Dokumen ini membahas tentang pengurusan dan perekodan inventori, termasuk definisi, jenis-jenis inventori, serta prosedur pembelian dan penyimpanan barang. Ia menggambarkan pentingnya penyimpanan inventori dan pengawasan stok bagi memastikan kelancaran operasi dan memenuhi permintaan. Selain itu, dokumen ini juga mengatur penggunaan kalendar stok dan kaedah mencatat yang tepat untuk memastikan rekod inventori yang baik.

1. PROCUREMENT ADMINISTRATION
RECORDING OF RECEIVED PURCHASED GOODS

2. DEFINISI INVENTORI
 BAHAN-BAHAN ATAU BARANGANYANG DISIMPAN DI DALAM
STOR.
 TERDIRI DARIPADA BAHAN MENTAH, BARANG DALAM PROSES DAN
JUGA BARANG SIAP.
 PENYIMPANAN INVENTORI PENTING BAGI MEMASTIKAN PROSES
PENGELUARAN DAPAT BERJALAN LANCAR DAN SEMPURNA SERTA
PERMINTAAN DAPAT DIPENUHI DENGAN CEPAT DAN BERTERUSAN.

3. JENIS-JENIS INVENTORI
BAHAN MENTAH - BARANGYANG DIBELI DAN DITERIMATETAPI BELUM
MELALUI PROSES PENGELUARAN
- CTH: KAYU, PAKU, CAT DANTUKUL
KERJA DALAM PROSES - BAHAN MENTAHYANGTELAH MEMASUKI PROSES PENGELUARAN
- CTH: KAYUYANG TELAH DIPOTONG, PINTU ALMARI
PRODUK / BARANG SIAP - HASIL DARIPADA PROSES PENGELUARAN DAN SEDIA UNTUK DIJUAL
- CTH: PERABOT, MEJA DAN KERUSI

4. BEKALAN PEJABAT
 TERDIRI DARIPADA ALAT TULIS DAN KELENGKAPAN PEJABATYANG MANA ADALAH ASET DALAM
MELAKSANAKAN TUGAS RASMI.
 ALAT TULIS DAN KELENGKAPAN PEJABAT BOLEH DIKATEGORIKAN SEPERTI BERIKUT:
ALATTULIS KERTAS, KEPALA SURAT, SAMPUL SURAT, PEN, KLIP
KERTAS DSB
BORANG SIRI AM, SIRI KEWANGAN, SIRI JABATAN
MESIN PEJABAT KOMPUTER, MESIN PENCETAK, MESIN PENYALIN,
PROJEKTOR, MESIN PERAKAM WAKTU DSB
PERABOT / PERKAKAS KERUSI, MEJA,ALMARI, RAK, KABINET, PETI BESI,
PAPAN PUTIH, KIPAS ANGIN MUDAH ALIH
PERALATAN KOMUNIKASI TELEFON, MESIN FAKSIMILI,TELEFON BIMBIT,WALKIE
TALKIE,TV, RADIO DSB
KELENGKAPAN LAIN PASU BUNGA, POKOK-POKOK TANAMAN HIASAN,TANDA
ARAH

5. PEMBELIAN MENGGUNAKAN PEROLEHAN
 Bagi perolehan yang memerlukan kelulusan pihak tertentu, kelulusan pihak berkenaan hendaklah
diperolehi terlebih dahulu.
 Bagi item-item yang ada dalam Kontrak Pusat pembelian hendaklah dibuat melalui Kontrak Pusat yang
ditetapkan
 Pembelian diluar kontrak pusat dibuat mengikut kaedah pembelian selaras dengan peraturan kewangan yang
berkuat kuasa.
 Semua perolehan yang diterima daripada pembekal hendaklah diperiksa untuk memastikan ianya memenuhi
spesifikasi yang ditetapkan.
 pesanan bagi borang bercetak, dokumen keselamatan atau dokumen lain hendaklah dibuat dengan syarikat
percetakan yang ditetapkan oleh Kerajaan selaras dengan peraturan yang berkuat kuasa.
 percetakan dokumen yang tidak melibatkan unsur-unsur keselamatan dan kos tambahan boleh dicetak sendiri oleh Jabatan / Kerajaan

6. PEMBELIAN MENGGUNAKAN PEROLEHAN
 Jika jabatan membenarkan pelanggan mencetak sendiri dokumen atau borang
yang dikeluarkannya, jabatan berkenaan hendaklah menyatakan kebenaran ini secara
jelas.
 Jabatan yang hendak menyediakan borang baru bagi Siri Am, Siri Kewangan dan Siri
Jabatan perlu mendapatkan nasihat dan kelulusan Unit PemodenanTadbiran dan
Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) Jabatan Perdana Menteri dan
Perbendaharaan Malaysia

