La guida 'Dalla A alla Z per sopravvivere a PowerPoint' di Davide Mana offre consigli pratici per migliorare le presentazioni, evidenziando l'importanza del contenuto, della comunicazione visiva e dell'interazione con il pubblico. Inoltre, il manuale sottolinea la necessità di evitare approcci noiosi e di sfruttare strumenti come appunti e handouts in modo efficace. Distribuito gratuitamente con licenza Creative Commons, il documento è basato su una decade di esperienza dell'autore nel settore.

2. La Guida dalla A alla Z per Sopravvivere a
Power Point, versione 1.0, è un piccolo
manuale senza pretese, scritto e prodotto da
Davide Mana per AdmitOne Productions.
Davide può essere raggiunto via mail a questo
indirizzo:
davide.mana@gmail.com
Ulteriori chiacchiere, discussioni, idee e una
selezione di ebook, oltre a eventuali versioni
aggiornate di questo manuale sono disponibili
sul blog di Davide
strategie evolutive
Questo manuale è distribuito gratuitamente.
Potete ridistribuirlo, spedirlo, stamparlo e
faxarlo, a condizione che non lo vendiate, non
lo modifichiate e diate il credito all'autore.
O se preferite, quest'opera è distribuita con
licenza Creative Commons Attribuzione - Non
commerciale - Non opere derivate 3.0
Unported.

3. Introduzione
Power Point e i software di presentazione sono uno strumento essenziale per
professionisti, insegnanti, ricercatori - con una utenza stimata di 300 milioni di utilizzatori.
Si calcola che ogni giorno vengano proiettati 30 milioni di presentazioni in Power Point.
Il 95% di queste sono inefficaci, ed almeno la metà o non sortiscono l'effetto desiderato
(non vendono il prodotto, non illustrano l'argomento) ma anzi ottengono l'effetto opposto
(danneggiano la vendita, rendono l'argomento confuso).
Pare che il 33% degli utenti Power Point detesti l'idea di usarlo, e che il 29% del pubblico
provi avversione per le presentazioni che usano questo strumento. Una persona su tre ha
lasciato l'aula almeno una volta a causa di una presentazione insopportabile.
È capitato a tutti di subire una presentazione insulsa, soporifera, confusa o irritante. Il
termine tecnico è Death by Power Point.
Questo manuale è disegnato per evitare la morte attraverso le slide.
Per fare ciò, cerca di applicare ciò che predica.
Non si tratta di regole scolpite nella roccia, ma di idee sulle quali riflettere, esperimenti da
provare, suggerimenti basati sull'esperienza, spunti per provare a fare esattamente il
contrario.
Quelli che seguono sono appunti disordinati, basati su dieci anni di esperienza come
insegnante, conferenziere a contratto e relatore a congressi e convegni pubblici.
Condividerli è in realtà un gesto egoistico – per far sì che io non debba più subire orride
presentazioni in futuro.
Buona caccia.
Davide Mana
Castelnuovo Belbo (Asti)
23 settembre 2012

4. Riguardo all'Autore
Davide Mana è nato e cresciuto a Torino, dove ha seguito studi scientifici, diplomandosi
Tecnico di Rilevamento Ambientale e laureandosi poi in Geologia.
Successivamente, ha acquisito ulteriori specializzazioni in Micropaleontologia e
Comunicazione Scientifica.
Ha lavorato a lungo come ricercatore indipendente e docente a contratto, specializzandosi
nell'analisi statistica di dati geologici, paleontologici e ambientali.
Dopo una lunga collaborazione col Centro di Geobiologia dell'Università degli Studi Carlo
Bo di Urbino, ha vinto una borsa di studio e sta per concludere un dottorato sulle energie
rinnovabili.
Dal 2007, gestisce il blog strategie evolutive, chiacchierando di ciò che gli pare – dalla
letteratura alla scienza,passando per la cucina.
Di notte, scrive narrativa e saggi storico-naturalistici.
Talvolta riesce anche a dormire.
Potete contattarlo via mail – davide.mana@gmail.com

5. Appunti
Gli appunti sono indispensabili se dovete citare date, cifre, dati che sarebbe inutile
mandare a memoria.
Certo, se date un'occhiata alle conferenze del TED, vedrete che quelli in gamba - Ken
Robinson, J.J. Abrahams, Hans Rosling - non usano appunti. D'altra parte, Seth Godin,
Sylvia Earle e Richard Dawkins non hanno problemi ad usare degli appunti.
Attenzione, però - appunti, non il discorsino preparato che vi limitate a leggere, con voce
monotona, senza alzare lo sguardo, mentre le diapositive scorrono (magari ogni volta che
voi vi interrompete e dite “La prossima...”)
Quello è inammissibile.
Ma degli appunti sono ok.
E proprio perché gli appunti sono ok, è da perdenti aprire la presentazione sventolando i
fogli e spiegando in tono un po' imbarazzato che sì, in effetti, avete degli appunti...
È stupido. Vi mette in pessima luce. Vi fa perdere credibilità: segnala al pubblico qualcosa
che al pubblico non deve interessare.
Avere gli appunti è un vostro diritto, e non c'è nessun motivo per cui dobbiate giustificarvi.
Se avere dei fogli volanti vi imbarazza, usate dei cartoncini un po' più discreti – potreste
prepararne uno per ciascuna slide, e poi metterli in ordine.
Ci sono anche colorati.
Una buona idea, se avete degli appunti, è usare il leggio, ammesso che sia disponibile –
niente fogli che sventolano, niente appunti in vista.
C'è un solo caso in cui non solo è lecito, ma è addirittura consigliato far notare che avete
degli appunti: se state tenendo una conferenza sugli ebook e sull'editoria elettronica, ed
avete i vostri appunti su un tablet o su un ereader.
D'altra parte, tenere una conferenza sull'editoria elettronica ed avere gli appunti in
cartaceo...

