Presentatie voor de e-office summerschool in juli 2012 over sociaal intranet. Hoe krijg je een succesvol sociaal intranet?

1. Sociaal Intranet
een intranet van lezen naar doen
een intranet kan een organisatie helpen productiever,
competitiever en verbonden te worden.

2. 10.00 uur introductie
agenda
een levendig intranet?
yellow&blue #intranet
ergernissen en problemen #e-office
1e, 2e en 3e generatie intranet
11.00 uur pauze
11.15 uur bouwstenen sociaal intranet
adoptie :
TeamSpirit methode

3. e-office 1970 geschiedenis
Sasja Beerendonk trainer collaboration consultant
Rotterdam IBM koken
adoptie sci-fi
“Oplossingen dienen succesvol ingebed te worden in de kattenliefhebster reizen dineren
gebruikersorganisatie, zodat de gebruikers de nieuwe social spinazie
werkwijze sneller adopteren.
Ik help organisaties en haar gebruikers bij een
succesvolle implementatie een nieuwe applicatie als het
ware te verankeren. Deze verankering draagt ertoe bij dat
werkprocessen efficiënter en effectiever verlopen,
weerstand in de organisatie in banen wordt geleid, de
planning en communicatie van de verandering goed
wordt georganiseerd en medewerkers de nieuwe
werkwijze sneller adopteren.”
sasja.beerendonk@e-office.com
twitter.com/sbeerendonk
http://nl.linkedin.com/in/sbeerendonk
http://www.slideshare.net/Sasja
http://www.sasja.net/thoughts-on-collaboration/posts.xml

4. e-office

5. wat kom je halen?

6. hoe krijg je een
levendig intranet?

7. Intranet Sociaal Intranet
Management
Medewerker Medewerker

8. het intranet
“in the flow”
van uw
organisatie

9. resultaat
• stroomlijnen van processen
• minder e–mail
• kostenreductie en –vermijding
• sneller problemen oplossen en beslissingen nemen
• snellere time to market
• beter geïnformeerde medewerkers
• hoge betrokkenheid onder medewerkers
• meer kennisdeling
• experts worden sneller en meer gevonden
• kruisbestuivingen en innovatie

10. proactief
open
transparant
betrokken

12. Technologie is slechts 10% van het succes.
Mensen zijn de overige 90%!

13. opdracht:
top 3 ergernissen

14. 18e - 20ste eeuw

15. proces | controle | voorspelbaar
managen | lage kosten |
mechanisch
structuur & proces
9 to 5 | foutloos | intern gericht
geen verandering | controle |
proces leading
18e - 20ste eeuw

16. 21ste eeuw

17. kennis | informatie | overal
netwerk | creativiteit | doelgericht
slimheid & flexibiliteit
intrinsiek | zelfstandig | vertrouwen
samenwerken | discipline |
faciliteren
21ste eeuw

18. maak sociale samenwerking mogelijk

19. YELLOW&BLUE

20. 80%

21. een dag van een kenniswerker ...
wanneer kan ik delen?
hoe kan ik samenwerken?
hoe kan ik beinvloeden?
wat gebeurt er?
waar kan ik ... vinden?
wie weet wat?
hoe kan ik delen?

22. problemen
• zoeken
• navigatie
• dagelijks gebruik
• statisch / verouderd
Intranet Insider World Tour – April 2009

23. problemen van veel intranetten
1. eenzijdige communicatie
2. geen eigenaarschap (business)
3. complexe, vervelende workflows
4. ingewikkelde structuur & navigatie
5. verouderde / incomplete informatie
6. doodlopende straatjes
7. zoeken functioneert niet goed
8. medewerkers komen niet
9. management interesseert het niet
10. geen context

24. het e-mail probleem
discussie attachments vragen nIeuwsbrieven

25. geen context waarin de kennis gebruikt wordt
“We only know what we know
when we need to know it”
David Snowden
lecturer, consultant and researcher in
the field of knowledge management
expert on tacit knowledge

26. taken

27. taken
Top 10 taken:
- vinden van mensen of
informatie
- procedures
- het vinden van trainingen
- interne banen
- het vinden van een locatie
- reizen
- paycheck
- producten en product support
- carriere ontwikkeling