7. DEFINISI STOR
 TEMPAT BAGI MELAKSANAKAN PENERIMAAN, PEREKODAN, PENYIMPANAN
DAN PENYELENGGARAAN, PENGENDALIAN DAN PENGELUARAN STOK.
 TEMPAT MENYIMPAN BARANG-BARANGYANG DIBELI (INVENTORI/BEKALAN
PEJABAT)

8. FUNGSI STOR
 Menerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan memperakui serahan barang-barang oleh pembekal.
 Menyimpan stok mengikut kaedah dan lokasi-lokasi yang ditetapkan dengan menggunakan ruang stor secara optimum.
 Menjaga dan menyelenggara stok supaya sentiasa dalam keadaan baik dan boleh digunakan.
 Mengeluarkan stok mengikut keperluan pelanggan.
 Menyelenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi keluar masuk stok secara tepat, teratur dan kemaskini.
 Merancang dan mengurus penokokan stok bagi memastikan kedapatan stok bagi memastikan kedapatan stok mengikut
paras yang ditetapkan.
 Menjalankan pemeriksaan bagi mengesan dan mengenalpasti sebarang kelemahan yang menyebabkan berlaku
perselisihan stok, stok rosak, usang, luput tempoh penggunaan dan tidak bergerak.
 Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok yang usang, rosak, luput tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak
bergerak atau melebihi keperluan.

9. DEFINISI STOK
 Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan
untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan
pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, keselamatan makmal, bengkel
dan sebagainya

10. PENGURUSAN KAWALAN STOK
 Stok perlu dikawal dengan cekap dan berkesan untuk memastikan:
a. Ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat dipenuhi
b. Perhatian lebih tertumpu kepada barang-barang yang tinggi kadar pengeluarannya
c. Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan usang dapat dikurangkan
d. Ruang simpan dapat dioptimumkan

11. MEREKOD STOK
 STOKYANG DITERIMA HENDAKLAH DIREKOD MENGGUNAKAN KADYANG
DITETAPKAN BAGI TUJUAN:
A. MENGETAHUI KEDUDUKAN STOK SIMPANAN
B. MEMASTIKAN BILANGAN DAN FIZIKAL STOK SENTIASATEPAT.
C. MENGAWAL PARAS STOK

12. JENIS – JENIS REKOD
 Semua stok yang diterima oleh stor hendaklah direkodkan oleh Pegawai Stor dengan mematuhi penggunaan rekod seperti
berikut :
(i) Kad Kawalan Stok KEW.PS-3 (Lampiran A) di Stor Pusat dan Stor Utama; dan
(ii) Kad Petak KEW.PS-4 (Lampiran B) di Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit.
 Kad Kawalan Stok dan Kad Petak boleh dicetak sendiri oleh Kementerian/ Jabatan dengan menggunakan format yang sama.
 Penggunaan warna kad seperti berikut:
(i) Kad Kawalan Stok (Putih)
(ii) Kad Petak (Hijau)
(iii) Kad petak untuk stok bertarikh luput (merah jambu)

13. PENEMPATAN KAD STOK
 KAD PETAK HENDAKLAH DITEMPATKAN BERSAMA STOK
 KAD PETAK BAGI STOK BAHAN-BAHAN KIMIA, BAHAN MUDAH
TERBAKAR DAN STOKYANG DISIMPAN DIRUANG SEJUK BEKU
HENDAKLAH DISIMPAN DITEMPATYANG BERASINGAN.

14. TATACARA MEREKOD STOK
 Kad Kawalan Stok dan Kad Petak hendaklah digunakan untuk merekod setiap satu item sahaja
 No Kad (Kad Kawalan Stok/Petak) hendaklah berturutan
 Penerimaan barang hendaklah direkodkan dengan pen dakwat merah dan pengeluaran dengan pen berwarna hitam
atau biru di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak.
 Satu senarai Daftar Kad Kawalan Stok (KEW.PS-5) hendaklah disediakan apabila merekod stok.
 Pindaan atau pemadaman tidak dibenarkan. Sekiranya ada pembetulan langkah berikut perlu di patuhi;
 Angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan.
 Angka betul ditulis dibahagian atas angka asal.
 Pembetulan ditandatangani ringkas oleh Pegawai Stor.