6. Buone Pratiche
L'essenziale, davvero.
Prepariamo noi la nostra presentazione – sembra banale, ma non c'è nulla di peggio di
un relatore che si perde perché le slide sono fuori sequenza, e si rivolge a qualcuno fra il
pubblico dicendo “Mi hai messo le slide fuori sequenza”.
Allo stesso modo, occupiamoci noi del far scorrere le immagini; evitiamo l'assistente che
schiaccia il tasto sul PC al posto nostro, a comando, come una scimmietta ammaestrata.
Arrivare in orario - o possibilmente un po' prima.
Arrivando in anticipo possiamo controllare che tutto sia ok, provare l'acustica, sistemare
eventuali problemi e ci avanzerà ancora tempo per dare il benvenuto al pubblico mano a
mano che arriva, e fare due chiacchiere, magari dar via qualche biglietto da visita.
Essere in ordine - il che non significa essere in smoking, ma semplicemente conformarsi
ad una certa idea condivisa di accettabilità.
Mantenere le distanze - il che non significa fare la figura degli imbecilli arroganti,
naturalmente.
Ma è necessario valutare il tipo di pubblico, ed il tipo di evento, e modulare il nostro
linguaggio ed i nostri movimenti in funzione delle aspettative.
Linguaggio - deve essere comprensibile, i termini tecnici devono essere spiegati ma non
banalizzati, e la volgarità è inutile se non è shockante.
Comunicazione Non Verbale - i movimenti che compiamo sono importanti.
I movimenti aperti (gesti ampi, braccia allargate) segnalano comunicazione attiva e
inclusione del pubblico. I movimenti di chiusura (braccia conserte) comunicano ostilità.
Stringere il microfono al petto amplifica la nostra voce, ma segnala ostilità al pubblico.
Un bel problema.
Ringraziare - questa gente è qui per ascoltarci, ci dimostra interesse, ci fa il favore di farci
domande (regalandoci minuti extra in cui esporre il nostro materiale).
Ringraziamoli.
Evitando come la peste la slide finale con scritto “GRAZIE!” - è da dilettanti.

7. Contenuti
Potete avere delle slide meravigliose, ma se non avete dei buoni contenuti, c'è poco da
fare. Buoni contenuti significa in pratica:
. avere qualcosa di importante da dire
. trovare un modo per dirlo che coinvolga il pubblico
Se non riusciremo a trasmettere l'importanza delle nostre idee, coinvolgendo il pubblico, la
presentazione, per quanto tecnicamente ineccepibile, sarà inutile.
Sarà tempo perduto.
E come diceva spesso Gene Siskel, saranno due ore della vostra vita (e della vita del
pubblico) che nessuno vi potrà mai restituire.
Quindi, nel tracciare una scaletta della nostra presentazione, è bene mettere, in cima al
foglio degli appunti o al centro della nostra mappa mentale, perché la nostra idea è
importante. A ciascun punto della scaletta o nodo principale della mappa, corrisponde una
slide.
Poi è una questione di proporzioni.
È inutile caricare le slide di testo che il pubblico non riuscirà a leggere.
In generale:
. le slide portano il 20/30% del nostro materiale – quel che serve perché le idee-base si
stampino nel cervello degli spettatori
. gli handout portano il 50% del materiale – il minimo necessario per descrivere
esaustivamente il nostro lavoro
. noi possediamo il 100% del materiale, e useremo ciò che sappiamo per integrare le
slide.
Per tutto quello che non riusciamo a dire durante la presentazione, c'è il question time...

8. Disastri
Facciamo un elenco di cose che potrebbero andar male, ok?
. il proiettore o il PC non funziona, o non c'è corrente : vi toccherà fare del jazz. Avere
degli handout può essere utile - il pubblico potrà seguire la vostra spiegazione sugli
appunti anziché sullo schermo.
. manca il cavo di connessione proiettore-video : ne abbiamo uno nel nostro kit
d'emergenza.
. LIM : nessun problema, consideratela un grosso touch-screen.
Ricordate: si clicca con la punta delle dita, si trascina con le nocche.
. il relatore precedente sfora : i professionisti non sforano, quindi non possiamo fare
altrettanto. Le possibili soluzioni:
. fare del jazz, e presentare senza slide, stando nel tempo disponibile
. essere preparati, ed avere una versione lite della presentazione, studiata per
stare nella metà del tempo
. scusarsi col pubblico, mostrarsi comprensivi col collega che ha sforato, e poi
procedere con la presentazione, saltando alcune slide.
... e poi invitare gli interessati a proseguire la discussione
fuori dall'aula, bevendo un caffé.
. non c'è amplificazione : è possibile che non ce ne sia bisogno - chiedete al pubblico di
avvicinarsi, e alzate leggermente la voce.
. transizioni, multimedia ed effetti speciali si imballano : è proprio per questo che noi
non li usiamo.
. la nostra presentazione è in 16:10, il proiettore è in 5:4 : il testo cambia proporzioni,
le immagini sono distorte. Per questo abbiamo una versione della presentazione in pdf.

