1. Unit Perolehan & Pengurusan Aset
Sektor Sumber Manusia
PPD Kapit Sarawak
TAKLIMAT PENGURUSAN STOR KERAJAAN TAHUN 2022
Tarikh/Hari : 19 September 2022
Masa : 0800 – 1700
Tempat : Bilik Mesyuarat PPD Kapit
5. DEFINISI
STOR
Tempat bagi melaksanakan
penerimaan, merekod,
penyimpanan,
penyelenggaraan,
pengendalian dan
pengeluaran stok
STOK
Bermaksud barang-barang belum
guna dan perlu disimpan atau
untuk digunakan terus bagi
tujuan operasi atau
penyelenggaraan.
6. Stok sentiasa ada apabila
d i k e h e n d a k i d a n
m e n e p a t i k e h e n d a k
pelanggan
Kualiti stok sentiasa
terjamin dengan cara
memberi perlindungan,
p e n j a g a a n d a n
penyelanggaraan yang
s e w a j a r n y a s e m a s a
dalam simpanan.
Memberi perkhidmatan bekalan kepada pelanggan dengan
melaksanakan tugas-tugas berikut:
v Menerima barang-barang
v Menyimpan stok
v Menjaga stok
v Mengeluarkan stok
v Menyenggara rekod-rekod
v Merancang dan mengurus penokokan stok
v Mengendali pembungkusan dan penghantaran stok
v Menjalankan pengiraan
v Keselamatan dan kebersihan stor
v Mengambil tindakan pelupusan
v Menguruskan tindakan hapus kira ke atas stok
OBJEKTIF FUNGSI
7. PEMAKAIAN PEKELILING
BIL PEKELILING
TARIKH
PELAKSANAAN
STATUS
1
Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun
2009 – Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan Tahun 2009 DIBATALKAN
2
1Pekeliling Perbendaharaan (1PP) –
Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan 1 Januari 2015 DIBATALKAN
3
1Pekeliling Perbendaharaan (1PP) –
Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan
(PINDAAN)
23 April 2018 BERKUATKUASA
14. LAPORAN STOR SUKUAN
Setiap Sekolah dikehendaki menghantar LAPORAN STOK setiap sukuan ke
Pejabat Pendidikan Daerah (PPD) bagi tujuan kompilasi peringkat daerah.
Agensi hendaklah melaporkan perolehan stok pada tahun semasa sahaja.
Laporan yang diterima di peringkat JPN dibentang di dalam Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) peringkat negeri.
LAPORAN SUKUAN TEMPOH
Pertama Januari – Mac
Kedua April – Jun
Ketiga Julai – September
Keempat Oktober – Disember
15. LAPORAN STOR TAHUNAN
Setiap Sekolah dikehendaki menghantar laporan stor tahunan ke Pejabat Pendidikan Daerah
(PPD) bagi tujuan kompilasi.
Format pelaporan akan dimaklumkan pada setiap November / Disember berakhir tahun
semasa (tertakluk kepada format yang akan ditentukan oleh pihak KPM/MOF).
