Downloaded 19 times
Uploaded byIszwan Shah
GFMAS - Gal mo s
Dokumen ini menjelaskan sistem pemantauan pinjaman dan pendahuluan kerajaan yang dikenal sebagai G-ALMOS, yang digunakan oleh 11 Jabatan Mengakauan Sendiri di Malaysia untuk memproses permohonan pinjaman komputer dan pendahuluan diri. Proses ini melibatkan pengumpulan borang dan dokumen oleh peminjam, pengesahan dan pemprosesan data secara terpusat, serta pelaporan status pinjaman. G-ALMOS juga bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dalam pemprosesan pinjaman, mengurangi kesalahan manusia, dan menyediakan integrasi antara modul gaji dan kewangan.
GFMAS - Gal mo s
- 1. GOVERNMENT – Advances& Loans Monitoring SystemGOVERNMENT – Advances & Loans Monitoring System (G-ALMoS)(G-ALMoS) (SISTEM PEMANTAU PENDAHULUAN(SISTEM PEMANTAU PENDAHULUAN DAN PINJAMAN KERAJAAN)DAN PINJAMAN KERAJAAN) Khamis, 15 Mei 2014
- 2.
- 3. G-ALMoS 1. Modul inidiguna pakai oleh 11 JMS (Jabatan Mengakauan Sendiri), BPOPA, Kuching & Kota Kinabalu. 2. 11 JMS – MOE, MOHE, MOI, MINDEF, MOH, MOA, KKR, KDN, JPM, MOT & KASTAM 3. Diselaraskan secara berpusat (centralised) di ibu pejabat.
- 4. Kakitangan Kerajaan(seluruh Malaysia) yang ingin membuat pinjaman komputer/pendahuluan diri akan menyerahkan borang-borang dan dokumen yang diperlukan kepada salah satu lokasi berikut : 10 JMS dan BPOPA manakala bagi pendahuluan diri dan pelbagai di Sabah dan Sarawak perlu menyerahkan borang-borang dan dokumen ke Kuching dan Kota Kinabalu sahaja Staf yang bertanggungjawab untuk memasukkan data di JMS, BPOPA, KK atau Kuching akan memasukkan maklumat-maklumat peminjam / pendahuluan diri ke sistem G-ALMoS di server Ibu Pejabat JANM (centralised) Proses Bayaran akan dilaksanakan oleh server CUP (Cawangan Utama Putrajaya)
- 5.
- 6. SIAPA YANG LAYAK Semua anggota perkhidmatan awam yang berjawatan tetap. Anggota yang bertaraf sementara, kontrak @ sambilan – TIDAK LAYAK Dibenarkan setiap 5 tahun sekali (SPP 8/2000)
- 7. Peraturan Pinjaman Komputer a.Isi borang (Kew. 317) : 5 Salinan. b. Surat Perjanjian (Kew. 318) : 5 Salinan. c. Menyertakan sebut harga asal yang lengkap. d. Salinan penyata gaji terbaru e. Surat akuan beza harga komputer/ pinjaman f. Salinan kad pengenalan
- 8. Syarat Pinjaman Komputer? a.Jumlah ansuran potongan bulanan tidak melebihi 1/3 gaji pokok. b. Jum. semua potongan gaji tidak melebihi 60% daripada gaji pokok & elaun. c. Amaun maksimum = RM5000.00 d. Tempoh maksimum bayaran balik = 4 tahun * Pinjaman mesti dihabiskan sebelum tamat perkhidmatan
- 9. Contoh Gaji : RM1300, Elaun : RM 285 = RM 1585 1/3 * 1300.00 = RM 433.33 60% * RM1585.00 = RM 951.00 Andaikan Potongan sedia ada : Tabung Haji = RM200 Perumahan = RM400 Kenderaan = RM409.71 RM809.71 Pinjaman Komputer RM5000/36 bln = RM147.62 sebulan RM809.71 + RM142.62 = RM952.33 > RM 951.00 Tidak memenuhi syarat Pinjaman Komputer =RM5000/48 bil = RM112.90 sebulan RM809.71 + RM112.90 = RM 922.61 < RM951.00 Memenuhi syarat
- 10. What Is InternalControl? Control Environment Control activities Risk Assessment Information / Communication Monitoring Process that assesses quality of internal controls over time PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 8 TAHUN 1992 SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL.8 TAHUN 2000 RUJUKAN RUJUKAN
- 11.
