In modo da rendere leggibile la presentazione fatta oggi alla Social Media Week anche senza di me ho preparato un handnote. Per scaricare la presentazione e quelle degli altri relatori: http://smw14.thefool.it
2. L’importanza
delle policy
I Social Media sono strumenti meravigliosi
che possono migliorare la vita delle persone
e le attività delle imprese
Tuttavia sono “strumenti meravigliosi”
quando va tutto bene: quando iniziano a
sorgere problemi, la mancanza di regole e
indicazioni chiare può portare a problemi
giganteschi
Le Social Media Policy sono strumenti che
aiutano le persone e le imprese a evitare i
problemi
PIERO TAGLIAPIETRA
Una Social Media Policy è
Un documento per lavorare
meglio
Uno strumento per tutelare i
dipendenti
Una risorsa per proteggere
l’impresa
Una componente che riguarda
vari aspetti dei Social Media
3. tipologie
Esistono vari tipi di Policy e
possiamo distinguere tra:
Esterne: regolano l’uso delle
proprietà all’interno delle
quali possono avvenire
interazioni con gli utenti
Interne: riguardano vari
aspetti relativi all’uso dei
Social Media da parte
dell’impresa
All’interno possiamo altri due tipi di
policy
Alto livello: sono program-level e
program-framework policy e
riguardano in generale l’approccio ai
Social Media da parte dell’azienda
Basso livello: sono issue-specific e
system-specific, riguardano quindi più
l’uso degli strumenti e interessano quindi
chi usa i Social Media a nome
dell’impresa.
PIERO TAGLIAPIETRA
4. Strumento
giuridico
Una policy è un documento
legale: necessita quindi di
contributi da parte di chi le norme
le conosce. Un legale è
fondamentale
È prescrittiva e non interpretabile:
bisogna capire cosa fare e non fare.
Se c’è margine d’interpretazione o
lasciamo libertà di scelta siamo
davanti a linee guida
PIERO TAGLIAPIETRA
Quanto scritto è interpretabile e
a discrezione dell’utente?
Se la risposta è “sì” ci troviamo
davanti a delle linee guida
Se la risposta è “no”, non ci
sono margini
d’interpretazione e quanto
scritto è mandatario l’oggetto
che abbiamo davanti è una
Policy
5. Cose da fare
Spiega perché
viene scritta e
quali sono gli
obiettivi
Illustra il suo
raggio d’azione e
definisce le persone
di riferimento
Aiuta a capire
pochi dubbi
È importante
Se spieghiamo perché stiamo
creando questo documento
le persone tenderanno a
rispettarlo perché ne
comprenderanno l’utilità
Le persone devono essere
certe di dove inizia e dove
finisce la policy e chi
contattare in caso di dubbio
Una policy senza
enforcement non è una
policy: le sanzioni sono
importanti per dare
concretezza
PIERO TAGLIAPIETRA
Elenca le sanzioni
per le violazioni e
verifica che sia
rispettata
6. Cose da fare
Analizzare il
contesto e i bisogni
di chi lavora e
dell’azienda
Classificare gli
utenti, i ruoli e i
permessi
su misura
chi lavora
cosa fare se
Una policy è un documento
creato ad hoc per le esigenze
dell’azienda e quindi
bisogna analizzare
l’ambiente
A seconda del tipo di
attività le persone hanno
esigenze diverse.
Suddividere è importante
Dato che gli incidenti
capitano è importante
analizzare quali potrebbero
essere e come rispondere per
arrivare preparati
PIERO TAGLIAPIETRA
Elencare gli eventi
indesiderati, i
rischi e indicare le
contromisure
7. Cose da non fare
Essendo un
documento
ritagliato sui
bisogni non posso
copiarla
Non posso
scriverla da solo
dato che ha un
impatto su tutta
l’impresa
AZIENDE UGUALI?
COLLABORAZIONE
PRENDIAMO QUELLE ONLINE
Ogni impresa ha le sue
esigenze: copiare la policy di
un’altra realtà significa non
proteggersi perché cambia
tutto
Quando un solo
dipartimento scrive la policy
è preambolo di danni o
impossibilità di applicare
Dato che ci sono molti siti di
policy USA potrebbe esserci
la tendenza: è un
documento legale etra USA
e IT cambiano molte cose
PIERO TAGLIAPIETRA
Dato che si tratta
di un documento
legale non posso
riferirmi a leggi
straniere
8. Cose da non fare
Poiché deve essere
leggibile non può
essere un
documento di 300
pagine
Deve essere usato e
quindi non può
essere scritto in
legalese
ESSENZIALE
COMPRENSIBILE
CONCRETA
Una policy che non viene
letta è inutile: bisogna fare
un documento che sia
leggibile e consultabile
rapidamente
Se infarciamo il nostro
documento di termini tecnici
e incomprensibili le persone
non rispetteranno la policy
Quando analizzo e normo
devo essere realistico e
concreto per fare un trade
off ottimale e rendere la
policy reale
PIERO TAGLIAPIETRA
Poiché deve
aiutarmi deve
essere applicabile e
realistica
9. consigli
Quando scrivi una
Social Media Policy
•
Confrontati con varie
funzioni e fatti aiutare
•
Verifica di avere il
supporto del management
PIERO TAGLIAPIETRA
Una Social Media
Policy è un documento
che impatta tutta
l’impresa. Bisogna
lavorare insieme alle
varie funzioni per
trovare il
bilanciamento (trade
off) ottimale
10. Check list
La mia Social Media Policy
Tiene conto delle necessità di chi
lavora?
Media con i bisogni dell’impresa?
Ho fatto le verifiche con HR,
Legal, Marketing e IT?
È presente la motivazione della
policy?
Sono illustrati gli obiettivi del
documento?
Rende chiari ruoli e responsabilità?
È fatta su misura?
È prescrittiva?
È aggiornata regolarmente?
Non ha margini di
fraintendimento?
È realizzabile?
È leggibile e comprensibile?
Verifico che sia rispettata?
Sono presenti delle sanzioni per chi
non la rispetta?
PIERO TAGLIAPIETRA
!
Se avete risposto
NO a qualche
domanda non
avete una Social
Media Policy