9. Elementi di stile
Non meno del 75% delle presentazione che si stanno svolgendo in questo momento là
fuori usano un testo color bianco avorio, in Arial 36, su uno sfondo blu.
Includono clipart fornite nel pacchetto di Presentazione e liste puntate.
Tutte, sono uniformemente noiose e meno che memorabili.
Perciò, un po' di buone idee...
. non usiamo i template precotti di PowerPoint
. non usiamo clipart precotte
. creiamo il nostro tema grafico
. colori freddi per lo sfondo, colori caldi per il testo
. usiamo un software per gli abbinamenti cromatici, come Color Schemer, o
Color Wizard.
. usiamo foto che siano omogenee per stile e impatto
Ricordiamoci che un maschio su cinque, in media, soffre di una forma più o meno grave di
daltonismo: anziché usare il rosso, usiamo l'amaranto ed evitiamo l'abbinamento
rosso/verde.
. Evitiamo grafici troppo intricati ed illeggibili.
. Evitiamo se possibile le liste puntate, o usiamole con parsimonia.
. Evitiamo le transizioni e gli effetti speciali.
. Se usiamo componenti multimediali, accertiamoci che il sistema su cui presenteremo li
possa supportare (inutile avere un file sonoro se il PC che useremo non è connesso
all'amplificazione).
Facciamo in modo che la nostra presentazione, oltre ad essere professionale e
interessante, sia anche chiara e piacevole alla vista.

10. Font
La parola chiave è leggibilità.
Un buon modo per verificare se la vostra slide è leggibile, è farne uno screenshot, e poi
ridurlo ad un formato 300 x 200.
Se alle dimensioni di un biglietto da visita la vostra slide è ancora chiara e leggibile, è ok.
Altrimenti, tocca modificarla.
Cambiando i font, tanto per cominciare.
La regola, fin dai tempi delle primissime presentazioni, è 6 x 6.
Su ciascuna slide, non più di sei righe, ciascuna composta di non più di sei parole.
Non è una regola campata in aria - è basata sulla velocità media di lettura.
I font consigliati sono normalmente i Sans-serif.
Helvetica e Arial sono lo standard, ma tendono a essere inflazionati.
Mai mescolare troppi font - due font complementari (il font base più la sua versione Bold o
Italic, ad esempio) sono il massimo consentito dal buon gusto.
E non usate font Comic Sans.
A meno che le vostre slide non siano un fumetto.
Un buon posto da visitare è 1001 Free Fonts.

11. Giacca & Cravatta (o Tailleur per le signore*)
La comunicazione ha una forte componente rituale.
Conformarsi ad un certo codice di abbigliamento è parte del rituale.
In termini generali, presentandomi davanti al pubblico in giacca e cravatta comunico al
pubblico stesso, da una parte, il mio rispetto, e dall'altra la mia affidabilità - dopotutto,
dimostro di saper giocare secondo le regole.
Resta il fatto tuttavia, che affrontare il pubblico sentendosi a disagio potrebbe annullare
qualsiasi vantaggio che conformarsi alle regole mi potrebbe dare.
Perciò - se in giacca e cravatta io mi sento a disagio, non metto giacca e cravatta.
Se escludiamo le occasioni più istituzionali – la consegna del Nobel, la lectio magistralis
all'Accademia dei Lincei, la visita dal Pontefice - esistono scelte di abbigliamento che pur
conformandosi agli standard, ci lasciano maggior libertà.
Un cardigan, ad esempio. O camicia e gilet.
Al limite anche una semplice camicia aloha - se si conforma alla nostra immagine di
relatori "californiani".
Possiamo rispettare le regole piegandole con classe.
Due sole sono quindi le idee da tenere presenti:
. ciò che indossiamo deve farci sentire a nostro agio
. ciò che indossiamo deve essere di un colore che non faccia a pugni col colore delle
slide che intendiamo proiettare.
D'altra parte vale la pena di ricordare una antica usanza nell'ambiente dei rappresentanti
di commercio - quella di indossare una giacca di mezza misura più stretta del necessario,
per impedire al venditore di incrociare le braccia sul petto, una posizione chiusa, che
comunica ostilità.
(* le signore hanno in effetti più libertà di scelta dei colleghi uomini)

12. Handouts
Più in generale, può capitare che ci venga richiesta, da qualcuno, una copia delle slide.
È abbastanza normale - ad esempio in ambito accademico.
È anche abbastanza normale - o per lo meno l'ho visto succedere spesso - che il relatore
rifiuti di concedere copia della propria presentazione.
La considero una scelta sbagliata.
Piuttosto, può essere utile – diavolo, è utile! – fornire prima della presentazione una copia
cartacea delle slide principali, in modo che il pubblico possa seguire meglio il discorso, ed
annotare le immagini.
Molto spesso non si tratta di una opzione praticabile (non sappiamo quante persone
parteciperanno, non possiamo permetterci la spesa...), ma sarebbe molto utile.
Anche perché, se tutti hanno una copia delle slide, se è una bella giornata usciamo
dall'aula e la presentazione la facciamo all'aperto.
Se si vuol rendere disponibile il materiale ai partecipanti, meglio, molto meglio, avere il file
caricato su un server facilmente accessibile – usare Dropbox, o SlideShare.
Qualora non si volessero fornire ai partecipanti parte dei contenuti (per motivi di copyright,
di discrezione o che altro), allora è possibile preparare un secondo file (senza i contenuti
sensibili) o una stampata annotabile (idem) prima della presentazione.
È infine possibile creare dei semplici handout da una sola pagina, che riassumano i punti
salienti della nostra presentazione, riportino un singolo grafico essenziale, e che includano
una breve bibliografia e i nostri estremi, qualora qualcuno dei partecipanti volesse
contattarci.
Limitandoci ad una pagina, possiamo contenere i costi, ed al contempo produrre qualcosa
di visivamente impressionante.
Sarebbe opportuno discutere di tutte queste opzioni con l’organizzazione prima della
presentazione.
E partire comunque dal presupposto che ci sarà sempre almeno un partecipante che
chiede una copia.