- 12. Maksud Pendahuluan Diri KelulusanPendahuluan dari Perbendaharaan (Borang Kew.106) kepada Pegawai Persekutuan untuk : i. Gaji yang belum berhak diterima @ berhak menerima tapi belum diLULUSkan; ii. Bagi mendapat balik gaji @ elaun yang terlebih bayar; iii.53210 – Ganjaran Pekerja Kerajaan. iv.53209 – Tunggakan Caruman KWSP. v. Dan lain – lain lagi.
- 13. Pendahuluan diri bolehdipohon adalah untuk memberi kemudahan kepada pegawai kerajaan semasa: menjalankan tugas rasmi bertukar menghadiri kursus : KSU-KSU & Ketua-ketua Jabatan yang disenaraikan sebagai Pegawai Pengawal dalam Buku Anggaran Belanjawan Tahunan. Yang lain, kelulusan Perbendaharaan Malaysia. Kuasa Melulus
- 14.
- 15. Peraturan Permohonan Pendahuluan diri Lamatelah selesai Permohonan (7- 14 hari) sebelum bertolak Mematuhi had minima yang ditetapkan Isi Borang Kew.325 (4 salinan – SPP6/94
- 16. Had Minima Permohonan B.Kump. Sokongan (kecuali kategori X & XI) RM300 (SPP Bil. 2/1993) C. Kategori X dan XI Tiada Had Minima (SPP Bil. 2/1993) A. Kump. Pengurusan Tertinggi & Kump. Pengurusan & Professional RM500 (SPP Bil. 2/1993)
- 17. Tanggungjawab Pegawai Pengawal B.Secara bertulis melantik Pegawai Kanan untuk luluskan Permohonan Pendahuluan Diri (SPP Bil. 2/1993) A. Meluluskan hanya kepada pegawai yang telah melangsaikan Pendahuluan yang lama (SPP Bil. 2 / 1993) D. Mengenakan penalti 10% setahun – Kes baki pendahuluan diri GAGAL dibayar dalam tempoh 1 bulan selepas tarikh tuntutan dibuat (SPP Bil. 2/1993) C. Hantar Penyata Ringkasan kedudukan Pendahuluan Diri yang diluluskan & hasil kutipannya ke Perbendaharaan setiap 6 bulan (SPP Bil. 2/1993)
- 18. Objektif G-ALMoS 1. Kemudahanmemuat naik dan memproses data sehingga dapat mengeluarkan laporan. 2. Hubungan secara on-line antara modul gaji dan modul FI (kewangan). 3. Antaramuka antara sistem gaji luar (UGAT dan PDRM). 4. Mengelakkan data berulang bagi maklumat pengguna yang sama. 5. Mengurangkan masalah kesilapan manusia (human errors) ketika memasukkan data.
- 19. PROSEDUR GALMOS Pinjaman Komputer /Pendahuluan Diri
- 20. Flow Pinjaman Komputer/ Pendahuluan Diri & Pelbagai Serahkan borang Mengunci masuk data ke Modul G-ALMOS Serahkan borang Peminjam Komputer (cth : AG Perak) Pejabat Caw. (cth : AG Caw. Perak) Serahkan borangSerahkan borang BPOPA Pendahuluan diri (cth : AG Tawau) Pejabat Caw. Sabah (cth : AG Caw. Tawau) AG Kota Kinabalu Pendahuluan Diri (cth : AG Miri) Peminjam pendahuluan diri (cth : AG Miri) AG Kuching Peminjam Komputer (cth : Cikgu Sekolah di Tawau) Pejabat 10 JMS (cth : MOE Caw. Tawau) Pejabat 10 JMS (cth : MOE Putrajaya) Server HO Server CUP Serahkan borang Serahkan borang Serahkan borang Serahkan borang cek
- 21. -No Gaji -Nama -No Kp -KodAO HRPAY HO Wujud Peminjam Wujud Pinjaman Pengesahan 1 Pengesahan 2 Wujud Baucar SemakJANCUP Lulus Post Proses Pembayaran Cek / EFT Post ke FI (ALE) setiap 10 minit Sistem G-ALMoS
- 22. Aktiviti Bagi SetiapPemohonan Pinjaman Komputer / Pendahuluan 1. Pendaftaran Peminjam (Baru). 2. Pengurusan Pendahuluan / Pinjaman 3. Pengurusan Integrasi Antara Modul 4. Pengurusan Rekod 5. Laporan
- 23. Aktiviti 1 :Pendaftaran Peminjam a. Wujud - Digunakan untuk mewujudkan maklumat asas peminjam. b. Kemaskini - Digunakan untuk mengemaskini maklumat asas peminjam sedia ada. c. Papar - Digunakan hanya untuk membuat paparan maklumat asas pengguna tanpa boleh mengubah apa-apa. d. Hapus - Digunakan untuk menghapuskan maklumat asas peminjam yang masih tidak mempunyai rekod pinjaman.