Carta Aliran Penghantaran Laporan Tahunan :
1. Sekolah
2. Pejabat Pendidikan Daerah
3. Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak
4. Kementerian Pendidikan Malaysia ( kompilasi peringkat
kebangsaan mulai 31 Januari )
5. Perbendaharaan Malaysia, Kementerian Kewangan Malaysia
( dihantar pada atau sebelum 15 Mac )
mula
tamat
16. KEKERAPAN MESYUARAT JKPAK
JKPAK hendaklah bermesyuarat setiap 3 bulan sekali selepas
tamat tempoh sesuatu suku tahun seperti berikut:
BILANGAN
MESYUARAT
TARIKH MESYUARAT
PEMBENTANGAN
LAPORAN SUKU
TAHUN
Pertama Januari - Februari Keempat
Kedua April – Mei Pertama
Ketiga Julai – Ogos Kedua
Keempat Oktober – November Ketiga
18. AM 6.2 : PENERIMAAN
Stok yang diterima hendaklah:
• Diterima oleh Pegawai Penerima Stok yang dilantik
oleh Ketua Jabatan (memiliki kepakaran jika perlu)
• Diperiksa dengan teliti dan mengikut spesifikasi
• Melengkapkan KEW.PS-1 (Borang Terimaan Barang-
barang BTB) dan KEW.PS-2 (Borang Penolakan Barang-
barang BPB)
20. AM 6.3 : MEREKOD STOK
TUJUAN
Mengawal paras
stok
Memastikan bilangan
& fizikal stok
sentiasa tepat
Mengetahui kedudukan
stok simpanan
STOK HENDAKLAH
DIREKODKAN
DALAM TEMPOH
DUA (2) MINGGU
DARI TARIKH
PENERIMAAN KE DALAM
KEW.PS-3
(KAD DAFTAR STOK)
Stok yang perlu direkodkan adalah stok yang diterima
melalui pembelian dengan wang kerajaan, yang disewa
beli dengan wang kerajaan, yang diterima melalui
hadiah, pindahan dan melalui proses perundangan.
21. TATACARA MEREKOD
PENERIMAAN - pen dakwat merah
PENGELUARAN – pen dakwat hitam / biru di Kad Daftar Stok
(KEW.PS-3)
Dikemaskini setiap kali transaksi penerimaan dan
pengeluaran
1 KEW.PS-3 untuk merekod satu (1) item stok
Senarai Kad Daftar Stok KEW.PS-4 hendaklah disediakan
Pindaan atau pemadaman pada rekod tidak dibenarkan.
Sekiranya perlu pembetulan :-
1. Angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja
2. Angka yang betul ditulis di bahagian atas angka asal
3. Pembetulan ditandatangan ringkas oleh Pegawai Stor
22. LAPORAN KEDUDUKAN STOK
1.KETUA JABATAN HENDAKLAH MENYEDIAKAN
LAPORAN KEDUDUKAN STOK KEW.PS-14 BAGI
SETIAP SUKU TAHUN BAGI SEMUA KATEGORI STOR
2. KEMUKA LAPORAN KE PPD BAGI TUJUAN KOMPILASI
PERINGKAT DAERAH DAN DIHANTAR KE JPN UNTUK
DIBENTANGKAN DI DALAM MESYUARAT JKPAK
PERINGKAT NEGERI.
23.
24. DOKUMEN MEREKOD STOK
KEW.PS-3 KAD DAFTAR STOK
KEW.PS-4 SENARAI KAD DAFTAR STOK
KEW.PS-5 BORANG PENENTUAN KUMPULAN STOK
KEW.PS-14 LAPORAN KEDUDUKAN STOK
25. AM 6.4 : PENYIMPANAN
• Memastikan stok disimpan di tempat yang
sesuai dan selamat.
• Memudahkan pengendalian dan pengeluaran.
• Penggunaan ruang yang optimum.
O
BJEK
TIF
praktik.
• Perlu ambil kira penggunaan ruang untuk memudahkan
kakitangan dan alat pengendalian barang-barang
bergerak dengan selamat.
• Rak-rak yang sesuai atau boleh diubah suai hendaklah
digunakan.
• Penyimpanan stok di timgkat rak paling atas hendaklah
mempunyai jarak 50cm daripada siling.
Susun atur
• Ruang stor hendaklah digunakan sepenuhnya
• Stor perlu mempunyai susun atur yang sistematik dan
26. q Menggunakan ruang simpanan secara optimum.
q Menyusun dengan cara teratur.
q Penyusunan mengambil kira sistem MDKD.
q Menyimpan di tempat penyimpanan yang sesuai dengan
mengambil kira jenis stok tertentu seperti bilik hawa dingin,
peti sejuk, ruang bersiling dan sebagainya.
q Penyimpanan stok yang bergantung kepada jenisnya dan ruang
stor yang ada. Ruang stor dibahagikan kepada seksyen atau
kumpulan barang.
q Stok memerlukan cara penyimpanan yang berbeza berdasarkan
kepada jenis, bahan kandungan atau pembuatannya dan
keadaan fizikalnya. Peraturan-peraturan penyimpanan yang
ditetapkan dalam manual penggunaan hendaklah dipatuhi bagi
mengekalkan kualiti stok.