13. Immagini
Le immagini possono derivare da
. nostre fotografie, grafici, cose
. immagini e grafici derivati da lavori in bibliografia e webbografia
. immagini generiche provenienti dalla rete – la prima fermata è Morguefile, ma esistono
altri servizi, come Stock.xchng e CopyrightFreePhotos.
Possiamo modificare e gestire le immagini usando GIMP o Picasa.
Le immagini sono di due tipi.
. quelle che hanno diretta attinenza col nostro lavoro.
. quelle che servono solo a sottolineare il testo e fare atmosfera.
È inutile - o peggio, dannoso - metterci grafici e tabelle illeggibili, così come è inutile
metterci più testo di quello che i partecipanti possono leggere – tenendo al contempo il filo
di ciò che dice il relatore.
Nel momento in cui arriviamo a sei blocchi di testo, con quattro frecce e un titolo rosso in
cima, il pubblico non sa cosa fare.
Le immagini sono importantissime – un errore qui, e la presentazione cola a picco.
Piuttosto che usare immagini sbagliate, evitare le immagini.

14. Jazz, ovvero quando ci tocca improvvisare
I motivi possono essere molteplici - un guasto ci ha privati del supporto di PC e proiettore,
i nostri file sono corrotti, o più semplicemente, per diversi motivi, non abbiamo avuto modo
di preparare una presentazione.
O forse la presentazione non è praticabile - esistono argomenti che sfuggono alle slide.
In linea di massima, non si tratta di una situazione tragica - servono coraggio e un po'
d'esperienza.
. Condizione necessaria - conoscere bene l'argomento del quale dobbiamo parlare.
. Preparazione - rischiamo di avere pochi minuti, quindi tracciamo una scaletta o una
mappa mentale del nostro spettacolo.
Definiamo la trama della nostra narrazione, e siamo questo documento per provare un
paio di volte la sequenza delle idee che vorremmo esporre.
. Primo impatto - informiamo il pubblico che non useremo le slide, e se possibile
facciamolo in maniera divertente.
Attenzione a non strisciare, mugolare o chiedere scusa.
OK, le slide non ci sono, ma noi faremo ugualmente il numero.
. Esecuzione - manteniamo un tono di voce piano ed una pronuncia limpida. Se il nostro
discorso è una concatenazione di idee, seguiamo la concatenazione sottolineando i punti
nodali.
Se si tratta di una sequenza di punti slegati fra loro, cerchiamo di dare un ordine
ragionevole.
Se possibile, usiamo lo spazio in cui ci troviamo e gli oggetti che lo occupano per animare
la presentazione.
Coinvolgiamo il pubblico con domande dirette, chiediamo commenti e osservazioni.
Se ci vengono rivolte domande complicate, beviamo un bicchiere d'acqua per prender
tempo e riordinare le idee.

15. Kit di emergenza
Un giorno saremo felici di avere in borsa:
. una chiave USB (almeno 4 giga) con caricato PortableApps - un mio piccolo ufficio
personale portatile su qualsiasi computer Windows o Linux. Indispensabile come sistema
d'emergenza (bagaglio smarrito, PC guasto...), visto che include un PDF-reader e una
suite di Office con Impress.
. una seconda chiave USB (1 giga dovrebbe bastare) sulla quale ho una copia della
presentazione in formato .ppt (PowerPoint), .odp (Impress), e .pdf.
. un comando a distanza per le slide. Relativamente costoso ma indispensabile, mi
svincola dal PC, mi garantisce una certa mobilità e include un comodo puntatore laser.
. un cavo di connessione PC-video
Per buona misura, mi assicuro di salvare una copia delle slide anche su un sistema cloud
come DropBox o Ubuntu1, e/o un servizio come SlideShare.
Nella borsa vedo anche di avere...
. una confezione di aspirine effervescenti
. uno spray al propoli per la gola
. una scatoletta di liquirizia pura in pezzi
. pettine e kit per manicure
. una T-shirt di ricambio
. una confezione di cerotti
In tasca ho sempre il mio coltellino svizzero.
Durante la presentazione, tengo a portata di mano una bottiglia d'acqua naturale.