- 25. Aktiviti 2 :Pengurusan Pendahuluan/ Pinjaman a. Wujud - Digunakan untuk mewujudkan maklumat asas pinjaman yang telah diluluskan permohonannya. b. Papar - Digunakan untuk memaparkan semua senarai pinjaman yang dibuat oleh peminjam. c. Hapus - Digunakan untuk menghapuskan maklumat pinjaman atau traksaksi yang telah diwujudkan.
- 26. d. Penyata BayaranPinjaman Digunakan untuk menjana penyata dan mencetak bayaran pinjaman e. Semakan Untuk membuat kelulusan 1 dan kelulusan 2 bagi pinjaman/ pendahuluan diri & pelbagai Baucar bayaran akan di wujudkan semasa kelulusan dibuat. f. Pengurusan Baucar Digunakan untuk mencetak baucar yang telah diwujudkan semasa kelulusan. g. Pelarasan Digunakan untuk membuat bayaran balik lebihan.
- 28. Aktiviti 3 :Pengurusan Integrasi Antara Modul a. Integrasi Ke Modul Kewangan (FI) Digunakan untuk menyemak baucar bayaran yang dihantar ke JANCUP untuk proses pembayaran. b. Integrasi Ke Modul Sumber Manusia (HR) Digunakan untuk arahan potongan gaji melalui payslip. Memaparkan senarai peminjam baru yang akan mula dibuat potong gaji. c. Integrasi Dendan Sistem Luar Integrasi dengan sistem dari UGAT dan PDRM yang berkaitan dengan pinjaman / pendahuluan diri & pelbagai d. Status ALE Digunakan untuk memantau penghantaran baucar dan status bayaran
- 30. Aktiviti 4 :Pengurusan Rekod a. Maklumat Pegawai Pengesah Digunakan untuk memberi authorization kepada pegawai yang berkenaan untuk membolehkan pengesahan 1 atau pengesahan 2 dapat dilakukan. b. Maklumat Dokumen Sokongan Digunakan untuk mewujud, memapar atau mengemaskini senarai dokumen sokongan.
- 31. Baucar bayaran yangtelah diwujudkan di G-ALMoS akan dihantar ke server Cawangan Utama Putrajaya (JANCUP) secara automatik untuk pemprosesan pengeluaran cek atau EFT. PROSES AKHIR Cek : Pegawai di JANCUP akan melakukan proses SEMAK, LULUS dan POST baucar sebelum proses PAYMENT RUN dilakukan. Cek yang telah dicetak akan dihantar ke JMS yang terlibat untuk diberikan kepada peminjam. EFT: Pegawai di JANCUP akan melakukan proses SEMAK, LULUS dan POST baucar sebelum PAYMENT RUN dilakukan. Amaun pinjaman/ pendahuluan diri akan dimasukan terus kedalam akaun peminjam.
- 32. ARAHAN POTONGAN GAJI -Dilakukan secara automatik, iaitu secara berjadual (sebulan sekali). - Untuk memastikan potongan berjaya dilakukan atau tidak, setiap SAD hendaklah melarikan TCODE ZRAL028 (mencetak satu laporan yang akan memaparkan potongan pertama pemohon baru pada 1 – 10 hb setiap bulan (sebelum proses gaji dilarikan)). G-ALMoS HR (36 AOs) ALE • Jika proses yang dilakukan secara berjadual ini tidak berjaya, setiap SAD hendaklah maklumkan ke SOLMAN dengan SEGERA (sebelum 10 hb setiap bulan) untuk tindakan selanjutnya oleh Ibu Pejabat.
