Il documento discute l'organizzazione delle biblioteche come sistemi aperti, evidenziando l'importanza dell'interazione con il mercato e della gestione per processi. Viene esaminato il caso della Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze, con un focus sull'analisi dei processi e sulla loro ottimizzazione. Si propone un modello sistemico per migliorare le interfacce funzionali e affrontare le sfide competitive nel settore della formazione e dei servizi bibliotecari.

1. AIB – Attivo soci Firenze, 20 novembre 2008 Biblioteca Nazionale Centrale Biblioteche e rinnovamento organizzativo: lavorare per processi ing. LUIGI TACCONE INGEGNERIA ORGANIZZATIVA & TECNOLOGIA PER L’IMPRESA HTTP://WWW.TACCONE.NET

2. Appunti : le biblioteche come sistemi organizzativi aperti l'interazione con il mercato e la pressione competitiva la visione sistemica e l'organizzazione per processi il caso della BNCF l’analisi di processo esempi di diagrammazione di processo matrici per competenze e responsabilità eventuale riflessione su un caso di “sistema”: l'evoluzione del settore toscano della formazione verso standard qualitativi più elevati

3. Aspetti introduttivi è la ragione "ecologica" per cui l'impresa esiste: gli scopi preminenti che essa tenta di perseguire e che, quasi sempre, si identificano con il processo di soddisfacimento di determinati bisogni espressi dal mercato MISSIONE l'insieme di tutto ciò che è al di fuori del controllo dell‘organizzazione e che quindi determina o influenza il comportamento AMBIENTE

4. AMBIENTE TOP DOWN BOTTOM UP Organizzazione e contesto di mercato clienti fornitori risorse concorrenza contesto socio-economico normative

5. RIVALITA’ TRA IMPRESE CONCORRENTI POTERE CONTRATTUALE DEI CLIENTI POTERE CONTRATTUALE DEI FORNITORI MINACCE DI PRODOTTI SOSTITUTIVI MINACCE DI NUOVE ENTRATE barriere all’ entrata La pressione competitiva

6. A P D VALORE CREATO Porter - Millar : - punti chiave di miglioramento - assetto organizzativo - logica di retroazione Ouchi : Il controllo organizzativo - clan - burocrazia - mercato La catena del valore aggiunto OUTPUT INPUT organizzazione come catena anche interna cliente - fornitore

7. Prospettive di analisi organizzativa FUNZIONI PROCESSI KNOW-HOW COMUNE: - attenzione sulla professionalità - principio di responsabilità OUTPUT COMUNE: - attenzione sulla gestione strategica ed operativa - pertinenza sulle performance spazio delle interfacce funzionali

8. La visione tradizionale ........ DIREZIONE AZIENDALE PRODUZIONE MARKETING & VENDITE RICERCA & SVILUPPO sindrome dei “comportamenti stagni” (effetto “silos”) ottimizzazione funzionale con sub-ottimizzazione del sistema doppie funzioni, bottle-necks: incertezza operativa, difficoltà a definire logiche di miglioramento funzionale ... responsabilità sovrapposte rispetto ai “valori” esterni, clima interno non da team integrato, consapevolezza del proprio ruolo più orientato al presidio della componente procedurale..

9. ..... e la visione sistemica come riempire gli spazi bianchi dell’ organigramma azienda come sistema interagente con l’ambiente esterno MARKETING & VENDITE PRODUZIONE RICERCA & SVILUPPO RICERCA SVILUPPO MARKETING VENDITE IMPIANTO 1 IMPIANTO 3 IMPIANTO 2 ESIGENZE PROMOZIONE CONTATTI ORDINI ORDINI PRODOTTI IDEE PER NUOVI PRODOTTI SPECIFICHE PRODUZIONE SPECIFICHE PRODOTTO

10. Il diagramma di contesto SISTEMA DI TRASFORMAZIONE SISTEMA DI ACCOGLIMENTO RISORSE INFLUENZE DI CONTESTO: GOVERNO - ECONOMIA - CULTURA MERCATO CONCORRENZA CAPITALE MATERIE PRIME TECNOLOGIA RISORSE UMANE PRODOTTI/SERVIZI PRODOTTI/SERVIZI ORDINI

11. I Acquisizione II Trattamento gestionale III Trattamento catalografico per la BNCF IV Trattamento catalografico per la redazione della BNI V Prevenzione e programmazione per la conservazione VI Gestione degli interventi di conservazione VII Accesso ai servizi VIII Informazione e assistenza IX Lettura e consultazione X Prestito e document delivery Processi primari Processi di trasversali al sistema Processi di supporto XIX Efettuare le verifiche interne XI Pianificare le risorse e monitoraggio finanziario XX Gestire le non conformità XXI Monitorare la soddisfazione dei clienti XII Gestire gli acquisti e appalti XIII Gestire le manutenzioni XIV Gestire l’automazione XV Gestire la sicurezza XVI Gestire il personale e la formazione XVIII Gestire i documenti della qualità XXII Riesaminare il S.Q. XXIII Gestire la misurazione e l’analisi dei dati per il miglioramento XVII Gestire la comunicazio ne Acquisizione e trattamento gestionale e catalografico Conservazione e tutela della raccolte Erogazione e fruizione dei servizi