Penyimpanan Stok
27. Stok Dalam
Bungkusan Asal
Stok Yang Mudah
Tercerai
Stok Berharga Dan
Menarik
ü Stok yang diterima dalam pelbagai
jenis bungkusan seperti kotak, tin,
plastik dan sebagainya bolehlah
dikekalkan penyimpanannya dalam
bungkusan asalnya dengan
memastikan label maklumat stok
dapat dilihat.
ü Setiap bungkusan itu hendaklah
mengandungi hanya stok yang
mempunyai kod dan rupa bentuk
yang sama.
v Stok yang mudah tercerai seperti aksesori pakaian
seragam, alat ganti dan seumpamanya hendaklah
dimasukkan ke dalam bekas yang berukuran sama.
v Disimpan mengikut bilangan atau unit yang
memudahkan pengeluaran.
v Stok yang mudah tercerai yang tidak boleh
dibungkus hendaklah disusun dengan kemas.
q Stok yang berharga dan menarik
hendaklah disimpan di tempat yang
selamat di bawah kawalan pegawai
yang bertanggungjawab.
q Arahan Keselamatan hendaklah
sentiasa dipatuhi.
q Pengeluaran hendaklah dibuat sendiri
oleh pegawai yang diberi kuasa.
28. Penyimpanan Dadah Berbahaya, Racun Dan Bahan Psikotropik
q mematuhi Peraturan Dadah Berbahaya 1952 dan Peraturan Racun 1952 dan
Peraturan Bahan Psikotropik 1989.
Penyimpanan Stok Unsur Keselamatan
q seperti alat-alat persenjataan, peta-peta dan seumpamanya hendaklah
disimpan mengikut Peraturan Keselamatan yang ditetapkan.
Stok Yang Mudah Terjejas Akibat Hawa Panas Dan Lembab
q disimpan dalam bilik atau tempat berhawa dingin atau peti sejuk yang suhu
dan kelembapannya boleh dikawal.
q Stok yang tidak tahan lembap hendaklah disimpan dalam bilik kering atau
nyah-lembapan.
Stok Yang Tahan Kepada Cuaca Panas Dan Hujan
q Disimpan di tempat lapang yang berpagar.
29. STOK BARANG-BARANG BERAT
q Disimpan di rak paling bawah.
q Susunan atau tindanan barang tidak terlalu tinggi dan faktor-faktor diambil
kira:-
ü Senang dikendali dan memudahkan pengeluaran stok mengikut sistem
MDKD;
ü Kemungkinan peti-peti di lapisan bawah ditindih oleh peti yang lebih
berat;
ü Barang-barang tersebut mudah dijilat api;
ü Memudahkan pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi; dan
ü Susunan atau lapisan yang paling selamat adalah setinggi di antara 2 - 3
meter, melainkan jika fork lift digunakan.
30. STOK BERTARIKH LUPUT
q Mengarahkan pihak pembuat atau pembekal melabelkan tarikh luput stok.
q Tarikh luput stok hendaklah dicatatkan di kotak, bekas atau bungkusannya.
q Sistem MDKD hendaklah dilaksanakan dalam penyimpanan stok.
q Sistem MDKD tidak terpakai sekiranya terdapat stok yang masuk kemudian tetapi tarikh
luput tempohnya lebih awal daripada stok yang masuk dahulu.
q Senarai Stok Bertarikh Luput KEW.PS-6 hendaklah disediakan oleh Pegawai Stor dengan
merekodkan kuantiti stok bertarikh luput dalam bulan yang sama.
q Kedudukan stok hendaklah dikemas kini di KEW.PS-6 dalam tempoh enam (6) bulan
sebelum tamat tarikh luput dalam minggu pertama setiap bulan.
