudkan KategoriStorTujuan Diwujudkan Kategori Stor
- 7. Kategori Stor Kerajaan 7 STORUTAMASTORUTAMA STORUTAMA STOR PUSAT Stor Unit Stor Unit Stor Unit Stor Unit Stor Unit Stor Unit Pelanggan Pelanggan Pelanggan Pelanggan PelangganPelanggan
- 8.
- 9. Fungsi Stor 9 Terima Nationally and Internationally benchmarked ▪Barang dipesan ▪ Sah dan perakukan barang diterima Simpan Stok Penjagaan ▪ Guna kaedah dan di lokasi ditetapkan ▪ Mengoptimumkan ruang stor ▪ Jaga & selenggara stok dengan baik ▪ Pastikan berfungsi untuk digunakan Pengeluaran ▪ Pergerakan stok ikut keperluan pelanggan ▪ Selenggara rekod setiap transaksi Nationally and Internationally benchmarked Perancangan ▪ Rancang & urus penokokan stok ▪ Pastikan kedapatan stok ikut paras ditetapkan
- 10. Fungsi Stor 10 Pemeriksaan Nationally and Internationally benchmarked ▪Barang dipesan ▪ Sah dan perakukan barang diterima 3K Pelupusan ▪ Pastikan Keselamatan, Kebersihan & Keceriaan ▪ Tindakan pelupusan dilaksanakan ▪ Stok usang/obselete , rosak , expired, melebihi keperluan & elak pembaziran Nationally and Internationally benchmarked Hapuskira ▪ Dilaksanakan mengikut peraturan ▪ Untuk stok yang hilang Nationally and Internationally benchmarked Pembungkusan ▪ Bungkus dan hantar stok kepada pelanggan
- 11.
- 12.
- 13.
- 14. Tatacara Pengurusan Stor Pendahuluan BabD - Pengeluaran Bab B - Merekod Stok Bab C - Penyimpanan Bab E - Pemeriksaan Bab A - Penerimaan Bab F - Keselamatan dan Kebersihan 14 Bab G - Pelupusan Bab H - Kehilangan dan Hapuskira
- 15. Penerimaan Istilah Pegawai Penerima Nationally and Internationally benchmarked Objektif ▪ Pegawaiyang diberi tanggungjawab untuk terima dan sahkan aset yang diperolehi ▪ Dilantik oleh Ketua Jabatan Pegawai Bertauliah Objektif ▪ Pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu ▪ Dilantik oleh Ketua Jabatan ▪ Spesifikasi barang-barang stor ▪ Kualiti / Kuantiti ▪ Keadaan barang-barang stor 15
- 16. Penerimaan Daripada Pembekal 16 ▪ Kew.PS-1– Borang terimaan Barang-barang (BTB) ▪ Kew.PS-2 – Borang Laporan Terimaan Barang-barang ▪ Tidak sempurna – kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak (catat diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji.
- 17. Penerimaan Daripada Stor Pusat/Utama 17 ▪Kew.PS-2 – Borang Laporan Terimaan Barang-barang ▪ Kew.PS-10 – Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok ▪ Kew.PS-12 – Senarai Pembungkusan ▪ Tidak sempurna – kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak
- 18. Tatacara Pengurusan Stor Pendahuluan BabD - Pengeluaran Bab B - Merekod Stok Bab C - Penyimpanan Bab E - Pemeriksaan Bab A - Penerimaan Bab F - Keselamatan dan Kebersihan 18 Bab G - Pelupusan Bab H - Kehilangan dan Hapuskira