16. Leggere le slide e altre sciocchezze
Vi è mai capitato di assistere ad una presentazione nella quale il relatore è più spesso
voltato a guardare lo schermo e a leggere ciò che sta proiettando, che non rivolto verso di
voi a parlarvi e a spiegarvi ciò che state vedendo sullo schermo?
Perfetto.
In tre parole - no no no.
Piuttosto portatevi degli appunti.
E ancora...
. evitate di imballare lo schermo – è ok passeggiare avanti e indietro mentre si parla, ma
mai passare davanti allo schermo.
. se dovete indicare qualcosa, usate un puntatore.
. mai presentarsi ad un pubblico di un certo tipo con una presentazione pensata e
sviluppata per un pubblico differente
La regola di base è rielaborare SEMPRE il materiale, ritagliandolo sul pubblico che ci si
aspetta di incontrare.
Non esiste una cosa come una presentazione standard.
Buona idea aggiuntiva – datevi tempo.
Non c’è nulla di più orribile di una presentazione affrettata, in cui si saltano delle slide
“inutili” (e allora perché ce le hai messe?) ed in cui il relatore assume un tono concitato.
Se ho venti minuti, preparo una presentazione da chiudere in diciassette.
Perché quei tre minuti torneranno maledettamente utili.
E per finire, non fidatevi dei colleghi.
Chi lavora con voi ha una percezione distorta.
La vostra presentazione, testatela sui familiari – così, tra l’altro, la smetteranno forse una
volta per tutte di chiedervi cosa fate esattamente per vivere.

17. Mappe mentali
Argomento abbastanza ampio da farci una guida per la sopravvivenza*.
Si tratta di una tecnica sviluppata dall'inglese Tony Buzan, il cui manuale Mappe Mentali,
è vivamente consigliato.
Limitiamoci alle basi: cos’è una mappa mentale – è uno schema fortemente grafico sul
quale riporto tutti gli elementi che compongono il mio progetto, disponendoli secondo
ramificazioni gerarchiche a partire dal nucleo.
Il nucleo, nel nostro caso,è il titolo della mia presentazione.
Da questo punto di partenza si dipartiranno diversi percorsi, ciascuno dei quali traccerà
uno degli aspetti del progetto.
Posso perciò trasformare le mie idee in oggetti quasi-materiali, e manipolarne le relazioni
spaziali/concettuali.
Nel caso di una presentazione, posso identificare tutti i punti che dovrò toccare,
disponendoli in una struttura gerarchica non lineare.
I software (per chi non si accontenta di carta e bloc-notes) sono parecchi.
Restando al dominio del free/open source, FreeMind è considerato lo standard, scritto in
Java e quindi multiplatform; su Linux, VYM (View Your Mind) è una solida alternativa, con
la possibilità di esportare le mappe in formato web-friendly.
BrainDump è un interessante software di mappatura mentale integrato nella Calligra
Suite di strumenti Office-like.
On-line c’è Mindmeister, che gira nel browser senza bisogno di plugin; in alternativa,
Mindomo è un altro eccellente tool on-line.
Prezi permette di applicare il paradigma della mappa alle presentazioni.
Varie altre opzioni, opinioni e prove su strada sono disponibili sul sito di Lifehacker, oltre
che sulla solita Wikipedia.
(* ci stiamo lavorando)

18. Nozioni generali
Una presentazione con l'ausilio di slide prevede... beh, l'uso delle slide*.
Una slide è un costrutto composto da uno sfondo, un testo e della grafica.
Sfondo e colori sono spesso organizzati in temi precotti, forniti insieme al software di
presentazione. Se siamo fortunati, sfondo e colori sono semplicemente banali, se siamo
sfortunati, sono decisamente brutti.
La regola empirica è che lo sfondo non deve distrarre, i colori non devono irritare.
La procedura per la creazione di una presentazione è
. raccolta dei contenuti - testo, immagini, grafici, ecc.
. definizione di una scaletta o di una mappa in cui organizzare i contenuti
. scelta del tema
. creazione delle slide
. inserimento dei contenuti, in forma schematica (sei righe di sei parole, grafici)
. salvataggio della presentazione (in più multipli, per evitare la perdita di dati)
Ma nulla ci impedisce di scegliere il tema dopo aver inserito i contenuti.
Quindi, a scanso di equivoci
. elenchi ridotti al minimo
. grafici in scala e ben etichettati
. immagini originali e omogenee
. sfondo che non distrae
. colori non aggressivi
La regola empirica è che un minuto di presentazione richiede due ore di
preparazione.
Fatevene una ragione.
(* Potremmo in effetti anche farne a meno, ed usare dei cartelli, ad esempio, o una
lavagna tradizionale)

19. Opzioni
Il software che utilizziamo per le nostre presentazioni ci offre una serie di opzioni che è
bene conoscere, per poter decidere consapevolmente di farne a meno.
La prima e più evidente opzione è quella di offrirci delle strutture preconfezionate per le
nostre slide, con uno spazio per il titolo, spazi per i testi, la grafica.
Tutto preformattato.
La seconda opzione è costituita dal tema - l'insieme di sfondo, colori, e font che
dovremmo usare per caratterizzare la nostra presentazione.
Tanto gli schemi preordinati che i temi precotti possono essere ampiamente evitati.
È possibile - ma non probabile - che se la nostra presentazione è parte di un gruppo di
presentazioni (il programma di un congresso, ad esempio, o un progetto aziendale
distribuito fra più relatori), che ci venga proposto o imposto un tema uguale per tutti.
In questi casi c'è poco da fare.
Una ulteriore opzione è data dalle animazioni - che ci permettono di far comparire in
momenti diversi, programmati o al nostro click, elementi diversi della slide.
Si tratta di una opzione interessante, che tuttavia è consigliabile usare con parsimonia e
solo se abbiamo la certezza assoluta che il sistema non gripperà sul più bello.
Le slide statiche saranno più noiose, ma non si inceppano sul più bello.
C'è poi l'opzione di scegliere un effetto che segnali la transizione da una slide all'altra.
È piuttosto superfluo, come meccanismo, e rischia ancora una volta di andare in crash in
un momento critico.
Infine, possiamo automatizzare lo scorrimento delle nostre slide, regolando un
meccanismo a tempo.
Sconsigliato, a meno di non partecipare a un Pecha Kucha.