q Sekiranya stok tidak dapat dihabiskan dalam tempoh 6 bulan sebelum tamat tarikh luput,
tindakan berikut hendaklah diambil ke atas stok tersebut:
v Mengeluarkan bagi tujuan latihan, pengembangan, pembangunan dsb;
v Memulangkan kepada pembekal (tertakluk kepada syarat-syarat perjanjian;dan
v Melupuskan mengikut peraturan pelupusan yang sedang berkuat kuasa
31. STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR
“BAHAYA”
“MUDAH TERBAKAR”
“SIMPAN DI TEMPAT KERING
KANDUNGAN MUNGKIN
MENGELUARKAN GAS
BERACUN MUDAH TERBAKAR
JIKA LEMBAB”
Gas Mampat Dalam Tabung Melabel Bekas
Dikawal rapi & ditempatkan di
tempat yang bersesuaian
Diberi tanda pengenalan &
dilabelkan
Pengendalian Penyimpanan
Dilakukan dengan berhati-hati
Disimpan di stor yang
berasingan
32. STOK BARANG-BARANG BERAT
q Stok perlu diselenggara dari semasa ke semasa supaya sentiasa dalam
keadaan baik dan boleh guna. Perkara berikut hendaklah dipatuhi:
ü Menyapu minyak tertentu untuk mengelakkan karat;
ü Mengekalkan bungkusan asal untuk mengelakkan debu;
ü Menyembur ubat serangga untuk mengawal serangan dari
serangga; dan
ü Stok yang mempunyai ciri-ciri keselamatan hendaklah mematuhi
peraturan yang berkaitan.
34. AM 6.5 : PENGELUARAN
SISTEM MASUK-DAHULU-KELUAR-DAHULU (MDKD)
q Pengeluaran stok mengikut sistem MDKD dengan memastikan stok yang
diterima dahulu dikeluarkan dahulu.
q Sistem pengeluaran yang cekap dan teratur dapat mengelakkan perkara-
perkara berikut:-
Ø Pengeluaran tanpa kebenaran;
Ø Pengeluaran tidak mengikut kuantiti dan tidak seperti yang dipesan; dan
Ø Stok yang telah lama disimpan tidak dikeluarkan.
PELANTIKAN PEGAWAI PELULUS
Ketua Jabatan hendaklah melantik Pegawai Pelulus secara bertulis untuk
memastikan pengeluaran stok adalah terkawal.
35. PERMOHONAN STOK INDIVIDU
v Hendaklah mengemukakan Borang Permohonan Stok Individu
KEW.PS-8 kepada stor untuk kelulusan.
v Tindakan stor:-
q Mendaftarkan KEW.PS-8
q Memberi nombor permohonan mengikut tahun
q Mempertimbangkan permohonan stok
q Mencatatkan pengeluaran di Daftar Stok setelah
mendapat kelulusan
q Mengeluarkan stok kepada pemohon/wakil yang
dibenarkan ikut kuantiti
37. AM 6.6 : PEMERIKSAAN
Objektif:
• Memastikan ketepatan rekod
dengan fizikal stok
• Memastikan stok usang, tidak
boleh guna, rosak, tidak aktif,
hampir luput diambil
tindakan pelupusan
• Memastikan kehilangan stok
diambil tindakan hapus kira
Pemverifikasi
Stor
Dilantik Oleh KPM
Tempoh
pelantikan dua (2)
tahun
Sekurang-
kurangnya dua (2)
pegawai
Tidak bertugas di
stor yang
diverifikasi
Mempunyai
pengetahuan ttg
stor
Pegawai P&P atau Kumpulan
Pelaksana Gred 19 ke atas
Laksana verifikasi setahun sekali
mulai 1 Oktober - 31 Disember
Menyedia dan melengkapkan
Borang Verifikasi Stor (KEW.PS-
10) dan Borang Penilaian
Prestasi Peng.Stor (KEW.PS-11)
dan hantar ke Unit Pengurusasn
Aset
38. Tugas Unit Pengurusan
Aset
Menyedia Jadual
Verifikasi
Semak dan sahkan
KEW.PS-10 dan KEW.PS-