13. Caratteristiche del processo: - generalmente trasversale all’organizzazione gerarchica ed ai comparti funzionali dell’ impresa - ha un output globale unico - il cliente può essere esterno o interno Tipologie di processo: - Processi di valore o processi cliente, legati alle dinamiche con l’esterno - Processi gestionali che riguardano il supporto ed il coordinamento delle attività aziendali, il posizionamento sul mercato, la gestione del ciclo di vita dei prodotti L’ analisi di processo

14. La diagrammazione del processo ..... Processo: Presentazione progetti su bando ENTE FINANZIATORE DIREZIONE GENERALE COORDINAMENTO RENDICONTAZIONE PROGETTAZIONE ASSOCIAZIONI SISTEMA CLIENTE AMMINISTRAZIONE PARTNERSHIP FORNITORI Ultima revisione : 30 / 11 / 02 Cod: 3.1.2 POLITICHE MARKETING ELABORAZIONE FINALE BANDO FORMULARIO DI PROGETTO PRJ PRESENT. CRITERI E PARAMETRI CRITERI VALUTAZIONE ANALISI OPPORTUNITA’ IDEE LABORATORIO VALUTAZIONE SVILUPPO OFFERTA VINCOLI CONTRIBUTI DICHIARAZIONI INTENT CHIARIMENTI INTEGRAZIONI IDEE DI SVILUPPO VERIFICA E FIRMA PROGETTO PRESENTATO CTS MKT PIANIFICAZIONE RISORSE PREDISPOSIZIONE DOCUMENTAZIONE RICHIESTA DI: DOCUMENTAZIONE CIVILISTICA – FISCALE NOTAIO PER ATS DELIBERA CDA FABBISOGNI ESIGENZE DEFINIZIONE OFFERTA

15. 312b Area Processo: Core Process Processo 3.1.2 : Presentazione progetti su bando ... l’attribuzione delle responsabilità, PO Predisposizione Documentazione A Verifica e Firma PO/R PO Elaborazione Finale PO/R PO PC PC Definizione Offerta PO Pianificazione risorse EC R PC VC Valutazione sviluppo offerta VC R PO EC PC Analisi opportunità Sistema Associativo Progettazione Progettazione supporto Amministrazione Rendicontazione Coordinamento Direzione Generale Partner Ruoli Organizzativi Attività PO C A Partecipazione Operativa Controlla Approva PC VC EC Partecipazione Collaborativa Va consultato Può essere consultato R Responsabilità

16. 312c ....... e la descrizione del processo. CODICE PROCESSO : 3.1.2 NOME PROCESSO ORGANIZZATIVO : Presentazione progetti su bando (tipo POR) FATTORI DI INPUT bando comunitario/nazionale/regionale/provinciale politiche di marketing sulla base delle analisi fabbisogni/esigenze delle associazioni territoriali laboratorio delle idee (strumento interno di ricerca basato su brainstorming relativi ad eventuali esigenze corrispondenti al profilo specifico di riferimento) OUTPUT PRODOTTI offerta formativa (definizione del progetto esecutivo) documentazione (riguarda tutta la modulistica necessaria alla presentazione del progetto formativo – in genere specifica per ciascun bando) RISORSE IMPIEGATE progettazione (figure professionali specifiche che gestiscono l’analisi di dettaglio, la progettazione dell’intervento formativo e la stesura del formulario) coordinamento (gestisce la pianificazione delle risorse interne) area rendicontazione (definisce i criteri e i parametri per una corretta rendicontazione in itinere e finale) area amministrazione (si occupa della parte contabile e della corretta compilazione della documentazione) MODULISTICA DI RIFERIMENTO Progetto esecutivo con schede di rendiconto finanziario elaborazione della modulistica di riferimento (in genere specifica per ciascun bando) RELAZIONI CON ALTRI PROCESSI riceve informazioni strutturate dal processo 2.1.4 – analisi dei fabbisogni fornisce input al processo 3.2.2 – Definizione progetto finanziato ed al processo 3.4.1 – rilevazione qualità erogata INDICATORI DI PERFORMANCE rispetto dei tempi di scadenza previsti dal bandp percentuale di approvazione dei progetti presentati

17. Il processo di Certificazione degli organismi formativi Conseguito l’ Accreditamento provvisorio della Regione Toscana come Ente di orientamento e formazione professionale (ambiti A, B, C ed O) Fase 1 Fase 2 Definizione piano di miglioramento Sviluppo piano di adozione della qualità Definizione SGQ Definizione Manuale della Qualità – vers.1 Implementazione del SGQ Formazione interna Visite ispettive Certificazione normativa ISO 9001:2000 Fase 3 Agenzia Formativa Su quest’ultimo link, attesi ulteriori sviluppi dalla sperimentazione della metodologia ATM - Agorà del Terzo Millennio™ al Lifelong Learning (L.T. in qualità di coordinatore gruppo Formazione Professionale AIF Toscana www.aifonline.it ) Per approfondimenti normativi sul tema: www.retetoscana.it/formazione www.saforet.it www.progettotrio.it www.taccone.net