20. Pecha Kucha
Per chi se lo fosse perso, Pecha Kucha è un approccio orientale alla presentazione.
Il termine significa qualcosa tipo “chiacchierata” in giapponese.
Prevede una presentazione, con uso di supporto grafico a scelta, su di un argomento a
scelta, consistente di 20 (venti) slide/diapositive/cartelli, per 20 (venti) secondi
ciascuna.
Accendete il proiettore, parlate per quattrocento secondi mostrando venti diapositive a
scorrimento automatico (20 secondi per ciascuna), ed avete finito.
Sei minuti e quaranta secondi per dire ciò che avete da dire.
E basta.
Prendete un cronometro e provate a misurare sei minuti e quaranta secondi: sono un
sacco di tempo. E se avete le idee chiare, potete farci stare qualsiasi cosa.
Un buon trucco consiste nel trovare un brano musicale che duri sei minuti e quaranta o
dintorni (e che ci piaccia!) e metterlo in sottofondo per darci il ritmo durante le prove.
Basterà far partire quella canzone nella nostra testa allo scatto della prima diapositiva, e
riusciremo a stare nei tempi senza troppa difficoltà.
Per dire, potrei scegliere fra:
. Jumping at the Woodside, di Count Basie, versione della Cincinnati Pops Orchestra,
diretta da Erich Kunzel (6:38)
. East, degli Hiroshima (6:40)
. Katmandu, versione live, di Bob Seger (6:43)
. Roll Over Beethoven, versione Electric Light Orchestra (6:46)
. Tourist in Paradise, versione live, dei Rippingtons (6:49)
. ...o per sforare, ma alla grande, di quasi venti secondi (una slide, il 5%) Tonight is what
it means to be young, di Jim Steinmann, dalla colonna sonora di Strade di Fuoco (6:59)

21. Question Time
La sessione di domande e discussione dopo la presentazione è ancora parte della
presentazione, ed è l'unico momento in cui possiamo approfondire quei punti che, per una
molteplicità di motivi, abbiamo dovuto lasciare indietro.
Al contempo, è l'unico momento nel quale possiamo lasciare spazio al pubblico, e
interagire con esso – l'interazione è importante.
La sessione domande si apre di solito con "Ci sono domande?", frase alla quale fa
seguito un silenzio imbarazzante.
Un trucco per stimolare la partecipazione è corrompere il pubblico, pagandolo per fare
domande: apriamo la nostra presentazione annunciando che abbiamo qui cinque copie
del nostro ultimo lavoro, cinque CD zeppi di materiale attinente alla nostra presentazione,
cinque copie del nostro libro, cinque copie del poster della nostra presentazione... che
regaleremo ai primi cinque che ci faranno delle domande.
Se siete tirchi, fate tre invece di cinque.
Esistono poi due stili nel gestire il question time
. procedere per alzata di mano, rispondendo di volta in volta a ciascuna domanda
. raccogliere un certo numero di domande e poi rispondere a tutte insieme
Io preferisco il primo, ma a ciascuno il suo.
Entrambi i metodi hanno sia dei pro che dei contro.
Ricordiamoci di ringraziare sempre chi ci rivolge una domanda (anche se nell'intimo lo
odiamo).
Se dobbiamo prender tempo, versiamoci un bicchier d'acqua.

22. Reynolds, Garr
Forse l'unico autentico guru per ciò che riguarda le presentazioni, Garr Reynolds è un
esperto di comunicazione, surfista, appassionato di jazz e praticante dello zen.
È stato per un lungo periodo responsabile delle comunicazioni della Apple in Giappone.
È autore di tre testi splendidi – Presentation Zen; Presentation Zen: Design; The Naked
Presenter.
Si tratta di volumi imprescindibili per chi debba utilizzare intensivamente le presentazioni
nel proprio lavoro.
Per lo meno il primo è vivamente consigliato.
E anche Design non è affatto male, ed estremamente utile.
Non solo i contenuti sono eccellenti, ma la presentazione è superba, e lo stile è
estremamente piacevole.
Estremamente interessante anche il suo blog.