11 yang diterima
daripada Pemverifikasi
Menyedia Sijil Verifikasi Stor KEW.PS-
12 dan Laporan Verifikasi Stor KEW.PS-
13 untuk pengesahan Ketua Jabatan
Maklum kepada Ketua Jabatan
hasil penemuan verifikasi stor
(pelarasan, hapus kira,
pelupusan)
39. DOKUMEN PEMERIKSAAN STOR
KEW.PS-10 BORANG VERIFIKASI STOR
KEW.PS-11
BORANG PENILAIAN PRESTASI
PENGURUSAN STOR
KEW.PS-12 SIJIL VERIFIKASI STOR
KEW.PS-13 LAPORAN VERIFIKASI STOR
KEW.PS-15 BORANG PELARASAN STOK
KEW.PS-16 PERAKUAN AMBIL ALIH STOR
40. AM 6.7 : KESELAMATAN & KEBERSIHAN
Langkah-Langkah Keselamatan
q Keselamatan dan kebersihan stor sentiasa diberi perhatian
oleh Ketua Jabatan dengan mematuhi arahan yang berkaitan.
q Mempunyai sistem kawalan keselamatan yang sesuai,
mencukupi dan berkesan.
q Stor hendaklah terhindar daripada bahaya banjir atau baha
q ng matahari dan juga selamat daripada ancaman makhluk
perosak.
q Ketua Jabatan menyediakan ruang pejabat yang sesuai bagi
Pegawai Stor dan lokasinya berhampiran dengan stor.
q Stor hendaklah mempunyai sistem peredaran udara seperti
pemasangan alat penghawa dingin, exhaust fan atau kipas
angin.
q Stor digunakan untuk menyimpan stok barang-barang belum
guna dan tidak dijadikan tempat penyimpanan barang-barang
rosak, usang dan sebagainya.
q Penyelenggaraan stor dan stok dilaksanakan dari semasa ke
semasa.
41. Kawalan Kebakaran
q Dilengkapkan dengan sistem kawalan kebakaran yang sesuai dan memadai seperti fire alarm,
smoke detector, water sprinkler dan lain-lain;
q Alat-alat pemadam api seperti fire extinguisher dan hose reel perlu ditempatkan di kawasan
strategik;
q Mempamerkan pelan lantai yang menunjukkan arah keluar masuk dan pemasangan tanda
KELUAR (EXIT);
q Mempamerkan tanda-tanda amaran seperti “Mudah Terbakar” dan sebagainya;
q Merujuk kepada Jabatan Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat bagi mendapatkan
pandangan dan nasihat dalam mematuhi kawalan kebakaran; dan
q Mengaturkan latihan mengawal kebakaran kepada Pegawai-Pegawai Stor.
42. Kebersihan
v Ketua Jabatan hendaklah memastikan stor sentiasa
bersih supaya kualiti stok terjamin.
v Kawalan pencegahan serangga perosak hendaklah
dilaksanakan secara berkala.
43. AM 6.8 : PINDAHAN
Objektif:
• Memastikan penggunaan stok secara optimum
• Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan
• Membolehkan pemilik baru mengguna pakai stok tersebut
Stok hendaklah didaftarkan dalam
tempoh dua (2) minggu dari tarikh
pengesahan penerimaan
44. TATACARA PINDAHAN STOK
1 Cadangan pindahan stor hendaklah mendapat kelulusan Ketua Jabatan.
2 Permohonan daripada stor menggunakan Borang Pindahan Stok
KEW.PS-17
3 Pegawai Pelulus di Stor Pemberi hendaklah mempertimbangkan
permohonan.
4 Stor Pemohon hendaklah mengambil stok yang telah diluluskan di
KEW.PS-17.
5 Stor Pemberi mengemaskini Daftar Stok KEW.PS-3 dengan perkataan
“DIPINDAHKAN, KEPADA ................. dan ditarikhkan ..................”