- 19. Merekod Stok Kad KawalanStok & Kad Petak 19 PER. STOR PUSAT STOR UTAMA STOR UNIT Rekod di .. Kew.PS-3 (Kad Kawalan Stok) Kew.PS-4 (Kad Petak) Kew.PS-3 (Kad Kawalan Stok) Kew.PS-4 (Kad Petak) Kew.PS-4 (Kad Petak) Warna Kad Kew.PS-3 (Putih) Kew.PS-4 (Hijau/Merah Jambu untuk stok bertarikh luput & bahan kimia) Kew.PS-3 (Putih) Kew.PS-4 (Hijau/Merah Jambu untuk stok bertarikh luput & bahan kimia) Kew.PS-4 (Hijau/ Merah Jambu untuk stok bertarikh luput & bahan kimia) Lokasi Kad Ditempatkan bersama stok Kad petak barangan kimia, mudah terbakar atau stok simpan dalam bilik beku simpan ditempat berasingan Tatacara Merekod Penerimaan – Pen dakwat merah pengeluaran – Pen dakwat biru/hitam 1 kad 1 item & no. kad berturutan silap (tidak boleh padam – garis,repair & initial) Rekod Elektronik Ikut format sama Sentiasa dikemaskini Cannibali ze direkod dalam senarai berasingan
- 20. Tatacara Pengurusan Stor Pendahuluan BabD - Pengeluaran Bab B - Merekod Stok Bab C - Penyimpanan Bab E - Pemeriksaan Bab A - Penerimaan Bab F - Keselamatan dan Kebersihan 20 Bab G - Pelupusan Bab H - Kehilangan dan Hapuskira
- 21. Penyimpanan 21 Susun Atur LokasiPenyimpan Stok faktor keselamatan, pergerakan & kekemasan 50cm daripada siling Penyediaan floor plan Catat lokasi pada KKS & KP Letakan tetap & sementara Amalan MDKD Pembahagian ruang ikut jenis stok (jika boleh) Jenis Stok Tindakan Penyimpanan Jenis Stok Tindakan Penyimpanan Stok Dalam Bekas Asal Kekalkan & pastikan label dapat dilihat Stok Barang Berat Lokasi paling bawah & mudahkan urusan Sediakan palet Barang Tercerai Kumpul dalam satu bekas kuantiti mudahkan kerja Stok Bertarikh Luput Teg Biru diletak pada KKS Kad Petak warna pink Kew.PS-8 Kew.PS-9 (Senarai Stok bertarikh Luput) Barang Berharga / Menarik Ikut Peraturan Keselamatan Simpan di tempat selamat Stok Bahan Kimia / Mudah Terbakar Dilabel Simpan berasingan Pengendalian ikut peraturan Stok Mudah Terjejas (Panas/Lembap) Simpan tempat sesuai cth dalam peti sejuk atau bilik kering Stok Tidak Mudah Terjejas (Panas/Lembap) Simpan ditempat lapang & berpagar
- 22. Tatacara Pengurusan Stor Pendahuluan BabD - Pengeluaran Bab B - Merekod Stok Bab C - Penyimpanan Bab E - Pemeriksaan Bab A - Penerimaan Bab F - Keselamatan dan Kebersihan 22 Bab G - Pelupusan Bab H - Kehilangan dan Hapuskira
- 23. Pengeluaran 23 Kebenaran olehPegawai Stor atau Pegawai diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan Guna sistem Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD) Guna Kew.PS-10 - Borang Pesanan Pengeluaran Stok Permohonan ke Stor Pusat / Utama Satu stok satu permohonan 5 Salinan Guna Kew.PS-11 - Borang Permohonan Stok Pesanan kepada Stor Unit 2 Salinan Kew.PS-10 & 11 hendaklah ditandatangani oleh Pegawai Stor
- 24. Pengeluaran 24 Barang Gunahabis barangkerap digunakan atau barang mudah rosak atau barang bernilai rendah atau barang tidak ekonomik dikesan. disimpan semula selepas digunakan disediakan format khusus mengikut kesesuaian. Contoh :- Peralatan sukan / uniform sukan Barang Gunahabis (Gunasama) Contoh :- Kalkulator / gunting / stapler / penunu bunsen/ pemutar skru/ tali/ gelas/ bakul sampah/ sudu / garfu.
- 25. Pengeluaran 25 Jualan sisa stok/ Barang terpakai Sisa stok / barang terpakai cth kraftangan,lebihan pembelajaran, penyelidikan dll Dijual dengan kelulusan Ketua Jabatan. Berat < 1000kg jualan terus kpd Sykt berdaftar dengan MOF (ada permit beli barang lusuh) Berat > 1000kg ikut TPA & Peraturan yang berkuatkuasa Hasil jualan dimasukkan dalam Akaun Hasil Kerajaan
- 26.