23. Software
Il più popolare software per presentazioni è PowerPoint, incluso nella suite Microsoft
Office.
PowerPoint permette di creare slide e modificarle con una certa facilità, includendo
contenuti multimediali.
È possibile caricare temi pregenerati e clipart per personalizzare le nostre slide.
Il software include effetti di transizione animata da una slide alla successiva, e la
possibilità di automatizzare lo scorrimento delle slide (slideshow).
In alternativa, Impress, il programma di presentazione incluso in OpenOffice/LibreOffice,
propone le stesse funzionalità, garantendo forse un minimo di controllo in più rispetto al
design delle slide. Calliga Stage è una ulteriore variante, inserita in Calligra Suite.
Gli utenti Apple usano probabilmente Keynote.
Anche se non usiamo Power Point, può essere utile avere sul nostro PC un PPT Reader.
Esistono poi dei software di presentazione online, in grado di fornire accesso alle slide
attraverso una connessione web.
Fra i servizi più noti Google Docs, Zoho e SlideShare permettono di caricare contenuti
sviluppati localmente, rendendoli accessibili via web.
Lo stesso servizio viene fornito da DocStoc.
Prezi si presenta invece come qualcosa di diverso - permette lo sviluppo di presentazioni
a partire da mappe mentali sviluppate online, cambiando quindi la metafora di base (non
più una sequenza di diapositive, ma zoom successivi su diversi settori di una mappa).
Allo stesso modo, VUE (Viusual Understanding Environmente) permette di costruire una
presentazione non lineare a partire da una mappa mentale.
Teniamo comunque presente che un PC connesso ad un proiettore ci permette di
proiettare qualsiasi tipo di media.
Dall'immarcescibile .pdf alle animazioni flash, tutto è possibile – nei limiti del buon gusto.

24. Tufte, Edward
Statistico e scultore americano, Edward Tufte è l'autore di quattro volumi essenziali sulla
presentazione grafica delle informazioni: The Visual Display of Quantitative Information;
Envisioning Information; Visual Explanations: Images and Quantities, Evidence and
Narrative; Beautiful Evidence.
Tufte è anche famoso per il saggio breve The Cognitive Style of Power Point: Pitching
Out Corrupts Within, nel quale offre una critica spietata - e condivisibile (o non saremmo
qui) - dello strumento di presentazione.
Secondo Tufte, Power Point (come gli altri software simili)
. serve a rassicurare chi presenta, non a informare il pubblico
. è semplicistico e impreciso nel presentare i grafici, lavorando a una risoluzione schifosa
(un difetto ereditato dai vecchi computer)
. attraverso lo strumento noto come outliner crea gerarchie di idee troppo complicate e
irrealistiche
. impone una struttura lineare anche ad argomenti che lineari non sono
. è visivamente squallido
. promuove una forma di pensiero semplicistica
. simula una oggettività scientifica che non necessariamente corrisponde al vero
Da qui la necessità di ripensare l'approccio alla presentazione.
I lavori di Edward Tufte sono vivamente consigliati, essendo autentiche miniere di idee
(oltre ad essere oggetti splendidi).

25. Umorismo
Una vecchia pratica vuole che il relatore debba sempre aprire la propria presentazione
con una barzelletta.
Noi possiamo anche farne a meno, ma non sottovalutiamo l'esperienza dei vecchi
conferenzieri: dimostrare un minimo di umorismo nel presentare il nostro lavoro non ci farà
male.
Questo non significa trasformare la nostra presentazione in un numero di cabaret, ma
semplicemente che - specie in un ambiente un po' rigido come un congresso o un corso -
la possibilità di farsi quattro risate è sempre benvenuta.
Ricordiamoci che il pubblico gradisce le underdog stories.
Aprire la sessione con un aneddoto preso dalla nostra esperienza, dal quale noi si sia
usciti malandati ma più saggi, servirà ad allentare la tensione e a renderci simpatici ai
nostri ascoltatori.
Un minimo di lievità può rendere la nostra presentazione un poco più memorabile.
Non dimentichiamo mai che una presentazione è anche e soprattutto una narrazione.
Ha un suo ritmo, dei momenti concitati e dei momenti di quiete.
Un suo senso del dramma, ed un suo senso dell'umorismo.

26. Voce
La voce è lo strumento principale di chi presenta un lavoro in pubblico.
Sì, viene prima di Power Point.
Uno dei motivi per cui conviene arrivare un po' prima che inizino i lavori è - anche - la
possibilità di testare l'acustica del posto.
Possiamo farcela con le nostre forze o serve un microfono?
E il microfono, è previsto, c'è, o non c'è?
Dobbiamo anche decidere se preferiamo parlare stando in piedi o seduti.
Se c'è un leggio, dobbiamo decidere se usarlo o se, avendone la possibilità, farne senza.
Seduti, o dietro il leggio, il nostro linguaggio corporeo sarà limitato, e questo deve essere
tenuto in considerazione.
Chi canta o studia recitazione conosce tutta una serie per "portare la voce", proiettare il
suono nel modo più ampio e chiaro possibile.
Tutti si fondano sull'uso del diaframma per la respirazione.
In parole povere, si tratta di inspirare riempiendo la parte bassa dei polmoni per prima.
Si respira dilatando gli addominali.
Questo fornisce più aria, e ne regola l'uscita - parlando - in modo da rendere il suono della
voce più caldo, più chiaro, e consentendo un aumento del volume senza sforzi sulle corde
vocali.
Oltre a ciò, teniamoci lubrificati.
Pasticche alla menta o liquirizia per le corde vocali.
Acqua da bere durante la presentazione, specie se dobbiamo parlare a lungo.
Spray antinfiammatori al propoli per il dopo-presentazione.
Se usiamo un microfono, proviamo con anticipo il volume, la distanza alla quale tenerlo, e
ricordiamo che non potremo muovere troppo la testa (o sbracciarci, se lo teniamo in
mano) senza perdere l'amplificazione.