6 Stor Penerima mendaftarkan semula stok tersebut di KEW.PS-3 dan
kemaskini KEW.PS-4.
46. AM 6.9 PELUPUSAN
Proses mengeluarkan stok dari
milikan, kawalan, simpanan
dan rekod mengikut kaedah
yang ditetapkan
• Elak simpan aset rosak & tidak diperlukan
• Jimat ruang
• Hasil pulangan jana hasil kepada Kerajaan
• Memastikan kaedah pelupusan bersifat mesra
alam dan lestari.
TUJUAN
50. Tempoh melaksanakan pelupusan :
ENAM (6) BULAN DARI TARIKH KELULUSAN
Pelanjutan Tempoh:
Mohon dua minggu sebelum
tempoh kelulusan tamat
Pelanjutan satu (1) bulan
Sekali sahaja
Tamat tempoh - permohonan baru
52. … DOKUMEN PELUPUSAN
KEW.PS-26
KENYATAAN TAWARAN SEBUT HARGA
PELUPUSAN STOK
KEW.PS-27 BORANG SEBUT HARGA PELUPUSAN STOK
KEW.PS-28 JADUAL SEBUT HARGA PELUPUSAN STOK
KEW.PS-29 KENYATAAN JUALAN LELONG STOK
KEW.PS-30 SENARAI STOK YANG DILELONG
KEW.PS-31 LAPORAN PELUPUSAN STOK TAHUNAN
53. AM 6.10 KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
KEHILANGAN
Bermaksud kehilangan stok Kerajaan
disebabkan oleh kecurian, kebakaran,
kemalangan, bencana alam, kesusutan,
penipuan atau kecuaian Pegawai Awam.
HAPUS KIRA
Proses untuk membatalkan rekod
bagi stok yang hilang.
54. OBJEKTIF
Hapus Kira
stok kerajaan
bertujuan
untuk:-
Menyelaras rekod stok
Mengawal kerugian yang ditanggung oleh
Kerajaan akibat kehilangan stok
Meningkatkan kesedaran &
tanggungjawab terhadap kepentingan
keselamatan stok kerajaan
Membolehkan surcaj & tatatertib ke atas
kecuaian pegawai
55. PROSES HAPUS KIRA
Ketua Jabatan membuat
Laporan Polis dalam
tempoh 24 jam
Laporan Awal KEW.PS-32
disediakan oleh Ketua
Jabatan dalam tempoh
2 hari
Dilantik oleh Pegawai
Pengawal dalam tempoh
2 minggu (KEW.PS-33)
KEW.PS-34 disediakan
oleh J/Kuasa Penyiasat.
Syor, ulasan & tandatangan
Pegawai Pengawal
Kuasa melulus tertakluk
kepada Seksyen 5 Akta
Perwakilan Kuasa 1956
[Akta 358] yang berkuat
kuasa
1 2
3 4
5
* Kemuka Sijil Hapus Kira
KEW.PS-35 dalam tempoh
1 bulan dari kelulusan
* Borang Laporan Hapus Kira
Aset Alih KEW.PS-36
6
56. DOKUMEN KEHILANGAN & HAPUS KIRA STOK
KEW.PS-32 LAPORAN AWAL KEHILANGAN STOK
KEW.PS-33 LANTIKAN PEGAWAI PENYIASAT
KEW.PS-34 LAPORAN AKHIR KEHILANGAN STOK
KEW.PS-35 SIJIL HAPUS KIRA
KEW.PS-36 LAPORAN KEHILANGAN BAGI TAHUN ...
57. SEKIAN, TERIMA KASIH
Pertanyaan & Maklum Balas mengenai Aset Alih/Stok Kerajaan
boleh berhubung di:
No. Telefon : 084-796441
No. Faks : 084-796285
Unit Perolehan & Pengurusan Aset
Sektor Sumber Manusia
PPD Kapit Sarawak, Wisma Persekutuan,
Tingkat 1&2, Jalan Penghulu Nyanggau,
96800 Kapit, Sarawak.
