Riunioni e meeting possono essere uno strumento efficace ed indispensabile per il raggiungimento di un determinato obiettivo. Ecco alcuni consigli per organizzarli al meglio.

1. Riunioni di lavoro efficaci
Anche per chi partecipa

2. Riunioni di lavoro efficaci
Riunioni e meeting possono essere uno
strumento efficace ed indispensabile per il
raggiungimento di un determinato obiettivo.
E’ bene considerare, tuttavia, che il corretto
svolgimento di una riunione è garantito solo se
organizzato con un approccio snello, sincero e
costruttivo.

3. Riunioni di lavoro efficaci
Senza questi elementi, la riunione si trasformerà
irrimediabilmente in un’occasione per una
dispendiosa ed inutile perdita di tempo.

4. Per realizzare un meeting brillante ed efficace, un
buon organizzatore deve tenere sotto controllo i
seguenti punti:
• Valutazione costi/benefici della riunione
(forse un webinar costa meno ed è altrettanto efficace?)
• Valutazione tipologia di riunione da realizzare
(informativa, partecipativa, brainstorming, roleplay?)

5. Riunioni di lavoro efficaci
• Organizzazione generale
(location, logistica, approvvigionamenti)
• Coinvolgimento dei partecipanti
(inviti, condivisione programma, calendario e regole di
partecipazione/intervento).
• Content&time managing
(idoneità dei contenuti, della loro fruizione, dei media da
utilizzare, pause)

6. Riunioni di lavoro efficaci
Non riassumere ai tuoi partecipanti i
motivi per cui si è reso necessario
organizzare la riunione. Ormai sono lì,
non devi più convincerli a partecipare.

7. Riunioni di lavoro efficaci
Le riunioni non servono a diffondere direttive
aziendali o a riassumerne i motivi. Questo,
casomai, dovrebbe essere fatto prima della
riunione, magari tramite e-mail o rapida
telefonata. Il tuo pubblico arriverà preparato
alla riunione e tu non dovrai perdere tempo a
spiegare perché hai dovuto coinvolgerli
(“siamo qui perché…”).

8. Riunioni di lavoro efficaci

9. Riunioni di lavoro efficaci
Ok, questa volte le cose sono state fatte per bene.
La riunione è stata organizzata, i partecipanti
hanno confermato, tutto è pronto.
Aspetta.
Come pensi di presentare i contenuti al tuo pubblico?

10. Riunioni di lavoro efficaci
E’ molto importante saper
presentare in modo adeguato
le informazioni e il contenuto
della riunione che hai
organizzato.

11. Riunioni di lavoro efficaci
Una riunione è molto più efficace,
ad esempio, se accompagnata da
una buona presentazione.

12. Riunioni di lavoro efficaci
Le regole per una buona slide presentation

13. Le regole per una buona presentazione
Prepara una scaletta dei contenuti che vorrai esporre nella
tua presentazione secondo i 3 principi di Aristotele sulla
comunicazione:
LOGOS
(contenuto)
PATHOS
(coinvolgimento)
ETHOS
(credibilità)

14. Non proiettare la cover page della tua presentazione.
Forse vuoi creare attesa, ma tanto prima o poi dovrai
passare alla prossima slide. Anticipa i tempi, vai
direttamente alla seconda pagina. Fai le tue osservazioni
introduttive direttamente sulla seconda diapositiva.
Farai capire al tuo pubblico che la presentazione sarà
veloce e dinamica.
Le regole per una buona presentazione

15. Le regole per una buona presentazione
Usa dimensioni di testo
grandi (questo è un 44pt),
in modo che tutti possano
vedere qualcosa, anche
dalle ultime file.
Non preoccuparti se tutto il testo non entra in una sola slide!

16. Le regole per una buona presentazione
Non è necessario inserire grafici elaborati nelle
slide. Sarai costretto a leggerne o interpretarne i
dati e questo farà calare la soglia di attenzione
del tuo pubblico. Illustra subito come stanno le
cose e come è possibile migliorarle.

17. Le regole per una buona presentazione
Non leggere le slide. Il pubblico può
leggere a mente 6 volte più veloce di
quanto tu possa fare ad alta voce.
Se vuoi evitare di doverlo fare, non
inserire lunghi paragrafi di testo nelle
slide.

18. Le regole per una buona presentazione
Non descrivere i
dati. Raccontali.
E’ più facile
ricordare una
storia che una lista
di informazioni.

19. Le regole per una buona presentazione
Se hai finito, hai finito. Non
c’è bisogno di allungare il
brodo. Non riassumere
quanto già detto. Se sei
riuscito illustrare tutta la tua
presentazione in 5 minuti,
vuol dire che sei andato
dritto al punto. Questa è una
cosa buona e il tuo pubblico
te ne sarà riconoscente.

20. Quali sono, invece, i consigli per chi partecipa?

21. Anche il corretto atteggiamento
dei partecipanti è fondamentale
per la buona riuscita del meeting.

22. Qualche consiglio per chi partecipa
1. Puntualità
(anzi meglio se si arriva con
qualche minuto di anticipo).

23. Qualche consiglio per chi partecipa
2. No multi-tasking
(smartphone, tablet e computer sono
ammessi solo se davvero necessari.
Carta e penna (sì, carta e penna), il più
delle volte sono sufficienti. Troverai ciò
che devi guardare proprio lì, di fronte a te).

24. Qualche consiglio per chi partecipa
3. Se la riunione non ti restituisce alcun
valore, torna al tuo lavoro (se puoi).
Lì sarai sicuramente più produttivo.

25. Qualche consiglio per chi partecipa
4. Se non puoi partecipare alla riunione,
avvisa in tempo gli organizzatori.
Eviterai incomprensioni e situazioni
difficili da spiegare.