28. wat het intranet vaak niet ondersteunt
een antwoord vinden • vraag een groep, persoon, iemand
een groep vormen • ad-hoc. afdeling, groep, project
infromatie delen • met een persoon, een groep, iedereen
samenwerken aan • delen, coórdineren, genotificeerd worden
informatie
• naam, rol, verantwoordelijkheid, expertise, telefoon
een collega vinden
• collega‟s, informatie, beschrijving, toegang open / besloten
een groep vinden
feedback verzamelen • stel een vraag, reacties, commentaar, aanbeveling

29. vinden
• zoeken
welke informatie geindexeerd?
• „documenten‟
• profielen
• tags

30. 1e generatie

31. mededelingen smoelenboek forum
1e generatie
handboeken navigatie

32. Intranet
“managed”
authorative
stable
reference
refer
learn
publish
Jane McConnell
intranet & portal strategy
consultant
strategy and governance
1e generatie
expert

33. 2e generatie

34. formulieren portalen personalisatie
2e generatie

35. Intranet Collaboration
“managed” “work in progress”
authorative creative
stable coordinated
reference goal orientated
refer work
learn create
publish do
Jane McConnell
intranet & portal strategy consultant
strategy and governance expert
2e generatie

36. Welke onderdelen heeft jullie intranet?

38. 3e generatie

39. ondertussen.. (op zolder)

40. + gebruikersparticipatie
= Web 3.0

41. becommentariëren
bloggen
profileren/netwerken
(Hyves, LinkedIn, Facebook)
social bookmarking video en foto’s
co-creatie (Wikipedia)
beoordelen/recenseren
(Kieskeurig, Iens, Bol.com) delen
aanraden en waarderen (Digg.com)

42. Intranet Collaboration Social
“managed” “work in progress” “real time”
authorative creative real time
stable coordinated constant
reference goal orientated movement
refer work unpredictable
learn create discover
publish do discuss
Jane McConnell
intranet & portal strategy consultant
strategy and governance expert
3e generatie

43. Intranet Collaboration Social
“managed” “work in progress” “real time”
authorative creative real time
stable coordinated constant
reference goal orientated movement
refer work unpredictable
learn create discover
publish do discuss
Jane McConnell

44. Intranet Collaboration Social
“managed” “work in progress” “real time”
authorative creative real time
stable coordinated constant
reference goal orientated movement
refer work unpredictable
learn create discover
publish do discuss
Jane McConnell

45. netwerken
strong
weak
potential
none
Strength of weak ties - Granovetter

46. content moet socialer worden

47. door er over te praten, te discussiëren, te delen, te volgen

48. zodat de collectieve sociale content relevant wordt
tags
commentaar
views
likes /
aanbevelingen
bookmarks

49. sociale bouwstenen

50. CMS + Social Media =
Sociaal Intranet

51. CMS + Social Media =
Sociaal Intranet

52. harde en zachte informatie

53. informatie: hard, zacht , extern
hoofmenu
e-office
profielen welke experts ?
harde informatie
Tags
community
koppeling zachte
reacties content
van wie?
site x
wat zegt de
twitter buitenwereld ?
direct contact
zachte informatie

55. CMS pagina’s
pagina bekijken
pagina bewerken

56. sociale pagina’s - Profiel

57. onze
visie

58. het intranet
“in the flow”
van uw
organisatie

59. onze scope
taking the intranet to where people are
microblogging
chat & presence

60. user adoption
user adoption
adoption

61. 5. meten en bijsturen
4. implementatie &
adoptie
3. strategie
& aanpak
2. visie
1. awareness

62. Adoption
Executive Classroom Workshops Zero other
Enliving applicability
Making it real
Winning attention
support Training training Floorwalking options
Real to life Webbased Embedded Stop doing,
scenarios training champions start doing
Exemplar Intranet pages patterns
Easy first
stories steps Bulk loading
Roadshow parties
Internal user
groups

63. de teamspirit methode
• content door
werknemers
• grassroots
• collaboration
• levend platform

64. pointers
• niet alleen make-up erop
• laat het doel en de context het format en de structuur bepalen
• kies niet een tool, maar strategie
• laat het intranet onderdeel zijn van het werk
• laat iedereen die het kan en wil, deelnemen
• dialoog leidt tot meer begrip, inzicht en kennis
• waardering is de grootste motivator om te delen!
• besteed aandacht aan gebruikers-adoptie
• „light governance‟ : code of conduct + self regulating community
• seach  vinden  tags en profielen !