- 34. a. Maklumat AsasPeminjam - Memaparkan senarai peminjam b. Maklumat Induk Pinjaman/ Pendahuluan - Memaparkan senarai pinjaman dan pendahuluan diri c. Senarai Peminjam Bayaran Dikeluarkan - Memaparkan laporan bagi status bayaran peminjam atau pendahuluan yang telah dikeluarkan. d. Laporan Penyata Bayaran Pinjaman Berhenti/ Bersara - Memaparkan penyata (status bagi bayaran pinjaman/ pendahuluan)bagi peminjam yang telah tamat perkhidmatan/ bersara e. Laporan Kedudukan Baki Pinjaman - Memaparkan baki pinjaman bagi setiap pinjaman yang didaftarkan di G-ALMoS. LAPORAN
- 35. f. Laporan BayaranTertunggak - Memaparkan laporan bagi pinjaman yang telah tertunggak bayaran g. Laporan Pendaftaran Pemohon - Memaparkan laporan bagi peminjam atau pemohon yang didaftarkan di dalam G-ALMoS. h. Laporan Pindahan Ke Akaun Hasil - Memaparkan laporan bagi wang yang tidak dituntut melebihi 7 tahun yang telah dipindahkan ke akaun hasil. i. Laporan Penyata Tahunan - Memaparkan laporan bagi penyata tahunan untuk peminjam yang telah membuat pinjaman/ pendahuluan melalui G-ALMoS. j. Laporan Ralat - Memaparkan laporan bagi pinjaman/ pendahuluan yang mempunyai ralat semasa proses muat naik data legasi dan maklumat yang tidak boleh diproses semasa pancaran ke HR atau FI. LAPORAN
- 36. k. Surat ArahanPotongan Gaji - Bertujuan sebagai pemberitahuan kepada peminjam bahawa gaji akan dipotong berikutann pinjaman/ pendahuluan. l. Laporan Penyata Bayaran - Memaparkan penyata bayaran individu yang telah membuat pinjaman/ pendahuluan. m. Laporan senarai Baucar Yang Telah Dikeluarkan Bayaran dan Dibatalkan Di FI - Memaparkan laporan bagi senarai baucar yang telah dikeluarkan di dalam G-ALMoS dan baucar-baucar yang dibatalkan oleh FI. n. Senarai Arahan Potongan Ke HR - Memaparkan laporan bagi pinjaman komputer yang telah dihantar ke HR untuk proses pemotongan gaji. LAPORAN
- 38. ADUAN GFMAS 1. LogSOLMAN 2. Helpdesk : 03-8882 1316 / 1289 / 1202 / 1203 Email : svcdesk@anm.gov.my Fax : 03 8882 1317 3. Maklumat terkini GFMAS (intranet): http://buletin.gfmas.anm.gov.my
- 39.
Editor's Notes
- #7 The Wells Report definition of occupational fraud. According to this definition, most everyone has committed some kind of occupational fraud. Could mean taking a sick day when in fact you are not sick. Making a long distance phone call on the organization, taking a supplies home for personal use, making a personal call during company time.
- #8 Control environment sets the tone of an organization, influencing the control consciousness of its people. It is the foundation for all other components of internal control, providing discipline and structure. Risk assessment is the entity’s identification and analysis of relevant risks to achievement of its objectives, forming a basis for determining how the risks should be managed. Control activities are the policies and procedures that help ensure that management directives are carried out. Information and communication are the identification, capture, and exchange of information in a form and time frame that enable people to carry out their responsibilities. Monitoring is a process that assesses the quality of internal control performance over time.
- #9 Control environment sets the tone of an organization, influencing the control consciousness of its people. It is the foundation for all other components of internal control, providing discipline and structure. Risk assessment is the entity’s identification and analysis of relevant risks to achievement of its objectives, forming a basis for determining how the risks should be managed. Control activities are the policies and procedures that help ensure that management directives are carried out. Information and communication are the identification, capture, and exchange of information in a form and time frame that enable people to carry out their responsibilities. Monitoring is a process that assesses the quality of internal control performance over time.
- #11 Monitoring is a process that assesses the quality of internal control performance over time.
- #13 Lack of appropriate management oversight (i.e., inadequate supervision or monitoring of remote locations). Lack of job applicant screening procedures relating to employees with access to assets susceptible to misappropriation. Inadequate recordkeeping with respect to assets susceptible to misappropriation.
- #14 More than 50% of fortune 500 companies now use this technique
- #15 In the first study, conducted in 1996, men dominated the reported frauds, accounting for two-thirds of the cases. In the 2004 study, the numbers were almost even 53% by men and 47% by women.
- #17 More than 50% of fortune 500 companies now use this technique
- #18 Lack of appropriate system of authorization and approval of transactions (i.e., in purchasing). Lack of timely and appropriate documentation for transactions (i.e., credits for merchandise returns).
- #33 sdfsdfdsgdfsgdsgwerterhtrhvbgfb