27. Wow!
Un paio di extra che possono essere utili per convincere il pubblico che noi siamo meglio.
Durante la preparazione delle slide, annotiamoci quali potrebbero essere le domande che
il pubblico potrebbe volerci rivolgere sulla base di ciò che stiamo mostrando.
Possiamo modificare le slide in modo da disinnescare gran parte di queste domande.
Lasciamo aperta la possibilità solo a due/tre domande che siano facilmente gestibili dopo
la presentazione, e che ci diano modo di esprimerci al meglio.
Osserviamo con cura le presentazioni di coloro che ci precedono.
In parte, per imparare dai loro successi e dai loro errori.
In parte per annotarci quei punti, nel loro lavoro, che potremo riprendere presentando il
nostro.
Dicendo, durante la presentazione, "Come ci ha spiegato poco fa...", citando il lavoro
altrui, dimostriamo competenza, attenzione e rispetto, e facciamo lavorare per noi gli altri
partecipanti.
Meglio se evitiamo qualsiasi intento polemico.
Un tecnica rischiosa ma utile - commettiamo un errore vistoso ma futile sulla seconda
slide.
Qualcuno fra il pubblico provvederà a correggerci.
Ammettiamo l'errore, ringraziamo chi ci ha corretti, e continuiamo con la presentazione.
Tutti faranno molta attenzione a ciò che diciamo ed alle nostre slide, nella speranza di
coglierci ancora in fallo.
Giochiamo con la non-linearità – avere una slide che si ripete, sempre uguale, ogni due o
tre slide, con gli argomenti apparentemente diversi che tornano sempre allo stesso punto,
è un buon espediente, e ci svincola dal trenino delle presentazioni lineari.
La slide ripetuta dovrebbe avere pochissimo testo (se possibile una sola parola) e un forte
impatto grafico.

28. Xtra!
Abbiamo già detto che è il caso di imparare rubando da quelli bravi - e dando poi loro il
credito.
Abbiamo già menzionato i libri di Tony Buzan, di Garr Reynolds e di Edward Tufte.
Vediamo ora un po' di risorse online.
Cominciamo col visitare il sito web dedicato alle conferenze TED.
I Ted Talks sono una straordinaria fonte di ispirazione - tanto per gli argomenti, quanto per
le tecniche usate daui relatori, normalmente le persone più quotate nei rispettivi rami di
competenza.
Osservate soprattutto come si muovono, oltre che a come parlano e cosa dicono.
Abbiamo ripetuto alla noia che i template preconfezionati sono da evitare.
Ma voi non ci credete - e allora andate a dare un'occhiata a PowerPoint Styles, e a
ImpressThemes se invece usate Openoffice o Libreoffice.
Chi invece fosse interessato alle presentazioni non-lineari, potrebbe voler buttare un
occhio a SpeakFlow. I sostenitori della linearità possono invece provare Capzles, che
costruisce presentazioni in forma di cronologie.
Per gli utenti Android: Slideshare è disponibile anche come app per il vostro smartphone
o tablet. E ne esiste anche una versione per iPan e iPhone.
Prezi è invece disponibile solo su piattaforma iPad/iPhone.
Sempre su piattaforma iPhone, è molto quotato SlideShark, che permette di caricare
presentazioni e condividerle via facebook, Twitter, mail e Linkedin.
E per stoccare il materiale, anche Dropbox è disponibile come app.

29. You gotta walk it the way you talk it
(or you're gonna loose that beat)
Scolpiamocelo nel cervello - mai mai mai spacciarsela.
Se è vero che una presentazione con le slide può essere anche un'opera di persuasione,
non dobbiamo cercare di persuadere il pubblico che noi siamo qualcosa di diverso da ciò
che siamo. Il che include lo spacciarsi per grandi oratori pubblici quando in effetti siamo
alle prime armi.
Il che significa che è ok infilare nella presentazione dettagli personali o autobiografici, ma
non è assolutamente lecito millantare capacità o conoscenze che non abbiamo, lasciar
intendere che siamo qualcosa di diverso da ciò che siamo o più in generale, cacciare
balle.
È rischioso usare paroloni o termini tecnici che non appartengono al nostro lessico
abituale.
È rischioso fare affermazioni categoriche su argomenti riguardo ai quali non abbiamo la
certezza assoluta - e la certezza assoluta non esiste.
Il pubblico ha sempre una buona capacità per individuare i bugiardi.
Perde questa capacità solo quando ha a che fare coi politici.
La regola per sopravvivere, alla fine, è copiare quelli in gamba, ed ignorare quelli che in
gamba non lo saranno mai.
E dare credito a coloro dai quali abbiamo rubato.

30. Zen
Il termine zen è abusato.
Un approccio zen alla presentazione consiste in un approccio semplice, basato sulla sottrazione
del superfluo.
Consiste nel ricavare eleganza dalla semplicità.
Signiufica eliminare quegli elementi che possono distrarre, che possono ridursi a rumore di fondo.
L'uso indiscriminato delle transizioni.
La grafica volgare.
Le parole di troppo.
Ambire alla slide bianca, con una sola idea rovente al centro, ridotta ad una sola parola
essenziale.
Il trucco è domandarsi sempre - potrebbe dire di più se eliminassi qualcosa?
Il traguardo ultimo, naturalmente, è eliminare le slide, eliminare la presentazione, eliminare la
dicotomia relatore/pubblico.
Ridurre tutto ad uno scambio fra eguali.
Un'occasione per tutti per imparare qualcosa di nuovo.

32. Questo volume è stato composto e impaginato usando LibreOffice Impress.