- 27. Pemeriksaan Pengiraan Stok 27 Soalan Jawapan Dimanadilaksana ? Stor Pusat Stor Utama Stor Unit Bila ? Sepanjang Tahun Bila ada transaksi masuk atau keluar Tanggungjawab siapa ? Pegawai Stor (Dilantik oleh Ketua Jabatan) Apa perlu dibuat ? Kira baki selepas transaksi buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad Petak Tandatangan & tarikh oleh Pegawai stor
- 28. Pemeriksaan Pemeriksaan Stok 28 Soalan Jawapan Dimanadilaksana ? Stor Pusat Stor Utama Bila ? Sekali setahun mulai 1 Oktober Pemeriksaan terhadap semua stok Tanggungjawab siapa ? Pegawai Pemeriksa yang dilantik oleh Ketua Jabatan Pegawai tidak kena mengena dengan stor Apa perlu dibuat ? Guna Kew.PS-14 – Laporan Pemeriksaan / Verifikasi Stor Kew.PS-14 disemak dan disahkan oleh pegawai Pemverifikasi Stor buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad Kawalan Stok (tandatangan & tarikh Pegawai Pemeriksa) Ingat !!! Tiada transaksi waktu pemeriksaan Boleh dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa
- 29. Pemeriksaan Verifikasi Stor 29 Soalan Jawapan Dimanadilaksana ? Stor Pusat Stor Utama Bila ? Sekali setahun sebelum 31 Disember selepas Pemeriksaan stor dibuat Tanggungjawab siapa ? Pegawai Pemverifikasi Stor dilantik oleh Pegawai Pengawal Tempoh pelantikan 2 Tahun Apa perlu dibuat ? Lawatan & semakan berdasarkan jadual ditetapkan Semak / sahkan Kew.PS-14 dan serah kepada KJ Sediakan Kew.PS-15 – Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor dan serah kepada KJ Keanggotaan Pemverifikasi Stor Sekurang-kurangnya 2 orang Tidak bertugas di stor Kump. P&P serta sokongan
- 30.
- 31. Pemeriksaan Pelarasan Stok 31 Soalan Jawapan PelarasanStok ? Tindakan pembetulan akibat kesilapan kiraan Bila ? Selepas Pemeriksaan Stor dan Verifikasi Stor dilaksanakan Tanggungjawab siapa ? Pegawai Stor Kuasa Melulus Ketua Jabatan Borang Diguna Kew.PS-17 – Penyata Pelarasan Stok Apa perlu buat ? Transaksi di ruang Terima – stok terlebih (KKS-Bhgn B) Transaksi di ruang Keluar – stok terkurang Catat di Kad Petak Tandatangan dan tarikh
- 32. Tatacara Pengurusan Stor Pendahuluan BabD - Pengeluaran Bab B - Merekod Stok Bab C - Penyimpanan Bab E - Pemeriksaan Bab A - Penerimaan Bab F - Keselamatan dan Kebersihan 32 Bab G - Pelupusan Bab H - Kehilangan dan Hapuskira
- 33.
- 34. Tatacara Pengurusan Stor Pendahuluan BabD - Pengeluaran Bab B - Merekod Stok Bab C - Penyimpanan Bab E - Pemeriksaan Bab A - Penerimaan Bab F - Keselamatan dan Kebersihan 34 Bab G - Pelupusan Bab H - Kehilangan dan Hapuskira
- 35.
- 36. Tatacara Pengurusan Stor Pendahuluan BabD - Pengeluaran Bab B – Merekod Stok Bab C – Penyimpanan Bab E - Pemeriksaan Bab A - Penerimaan Bab F – Keselamatan dan Kebersihan 36 Bab G – Pelupusan Bab H - Kehilangan dan Hapuskira
- 37. Kehilangan & Hapuskira Stokbernilai rendah 37
- 38. Tatacara Pengurusan Stor PeringatanBersama 38 Melantik Pegawai Stor, Pegawai Penerima & Pegawai Bertauliah Melantik Pegawai Pemeriksa Stor Melantik Pegawai Pemeriksa Pelupusan Stok Bernilai Rendah (jika perlu) Melaksanakan pemeriksaan 100% stor selepas 1 Oktober tahun semasa * Melaksanakan Pemverifikasian Stor 100 % ** sebelum 31 Disember dan selepas Pemeriksaan Stor dijalankan (100 % selepas 1 Oktober) Mengemukakan Laporan berikut kepada Perbendaharaan:- KEW.PS-13 – Laporan Kedudukan Stok Tahun … KEW.PS-14 – Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor Tahun … KEW.PS-15 – Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor Tahun .. KEW.PS-16 – Laporan Tahunan Verifikasi Stor Tahun … KEW.PS-20 – Laporan Tahunan Pelupusan Stok Tahun … KEW.PS-22 – Laporan Tahunan Kehilangan & Hapuskira Stok Tahun … * Pemeriksaan boleh dilakukan sepanjang tahun tetapi perlu keseluruhan selepas 1 Oktober tahun semasa ** Pemverifikasi Stor dilantik oleh KSU/Pegawai Pengawal
- 39. Tatacara Pengurusan Stor PeringatanBersama 39
- 40. Tatacara Pengurusan Stor 40 UnitPentadbiran Am dan Aset Bahagian Pembangunan Perakaunan Dan Pengurusan Muhammad Rushdi Bin Ramli 03-88821101 / 019-5630696 rushdi.ramli@anm.gov.my
- 41. Tatacara Pengurusan Stor 41 SEKIAN TERIMAKASIH SOALAN?